Căn cứ vào từng dự án mà Công ty Hanvico nhận đƣợc phòng thiết kế có trách nhiệm nghiên cứu và lên danh sách về số lƣợng, chủng loại vật tƣ chủ yếu cần dùng cho dự án đó, đồng thời lập kế hoạch sử dụng chi tiết vật liệu này để các bộ phận khác trong Công ty có kế hoạch thu mua, xuất vật tƣ phục vụ kịp thời cho sản xuất. Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là đƣợc nhập khẩu và từ nhiều nguồn khác nhau, nhƣ: Hàn Quốc, Nhật Bản, Inđônêsia, và một số nƣớc khác.
Dựa vào hợp đồng thƣơng mại, hóa đơn bán hàng, tình trạng của vật liệu chuyển đến Công ty, cán bộ phòng quản lý vật tƣ sẽ kiểm tra số lƣợng, cán bộ phòng quản lý chất lƣợng sẽ kiểm tra chất lƣợng. Nếu vật tƣ đã đạt yêu cầu, thì căn cứ vào hóa đơn bán hàng phòng quản lý vật tƣ sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho của Công ty đƣợc lập thành 04 liên: - Liên 1: Lƣu tại phòng quản lý vật tƣ.
- Liên 2: Lƣu tại phòng Kế tóan. - Liên 3: Lƣu tại bộ phận quản lý kho.
- Liên 4: Gắn vào hóa đơn của đơn vị bán hàng làm chứng từ thanh tóan.
Đơn giá trên phiếu nhập kho của Công ty chính bằng đơn giá trên hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp mà chƣa bao gồm những chi phí liên quan đến việc thu mua nguyên vật liệu. Tất cả mọi loại chi phí này nhƣ: thuế nhập khẩu, thuế gía trị gia tăng hàng nhập khẩu, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, cƣớc biển, chi phí bảo hiểm hàng, ... đều do phòng mua bán-xuất nhập khẩu thoi dõi và thanh tóan. Khi nhận đƣợc hóa đơn thanh tóan các khỏan chi phí này từ phòng mua bán-xuất nhập khẩu chuyển sang, kế tóan sẽ lập chứng từ ghi sổ phản ánh những chi phí này, và ghi sổ kế toán.
Cụ thể: Ngày 1/7/2009 phòng thiết kế phát hành phiếu yêu cầu mua sắm vật tƣ
L50x50x6-10000’A36, số lƣợng yêu cầu là 35 Pc (tấm) để phục vụ cho dự án Shuweihat casing có ký hiệu là A313A, và ngày cần sử dụng là ngày 16/7/2009.
Căn cứ vào phiếu yêu cầu này phòng mua bán-xuất nhập khẩu đã ký hợp đồng thƣơng mại ký hiệu PO145 với Công ty Daico ở Hàn Quốc để mua những vật liệu đƣợc yêu cầu. Ngày 7/7/2009 khi hàng về đến Cảng Hải Phòng, thì cán bộ phòng mua bán-xuất nhập khẩu sẽ làm thủ tục Hải quan nhƣ: lập tờ khai hàng hóa nhập khẩu số 4344 NK/SXXK/ĐTGC, phụ lục tờ khai và thuê vận chuyển vật tƣ về Công ty.
Ngày 08/07/2009 khi vật tƣ về đến Công ty, căn cứ vào hợp đồng thƣơng mại PO 145, hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, phòng puản lý vật tƣ kiểm tra số lƣợng, phòng quản lý chất lƣợng kiểm tra chất lƣợng vật tƣ, do đã đạt yêu cầu, phòng quản lý vật tƣ lập phiếu nhập kho số hiệu NK-Raw-125.
Sau đó, phiếu nhập kho này sẽ đƣợc chuyển cho thủ kho kho nguyên vật liệu chính, và thủ kho tiến hành nhập kho.
( Từ Biểu 2.1 đến 2.8 )