- Với doanh thu hoạt động tài chớnh: Chứng từ sử dụng gồm cú Giấy bỏo ló
NHẬT Kí CHỨNG TỪ SỐ 10 Ghi cú TK: 711 – Thu nhập khỏc
3.2.3. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn doanh thu, chi phớ và xỏc định kết quả kinh doanh tại Xớ nghiệp Vật tư và Vận tải.
Mục tiờu hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng là tối đa húa lợi nhuận. Để đạt được mục tiờu đú thỡ thực hiện tốt khõu bỏn hàng là rất quan trọng. Nú khụng những gúp phần tạo doanh thu cho Xớ nghiệp mà cũn khẳng định được vị thế của mỡnh trờn thị trường, gúp phần phỏt triển kinh tế nước nhà.
Qua quỏ trỡnh thực tập tại Xớ nghiệp Vật tư và Vận tải, trờn cơ sở tỡm hiểu, vận dụng lý thuyết vào thực tế tại Xớ nghiệp, em nhận thấy cụng tỏc kế toỏn doanh thu, chi phớ và xỏc định kết quả của Xớ nghiệp cũn cú những hạn chế mà nếu được
Sinh viờn: Nguyễn Thuỳ Dương - Lớp QTL 201K 96 khắc phục thỡ phần hành kế toỏn này của Xớ nghiệp sẽ được hoàn thiện và cú hiệu quả cao hơn.
Dưới gúc độ là một sinh viờn, em xin mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến nhỏ về cụng tỏc kế toỏn tại Xớ nghiệp. í kiến mà em đề xuất dưới đõy cú thể chưa được tốt nhất, song em hi vọng sẽ gúp phần vào việc hoàn thiện hơn nữa cụng tỏc kế toỏn doanh thu, chi phớ và xỏc định kết quả kinh doanh tại Xớ nghiệp Vật tư và Vận tải và giỳp cụng tỏc kế toỏn của Xớ nghiệp phự hợp với chế độ quy định.
3.2.3.1 í kiến thứ 1- Hoàn thiện cụng tỏc quản lý cụng nợ.
Thực hiện lập dự phũng phải thu khú đũi:
Để đảm bảo nguyờn tắc thận trọng và giảm mức tối đa những tồn thất về cỏc khoản phải thu khú đũi thỡ việc lập khoản dự phũng phải thu khú đũi là rất cần thiết. Vỡ hoạt động của Xớ nghiệp là hoạt động thương mại, hơn nữa khỏch hàng của Xớ nghiệp là khỏch hàng thường xuyờn với hỡnh thức thanh toỏn chậm nờn khoản phải thu khỏch hàng của Xớ nghiệp là khỏ cao. Cỏc khoản nợ của khỏch hàng là rất lớn nờn nguy cơ mất khả năng thanh toỏn là rất dễ xảy ra nếu khụng lập dự phũng Xớ nghiệp sẽ khụng cú gỡ để bự đắp vào khoản vốn bị mất ấy, từ đú sẽ dẫn đến tỡnh trạng thiếu hụt vốn kinh doanh. Đõy là một điều khụng tốt đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, đặc biệt là doanh nghiệp thương mại nơi mà nguồn vốn kinh doanh nắm giữ một vai trũ vụ cựng quan trọng.
Do vậy, để đảm bảo nguyờn tắc thận trọng, đảm bảo ổn định và chủ động về tài chớnh thỡ việc lập dự phũng phải thu khú đũi là rất cần thiết và thiết thực.
Việc lập dự phũng phải thu khú đũi của Xớ nghiệp nờn dựa vào thụng tư số 13/2006/TT – BTC hướng dẫn về việc lập dự phũng như sau:
Cuối mỗi niờn độ kế toỏn trước khi lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh kế toỏn phải tớnh số nợ cú khả năng khú đũi dựa vào kinh nghiệm, tỡnh hỡnh kinh thực tế của khỏch hàng, dự kiến mức tổn thất cú thể xảy ra hoặc tuổi nợ quỏ hạn của cỏc khoản nợ để lập dự phũng cho cỏc khoản phải thu khú đũi kốm theo cỏc chứng cứ, bằng chứng chứng minh cỏc khoản nợ khú đũi trờn. Trong đú:
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toỏn nhưng khỏch hàng đó lõm vào tỡnh trạng phỏ sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tớch, bỏ trốn, đang bị cơ quan phỏp luật truy tố,…thỡ doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất khụng thu hồi được để trớch lập dự phũng.
