Cụng ty Trỏch nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu
2.1.5.1. Mụ hỡnh bộ mỏy kế toỏn tại Cụng ty Trỏch nhiệm hữu hạn thương mại Ngọc Hiếu
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn Cụng ty theo mụ hỡnh tập trung chuyờn sõu mỗi ngƣời trong phũng kế toỏn đƣợc phõn cụng phụ trỏch một cụng việc nhất định do vậy cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty là tƣơng đối hoàn chỉnh hoạt động khụng bị chồng chộo lờn nhau. Mụ hỡnh bộ mỏy kế toỏn đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 2.3):
Sơ đồ 2.3. Mụ hỡnh bộ mỏy kế toỏn tại Cụng ty Trỏch nhiệm hữu hạn thương mại Ngọc Hiếu
Nhiệm vụ từng bộ phận:
Cỏc nhõn viờn kế toỏn trong bộ mỏy kế toỏn cú mối liờn hệ chặt chẽ xuất phỏt từ sự phõn cụng lao động phần hành trong bộ mỏy kế toỏn. Mỗi cỏn bộ nhõn viờn đều đƣợc quy định rừ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
- Kế toỏn trưởng: Chịu trỏch nhiệm trƣớc giỏm đốc và cỏc cơ quan phỏp luật về toàn bộ cụng việc kế toỏn của mỡnh tại Cụng ty. Cú nhiệm vụ theo dừi chung, chịu trỏch nhiệm hƣớng dẫn tổ chức phõn cụng kiểm tra cỏc cụng việc của nhõn viờn kế toỏn, đồng thời phải ký duyệt quyết toỏn quý, năm theo đỳng quỏ trỡnh kinh doanh.
- Kế toỏn tổng hợp: Tập hợp toàn bộ cỏc chi phớ chung của Cụng ty và cỏc hoạt động dịch vụ khỏc của Cụng ty. Giữ Sổ Cỏi tổng hợp cho tất cả cỏc phần hành và ghi sổ cỏi tổng hợp của Cụng ty. Kế toỏn thuế, kế toỏn Ngõn hàng, quản lý cỏc hoỏ đơn, lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh và bỏo cỏo kế toỏn.
- Kế toỏn thanh toỏn: Cú nhiệm vụ theo dừi, kiểm tra cỏc nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, giao dịch ngõn hàng về cỏc nghiệp vụ liờn quan đến chuyển khoản vay ngõn hàng, bảo lónh, cuối thỏng thanh toỏn tiền lƣơng phụ cấp và cỏc khoản bảo hiểm xó hội, bảo hiểm y tế cho cỏn bộ cụng nhõn viờn, theo dừi kờ khai và quyết toỏn cỏc khoản thuế. Cú nhiệm vụ theo dừi cỏc khoản cụng nợ phải thu và
Kế toỏn trƣởng
Kế toỏn thanh toỏn Kế toỏn tổng
hợp
và thanh toỏn cho ngƣời cung cấp, hàng thỏng tiến hành đi đối chiếu cụng nợ với khỏch hang
- Kế toỏn kho hàng: Chịu trỏch nhiệm về kế hoạch khối lƣợng, chất lƣợng, chất lƣợng hàng hoỏ mua vào, lập bảng kờ hàng hoỏ mua vào, giỏ mua hàng, theo dừi và phối hợp với kế toỏn thanh toỏn để đề xuất phƣơng ỏn mua hàng đỏp ứng nhu cầu về hàng hoỏ, đảm bảo dự trữ hàng tồn kho hợp lý, trực tiếp theo dừi hàng tồn kho của Cụng ty.
- Thủ quỹ: Chịu trỏch nhiệm bảo quản tiền mặt, phản ỏnh thu, chi, tồn quỹ tiền mặt hằng ngày đối chiếu tồn quỹ thực tế với sổ sỏch để phỏt hiện những sai sút và xử lý kịp thời đảm bảo tồn quỹ thực tế tiền mặt cũng bằng số dƣ trờn sổ sỏch.
