Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp là loại chi phớ chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giỏ thành (60% - 70%). Do vậy, việc hạch toỏn chi phớ nguyờn vật liệu chớnh xỏc, hợp lý, trung thực là hết sức quan trọng giỳp Cụng ty xỏc định chi phớ bỏ ra, trỏnh lóng phớ, mất mỏt, tớnh đỳng và tớnh đủ giỏ thành cụng trỡnh.
NVL của cụng trỡnh gồm nhiều loại, chủ yếu phải mua theo giỏ thị trường. Điều này gõy khú khăn cho cụng tỏc hạch toỏn khoản mục chi phớ NVL do thời gian xõy dựng thường kộo dài nờn cú nhiều biến động về giỏ cả theo sự biến động của thị trường.
- Nguyờn vật liệu chớnh: cỏt xõy dựng (cỏt xõy, cỏt vàng,…), đỏ (đỏ hộc, đỏ dăm, …), sỏi, xi măng, sắt, thộp, gạch, bờ tụng đỳc sẵn, v.v.
- Nguyờn vật liệu phụ: vỏn ộp, formica, cút ộp, giấy dỏn, sơn cỏc loại... - Một số vật liệu khỏc như dõy, đinh, vớt ... và cỏc loại vật liệu sử dụng luõn chuyển như vỏn khuụn, đà giỏo ...
Tài khoản kế toỏn: Tài khoản 621 “chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp”. TK621 phản ỏnh cỏc nguyờn vật liệu dựng trực tiếp thực tế sử dụng cho CT.
Hệ thống chứng từ: phiếu xuất kho, húa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, bảng kờ nguyờn vật liệu xuất kho, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy đề nghị thanh toỏn, và cỏc chứng từ khỏc cú liờn quan.
Sổ sỏch sử dụng: - Sổ nhật ký chung, - Sổ cỏi TK 621,
- sổ chi tiết TK 621 (chi tiết từng CT, HMCT), - cỏc sổ khỏc cú liờn quan...
Quy trỡnh hạch toỏn:
Xớ nghiệp căn cứ vào dự toỏn khối lượng xõy lắp và định mức tiờu hao vật tư để tớnh toỏn lượng vật tư, lập bảng kế hoạch mua vật tư, lập yờu cầu cung cấp vật tư thụng qua Giỏm đốc xớ nghiệp ký duyệt, xuống phũng Kế toỏn - tài vụ của Cụng ty mà xin tạm ứng mua nguyờn vật liệu. Sau khi hoàn thành cỏc thủ tục xem
Sinh viờn: Cao Thị Hải Linh_QT1202K Trang 58
xột và xỏc nhận của Kế toỏn trưởng và giỏm đốc thỡ kế toỏn thanh toỏn viết phiếu chi, hay uỷ nhiệm chi tạm ứng tiền.
Sau khi xớ nghiệp nhận được tiền, chủ nhiệm cụng trỡnh hoặc đội trưởng cụng trỡnh tiến hành đi mua vật tư khụng qua nhập kho, xuất thẳng tới chõn cụng trỡnh theo nhu cầu sử dụng và tiến độ thi cụng của cụng trỡnh, do cỏc đội trực tiếp quản lý. Thủ kho cụng trỡnh, nhõn viờn kỹ thuật xõy dựng kiểm tra chất lượng, số lượng, mẫu mó vật tư , ban kiểm nhận lập Biờn bản kiểm nghiệm vật tư, cỏn bộ vật tư và thủ kho ký nhận; đồng thời lập Biờn bản giao nhận vật tư với người bỏn. Sau khi đảm bảo đỳng, đủ theo yờu cầu, thủ kho lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập làm hai liờn. Một liờn thủ kho giữ, 1 liờn kế toỏn xớ nghiệp giữ để làm căn cứ lập bảng kờ nhập xuất. Sau đú thủ kho lập phiếu xuất kho tựy theo hạng mục thi cụng, đội thi cụng, lý do xuất kho. Giỏ thực tế của nguyờn vật liệu xuất kho tớnh theo giỏ thực tế đớch danh từng lần nhập. Việc cung cấp vật tư cho cụng trỡnh được xõy dựng trờn nhu cầu thực tế và hồ sơ thiết kế kỹ thuật nờn khụng cú trường hợp vật tư lưu chuyển nội bộ giữa cỏc cụng trỡnh và khụng cú nguyờn vật liệu tồn kho.