- Sau khi lập dự phũng cho từng khoản nợ phải thu khú đũi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phũng cỏc khoản nợ vào bảng kờ chi tiết để làm căn cứ hạch toỏn vào chi phớ quản lý của doanh nghiệp.
Mức trớch lập dự phũng theo quy định của chế độ kế toỏn hiện hành như sau:
+ 30% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 3 thỏng đến < 1 năm + 50% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 1 năm đến < 2 năm + 70% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 2 năm đến < 3 năm.
(Thụng tư TT13/2006 – BTC, ngày 27/02/2006).
Theo quy định hiện hành thỡ cỏc khoản phải thu được coi là khoản phải thu khú đũi phải cú bằng chứng chủ yếu sau:
+ Số tiền phải thu theo dừi được từng đối tượng theo từng nội dung, từng khoản nợ trong đú ghi rừ số nợ phải thu khú đũi.
+ Phải cú chứng từ gốc hoặc giấy xỏc nhận của khỏch nợ về số tiền cũn nợ chưa trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ.
Căn cứ để được ghi nhận là một khoản nợ phải thu khú đũi là:
+ Nợ phải thu quỏ hạn thanh toỏn ghi trong hợp đồng kinh tế, cỏc khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, Xớ nghiệp đó đũi nhiều lần nhưng vẫn chưa đũi được.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toỏn nhưng khỏch hàng đó lõm vào tỡnh trạng phỏ sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tớch, bỏ trốn.
Để phản ỏnh dự phũng phải thu khú đũi kế toỏn sử dụng TK 139 “Dự phũng phải thu khú đũi và chi tiết cho từng khỏch hàng. Vào cuối niờn độ kế toỏn, kế toỏn căn cứ vào cỏc khoản phải thu được xỏc định là khụng chắc chắn thu hồi được thỡ phải trớch lập cỏc khoản dự phũng phải thu khú đũi.
Căn cứ vào quyết định xoỏ nợ về khoản nợ phải thu khú đũi, kế toỏn ghi: Nợ TK 139: tớnh vào nguồn dự phũng (nếu cú)
Nợ TK 642: tớnh vào chi phớ QLDN (nếu chưa lập dự phũng) Cú TK 131, 138: số nợ khú đũi đó xoỏ sổ.
Đồng thời ghi vào Bờn nợ TK 004 “Nợ khú đũi đó xử lý” (Nợ TK 004) để theo dừi thu hồi nợ khỏch hàng cú điều kiện trả nợ. Vỡ theo chế độ tài chớnh hiện
Sinh viờn: Nguyễn Thuỳ Dương - Lớp QTL 201K 98 hành kế toỏn phải theo dừi khoản nợ phải thu khú đũi đó xoỏ sổ trờn TK 004 trong thời gian tối thiểu 5 năm kế từ ngày xoỏ sổ và tiếp tục cú cỏc biện phỏp thu hồi nợ.
Đối với cỏc khoản phải thu khú đũi đó xử lý xoỏ nợ nay thu hồi được, căn cứ vào giỏ trị thực tế của khoản nợ đó thu hồi được, kế toỏn ghi:
Nợ TK 111, 112: số thu hồi được Cú TK 711: ghi tăng thu nhập khỏc
Đồng thời ghi vào bờn Bờn cú TK 004 “Nợ khú đũi đó xử lý” (Cú TK 004 - Số thu hồi được).
Áp dụng chiết khấu thanh toỏn:
Ngoài việc lập dự phũng phải thu khú đũi, Xớ nghiệp cũng nờn ỏp dụng chớnh sỏch chiết khấu thanh toỏn .