2.1.5.2 Cỏc chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng tại Cụng ty
Cụng ty Trỏch nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Ngọc Hiếu là một doanh nghiệp hạch toỏn độc lập. Cụng tyhạch toỏn kế toỏn hàng tồn kho theo phƣơng phỏp kờ khai thƣờng xuyờn, kờ khai và nộp thuế giỏ trị gia tăng theo phƣơng phỏp khấu trừ. Giỏ trị hàng tồn kho đƣợc xỏc định theo phƣơng phỏp bỡnh quõn gia quyền cả kỳ. Cụng ty cũng ỏp dụng phƣơng phỏp khấu hao đƣờng thẳng để tớnh khấu hao tài sản cố định, tỷ lệ khấu hao đƣợc xỏc định căn cứ theo quyết định số 206/2003/QĐ - BTC ngày 12 thỏng 12 năm 2003 của Bộ tài chớnh.
Hiện nay cụng ty ỏp dụng chế độ kế toỏn Việt Nam ban hành Quyết Định số 15/2006 ngày 20/3/2006 của BTC, niờn độ kế toỏn bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thỳc ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toỏn là Đồng Việt Nam.
Để đỏp ứng nhu cầu quản lý và thuận tiện cho việc theo dừi cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh Cụng ty sử dụng hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung. Trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức Nhật ký chung đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 2.4):
Sơ đồ 2.4. Sơ dồ trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức Nhật ký chung tại Cụng ty Trỏch nhiệm hữu hạn thương mại Ngọc Hiếu
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày
Ghi vào cuối thỏng (định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra
Với hỡnh thức kế toỏn nhật ký chung, hàng ngày kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ gốc để lập định khoản kế toỏn ghi trực tiếp vào sổ nhật ký chung theo trỡnh tự thời gian sau đú căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cỏi. Cuối thỏng tổng hợp số liệu của sổ cỏi và lấy số liệu của sổ cỏi ghi vào bảng cõn đối phỏt sinh cỏc tài khoản tổng hợp.
Đối với cỏc tài khoản cú mở cỏc sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết thỡ sau khi ghi sổ nhật ký phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào cỏc sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết
Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Sổ cỏi Bảng cõn đối tài koản Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toỏn
liờn quan, cuối thỏng cộng sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết và căn cứ vào đú lập cỏc bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với sổ cỏi.
Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đỳng cỏc số liệu, bảng cõn đối số phỏt sinh đƣợc dựng làm căn cứ để lập bảng tổng kết tài sản và cỏc bỏo biểu kế toỏn khỏc.
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn cụng nợ theo hỡnh thức Nhật ký chung đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 2.5):
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ trỡnh tự ghi sổ kế toỏn cụng nợ theo hỡnh thức Nhật ký chung tại Cụng ty Trỏch nhiệm hữu hạn thương mại Ngọc Hiếu
Ghi chỳ: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ghi hàng ngày
Ghi vào cuối thỏng (định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ gốc (Hoỏ đơn, phiếu thu, phiếu
chi,…)
Sổ Nhật ký chung
Sổ cỏi TK 331,131
Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo tài chớnh
Sổ chi tiết TK 331, 131
Bảng tổng hợp chi tiết TK 331, 131
2.1.6 Đặc điểm về đối tƣợng thanh toỏn, phƣơng thức và hỡnh thức thanh toỏn tại Cụng ty. toỏn tại Cụng ty.
Do cụng ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thƣơng mại nờn cỏc nghiệp vụ thanh toỏn càng trở nờn cú ý nghĩa quan trọng. Cỏc nghiệp vụ thanh toỏn với ngƣời bỏn, ngƣời mua là cỏc nghiệp vụ thƣờng xuyờn diễn ra đũi hỏi cú sự tổ chức cụng tỏc hợp lý và cú hiệu quả.
Đối tƣợng thanh toỏn bao gồm tất cả cỏc khỏch hàng cú quan hệ mua bỏn hàng hoỏ với Cụng ty.Mọi khoản thanh toỏn của đơn vị phải đƣợc kế toỏn chi tiết từng nội dung thanh toỏn cho từng đối tƣợng phải thu, phải trả.Trƣờng hợp cú số dƣ nợ lớn thỡ phải đối chiếu, xỏc nhận cụng nợ cho nhau, đồng thời phải nghiờm chỉnh chấp hành kỷ luật thanh toỏn, kỷ luật thu nộp ngõn sỏch, trỏnh gõy tổn thất kinh phớ cho Nhà nƣớc.
Hỡnh thức thanh toỏn tại Cụng ty là hỡnh thức thanh toỏn bằng tiền mặt, uỷ nhiệm chi, sộc…
Phƣơng thức thanh toỏn tại Cụng ty là thanh toỏn khụng bằng tiền mặt và thanh toỏn bằng tiền mặt. Trong đú Cụng ty sử dụng chủ yếu phƣơng thức thanh toỏn khụng bằng tiền mặt để thanh toỏn tiền hàng với khỏch hàng thụng qua thanh toỏn tại ngõn hàng Cụng ty mở tài khoản.
