Khi công ty mua vật liệu ngoài thƣờng có 2 trƣờng hợp xảy ra:
- Trƣờng hợp 1: Nguyên vật liệu mua về nếu dự trữ tại kho thì tiến hành thủ tục nhập kho, sau đó theo yêu cầu sản xuất của sản phầm sẽ tiến hành xuất vật tƣ.
- Trƣờng hợp 2: Do nhu cầu cần vật liệu ngay nên nguyên vật liệu mua về đƣợc chuyển thẳng tới bộ phận sản xuất. Trong trƣờng hợp này, mặc dù không nhập kho nhƣng kế toán vẫn tiến hành làm thủ tục nhập kho, xuất kho nhƣ trƣờng hợp 1. Nhƣ vậy, việc thực hiện các thủ tục nhập xuất kho (trong khi không nhập, xuất kho) nhiều khi chỉ mang tính hình thức, sẽ hao phí về lao động kế toán, thủ tục rƣờm rà. Trƣờng hợp này công ty chỉ cần làm thủ tục kiểm nghiệm vật tƣ và làm biên bản giao nhận vật tƣ làm căn cứ hạch toán chi phí nguyên vật liệu không qua kho, vừa giảm bớt thủ tục ghi chép cho kế toán và thủ kho, vừa phản ánh kịp
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 101
thời số liệu hạch toán hàng tồn kho.
BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƢ
Ngày …… tháng …… năm …… Chúng tôi gồm:
- Ông (bà): ……… Ngƣời cung ứng
- Ông (bà): ……… Ngƣời nhận
Đã tiến hành bàn giao sử dụng vật tƣ sau đây:
STT Quy cách, chủng loại vật tƣ Đơn vị tính Số lƣợng
Đại diện bên cung ứng Đại diện bên nhận
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biên bản trên đƣợc lập ngay tại chỗ, sau đó chuyển hóa đơn, biên bản lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.