III, Kinh doanh dịch vụ
Chương 4: Các kết luận và đề xuất với quản trị thanh toán xuất nhập khẩu tại ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam chi nhánh
4.2 Dự báo triển vọng và quan điểm giải quyết quản trị thanh toán xuất khẩu.
hoạt động TTQT là hoạt động truyền thống và đóng vai rất quan trọng, trách nhiệm của cán bộ TTQT vì thế cũng nặng nề hơn, tuy nhiên cơ chế lương đối với cán bộ TTQT không có nhiều khác biệt so với các phòng ban nghiệp vụ khác. Điều này đã làm giảm động lực phấn đấu của cán bộ TTQT nói chung và cán bộ thanh toán xuất khẩu nói riêng, có thể dẫn tới việc chảy máu chất xám và những tiêu cực giữa cán bộ thanh toán xuất khẩu với khách hàng.
Nguyên nhân khách quan.
Thứ nhất: Ảnh hưởng của các yếu tố thuộc môi trường kinh tế vĩ mô trong nước
và thế giới liên quan đến hoạt động thanh toán xuất khẩu.
Cho đến nay, chính sách của Nhà nước và các văn bản của ngành chưa đồng bộ và chưa phù hợp với tình hình phát triển của công tác thanh toán. Các văn bản pháp quy của Nhà nước và NHNN cho nghiệp vụ thanh toán xuất khẩu chưa đáp ứng kịp thời và đầy đủ.
Ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính Mỹ, kinh tế thế giới bước vào giai đoạn suy thoái nghiêm trọng. Hoạt động Xuất khẩu là hoạt động chịu ảnh hưởng nặng nề nhất của suy thoái kinh tế. Điều đó ảnh hưởng tới giá trị thanh toán xuất khẩu của ngân hàng, ảnh hưởng xấu tới chất lượng quản trị thanh toán xuất khẩu.
Thứ hai: Ccá doanh nghiệp xuất khẩu:
Hầu hết các doanh nghiệp xuất khẩu ở Việt Nam rất yếu về các nghiệp vụ ngoại thương. Ngoài ra các doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ luật kinh tế, thủ tục tố tụng nên trong trường hợp chó tranh chấp thì không khiếu nại kịp thời, đúng chỗ mà chỉ biết khiếu nại ngân hàng. Từ chỗ koong nắm rõ vững được luật pháp sẽ dẫn đến những sơ hở về mặt pháp lý trong việc ký hợp đồng thương mại.
Ngân hàng luôn phải đối phó với những hành vi lừa đảo. Đặc biệt là sự xuất hiện của nhiều công ty ma, với nhiều thủ thuật lừa đảo ngày càng tinh vi. Do đó ngân hàng cần có cơ chế quản lý giám sát chặt chẽ để tránh mọi rủi ro xảy ra.
4.2 Dự báo triển vọng và quan điểm giải quyết quản trị thanh toán xuất khẩu. khẩu.
Hoạt động thanh toán xuất khẩu ngày càng được Nhà nước ta chú trọng phát triển. Hiện nay Nhà nước đang có rất nhiều những biện pháp nhằm khuyến khích các doanh nghiệp hoạt động trọng lĩnh vực xuất khẩu. Chính vì vậy hoạt động xuất khẩu trong thời gian tới sẽ có nhiều khởi sắc.
Bên cạnh đó cuộc khủng hoảng kinh tế cũng dần được đẩy lùi, nền kinh tế đang phát triển ổn định trở lại. Các nhân tố khách quan như tình hình kinh tế, chính trị, xã hội cũng không còn nhiều ảnh hưởng xấu tới hoạt động xuất khẩu.
Các nhà quản trị trong ngân hàng cần nắm rõ và nhận thức đúng thời cơ, đảm bảo cho hoạt động thanh toán xuất khẩu của ngân hàng thực sự là hoạt động truyền thống và tiềm năng trong thời gian tới.
Môi trường pháp lý ngày càng được hoàn thiện hơn tạo nền tảng cho việc ứng dụng các dịch vụ ngân hàng quan trọng như dịch vụ thanh toán xuất khẩu. Ngân hàng Nhà nước sẽ có những chủ trương mang tính nguyên tắc mở đường cho các ngân hàng thương mại mạnh dạn đầu tư, phát triển sản phẩm dịch vụ ngân hàng mới nhằm tăng tính cạnh tranh và khả năng hội nhập cho các NHTM VN trong sân chơi khu vực cũng như thế giới.
4.3Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị thanh toán xuất nhập khẩu tại ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam chi nhánh Hải Phòng.
4.3.1 Giải pháp đối với ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam chi nhánh Hải Phòng.
Hoàn thiện quy trình thanh toán
Hầu hết các ngân hàng hiện nay chưa xây dựng được một quy trình thanh toán phù hợp với yêu cầu quốc tế. Vì thế vấn đề đặt ra đối với VCB HP là phải nghiên cứu lại quy trình thanh toán xuất khẩu để xây dựng hoàn thiện hơn, chuẩn hóa hơn, đáp ứng các tiêu chuẩn về quản lý chất lượng hoạt động thanh toán quốc tế đưa VCB HP ngang tầm một ngân hàng quốc tế.
Trong phương thức thanh toán tín dụng chứng từ:
− Nếu có bất kỳ một nghi ngờ nào về tính chân thực của người thụ thưởng VCB HP phải điện ngay cho NHPH và pahts biểu quan điểm của mình về người thụ hưởng.
− Phải thận trọng quan tâm đến các L/C nhận được từ ngân hàng không có quan hệ đại lý, đặc biệt là từ ngân hàng không quen biết.
− Một số ngân hàng phát hành L/C, nhưng lại không dẫn chiếu Quy tắc áp dụng điều chỉnh giao dịch L/C, người thụ hưởng phải được thông báo cụ thể điều này cùng lúc với việc thông báo L/C.
Nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra kiểm soát hoạt động thanh toán xuất khẩu.
Tăng cường mật độ kiểm tra, giám sát nhằm tránh những sai sót đáng tiếc trong thực hiện quy trình nghiệp vụ. Xây dựng những bộ phận chuyên trách về kiểm tra, giám sát hoạt động của cán bộ nhân viên.
Khi phát hiện ra những sai sót trong quá trình xây dựng hệ thống quản trị thanh toán quốc tế cần có những biện pháp điều chỉnh cụ thể và tích cực
Nâng cao năng lực quản trị.
Giao lưu học tập kinh nghiệm quản trị thanh toán xuất khẩu của các ngân hàng trong và ngoài nước để nâng cao chất lượng hoạt động quản trị. Luôn luôn cập nhật những thay đổi mang tính tích cực trong hoạt động quản lý giúp ngân hàng không bị lạc hậu trong nền kinh tế hiện đại hiện nay.
Quản trị thanh toán xuất khẩu phải đặt trong sự thống nhất về chiến lược phát triển và mục tiêu của VCB nói chung và VCB HP nói riêng, phù hợp với mô hình tổ chức.
Phân công và phân quyền minh bạch, rõ ràng đúng bổn phận và trách nhiệm của nhà quản trị, tránh trường hợp nhà quản trị phải làm quá nhiều công việc ảnh hưởng tới hiệu quả quản trị thanh toán xuất khẩu. Cần có những chuyên gia được đào tạo chuyên sâu về lĩnh vực này. Mở những khóa học, đào tạo và nâng cao năng lực quản lý của các cấp lãnh đao, các nhà quản trị.
Tăng cường sự liên kết giữa các phòng ban.
Hoạt động thanh toán xuất khẩu có liên quan đến hoạt động của nhiều phòng ban như: phòng tín dụng, phòng quan hệ khách hàng, phòng kế toán… Để thực hiện một giao dịch thanh toán đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng. Thời gian và chi phí thanh toán có liên quan chặt chẽ đến hiệu quả của sự hỗ trợ và liên kết giữa các phòng. Việc chậm chễ, gián đoạn một khâu nào đó của quy trình thanh toán sẽ làm chậm quá trình thanh toán xuất khẩu. Tuy nhiên cũng cần phải quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của các phòng để công tác quản lý được minh bạch và đạt hiệu quả cao. Thống nhất trong việc hoạt động tránh cho việc khách hàng gặp phải những mâu thuẫn khi những quy định không rõ ràng.
Hiện đại hóa công nghệ ngân hàng
Xét về công nghệ thì VCB HP đã có rất nhiều thay đổi tiến bộ. Tháng 2/2005, ngân hàng đã tiến hành áp dụng chương trình hiện đại hóa ngân hàng và hệ thống thanh toán INCAS cũng như sử dụng mạng kết nối SWIFT từ năm 2003. Song cần phải hoàn thiện hơn nữa bằng cách sử dụng có hiệu quả nhất những thiết bị đã có. Bên cạnh đó còn phải đào tạo cho cán bộ và nhân viên thành thạo trong việc sử dụng công nghệ hiện đại. Như vậy sẽ giúp cho quá trình thanh toán xuất khẩu diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ.
Hoàn thiện chương trình phần mềm liên quan đến hệ thống xử lý dữ liệu, phục vụ yêu cầu báo cáo thống kê, đảm bảo nguồn thông tin phản hồi nhanh chóng, chính xác. Hầu như các chương trình phần mềm hiện nay chưa hoàn chỉnh và chưa thuận tiện cho việc quản lý thông tin.
