Cỏc chứng từ gốc liờn quan đến chi phớ phỏt sinh trong kỳ hạch toỏn của doanh nghiệp là những chứng từ phản ỏnh cỏc yếu tố chi phớ. Bao gồm: Chứng từ vật tƣ (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biờn bản kiểm kờ vật tƣ...) ; Chứng từ về tiền lƣơng (bảng chấm cụng, bảng thanh toỏn lƣơng, phiếu xỏc nhận khối lƣợng cụng việc, sản phẩm hoàn thành, hợp đồng giao khoỏn, bảng thanh toỏn BHXH...); Chứng từ liờn quan đến TSCĐ (biờn bản giao nhận TSCĐ, biờn bản thanh lý TSCĐ, biờn bản kiểm kờ TSCĐ...); Về vốn bằng tiền (phiếu chi, phiếu thu, giấy đề nghị thanh toỏn tạm ứng...). Ngoài ra, tại cỏc doanh nghiệp xõy lắp cũn cú cỏc chứng từ theo dừi tỡnh hỡnh sử dụng mỏy thi cụng (biờn bản bàn giao mỏy thi cụng, phiếu theo dừi số ca mỏy làm việc...)
Doanh nghiệp xõy lắp cú đối tƣợng tập hợp chi phớ là từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh nờn kế toỏn trƣởng tổ chức việc tập hợp chứng từ kế toỏn theo dừi từng đối tƣợng tập hợp chi phớ đối với chi phớ trực tiếp, tập hợp chứng từ theo khoản mục đối với cỏc chi phớ giỏn tiếp.
Mặt khỏc, tựy thuộc doanh nghiệp ỏp dụng kế toỏn hàng tồn kho theo phƣơng phỏp kờ khai thƣờng xuyờn hay phƣơng phỏp kiểm kờ định kỳ trong chế độ kế toỏn để tổ chức hệ thống tài khoản tập hợp chi phớ cho hợp lý. Trờn thực tế, đối với doanh nghiệp xõy lắp thỡ phƣơng phỏp kờ khai thƣờng xuyờn là đƣợc ỏp dụng phổ biến, nhất là trong điều kiện yờu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay.
Theo phƣơng phỏp kờ khai thƣờng xuyờn, hệ thống tài khoản sử dụng để tập hợp chi phớ bao gồm hai tài khoản sau:
TK621 “Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp” dựng để tập hợp chi phớ nguyờn vật liệu, dựng cho hoạt động sản xuất phỏt sinh tại doanh nghiệp bao gồm: Nguyờn vật liệu chớnh, vật liệu phụ... Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp là một bộ phận quan trọng tham gia cấu thành thực thể sản phẩm xõy lắp, giỳp cho việc thực hiện và hoàn thành khối lƣợng xõy lắp thi cụng.
TK622 “Chi phớ nhõn cụng trực tiếp” dựng để tập hợp chi phớ nhõn cụng phỏt sinh nhƣ: Tiền lƣơng, tiền cụng phải trả cho cụng nhõn trực tiếp sản xuất, nhõn cụng phục vụ xõy lắp, nhõn cụng thu dọn hiện trƣờng xõy lắp khụng phõn biệt là trong danh sỏch hay đƣợc thuờ ngoài.
TK623 “Chi phớ sử dụng mỏy thi cụng” tập hợp toàn bộ chi phớ về vật liệu, nhõn cụng, và cỏc chi phớ khỏc cú liờn quan trong quỏ trỡnh sử dụng mỏy thi cụng. Tài khoản 623 cú cỏc tài khoản cấp 2 nhƣ sau:
TK6231 “Chi phớ nhõn cụng sử dụng mỏy” TK6232 “Chi phớ vật liệu”
TK6233 “Chi phớ dụng cụ sản xuất” TK6234 “Chi phớ khấu hao mỏy thi cụng” TK6237 “Chi phớ dịch vụ mua ngoài” TK6238 “zchi phớ khỏc bằng tiền”
TK627 “Chi phớ sản xuất chung” là những chi phớ cú liờn quan đến việc tổ chức, phục vụ và quản lý thi cụng của cỏc đội thi cụng xõy lắp và ở cỏc cụng trỡnh xõy dựng. Chi phớ sản xuất chung là khoản mục chi phớ tổng hợp bao gồm nhiều nội dung chi phớ khỏc nhau và điều đú cú mối quan hệ với cỏc đối tƣợng xõy lắp. Tài khoản này cú cỏc TK cấp 2 nhƣ sau:
TK 6271 “Chi phớ nhõn viờn phõn xƣởng” trong đú kể cả cỏc khoản BHXH, BHYT,KPCĐ,BHTN trớch 22% trờn lƣơng cụng nhõn trực tiếp sản xuất, nhõn viờn quản lý đội và nhõn viờn sử dụng cho mỏy thi cụng.
TK6272 “Chi phớ vật liệu”
TK6273 “Chi phớ dụng cụ sản xuất” TK6274 “Chi phớ khấu hao TSCĐ” TK6277 “Chi phớ dịch vụ mua ngoài” TK6278 “Chi phớ khỏc bằng tiền”
TK154 “Chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang” đƣợc sử dụng để tập hợp cỏc chi phớ phỏt sinh trong kỳ phục vụ cho việc tớnh giỏ thành cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh hay những lao vụ, dịch vụ khỏc trong doanh nghiệp xõy lắp. Tài khoản này đƣợc mở cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh xõy lắp, cỏc giai đoạn cụng việc của từng hạng mục cụng trỡnh hoặc nhúm hạng mục cụng trỡnh. Tài khoản 154 cú 4 TK cấp 2:
TK1541 “Xõy lắp”
TK1542 “Sản phẩm khỏc” TK1543 “Dịch vụ”
TK1544 “Chi phớ bảo hành xõy lắp”
Đối với phƣơng phỏp kiểm kờ định kỳ, ngoài cỏc TK621, TK622, TK623, TK627 nhƣ phƣơng phỏp kờ khai thƣờng xuyờn doanh nghiệp cũn sử dụng cỏc TK154 “Chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ” để phản ỏnh giỏ trị sản phẩm dở dang đầu kỳ và cuối kỳ của doanh nghiệp xõy lắp.
TK631 “Giỏ thành sản xuất” dựng để tập hợp chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp trong kỳ kế toỏn.