Phƣơng thức thanh toỏn này cho thấy nhiều ƣu điểm về tớnh nhanh gọn, đảm bảo an toàn.
2.2 Thực trạng kế toỏn thanh toỏn với ngƣời mua tại Cụng ty Trỏch nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Ngọc Hiếu hữu hạn Thƣơng mại Ngọc Hiếu
2.2.1 Chứng từ, tài khoản và sổ sỏch sử dụng
Tài khoản sử dụng:TK 131: phải thu khỏch hàng
Chứng từ và sổ sỏch sử dụng:
- Húa đơn Giỏ trị gia tăng
- Phiếu giao hàng, phiếu xuất kho, phiếu bỏo giỏ - Bảng kờ đối chiếu cụng nợ phải thu khỏch hàng - Sổ chi tiết TK 131 từng khỏch hàng
- Bảng tổng hợp chi tiết TK131 - Sổ Nhật ký chung
- Sổ cỏi TK 131
2.2.2 Kế toỏn tổng hợp và chi tiết thanh toỏn với ngƣời mua
Kế toỏn thanh toỏn với ngƣời mua phải theo dừi chi tiết cho từng đối tƣợng phải thu, từng khoản phải thu, từng đơn đặt hàng và từng lần thanh toỏn.
Mọi khoản nợ phải thu của đơn vị đều phải đƣợc kế toỏn ghi chi tiết theo từng đối tƣợng phải thu, từng nghiệp vụ thanh toỏn. Số nợ phải thu của đơn vị trờn tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải thu trờn tài khoản chi tiết của cỏc con nợ.
Trong kế toỏn chi tiết, kế toỏn phải tiến hành phõn loại cỏc khoản nợ để cú biện phỏp thu hồi nợ kịp thời.
Cỏc khoản phải thu chủ yếu của Cụng ty bao gồm:
- Cỏc khoản phải thu với khỏch hàng về tiền bỏn sản phẩm, hàng húa. - Cỏc khoản phải thu đối với Nhà nƣớc theo cỏc đơn đặt hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Giỏ trị tài sản thiếu chờ xử lý - Cỏc khoản phải thu khỏc.
Thỏng 12 năm 2009 Cụng ty TNHH Thƣơng mại Ngọc Hiếu cú rất nhiều cỏc nghiệp vụ thanh toỏn với ngƣời mua sau đõy em xin trớch dẫn một số nghiệp vụ chủ yếu:
Nghiệp vụ 1:
Ngày 01/12/2009, Cụng ty TNHH Kim khớ Chƣơng Dƣơng nộp tiền vào tài khoản của Cụng ty tại Ngõn hàng Quốc Tế thanh toỏn tiền hàng cũn nợ cho Cụng ty theo HĐ0006895 (Liờn 3: Nội bộ - biểu 2.1) mua từ ngày 02/11/2009. Cụng ty nhận đƣợc giấy bỏo cú của Ngõn hàng (biểu 2.2) và chi tiết tài khoản khỏch hàng (biểu 2.3)
Biểu 2.1: Hoỏ đơn GTGT số 06895
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG LT/2009B
Liờn 3 : Lƣu nội bộ 0006895
Ngày 02 thỏng 11 năm 2009
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty TNHH Thƣơng mại Ngọc Hiếu Địa chỉ: 08 Mỏy Tơ - Ngụ Quyền - HP
Số tài khoản:
Điện thoại: MS: 0 2 0 0 6 6 1 8 8 9 Họ tờn ngƣời mua hàng:
Tờn đơn vị: Cụng ty TNHH Kim Khớ Chƣơng Dƣơng Địa chỉ: 485 Nguyễn Văn Cừ - Long Biờn – Hà Nội Số tài khoản:
Hỡnh thức thanh toỏn: CK MS: 0 1 0 0 5 9 7 1 2 5 STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị
tớnh
Số lƣợng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 1 Thộp tấm 6 ly * 1500 * 6000 8 ly * 1500 * 6000 10 ly * 1500 * 6000 Kg Kg Kg 1.271,7 1.130,4 10.597,5 8.809,5 8.809,5 8.761,9 11.203.041 9.958.259 92.854.235 Cộng tiền hàng: 114.015.535 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 5.700.777
Tổng cộng tiền thanh toỏn 119.716.312 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mƣời chớn triệu bảy trăm mƣời sỏu ngàn ba trăm mƣời hai đồng.
Ngƣời mua hàng Ngƣời bỏn hàng Thủ trƣởng đơn vị
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn)
(Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao, nhận hoỏ đơn)
Biểu 2.2: Giấy bỏo Cú
VIBank GIẤY BÁO Cể Số (Seq. No BTLR15/ NGÂN HÀNG QUỐC TẾ CREDIT ADVICE Ngày (date) 01/12/2009
Giờ (time) 08: 18: 35 AM
Chi nhỏnh (Branch name): PGD DIỆN BIấN PHỦ
Mó số thuế (Branch VAT code): 0100233488-002
Mó số khỏch hàng: 00087997 CễNG TY TNHH TM NGỌC HIẾU Client No.
Số TK / Tờn TK: 009704060014017 CễNG TY TNHH TM NGỌC HIẾU RB A/C No / A/C Name
Mó giao dịch: RMCR – GD GHI CO CHUYEN KHOAN Tran Type
Nội dung: CT TNHH KIM KHI CHUONG DUONG CT CHO CT TNHH NGỌC HIẾU Narative (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số tiền bằng chữ :
Credit amount in words
Một trăm mƣời chớn triệu bảy trăm mƣời sỏu ngàn ba trăm mƣời hai đồng.
GIAO DỊCH VIấN/NV NGHIỆP VỤ KIỂM SOÁT
User ID BTTLR15063 Supervisor ID BTMGR0457
Số tiền (Credit amount in figures & ccy code): 119,716,312 VND
Biểu 2.3: Chi tiết tài khoản khỏch hàng
CHI TIẾT TÀI KHOẢN KHÁCH HÀNG
Statement of Account
Từ ngày: 01/12/2009 đến ngày: 01/12/2009 Tran date from To
Khỏch hàng 00087997 CễNG TY TNHH TM NGỌC HIẾU Client Inf TÀI KHOẢN 009704060014017 VND 602 Account Detail Chứng từ Voucher Inf Mó NV Officer ID/Ref Nội dung Remarks MGD Tran_type PS Nợ Debit PS Cú Credit Ngày Tran Date Số CT Seq No
01/12/2009 625408509 BTLR15063 CT TNHH KIM KHI CHUONG DUONG
CT CHO CTY TNHH NGOC HIEU RMCR 119.716.312
01/12/2009 625418606 BTLR 7107 CT TNHH THANH AN CT CHO CTY
TNHH NGOC HIEU RMDC 657.044.343
01/12/2009 6254088756 0320967028803 CT TNHH TM NGOC HIEU TRA
TIEN MUA THEP TAM 6 LY
FTDR 497.701.489
Số dƣ đầu (Previous Bal) 1.211.952.737 Phỏt sinh nợ (Total Debit Amt) 497.701.489 Phỏt sinh cú (Total Credit Amt) 776.760.655 Số dƣ cuối (Actual Bal) 1.491.011.903
Nghiệp vụ 2:
Ngày 30/12/2008, Cụng ty bỏn hàng cho Cụng ty Cổ phần ATB Ngọc Việt sau khi ký Hợp đồng kinh tế và cú HĐGTGT (biểu 2.4), Cụng ty Cổ phần ATB Ngọc Việt chƣa thanh toỏn tiền hàng cho Cụng ty.
VIB
Biểu 2.4: Hoỏ đơn GTGT số 90002
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG QU/2009B
Liờn 3 : Lƣu nội bộ 0090002
Ngày 30 thỏng 12 năm 2009
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty TNHH Thƣơng mại Ngọc Hiếu Địa chỉ: Số 08 Mỏy Tơ - Ngụ Quyền - HP
Số tài khoản:
Điện thoại: MS: 0 2 0 0 6 6 1 8 8 9 Họ tờn ngƣời mua hàng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tờn đơn vị: Cụng ty Cổ phần ATB - Ngọc Việt Địa chỉ: Số 52 Đƣờng Hà Nội - Sở Dầu - HP Số tài khoản:
Hỡnh thức thanh toỏn: CK MS: 0 2 0 0 7 2 0 9 6 8
STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị
tớnh
Số lƣợng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Thộp tấm 6 ly * 1500 * 6000 kg 100.323 9.238,1 926.793.906
Cộng tiền hàng: 926.793.906 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 46.339.695 Tổng cộng tiền thanh toỏn 973.133.601 Số tiền viết bằng chữ: Chớn trăm bảy mƣơi ba triệu một trăm ba mƣơi ba ngàn sỏu trăm lẻ một đồng.
