Do tính chất khá đặc thù và khá đa dạng của các loại sản phẩm, yêu cầu kỹ thuật cao nên hầu hết vật liệu của Công ty đều nhập từ nƣớc ngoài về. Mặt khác, các chủng loại vật liệu rất đa dạng, nhiều loại hình, nhiều kích cỡ nên Công ty rất chú trọng trong công tác quản lý và bảo quản vật liệu. Quy trình quản lý nguyên vật liệu của Công ty đƣợc chia ra làm 05 giai đoạn, mỗi giai đoạn có sự tham gia của nhiều bộ phận, vì vậy vật tƣ đƣợc quản lý tƣơng đối chặt chẽ. Cụ thể nhƣ sau: - Giai đoạn 1: Lập yêu cầu mua sắm vật tƣ.
Căn cứ vào từng bản vẽ của từng dự án Công ty nhận đƣợc, và Báo cáo vật tƣ còn tồn kho của những dự án đã kết thúc, phòng thiết kế sẽ tính ra chủng loại, số lƣợng vật tƣ chủ yếu cần dùng, sau đó lập phiếu yêu cầu mua sắm vật tƣ (MPR). phiếu này đƣợc chuyển cho phòng mua bán – xuất nhập khẩu để thực hiện thu mua nguyên vật liệu.
- Giai đoạn 2: Quản lý tiếp nhận vật tƣ.
Tất cả các tài liệu, chứng từ liên quan đến việc giao nhận vật tƣ sẽ đƣợc phòng mua bán-xuất nhập khẩu kiểm tra để có thể quản lý mọi chi phí liên quan, và thu xếp thuê vận chuyển vật tƣ. Phòng quản lý vật tƣ sẽ kiểm tra số lƣợng, phòng quản lý chất lƣợng sẽ kiểm tra chất lƣợng vật tƣ, nếu vật tƣ đã đạt yêu cầu thì phòng quản lý vật từ sẽ phát hành phiếu nhập kho. Thủ kho khi nhận đƣợc phiếu nhập sẽ tiến hành nhập kho vật liệu, in, dãn nhãn mác và phân loại vật tƣ.
- Giai đoạn 3: Quản lý cấp phát vật tƣ.
Căn cứ vào nhu cầu của sản xuất, phòng quản lý sản xuất sẽ lập phiếu xuất kho vật liệu cần dùng cho dự án, phiếu này sau khi đƣợc phê duyệt bởi phòng quản lý vật tƣ, thủ kho sẽ tiến hành xuất kho phục vụ sản xuất.
- Giai đoạn 4: Quản lý thu hồi vật tƣ.
Đốc công có nhiệm vụ thu hồi vật tƣ thừa, phế liệu thừa và thông báo với phòng quản lý vật tƣ, sau đó bộ phận sẽ phát hành phiếu “Phiếu thu hồi vật tƣ” để thủ kho tiến hành nhập lại.
- Giai đoạn 5: Công tác quản lý vật tƣ hàng tháng hoặc định kỳ.
Định kỳ cuối tháng phòng quản lý vật tƣ tính toán ra số vật liệu tồn và in danh sách tồn kho, sau đó yêu cầu thủ kho kiểm tra thực tế và đối chiếu lại. Nếu có sự chênh lệch giữa danh sách và thực tế thì phải tìm ra nguyên nhân và in báo cáo tồn kho cho bộ phận thiết kế có kế hoạch mua sắm vật tƣ.
Sơ đồ 2.4 tổng hợp quy trình quản lý vật tƣ tại Công ty Hanvico nhƣ sau: