2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức kế toỏn tại cụng ty cổ phần TM-XD Thỏi Sơn
Để tổ chức bộ mỏy kế toỏn hợp lý, gọn nhẹ cú hiệu quả đảm bảo cung cấp thụng tin kịp thời, chớnh xỏc cụng ty đó lựa chọn hỡnh thức tổ chức bộ mỏy
Đấu thầu, thƣơng thảo và ký kết hợp đồng Phõn giao nhiệm vụ thành lập cụng trƣờng Búc tỏch bản vẽ, lập dự toỏn biện phỏp thi cụng an toàn Mua vật tƣ, điều động thiết bị, vật tƣ Thi cụng, chế tạo và lắp đặt Giỏm sỏt kỹ thuật, kiểm tra chất lƣợng, nghiệm thu cụng trỡnh
Nghiệm thu, bàn giao
kế toỏn tập trung. Hỡnh thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lónh đạo tập trung thống nhất của kế toỏn trƣởng cũng nhƣ sự chỉ đạo kịp thời của ban lónh đạo cụng ty đối với hoạt động kinh doanh núi chung với cụng tỏc kế toỏn núi riờng. Và nú đƣợc thể hiện ở nhƣ sau:
Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty cổ phần TM-XD Thỏi Sơn.
- Kế toỏn trƣởng: Phụ trỏch chung bộ phận kế toỏn tài chớnh. Cú trỏch nhiệm thực hiện cỏc quy định của phỏp luật về kế toỏn tài chớnh trong đơn vị. Đụn đốc xem xột kiểm soỏt, đối chiếu chứng từ hạch toỏn của cỏc phần hành kế toỏn đảm bảo theo luật kế toỏn, kịp thời nờn tổng hợp số liệu kế toỏn theo thỏng, quý, năm theo quy định của đơn vị và chịu trỏch nhiệm về số liệu của mỡnh.
- Kế toỏn thanh toỏn: Chịu trỏch nhiệm theo dừi cụng nợ với khỏch hàng, cỏc nhà cung cấp và thầu phụ. Kiểm tra kiểm soỏt cỏc chứng từ mua vật tƣ của cỏc đơn vị trong cụng ty, tớnh hợp lý của chứng từ trƣớc khi trỡnh kế toỏn trƣởng phờ duyệt. Chịu trỏch nhiệm theo dừi cỏ khoản tài chớnh liờn quan đến ngõn hàng, trực thuộc giao địch với ngõn hàng, rỳt tiền mặt, nộp phiếu thu, phiếu chi, chứng từ, đề nghị thanh toỏn.
- Kế toỏn kho: Thực hiện theo dừi vật tƣ nguyờn vật liệu, tớnh giỏ thành sản phẩm và hàng thỏng đối chiếu hàng hoỏ đó nhập kho, xuất kho. Kiểm kờ theo hàng thỏng cựng với thủ quỹ và đối chiếu sổ sỏch 3 bờn: Thủ kho, kế toỏn
Kế toỏn trƣởng KT thanh toỏn Thủ quỹ KT kho KT TSCĐ KT tiền lƣơng KT CPGT KT Tổng hợp
và bảo vệ.
- Thủ kho: Quản lý kột quỹ, đảm bảo an toàn, ngăn nắp gọn gàng, bớ mật đúng mở cú khoa học. Đối chiếu theo quy định về kế toỏn thanh toỏn cú chữ ký xỏc nhận. Nhập - Xuất quỹ phải đảm bảo đầy đủ chớnh xỏc.
- Kế toỏn tiền lƣơng và cỏc khoản trớch theo lƣơng:
Kế toỏn tiền lƣơng và cỏc khoản trớch theo lƣơng tại cụng ty cú chức năng thanh toỏn số lƣợng phải trả trờn cơ sở tiền lƣơng cơ bản và tiền lƣơng thực tế với tỷ lệ phần trăm theo quy định hiện hành, kế toỏn tiền lƣơng tớnh ra tiền BHXH, BHYT, BHTN. Căn cứ vào bảng duyệt lƣơng của cả đội và khối lƣợng giỏn tiếp cụng ty, kế toỏn tiến hành tập hợp bảng thanh toỏn lƣơng và kiểm tra bảng chấm cụng.