Hệ thống thông tin nội bộ cần được thường xuyên cập nhật, đặc biệt là các thông tin liên quan đến các ngân hàng đại lý. Cần định kỳ tổng kết đánh giá về quan hệ đại lý với các ngân hàng nước ngoài để tránh rủi ro trong thanh toán.
Nên xây dựng hệ thống mạng intranet nội bộ hoàn thiện và đa dạng hơn. Qua mạng intranet này các phòng ban có sự phối hợp chẹt chẽ, kịp thời.
Đẩy mạnh liên doanh, liên kết và hợp tác với các tổ chức trong nước và nước ngoài về nghiên cứu và phát triển dịch vụ ngân hàng để nhanh chóng tiếp cận công nghệ mới, phù hợp với chuẩn mực quốc tế.
Mặt khác, trong thời đại hiện nay thì yêu cầu đảm bảo an toàn thông tin là hết sức quan trọng. VCB HP phải tăng cường bảo vệ các dữ liệu, bảo mật thông tin cho khách hàng của mình. Khách hàng sẽ luôn yên tâm sử dụng dịch vụ của chi nhánh.
Nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ TTQT
Trong tất cả các lĩnh vực muốn đạt được hiệu quả cao thì yếu tố con người luôn được đặt lên hàng đầu. Để quy trình thanh toán xuất khẩu được nhanh chóng, có hiệu quả và tránh được nhiều rủi ro, thanh toán viên phải có khả năng xử lý nghiệp vụ một cách thuần thục, chính xác, phù hợp với các thông lệ quốc tế. Muốn vậy thanh toán viên không những giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, có kiến tức chuyên sâu về lĩnh vực ngoại thương và các thị trường mình phụ trách mà còn phải có tinh thần trách nhiệm và nhiệt tình trong công việc.
Để xây dựng được một đội ngũ cán bộ TTQT có đủ trí thức và năng lực cống hiến và làm việc, đáp ứng các yêu cầu đổi mới và hội nhập quốc tế, các nhà quản trị phải xây dựng một chiến lược nhân sự cụ thể. Chiến lược nhân sự của VCB HP gồm: tuyển chọn, đào tạo bồi dưỡng, sử dụng và tạo điều kiện cho nguồn nhân lực này đủ sức đáp ứng các yêu cầu của hoạt động thanh toán xuất khẩu.
Một là: Trong công tác tuyển chọn cán bộ cần có một chuẩn mực nhất định tránh tình trạng tùy tiện, dễ dãi dẫn đến việc thu nhận một đội ngũ cán bộ thiếu năng lực chuyên môn, thiếu đạo đức và hậu quả cuối cùng là ảnh hưởng đến uy tín và hiệu quả kinh doanh cho ngân hàng.
Sau tuyển chọn cần giao nhiệm vụ cho cán bộ theo đúng chuyên môn nghiệp vụ được đào tạo để giúp cán bộ có điều kiện phát huy năng lực, phục vụ cho ngân hàng
tránh tình trạng tuyển chọn cán bộ không đúng ngành ngân hàng, chưa qua trường lớp ngân hàng, năng lực chuyên môn còn hạn chế mà đã vội bố trí vào những vị trí yêu cầu chuyên môn và trình độ nhất định.
Hai là: Trong công tác đào tạo cần có kế hoạch đào tạo cụ thể. Phải thường xuyên đào tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ, nhân viên ngân hàng theo hướng tổng hợp, chuyên sâu. Cần phải đào tạo đội ngũ nhân viên thừa hành vì họ là những người trực tiếp thực hiện nghiệp vụ thanh toán XK của ngân hàng, là người trực tiếp xử lý các giao dịch với khách hàng và quyết định hiệu quả kinh doanh của ngân hàng. Trong thanh toán xuất khẩu ngân hàng cần chú trọng đào tạo cán bộ không chỉ tinh thông nghiệp vụ chuyên môn về thanh toán xuất khẩu mà còn phải có trình độ ngoại ngữ nhất định, cần nhanh chóng đào tạo các chuyên gia thanh toán quốc tế. Vì vậy, ngân hàng cần quan tâm đến công tác này bằng việc cụ thể như:
− Thường xuyên cử nhân viên đi đào tạo về chuyên môn và ngoại ngữ ở trong nước và nước ngoài.
− Tổ chức đào tạo tại chỗ bằng hình thức mời các chuyên gia giàu kinh nghiệm về giảng dạy.
− Tổ chức tập huấn nội bộ, định kỳ mở các lớp đào tạo nghiệp vụ, kiến thức mới, công nghệ mới và kỹ năng quản lý một ngân hàng hiện đại cho cán bộ ngân hàng nói chung và cán bộ TTQT nói riêng.