Chiết khấu thanh toỏn cho người mua hàng hoỏ dịch vụ là khoản tiền mà khỏch hàng được hưởng do thanh toỏn trước hạn theo thoả thuận khi mua hoặc bỏn để thỳc đẩy khỏch hàng thanh toỏn tiền hàng sớm, trỏnh bị chiếm dụng vốn kinh doanh.
Tuỳ vào đối tượng và thời hạn thanh toỏn mà Xớ nghiệp cú thể đưa ra cỏc tỉ lệ phần trăm chiết khấu phự hợp.
Sau khi xỏc định được mức chiết khấu hợp lý, Xớ nghiệp cần phản ỏnh chiết khấu thanh toỏn vào TK 635 – Chi phớ tài chớnh như sau:
Nợ TK 635: Chi phớ tài chớnh (Chiết khấu thanh toỏn cho khỏch hàng hưởng)
Cú TK 131, 111, 112:
Cuối kỳ, kết chuyển tổng cỏc khoản chiết khấu thanh toỏn cho khỏch hàng phỏt sinh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 911: Xỏc định kết quả kinh doanh
Cú TK 635: Chi phớ tài chớnh (Chiết khấu thanh toỏn cho khỏch hàng).
Một số biện phỏp khỏc:
Ngoài cỏc biện phỏp trờn, để giỳp Xớ nghiệp cú thể nhanh chúng thu hồi cỏc khoản nợ phải thu, hạn chế việc phỏt sinh cỏc khoản chi phớ khụng cần thiết và rủi ro trong kinh doanh, Xớ nghiệp nờn:
- Cú sự ràng buộc chặt chẽ trong hợp đồng mua bỏn, nếu vượt quỏ thời hạn thanh toỏn theo hợp đồng thỡ khỏch hàng sẽ phải chịu lói suất (chậm trả) theo tỷ lệ lói vay quy định tại thời điểm của Ngõn hàng.
- Yờu cầu đặt cọc, tạm ứng hay trả trước một phần giỏ trị đơn đặt hàng.
3.2.3.2 í kiến thứ 2- Hoàn thiện chớnh sỏch ưu đói trong tiờu thụ hàng hoỏ.
Như đó trỡnh bày rừ tỏc dụng của cỏc chớnh sỏch ưu đói trong tiờu thụ hàng hoỏ. Để thu hỳt nhiều khỏch hàng mới mà vẫn giữ chõn được khỏch hàng lớn lõu năm, để tăng doanh thu, tăng lợi nhuận, Xớ nghiệp nờn cú chớnh sỏch khuyến khớch người mua với khối lượng lớn bằng cỏch ỏp dụng chớnh sỏch chiết khấu thương mại.
Chiết khấu thương mại: là khoản tiền mà doanh nghiệp đó giảm trừ cho người mua hàng với khối lượng lớn theo thoả thuận về Chiết khấu thương mại đó ghi trờn hoỏ đơn kinh tế, hợp đồng mua bỏn hoặc cỏc cam kết mua bỏn hàng.
Xớ nghiệp cú thể ỏp dụng chiết khấu thương mại trong một số trường hợp sau: Đối với khỏch hàng thường xuyờn kớ hợp đồng cú giỏ trị lớn với Xớ nghiệp, Xớ nghiệp cú thể: Giảm giỏ trị hợp đồng theo tỷ giỏ phần trăm nào đú trờn tổng trị giỏ hợp đồng.
Đối với khỏch hàng mới - lần đầu mua hàng của Xớ nghiệp nhưng mua hàng với khối lượng lớn, Xớ nghiệp cú thể ỏp dụng tỷ lệ chiết khấu cao hơn nhằm khuyến khớch khỏch hàng tiếp tục mua hàng của Xớ nghiệp với số lượng lớn và trở thành khỏch hàng thường xuyờn, lõu dài của Xớ nghiệp, tạo ra thế cạnh tranh với doanh nghiệp kinh doanh khỏc trờn thị trường.
Để hạch toỏn chiết khấu thương mại, Xớ nghiệp sử dụng TK 521- Chiết khấu thương mại. Khi hạch toỏn phải đảm bảo chỉ hạch toỏn vào tài khoản này những khoản chiết khấu thương mại mà người mua được hưởng. Trong trường hợp người mua hàng nhiều lần mới đạt mức chiết khấu thỡ khoản chiết khấu này được ghi giảm trừ vào giỏ bỏn trờn hợp đồng lần cuối cựng. Trường hợp khỏch hàng khụng trực tiếp mua hàng hoặc khi số tiền chiết khấu thương mại người mua được hưởng lớn hơn số tiền bỏn hàng được ghi trờn hoỏ đơn bỏn hàng lần cuối cựng thỡ phải chi tiền chiết khấu thương mại cho người mua.
Trường hợp người mua hàng với khối lượng lớn được hưởng chiết khấu thương mại, giỏ bỏn phản ỏnh trờn hợp đồng là giỏ đó giảm (đó trừ chiết khấu
Sinh viờn: Nguyễn Thuỳ Dương - Lớp QTL 201K 100 thương mại) thỡ khoản tiền chiết khấu này khụng được hạch toỏn vào TK 521- Chiết khấu thương mại.
Phương phỏp hạch toỏn như sau:
1. Phản ỏnh số Chiết khấu thương mại thực tế phỏt sinh trong kỳ, kế toỏn ghi:
Nợ TK 521 - Chiết khấu thương mại
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (nếu cú) Cú TK 111, 112, 331,…
2. Cuối kỳ, kết chuyển khoản chiết khấu thương mại đó chấp thuận cho khỏch hàng phỏt sinh trong kỳ, kế toỏn ghi:
Nợ TK 511- Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ Cú TK 521 – Chiết khấu thương mại.
3.2.3.3 í kiến thứ 3- Hoàn thiện phần mềm kế toỏn CADS 2002:
Như đó trỡnh bày ở trờn, hệ thống sổ sỏch của phần mềm kế toỏn CADS 2002 mà Xớ nghiệp đang sử dụng bị lỗi, mẫu sổ sỏch chưa đầy đủ, chưa đỳng với quy định chung của Bộ Tài chớnh (QĐ 15/2006 QĐ- BTC ban hành ngày 20/03/06). Mẫu sổ cỏi Xớ nghiệp đang sử dụng được thiết kế cũng chưa phự hợp và khoa học khiến cho gõy khú khăn và mất thời gian cho việc theo dừi, kiểm tra, đối chiếu sổ sỏch và cụng tỏc quản lý. Do đú Xớ nghiệp cần xem xột:
Phƣơng ỏn 1: Xớ nghiệp cú thể thuờ cỏc chuyờn gia nõng cấp phần mềm
kế toỏn CADS 2002 để phần mềm này được tốt hơn, hiệu quả hơn nhất là phần hệ thống sổ sỏch. Điều đú giỳp hệ thống sổ sỏch của Xớ nghiệp được hoàn thiện, đầy đủ và đỳng với cỏc mẫu sổ được ban hành theo Quyết định số 15/2006 – QĐ/BTC của Bộ Tài chớnh và cũng tạo cho việc theo dừi, kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa cỏc sổ sỏch, giữa cỏc sổ với chứng từ kế toỏn khi cần thiết được nhanh chúng, dễ dàng hơn. Hệ thống sổ sỏch sẽ được thiết lập một cỏch khoa học hơn, đầy đủ và phự hợp hơn.
Việc nõng cấp phần mềm kế toỏn của Xớ nghiệp phải theo tiờu chuẩn quy định tại thụng tư 103/2005/TT- BTC của Bộ Tài chớnh (ký ngày 24/11/2005) về việc “Hướng dẫn tiờu chuẩn phần mềm và điều kiện của phần mềm kế toỏn”. Ngoài ra, phần mềm kế toỏn được nõng cấp cần phải khắc phục được hạn chế của phần mềm kế toỏn đang sử dụng, cụ thể:
Việc thiết kế Nhật ký – chứng từ và Bảng kờ: cú đủ 10 Nhật ký chứng từ được đỏnh số từ Nhật ký chứng từ số 1 đến Nhật ký chứng từ số 10 để đảm bảo việc phản ỏnh toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh theo vế Cú của cỏc tài khoản. Về bảng kờ: cú đủ 10 bảng kờ được đỏnh số thứ tự từ Bảng kờ số 1 đến Bảng kờ số 11 (khụng cú Bảng kờ số 7). Mẫu sổ cần được thiết kế theo đỳng mẫu quy định chung của Bộ Tài chớnh và cú thể in ra được khi cần thiết.