- Kế toỏn Chi phớ giỏ thành. - Kế toỏn TSCĐ:
Cỏc cụng việc mà kế toỏn tài sản cố định thƣờng làm ở cụng ty:
Ghi chộp, tớnh toỏn và phản ỏnh chớnh xỏc kịp thời số lƣợng, giỏ trị TSCĐ hiện cú, tỡnh hỡnh tăng, giảm và hiện trạng của TSCĐ.
Kiểm kờ TSCĐ khi cú quyết định.
- Kế toỏn Tổng hợp tài chớnh và xỏc định kết quả kinh doanh:
Kế toỏn tổng hợp tài chớnh và xỏc định kết quả kinh doanh tổng hợp số liệu kế toỏn để lập bỏo cỏo kế toỏn, đƣa ra cỏc thụng tin kế toỏn do cỏc phần hành kế toỏn khỏc cung cấp.
2.1.4.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn
Cụng ty cổ phần TMXD Thỏi Sơn sử dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toỏn doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chớnh.
Nhằm phục vụ nhu cầu quản lý và phự hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, Cụng ty cổ phần TMXD Thỏi Sơn đó đăng ký với Bộ Tài chớnh hệ thống tài khoản chi tiết để theo dừi chi tiết cụ thể từng đối tƣợng. Số lƣợng tài khoản đang sử dụng tại Cụng ty là 494 tài khoản. Trong đú: 85 tài khoản cấp 1, 197 tài khoản cấp 2, 167 tài khoản cấp 3, 45 tài khoản cấp 4.
Cỏc tài khoản cấp 1 và cấp 2 đƣợc Cụng ty sử dụng theo đỳng quy định của Bộ Tài chớnh. Cỏc tài khoản cấp 3 và 4 đƣợc lập ra nhằm phục vụ nhu cầu quản lý chi tiết của Cụng ty đối với cỏc đơn vị thành viờn của Cụng ty cổ phần TMXD Thỏi Sơn.
2.1.4.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn 2.1.4.3. Tổ chức vận dụng cỏc chớnh sỏch kế toỏn chung:
Chế độ kế toỏn Việt Nam theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trƣởng Bộ Tài Chớnh.
Cụng ty ỏp dụng chế độ chứng từ kế toỏn theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chớnh.
2.1.4.4Hỡnh thức ghi sổ kế toỏn tại cụng ty cổ phần TM-XD Thỏi Sơn.
Đối với cụng ty cổ phần TM-XD Thỏi Sơn thỡ căn cứ vào quy mụ, đặc điểm sản xuất kinh doanh, yờu cầu quản lý và trỡnh độ đội ngũ kế toỏn cũng nhƣ về trang thiết bị kỹ thuật cho phũng kế toỏn. Chớnh vỡ vậy, cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty cổ phần TM-XD Thỏi Sơn đƣợc thực hiện hoàn toàn trờn mỏy tớnh, kế toỏn chỉ cần nhập số liệu từ cỏc chứng từ ban đầu, mỏy tớnh sẽ tự động chạy lờn cỏc sổ theo chƣơng trỡnh đó đƣợc cài đặt sẵn. Chƣơng trỡnh phần mềm kế toỏn cụng ty đang sử dụng là phần mềm kế toỏn ADS (Cads net) và đƣợc cài đặt theo hỡnh thức Nhật ký chung.
Sơ đồ 1.9:Hỡnh thức Nhật ký chung
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn trờn phần mềm vi tớnh theo hỡnh thức Nhật ký chung
Chứng từ KT
NHẬT Kí CHUNG Sổ, thẻ KT chi tiết
Bảng TH chi tiết
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Bảng cõn đối PS BÁO CÁO TÀI CHÍNH PHẦN MỀM AD SOFT Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Kiểm tra, đối chiếu
- Theo hỡnh thức Nhật ký chung bao gồm cỏc loại sổ chủ yếu sau: + Sổ nhật ký chung
+ Sổ cỏi
+ Sổ thẻ kế toỏn chi tiết
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký chung:
Hàng ngày khi cú cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó đƣợc kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ, kế toỏn nhập dữ liệu vào mỏy tớnh, chƣơng trỡnh sẽ tự động cập nhật thụng tin vào sổ kế toỏn tổng hợp (Sổ Nhật ký chung, Sổ cỏi...) và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
Cuối thỏng (hoặc vào bất kỳ một thời điểm cần thiết nào) kế toỏn cú thể thực hiện cỏc thao tỏc cộng khúa sổ và lập Bỏo cỏo tài chớnh. Cuối thỏng chƣơng trỡnh sẽ tự động lập cỏc bỳt toỏn kết chuyển, phõn bổ lờn cỏc bỏo cỏo, biểu tổng hợp (Sổ cỏi, Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh, Bảng cõn đối kế toỏn).
Cuối thỏng, cuối năm, sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết đƣợc in ra giấy, đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về sổ kế toỏn ghi bằng tay. Với cụng tỏc kế toỏn của cụng ty là rất lớn thỡ hỡnh thức này là hoàn toàn phự hợp.
- Niờn độ kế toỏn: bắt đầu từ 01/01 và kết thỳc vào 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ đƣợc sử dụng để lập chứng từ, ghi sổ kế toỏn là đồng Việt Nam. Việc chuyển đổi cỏc đồng tiền khỏc sang VNĐ tại thời điểm phỏt sinh theo tỷ giỏ Ngõn hàng Nhà nƣớc cụng bố.
- Thuế GTGT: kờ khai theo phƣơng phỏp khấu trừ.
- Ghi nhận TSCĐ theo giỏ gốc, khấu hao TSCĐ theo phƣơng phỏp đƣờng thẳng, thời gian khấu hao theo hƣớng dẫn tại Thụng tƣ 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 về hƣớng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trớch khấu hao TSCĐ của Bộ Tài Chớnh.
Hạch toỏn hàng tồn kho theo phƣơng phỏp kờ khai thƣờng xuyờn, trị giỏ hàng tồn kho cuối kỳ đƣợc xỏc định theo phƣơng phỏp bỡnh quõn gia quyền, trị giỏ nguyờn vật liệu, hàng húa xuất kho là giỏ thực tế đớch danh.
Tỡnh hỡnh trớch lập dự phũng: trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho căn cứ vào tỡnh hỡnh tồn kho đầu năm, tỡnh hỡnh nhập, xuất kho trong năm và tỡnh hỡnh biến động giỏ cả vật tƣ, hàng húa để xỏc định trị giỏ thực tế hàng tồn kho và trớch lập dự phũng.
Phƣơng phỏp xỏc định doanh thu và phƣơng phỏp xỏc định phần cụng việc đó hoàn thành của hợp đồng xõy dựng: Doanh thu xỏc định theo giỏ trị khối lƣợng thực hiện từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh đƣợc nhà thầu xỏc nhận.
Phần cụng việc đó hoàn thành của hợp đồng xõy dựng sử dụng phƣơng phỏp đỏnh giỏ.
Tất cả cỏc chứng từ kế toỏn do cụng ty lập hoặc từ bờn ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toỏn của cụng ty. Bộ phận kế toỏn kiểm tra những chứng từ kế toỏn đú và chỉ sau khi kiểm tra và xỏc minh tớnh phỏp lý của chứng từ thỡ mới dựng những chứng từ đú để ghi sổ kế toỏn.