Bên cạnh việc đào tạo về chuyên môn và ngoại ngữ cho cán bộ, ngân hàng cũng cần trang bị kiến thức về pháp luật cho họ vì hiện nay trong TTQT, ngân hàng không chỉ thực hiện theo đúng các thông lệ quốc tế mà còn phải am hiểu các thông tư, Nghị định, Quyết định của Chính phủ và NHNN liên quan đến TTQT. Vì vậy cần đào tạo cho cán bộ ngân hàng có đủ năng lực và kiến thức pháp luật để dễ dàng tiếp cận khách hàng và xử lý các giao dịch theo đúng pháp luật, tạo uy tín cho ngân hàng.
Ba là: Hàng năm cần có sự kiểm tra nghiêm túc về nghiệp vụ của từng nhân viên để từ đó sắp xếp, bố trí cán bộ đúng người, đúng việc, hạn chế được các rủi ro tác nghiệp cho ngân hàng. Tiếp tục bố trí các nhân viên có đủ năng lực, nhanh nhạy tinh thông trong nghiệp vụ vào bộ phận TTQT, thay thế nhân viên yếu kém, thiếu tinh thần trách nhiệm.
Có chính sách khuyến khích cán bộ, nhân vien tích cực học tập đẻ nâng cao trình độ, phải coi việc học tập thường xuyên là trách nhiệm và công việc của mỗi người để tránh lạc hậu.
Bốn là: Có chính sách ưu đãi, thu hút nhân tài, tận tâm, tận lực làm việc cho ngân hàng. Cần có chính sách tiền lương thích hợp, chế độ đãi ngộ nhất định để khuyến khích cán bộ phấn đấu tốt hơn, tâm huyết với ngành nghề hơn, tránh được tình trạng chảy máu chất xám sang những ngân hàng nước ngoài hoặc các doanh nghiệp có vốn nước ngoài.
Tóm lại, trong mọi thời đại, trong mọi lĩnh vực hoạt động của ngân hàng, nhân tố con người luôn có vai trò quyết định. Khi có những nhân viên tinh thông nghiệp vụ, có đạo đức nghề nghiệp thì việc xử lý công việc sẽ nhanh chóng hơn, an toàn hơn, mang lại lợi ích cho ngân hàng.
Phát triển dịch vụ tư vấn
Trong tình hình hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp xuất khẩu còn thiếu kinh nghiệm trong thương lượng ký kết hợp đồng ngoại thương nhất là các doanh nghiệp tư nhân mới bước chân vào thương trường quốc tế, thiếu trình độ chuyên môn về thanh toán quốc tế, trình độ ngoại ngữ còn non yếu, không am hiểu về các điều kiện thương mại quốc tế, thường dẫn đến hậu quả là phát sinh tranh chấp, kiện tụng. Chính vì thế mà công tác tư vấn cho khách hàng là hết sức quan trọng. Công việc này giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp nhưng đồng thời cũng góp phần hạn chế rủi ro cho ngân hàng, hạn chế các sai sót nhất là trong hoạt động thanh toán xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ. Là ngân hàng đại diện cho nhà XK, VCB HP cần chú trọng tư vấn cho khách hàng của mình những vấn đề như:
− Nhiều khách hàng đến giao dịch tại ngân hàng mà chưa từng biết đến hối phiếu, hóa đơn thương mại. Trong trường hợp này cán bộ ngân hàng phải hướng dẫn tỉ mỉ cách lập chứng từ.
− Tình trạng phổ biến là các chứng từ lập không đúng, nội dung thừa thiếu… do đó ngân hàng nên có các mẫu chứng từ để khách hàng sử dụng. Việc này đã được một số ngân hàng nước ngoài ở Việt Nam thực hiện như citibank, Nationalbank of Korea… Khi sử dụng các mẫu biểu do ngân hàng cung cấp chắc chắn tình trạng sai sót chứng từ sẽ giảm.
− Tư vấn cho khách hàng nên lựa chọn điều kiện thương mại nào khi ký kết hợp đồng XNK.
− Người mở L/C thường có khuynh hướng muốn thêm vào L/C các điều khoản ràng buộc khác để đảm bảo nhận hàng theo đúng hợp đồng đã ký. Khuynh hướng này trở nên phức tạp trong quá trình lập và hoàn thiện chứng từ. Ngân hàng có thể tư vấn
cho khách hàng những điểm bất lợi trong L/C qua đó khách hàng có thể sửa đổi L/C kịp thời trước khi thực hiện giao hàng. Đối với những lô hàng đặc biệt hoặc đối tác nước ngoài giao dịch lần đầu ngân hàng cũng có thể tư vấn cho khách hàng nên sử