Hàng tháng, kế tóan tập hợp và căn cứ các phiếu xuất, các sổ chi tiết xuất vật tƣ, kế toán lập báo cáo tổng hợp nguyên vật liệu xuất dùng vật tƣ trong tháng, lập chứng từ ghi sổ, và vào các sổ cái liên quan.
Cụ thể: Cuối tháng 7/2009 kế tóan vật tƣ tập hợp các pxuất kho trong tháng, đồng thời căn cứ vào Sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu chính tháng 7/2009 xuất cho sản xuất chung và cho từng dự án bằng cách dùng câu lệnh Excel để thực hiện. Trên sổ chi tiết nguyên vật liệu chính, vì cột “Số chế tạo” nằm trên cột “G” của màn hình Excel,cột “giá trị” nằm trên cột “O”, vậy để tính tổng giá trị xuất kho nguyên liệu chính cho dự án A313, kế tóan gõ câu lệnh: Sumif(G6:G202, “A313”,O6:O202) và đƣợc trả lại giá trị là 1,067,309.44 USD. Tƣơng tự nhƣ vậy kế tóan tính đƣợc giá trị xuất của các vật liệu khác cho các dự án khác và lập báo cáo sử dụng vật tƣ, lập chứng từ ghi sổ số hiệu GL 01/07. Chứng từ ghi sổ sẽ đƣợc kèm theo báo cáo sử dụng vật tƣ này để ghi các sổ cái, cũng nhƣ đƣa vào lƣu trữ.
Biểu 2.34, Biểu 2.35
Bên cạnh việc lập báo cáo sử dụng vật tƣ, khi đƣợc phòng quản lý sản xuất thông báo tên những dự án đã hoàn thành, kế tóan còn phải lập báo cáo tồn vật tƣ của những dự án đang thực hiện và những dự án đã kết thúc. Cũng bằng cách dùng
câu lệnh Excel để lọc và tính dữ liệu, kế tóan sẽ xác định đƣợc giá trị tồn của từng dự án và vào các báo cáo.
Cụ thể: Căn cứ vào Sổ chi tiết tồn kho nguyên vật liệu chính tháng 7/2009, và các sổ chi tiết tồn kho của các loại vật tƣ khác tháng 7/2009, kế tóan sẽ lập đƣợc báo cáo vật tƣ tồn của những dự án đang thực hiện tháng 7/2009, và báo cáo vật tƣ tồn của những dự án đã kết thúc tháng 7/2009.
Biểu 2.36, biểu 2.37
Hàng tháng căn cứ vào sổ chi tiết nhập, sổ chi tiết xuất, sổ chi tiết tồn vật tƣ các loại, kế tóan lập báo cáo tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu toàn Công ty để có thể tổng quát đƣợc tình hình biến động của chúng.
Cụ thể: Căn cứ vào sổ chi tiết nhập nguyên vật chính, sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu chính, sổ chi tiết tồn nguyên vật liệu chính tháng 7/2009, và sổ chi tiết các loại vật tƣ khác, kế toán lập báo cáo nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu tháng 7/2009.
Biểu 2.38
Định kỳ đến cuối tháng căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế tóan vật tƣ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, còn kế toán thanh toán thì khi phòng mua bán-xuất nhập khẩu chuyển đầy đủ chứng từ, căn cứ, và hoàn tất mọi thủ tục thì họ sẽ lập Chứng từ ghi
sổ và vào sổ đăng ký, đồng thời vào sổ cái các tài khỏan liên quan, lập bảng cân đối phát sinh và bảng cân đối kế toán cho từng tháng.
Cụ thể: Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ trên: chứng từ ghi sổ số GL 01/07,
chứng từ ghi sổ Imp 01/07, chứng từ ghi sổ VC30/7,…, kế tóan vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tháng 7/2009. Sau đó đến cuối tháng, kế tóan vào sổ cái tài khỏan 152, 153, 151, 331, 621, 62774, 3333, 133 và các tài khoản khác. Đồng thời, căn cứ vào các sổ cái này kế tóan lập bảng cân đối số phát sinh tháng 7/2009, bảng cân đối kế tóan tháng 7/2009.
Biểu 2.39 đến 2.50
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TÓAN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI