Khi nhận đƣợc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đã đầy đủ xác nhận của những bộ phận liên quan, thủ kho tiến hành thực hiện việc nhập, xuất kho theo số lƣợng đƣợc yêu cầu. Sau đó, thủ kho sẽ in, dán nhãn mác, phân loại vật tƣ và vào thẻ kho. Công ty tổ chức quản lý vật tƣ theo mã số, sở dĩ nhƣ vậy là do cùng một loại nguyên vật liệu có thể đƣợc yêu cầu trong hai phiếu yêu cầu khác nhau, hai phiếu này có thể đƣợc nhập khẩu từ hai nhà cung cấp khác nhau vì vậy dẫn đến tình trạng một nguyên vật liệu có nhiều giá cũng khác nhau. Do đó, để quản lý vật tƣ một cách hiệu quả nhất Công ty đã sử dụng mã vật tƣ, mã vật tƣ đƣợc thiết lập từ mã của phiếu yêu cầu mua vật tƣ và số thứ tự của vật tƣ trong phiếu yêu cầu đó.
Kế tóan chi tiết vật tƣ ở Công ty áp dụng theo phƣơng pháp thẻ song song, nên đến cuối mỗi tháng thủ kho sẽ đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết nguyên vật liệu của phòng kế toán.
Cụ thể: Nguyên vật liệu thép Angle L50x50x6x10000’A36 đƣợc yêu cầu mua trong phiếu yêu cầu mua sắm vật tƣ có số hiệu M1-09-555, trong phiếu này yêu cầu mua 08 loại vật tƣ, trong đó loại thép trên có số thứ tự là 01, vì vậy mã số của vật tƣ này sẽ là M1-09-555/1.
Ngày 9/07/2009 khi nhận đƣợc phiếu nhập số hiệu NK-Raw-125, và ngày 17/7/2009 nhận đƣợc hai phiếu xuất số hiệu XK-Raw-751 và XK-Raw-768 thủ kho tiến hành nhập, xuất kho và mở thẻ kho cho vật tƣ có mã số M1-09-555/1 của dự án A313A trên 1 tờ thẻ kho riêng.
( Biểu 2.11)