- Yêu cầu ban lãnh đạo công ty thường xuyên tham gia các buổi tập huấn và phả
4.2.2.2 Các thủ tục văn bản về quản lý chất lượng gắn với doanh nghiệ p:
Công tác quản lý, sắp xếp tài liệu tại công ty vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Các giấy tờ, văn bản vẫn còn quá chung chung, điều này dẫn đến việc tìm kiếm tài liệu khi cần rất khó khăn, tốn kém thời gian và nhân lực.
Do đó, tôi xin đề xuất một số giải pháp sau:
− Xây dựng hệ thống văn bản riêng biệt cho công ty dựa vào văn bản gốc nhưng phải đảm bảo phù hợp với môi trường kinh doanh trong nước.
Kế hoạch đánh giá
Thực hiện đánh giá
Tìm thấy sai lỗi
Truy tìm ra nguyên nhân quyếtđịnh. Phát hành báo cáo về sự không phù hợp Thực hiện hành động khắc phục, ngăn ngừa Không tìm thấy sai lỗi Phát hành báo cáo
65
− Phải sắp xếp tài liệu, văn bản theo thứ tự ưu tiên với từng qui trình sản xuất thông qua tầm quan trọng của việc cần được quản lý tốt, tuyệt đối tuân thủ tài liệu hướng dẫn.
− Công ty nên bắt đầu rà soát lại những tài liệu, thủ tục, hướng dẫn công việc từ những quy trình trọng yếu, sau đó từng bước xoá bỏ những qui trình không cần thiết gây lãng phí nguồn lực của công ty.
− Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả bằng việc tập trung vào các qui trình trọng yếu.
− Sử dụng công nghệ thông tin để tìm kiếm và tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí lưu trữ.
Ví dụ: Nếu như trước kia công ty phải mất khá nhiều thời gian và tiền bạc để thuê người quản lý sổ sách thì bây giờ nếu công ty thực hiện việc sắp xếp tài liệu một cách ngăn nắp và có trật tự thì mọi người sẽ dễ dàng tìm kiếm mà không phải tốn chi phí thuê công nhân làm việc này.
Tiền lương bình quân/ người: 2 triệu/tháng.Thì mỗi năm doanh nghiệp đã tiết kiệm 24 triệu đồng.Đây chỉ mới là chi phí tiền công chưa kể việc tiết kiệm thời gian thực hiện các công việc khác.
Nếu công ty thay đổi theo hướng đi đúng và nhất quán thì cách thực hiện sẽ dễ dàng hơn và các thành viên sẽ làm việc với tâm trạng thoải mái hơn. Trước tiên phải cố gắng xem xét, tìm những điểm chưa phù hợp hay không phải là giải pháp tối ưu hãy mạnh dạn thay đổi cách làm cũ, chẳng hạn như các thủ tục, các hướng dẫn công việc, các thông số kỹ thuật, hệ thống máy tính, sơ đồ bố trí, phương pháp làm việc… một khi tất cả đều mong muốn cải tiến công việc thì công ty sẽ lớn mạnh hơn.
4.2.3 KAIZEN:
4.2.3.1 Giải pháp liên quan đến hoạt động cải tiến (KAIZEN):
Mặc dù, công ty cũng đã tiến hành áp dụng Kaizen vào qui trình sản xuất của mình nhưng công tác này chưa thống nhất giữa các bộ phận, chỉ do một vài cá nhân làm riêng lẻ hoặc chỉ tiến hành hoạt động này khi khách hàng đến kiểm tra.Điều này dẫn đến kết quả đạt được không cao và không khách quan. Để áp dụng thành công hoạt động Kaizen nói riêng, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO/TS 16949:2009 nói chung.
66
Công ty nên tổ chức hoạt động KAIZEN một cách có hệ thống và đẩy mạnh thành ưu tiên hàng đầu trong công việc quản lý, cụ thể là:
− Khuyến khích tất cả mọi người đều tham gia từ công nhân cho đến ban giám đốc.
− Quan sát xung quanh khu vực làm việc và cố gắng tìm ra những điều cần cải tiến.
− Mọi hoạt động cải tiến dù lớn hay nhỏ cũng phải thực hiện.
− Động viên, khuyến khích mỗi cá nhân tham gia tìm những điều cần cải tiến vì chỉ mỗi cá nhân mới hiểu rõ công việc của mình.