Đến cuối thỏng, cuối quý, kế toỏn xớ nghiệp tập hợp cỏc chứng từ gốc (hoỏ đơn GTGT, PNK, PXK, ...) chuyển lờn phũng Kế toỏn - tài vụ của Cụng ty.
Cụng ty khụng sử dụng TK152 “Nguyờn liệu, vật liệu”, vật liệu khụng nhập kho nhưng kế toỏn vẫn viết phiếu nhập kho, phiếu xuất kho làm căn cứ kiểm soỏt số lượng nhập, đơn giỏ từng lần nhập, số lượng thực tế đó xuất kho. Từ phiếu xuất kho kế toỏn vào sổ chi tiết TK 621 mở riờng cho từng CT.
Vớ dụ 1: Ngày 04/08/2011 mua cọc tre, cõy chống của Cụng ty TNHH Hiển Thương, chưa thanh toỏn, xuất thẳng cho cụng trỡnh xõy dựng “Trường trung học nghiệp vụ quản lý lương thực thực phẩm” để thi cụng nền múng, số tiền là 32.460.000 đồng.
Sinh viờn: Cao Thị Hải Linh_QT1202K Trang 59
Biểu 2.4: (Biờn bản giao nhận vật tư)
CỘNG HếA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc
----&---
BIấN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƢ
Theo HĐ số (nếu cú): khụng
Phụ kiện HĐ (nếu cú) số: ……khụng………… ký ngày ……/……/2011.
Tại kho : Trường Trung học nghiệp vụ quản lý lương thực thực phẩm Địa chỉ kho : Phường Ngọc Xuyờn, quận Đồ Sơn, thành phố Hải Phũng.
Hụm nay, ngày 04 thỏng 08 năm 2011, chỳng tụi gồm:
BấN BÁN (BấN A): CễNG TY TNHH Hiển Thƣơng
Mó số thuế : 0200914000
Do ụng (bà) : Mai Văn Xiểm Làm đại diện giao hàng. Điện thoại di động :………
BấN MUA (BấN B): CễNG TY CP XÂY DỰNG VÀ ĐẦU TƢ HẠ TẦNG
Mó số thuế : 0200157375
Do ụng (bà) : Đào Văn Huy Làm đại diện nhận hàng. Điện thoại di động :……… Hai bờn nhất trớ xỏc nhận bờn A đó giao vật tư và nhập vào kho của bờn B chỉ định. Hàng húa đó được giao đỳng số lượng và tiờu chuẩn chất lượng của bờn B yờu cầu. Cụ thể như sau:
STT Ngày nhập Tờn vật
liệu ĐVT Số lƣợng Đơn giỏ Ghi chỳ
1 04/08/2011 Cọc tre cọc 3.340 9.000 2 04/08/2011 Cõy chống cõy 160 15.000
Biờn bản này được lập thành 02 bản, mỗi bờn giữ 01 bản và cú giỏ trị như nhau.
ĐẠI DIỆN BấN A
(Đó ký) ĐẠI DIỆN BấN B (Đó ký)
Sinh viờn: Cao Thị Hải Linh_QT1202K Trang 60
Biểu 2.5: (Phiếu nhập kho)
Cụng ty CP XD & ĐTHT Xớ nghiệp xõy dựng số 4
Mẫu số 01-VT
( Ban hành theo QĐ số 15/2006 QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO Số: 01
Ngày 04 thỏng 08 năm 2011 Nhận của: Cụng ty TNHH Hiển Thương
Theo số:……… Ngày … thỏng… năm 2011 Biờn bản kiểm nghiệm số: 01/8 Ngày 04 thỏng 08 năm 2011
Người nhập: Đinh Văn Chược Nhập tại kho: CT “Trường trung học nghiệp vụ quản lý lương thực thực phẩm”
Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai mươi ba triệu bốn trăm sỏu mươi nghỡn đồng Số chứng từ gốc kốm theo:…01… Ngày 04 thỏng 08 năm 2011 Tổng giỏm đốc Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toỏn trƣởng (ký,họ tờn) (ký,họ tờn) (ký,họ tờn) (ký,họ tờn) (ký,họ tờn) Số liệu từ cỏc phiếu nhập kho được tổng hợp vào bảng kờ nhập trong thỏng.