Mẫu Sổ cỏi cho hỡnh thức Nhật ký - Chứng từ nờn được thiết kế theo quy định chung của Bộ tài chớnh vỡ: Mẫu sổ cỏi này giỳp kế toỏn dễ dàng kiểm tra, đối chiếu cỏc số liệu, từ đú phỏt hiện được cỏc sai sút để bổ sung, sửa chữa kịp thời.
Dưới đõy là mẫu Sổ cỏi theo quy định chung của Bộ Tài chớnh (Biểu số 3.1):
Phƣơng ỏn 2: Xớ nghiệp cú thể thay thế phần mềm kế toỏn CASD 2002
đang sử dụng bằng phần mềm kế toỏn CADS mới hoặc đi mua phần mềm kế toỏn khỏc thụng dụng hơn của cỏc nhà cung ứng phần mềm kế toỏn chuyờn nghiệp như: BRAVO, MISA, , FAST, SASINOVA, ACMAN,…
Sau đõy là một số phần mềm kế toỏn mà Xớ nghiệp cú thể xem xột lựa chọn phự hợp với mụ hỡnh sản xuất kinh doanh, cơ sở hạn tầng cụng nghệ thụng tin và chi phớ đầu tư của Cụng ty.
Phần mềm Quản trị Tài chớnh Kế toỏn CADS Accounting.Net của Cụng ty CP ứng dụng và phỏt triển phần mềm tin học CADS.
Phần mềm này được thiết kế trờn Cụng nghệ mới nhất của Microsoft phự hợp với những yờu cầu đổi mới, phự hợp với chế độ chớnh sỏch của Bộ tài chớnh ban hành và theo sỏt cỏc bước phỏt triển của lĩnh vực cụng nghệ thụng tin. CADS 2008 cập nhật đầy đủ cỏc thụng tư mới nhất của Bộ Tài chớnh và phự hợp với cỏc chuẩn mực kế toỏn do Bộ tài chớnh ban hành. Với cỏc cụng cụ tinh xảo về phỏt triển giao diện đồ họa, CADS Accounting.Net trở thành phần mềm dễ học, dễ sử dụng nhất hiện nay và cú khả năng cung cấp phong phỳ cỏc chức năng kế toỏn và bỏo cỏo. Hơn thế nữa phần mềm CADS Accounting.Net đó được sử dụng và kiểm nghiệm tại hơn 1.000 doanh nghiệp trong vũng gần 10 năm qua cho thấy sự an toàn, tớnh ổn định và uy tớn, chất lượng của sản phẩm.
Khoỏ luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dõn Lập Hải Phũng
Sinh viờn: Nguyễn Thuỳ Dương - Lớp QTL 201K 102
Biểu số 3.1:
Đơn vị: ………. Mẫu số S05-DN
Địa chỉ: ……… (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Tài khoản: ……….. Số dư đầu năm
Nợ Cú Ghi Cú cỏc TK, đối ứng Nợ với TK này Thỏng 1 Thỏng 2 Thỏng 3 … Thỏng 10 Thỏng 11 Thỏng 12 Cộng Cộng số phỏt sinh Nợ Tổng số phỏt sinh Cú Số dư cuối thỏng Nợ Cú Ngày … thỏng … năm …
Ngƣời ghi sổ Kế toỏn trƣởng Giỏm đốc
Năm 2008, Cụng ty CADS đó đưa ra thị trường một phiờn bản phần mềm quản trị Tài chớnh Kế toỏn mới nhất CADS Accounting.Net 2008 với rất nhiều tớnh năng mới. Trong phiờn bản này đó được cập nhật Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chớnh ban hành ngày 14/09/2006 dành cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ; Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chớnh dành cho cỏc doanh nghiệp lớn; Thụng tư 60/2007/TT-BTC ngày 14/6/2007 của Bộ Tài