Ngƣời mua hàng Ngƣời bỏn hàng Thủ trƣởng đơn vị
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn)
Căn cứ vào cỏc chứng từ gốc trờn (hoỏ đơn GTGT, giấy bỏo cú của ngõn hàng) kế toỏn chi tiết tiến hành ghi sổ chi tiết TK131 cho từng khỏch hàng (biểu 2.5: Sổ chi tiết TK 131- Cụng ty TNHH Kim Khớ Chƣơng Dƣơng , biểu 2.6: Sổ chi tiết TK 131- Cụng ty Cổ phần ATB Ngọc Việt); cuối kỳ lập bảng tổng hợp chi tiết thanh toỏn với ngƣời mua (biểu 2.7).
CễNG TY TNHH THƢƠNG MẠI NGỌC HIẾU
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA
TK: 131
Đối tƣợng: Cụng ty TNHH Kim Khớ Chƣơng Dƣơng Loại tiền: VND Thỏng 12 năm 2009 Ngày, thỏng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Thời hạn đƣợc CK TK đối ứng Số phỏt sinh Số dƣ Số hiệu Ngày thỏng Nợ Cú Nợ Cú Số dƣ đầu T12 136.439.779 01/12 GBC 01/12 Thu tiền hàng HĐ 06895 112 119.716.312 16.723.467 28/12 HĐ 10299 28/12 Bỏn hàng 511 64.800.000 81.523.467 Thuế VAT 3331 3.240.000 84.763.467 29/12 GBC 29/12 Thu tiền hàng HĐ 10299 112 68.040.000 16.723.467 Cộng PS trong kỳ 68.040.000 187.756.312 Số dƣ cuối T12 16.723.467
Biểu 2.6: Sổ chi tiết TK 131 – Cụng ty Cổ phần ATB Ngọc Việt
CTY TNHH THƢƠNG MẠI NGỌC HIẾU
Số 08 Mỏy Tơ, Ngụ Quyền, Hải Phũng
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA
TK: 131
Đối tƣợng: Cụng ty Cổ phần ATB Ngọc Việt Loại tiền: VND Thỏng 12 năm 2009 Ngày, thỏng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Thời hạn đƣợc CK TK đối ứng Số phỏt sinh Số dƣ Số hiệu Ngày thỏng Nợ Cú Nợ Cú Số dƣ đầu T12 28.238.323 30/12 HĐ 90002 30/12 Bỏn hàng 511 926.793.906 955.032.229 Thuế VAT đầu
ra 3331 46.339.695 1.001.371.924
31/12 HĐ
90005 31/12 Bỏn hàng 511 77.015.268 1.078.387.192 Thuế VAT đầu
ra 3331 3.850.763 1.082.237.955 Cộng PS trong
kỳ 1.053.999.632 -
Số dƣ cuối T12 1.082.237.955
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 131 - PHẢI THU KHÁCH HÀNG
Từ ngày 01/12 đến ngày 31/12/2009 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
ĐVT: Đồng
STT Đối tƣợng Số dƣ đầu kỳ Số phỏt sinh trong kỳ Số dƣ cuối kỳ
Nợ Cú Nợ Cú Nợ Cú 1 CT Cổ phần Kim khớ Nam Việt 40.268.600 40.268.600 2 CT TNHH Kim Khớ Chƣơng Dƣơng 136.439.779 68.040.000 187.756.312 16.723.467 … … … … … … … … 20 Trƣờng CĐ Nghề Bỏch Nghệ 17.981.838 17.981.938 21 DNTN Thộp Huy Hoàng 24.670.725 24.670.725 … … … … … … … … 28 CT Cổ phần ATB Ngọc Việt 28.238.323 1.053.999.632 1.082.237.955
29 CT Vận tải & cung
ứng Xăng dầu 65.240.224 39.564.000 93.258.003 11.546.221
… … … … … … .. …
Cộng 13.462.516.370 21.260.754.669 11.416.039.021 23.307.232.018
Chứng từ gốc đƣợc chuyển cho kế toỏn để ghi vào sổ nhật ký chung (biểu 2.8), từ