2.1.4.5. Một số chớnh sỏch kế toỏn tại cụng ty cổ phần TM-XD Thỏi Sơn đang ỏp dụng. ỏp dụng.
Phƣơng phỏp kế toỏn hàng tồn kho
- Nguyờn tắc đỏnh giỏ hàng tồn kho đƣợc xỏc định theo giỏ gốc.
- Phƣơng phỏp hạch toỏn hàng tồn kho, cụng ty ỏp dụng theo hỡnh thức kờ khai thƣờng xuyờn.
- Phƣơng phỏp hạch toỏn hàng xuất kho theo phƣơng phỏp bỡnh quõn ra quyền cả kỳ dự trữ.
Phƣơng phỏp kế toỏn TSCĐ
- Nguyờn tắc đỏnh giỏ TSCĐ theo trị giỏ gốc.
- Phƣơng phỏp khấu hao, thời gian sử dụng, tỷ lệ khấu hao TSCĐ HH, TSCĐ VH, khấu hao đƣợc trớch theo phƣơng phỏp đƣờng thẳng, tỷ lệ khấu hao hàng năm đƣợc xỏc định phự hợp với quy định Bộ trƣởng Bộ tài chớnh ban hành
MT = NG n x 12 thỏng Trong đú: MT: Mức khấu hao thỏng NG: Nguyờn giỏ TSCĐ n : số năm sử dụng.
Phƣơng phỏp kế toỏn thuế
Cụng ty đó tớnh thuế GTGT theo phƣơng phỏp khấu trừ.
2.1.4.5. Hệ thống bỏo cỏo kế toỏn của Cụng ty.
Cụng ty lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn nhằm tổng hợp tỡnh hỡnh tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu và cụng nợ cũng nhƣ tỡnh hỡnh tài chớnh, kết quả kinh doanh trong kỳ cung cấp cho cỏc nhà quản trị, cỏc cơ quan chức năng và cỏc đối tƣợng quan tõm tới tỡnh hỡnh tài chớnh của Cụng ty.
Hệ thống bỏo cỏo tài chớnh của Cụng ty bao gồm:
- Bảng cõn đối kế toỏn - Mẫu số B01-DN: Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng bộ tài chớnh.
- Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DN: Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng bộ tài chớnh
- Bỏo cỏo lƣu chuyển tiền tệ - Mẫu số B03-DN: Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng bộ tài chớnh
- Bản thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh - Mẫu số B09-DN: Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng bộ tài chớnh
Ngoài ra, cụng ty cũn lập một số bỏo cỏo nhƣ: Bỏo cỏo nhập xuất tồn, Bỏo cỏo doanh thu, Bỏo cỏo quản trị cho Cụng ty.
2.2.Cơ sở vật chất kỹ thuật.
2.2.1.Nhà cửa vật chất kĩ thuật :
-Văn phòng và cửa hàng :Kết cấu khung bê tông cốt thép móng gia cố bằng cọc tre, và cột bê tông đá thép 1x2. Nền nhà lấp cát đen, đá cấp phân phối 2x4 , 4x6 trên cùng lát gạch men chống trơn. Kèo thép, mái tôn mạ màu, ốp gạch liên doanh lên t-ờng, lắp cửa ra vào và cửa sổ bằng nhôm kính. Nhà đ-ợc chia làm nhiều gian có kiến trúc hiện đại thuận tiện trong việc điều hành kinh doanh và giao dịch.