− Tất cả những cải tiến đều được trân trọng và có biện pháp khen thưởng nếu mang lại hiệu quả cao, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
− Thực hiện công tác cải tiến mọi lúc, mọi nơi với mọi vấn đề: máy móc, sản phẩm và cách làm việc của con người…
Để thực hiện KAIZEN thành công, thì ban lãnh đạo công ty phải khơi dậy được sự nỗ lực, năng động, sáng tạo và quan trọng nhất là luôn luôn suy nghĩ về cải tiến của mọi thành viên trong tổ chức. Cải tiến chỉ có thể thực hiện được khi có sự nỗ lực, không có sự nỗ lực không có cải tiến, do đó sự nỗ lực phải được trân trọng như một kỹ năng. Cải tiến không chỉ thực hiện cho máy móc mà còn cải tiến cả sản phẩm và kỹ năng làm việc của người lao động.
Trong cuộc sống mỗi người, ai cũng mong muốn cuộc sống của mình được thay đổi ngày một tốt đẹp hơn, đồng thời cố gắng tìm cách để thực hiện nó. Không có sự thay đổi trong cuộc sống ngày hôm nay chúng ta sẽ không có được những gì tốt đẹp hơn cho cuộc sống ngày mai.
4.2.3.2 Nghiên cứu áp dụng ISO 9004:2000:
Để tiến hành hoạt động Kaizen thành công, công ty nên xem xét và áp dụng tiêu
chuẩn ISO 9004:2000 là tiêu chuẩn “hướng dẫn thực hiện và cải tiến” của bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000.Tiêu chuẩn này rất phù hợp nhằm đẩy nhanh hoạt động cải tiến của doanh nghiệp đạt hiệu quả.
Mục đích của ISO 9004:2000 đưa ra những chỉ dẫn đối với những phạm vi rộng hơn, đặc biệt là việc cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng, cải tiến các hoạt động, các quá trình nhằm mang lại hiệu quả và hiệu lực hoạt động của tổ chức.
67
So với ISO 9001:2008, ISO 9004:2000 đòi hỏi sự thỏa mãn khách hàng (kể cả khách hàng nội bộ) và chất lượng sản phẩm cao hơn, đòi hỏi liên tục phải được cải tiến.Tuy nhiên tiêu chuẩn này không sử dụng cho mục đích chứng nhận hoặc hợp đồng.Nếu doanh nghiệp kết hợp đồng thời với bộ tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đang áp dụng sẽ mang lại hiệu quả cao.
Cùng với Kaizen, ISO 9004:2000 là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp thành công trong công tác cải tiến.
4.2.4 Quản lý chất lượng trong quá trình sản xuất : 4.2.4.1 Giải pháp về mua hàng và tồn kho:
Chỉ mua những gì thật sự cần thiết
Hiện nay, công ty còn rất nhiều nguyên vật liệu tồn kho, đặc biệt là nguyên vật liệu phụ, văn phòng phẩm, phụ tùng thay thế, sắt vụn…nhiều loại không thanh lý được vì thiệt hại nhiều.
Tồn kho, bản thân nó là sự lãng phí:
♦ Phải có một khoảng không gian và chi phí để xây dựng kho, phí khấu hao hàng ngày.
♦ Nhân lực, máy tính, giấy … là những nhân tố cần thiết để quản lý nhà kho.
♦ Một số tài sản bị mất mát trong quá trình lưu kho.
♦ Nhiều trường hợp chất lượng nguyên vật liệu bị thay đổi trong quá trình lưu trữ, sau đó không sử dụng được nữa.
♦ Một số trường hợp phải hủy bỏ hàng hóa, nguyên vật liệu do khách hàng thay đổi tiêu chuẩn kỹ thuật đối với sản phẩm. Do đó, nguyên vật liệu cũ không còn sử dụng được nữa.
♦ Giá cả nguyên vật liệu trên thị trường giảm.
Vì vậy, công ty nên tiến hành hoạch định tổng hợp trước và sau đó là hoạch định lịch trình sản xuất, hoạch định nhu cầu vật tư, công suất, máy móc thiết bị.
68 Hình 2.1 : Mối quan hệ giữa hoạch định tổng hợp với các hoạt động khác trong