(Nguồn Xớ nghiệp xõy dựng số 4 – Cụng ty CP Xõy dựng và Đầu tư hạ tầng)
Nợ Cú ST T Tờn, nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật tƣ, hàng húa Đơn vị tớnh Số lƣợng
hàng Giỏ mua Thành tiền Giỏ
bỏn Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Cọc tre cọc 3.340 9.000 30.060.000 2 Cõy chống cõy 160 15.000 2.400.000 Cộng x x x 32.460.000 x x
Sinh viờn: Cao Thị Hải Linh_QT1202K Trang 61
Biểu 2.6: (Phiếu xuất kho)
Cụng ty CP XD & ĐTHT Xớ nghiệp xõy dựng số 4
Mẫu số 02-VT
( Ban hành theo QĐ số 15/2006 QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 04 thỏng 08 năm 2011 Số: 01
Họ tờn người nhận: Đào Văn Mến Lý do xuất: đúng cọc tre
Xuất tại kho: CT “Trường trung học nghiệp vụ quản lý lương thực thực phẩm”
Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai mươi ba triệu bốn trăm sỏu mươi nghỡn đồng. Số chứng từ gốc kốm theo:…01… Ngày 04 thỏng 08 năm 2011 Tổng giỏm đốc Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhận hàng Thủ kho Kế toỏn trƣởng (ký,họ tờn) (ký,họ tờn) (ký,họ tờn) (ký,họ tờn) (ký,họ tờn) (Nguồn Xớ nghiệp xõy dựng số 4 – Cụng ty CP Xõy dựng và Đầu tư hạ tầng)
Số liệu từ cỏc phiếu xuất kho của thỏng nào được tổng hợp vào bảng kờ xuất vật liệu thỏng ấy. Nợ Cú ST T Tờn, nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật tƣ, hàng húa Mó số Đơn vị tớnh Số lƣợng xuất
Đơn giỏ Thành tiền
A B C D 1 2 3
1 Cọc tre cọc 3.340 9.000 30.060.000
2 Cõy chống cõy 160 15.000 2.400.000
Sinh viờn: Cao Thị Hải Linh_QT1202K Trang 62
Tổng hợp cỏc phiếu xuất kho trong thỏng 8 để vào bảng kờ xuất vật liệu T8/2011.
Biểu 2.7: (Trớch bảng kờ vật tư xuất kho thỏng 8/2011)
Cụng ty CP XD & ĐTHT Xớ nghiệp xõy dựng số 4
BẢNG Kấ XUẤT VẬT LIỆU
CT “Trường trung học nghiệp vụ quản lý lương thực thực phẩm” Thỏng 08 năm 2011 Đơn vị tớnh: đồng ST T Chứng từ Tờn vật liệu Đơn vị tớnh Số
lượng Đơn giỏ Thành tiền Số hiệu N,T 1 PXK 01/Q1 04/08 Cọc tre cọc 2.340 9.000 30.060.000 2 PXK 01/Q1 04/08 Cõy chống cõy 160 15.000 2.400.000 3 PXK 02/Q1 06/08 Cỏt đen m3 20 90.000 1.800.000 4 PXK 03/Q1 07/08 Xi măng PC 30 tấn 2,5 1.250.000 3.125.000 …. ….. … …. 18 PXK 09/Q1 10/08 Gạch chỉ viờn 9.700 1.500 14.550.000 19 PXK 09/Q1 10/08 Cỏt vàng m3 17 205.000 3.485.000 20 PXK 10/Q1 13/08 Đỏ 4x6 m3 12 195.000 2.340.000 21 PXK 10/Q1 13/08 Cỏt Hà Bắc m3 7 150.000 1.050.000 ….. …… ... ... ... ... Cộng x x x 232.656.200 Ngày 31 thỏng 08 năm 2011 Ngƣời lập biểu (Ký, họ tờn) Kế toỏn trƣởng (Ký, họ tờn)
Sinh viờn: Cao Thị Hải Linh_QT1202K Trang 63