Mục đích của việc kiểm kê vật liệu là để xác định lại số lƣợng, giá trị và chất lƣơng của vật tƣ trong kho, phát hiện chênh lệch giữa sổ sách với thực tế nhằm bảo vệ tài sản và chấn chỉnh công tác quản lý vật tƣ ở công ty.
Cũng nhƣ các doanh nghiệp khác, theo quy định của Nhà nƣớc mỗi năm Công ty CP HAPACO H.P.P tiến hành kiểm kê hàng tồn kho và các tài sản khác một lần vào cuối mỗi năm. Trƣớc mỗi lần kiểm kê, đƣợc sự thông báo của hội đồng kiểm kê, thủ kho phải hoàn tất thẻ kho để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm kê. Đồng thời, ở phòng kế toán, các sổ kế toán về vật tƣ đều đƣợc khóa sổ sau khi kế toán tính ra giá trị tồn kho của vật tƣ. Thông qua việc cân, đo, đong, đếm,… hội đồng kiểm kê phát hiện kết quả kiểm kê trên biên bản kiểm kê vật tƣ. Căn cứ vào biên bản kiểm kê này, giám đốc công ty cùng với hội đồng kiểm kê sẽ có những quyết định thích hợp nhƣ: thanh lý, nhƣợng bán, quyết định đòi bồi thƣờng nếu các cá nhân làm mất hoặc hỏng … Căn cứ vào các biên bản xử lý kết quả kiểm kê kế toán tiến hành ghi sổ cho niên độ mới tiếp theo.
Biên bản đƣợc lập thành 2 bản:
- 1 bản phòng kế toán lƣu
- 1 bản thủ kho lƣu
Nhìn chung công tác quản lý vật tƣ của công ty là khá tốt nên không có trƣờng hợp mất mát, chỉ có một vài trƣờng hợp thiếu, bị hƣ hỏng do nguyên nhân khách quan.
Ví dụ 9: Theo kết quả kiểm kê nguyên vật liệu ngày 31/12/2010, hội đồng
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 88 Biểu 2.24: Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƢ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA
- Thời điểm kiểm kê: 8 giờ ngày 31 tháng 12 năm 2010
- Ban kiểm kê gồm:
Ông/ Bà: Hoàng Văn Đông Chức vụ: Trƣởng phòng KCS Đại diện: Phòng KCS Trƣởng ban Ông/ Bà: Đặng Thị Phƣơng Chức vụ: Thủ kho Đại diện: Phòng Vật tƣ Ủy viên Ông/ Bà: Phạm Thị Hồng Chức vụ: Kế toán trƣởng Đại diện: Phòng Kế toán Ủy viên
- Đã kiểm kê kho nguyên vật liệu chính có những mặt hàng dƣới đây: S T T Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Mã số Đơn vị tính Đơn giá
Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất
Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiên Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất SL TT SL TT A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Giấy lề
OCC (nội) OCC1 Kg 4.256 269.511 1.147.291.174 269.511 1.147.291.174 - - - - 2 Giấy lề
ONP (nội) ONP1 Kg 5.444 81.699 444.807.600 81.699 444.807.600 - - - -
… ….
Cộng 6.735.665.185 6.735.665.185
Chúng tôi cùng thống nhất với số lƣợng hàng đã kiểm kê trên.
Ngày 31 tháng 12 năm 2010
Giám đốc Kế toán trƣởng Thủ kho Trƣởng ban kiểm kê
(Ý kiến giải quyết số chênh lệch) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 89
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN HAPACO H.P.P