- Kho thành phẩm :Kết cấu khung bê tông cốt thép, móng gia cố bằng cọc tre, và cột bê tông cốt thép đá 1x2. Nền lấp cát đen, đá cấp phân phối 2x4, 4x6, trên cùng đổ bê tông dày 10cm. T-ờng xung quanh xây gạch, trát vữa xi măng 75# trong, ngoài, cửa ra vào rộng m, kèo thép mái lợp tôn mạ màu
- X-ởng sản xuất :Khung thép tiền chế, có hệ thống dầm cầu trục, Kèo thép, mái lợp tôn mạ màu chống nóng. Xung quanh nhà xây t-ờng bao gạch trát vữa xi măng 75# trong ngoài, có cửa rộng 5m. Móng kết cấu bằng bê tông cốt thép, liên kết giữa các móng bằng giằng móng bê tông cốt thép. Nền nhà lấp cát đen, đá cấp phân phối 2x4, 4x6, trên cùng đổ bê tông dày 20cm
- Bãi đỗ xe và tập kết hàng hoá: Kết cấu móng gia cố bằng cọc tre và cột bê tông cốt thép đá 1x2, Nền lấp cát đen, đá cấp phân phối 2x4, 4x6 Trên cùng
trải bê tông đá dăm nhựa thâm nhập tiêu chuẩn 8kg/m2, bề mặt phủ nhũ t-ơng. Các lớp đầm chặt đạt hệ số k=0,98
- Nhà bảo vệ: Kết cấu khung bê tông cốt thép, móng đ-ợc gia cố bằng cọc tre, và cột bê tông thép đá 1x2, nền lấp cát đen, đá cấp phân phối 2x4, 4x6 trên cùng lát gạch men chống trơn, kèo thép mái tôn mạ màu lắp cửa ra vào và cửa sổ bằng nhôm
-Nhà để xe CBCNV: Kết cấu móng gia cố bằng cọc tre và cột bê tông cốt thép đá 1x2. Kèo thép, mái tôn mạ màu, trụ bằng thép hình loại tốt xung quanh rào bằng dây l-ới thép gai và dây thép gai. Nền lấp cát đen, đá cấp phân phối 2x4, 4x6, trên cùng trải đá dăm nhựa thấm nhập tiêu chuẩn 8kg/m2 dày 15cm, bề mặt phủ nhũ t-ơng, Các lớp đầm chặt đạt hệ số k=0,98
-Nhà vệ sinh, bể n-ớc: Hệ thống nhà vệ sinh chia khu vực nam nữ riêng, móng bê tông t-ờng gạch trát vữa xi măng 75# trong ngoài, kèo thép mái tôn mạ màu, nền lát gạch chống trơn, lắp cửa xếp nhựa
-Trạm biến thế :Công suất 30KVA, là loại trạm treo ngoài trời, đầu vào tuyến điện 35KV chạy sát khu đất
-Sân đ-ờng giao thông nội bộ và cây xanh: Lớp đất đỏ dày 20cm, sát bây dày 30cm, đá dày 15cm, trên cùng trải bê tông đá dăm nhựa thấm nhập tiêu chuẩn 8kg/m2, dày 15cm, bề mặt phủ nhũ t-ơng, Các lớp đầm chặt đạt hệ số k=0,98
Vỉa hè: Lát bằng gạch lá dừa, lót vữa xi măng mac 50 dày 2cm, đệm cát vàng dày 5cm bó vỉa trồng cây xanh khoảng cách 5m/cây
Hệ thống cây xanh sẽ đ-ợc trồng trên đ-ờng hè nội bộ và các dải quanh khu nhà, quanh t-ờng rào, vừa đảm bảo mỹ quan, vừa giữ gìn môi tr-ờng trong lành và tạo bóng mát cho công trình đầu t-, khoảng cách trồng cây xanh là 5m/cây
- T-ờng bao, cổng ra vào:
T-ờng bao: Chu vi khoảng 240m, móng t-ờng bằng bê tông cấp phối, t-ờng xây bằng gạch 20 bộ trụ a = 3m, cao 2,5m trong và ngoài t-ờng bao trát vữa xi măng, quét vôi ve. Cổng ra vào: cộng chính rộng 8 – 10m để thuận tiện cho xe ra vào
khoảng 10m3, trong khu vực sân và đ-ờng nội bộ, máy bơm n-ớc có công suất 50m3/h, bố trí các họng n-ớc cứu hoả ở các khu vực, trang bị dụng cụ chữa cháy ở các nơi làm việc theo yêu cầu của cơ quan PCCC thành phố