- Đơn vị: Tổ:
5. Kết cấu của đề tài
2.1.3 Chức năng và Nhiệm vụ của từng bộ phận
a. Ban Giám đốc:
Giám đốc Cơng ty
- Giám đốc, phụ trách điều hành chung mọi mặt hoạt động của Cơng ty theo quy định tại điều lệ Cơng ty.
- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực cơng tác sau:
+ Cơng tác tổ chức sản xuất, tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương , tiền cơng; + Cơng tác kế hoạch kinh doanh, đầu tư phát triển;
+ Cơng tác tài chính kế tốn ; mua sắm vật tư, phương tiện và thiết bị; + Cơng tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, tuyên truyền báo chí;
+ Cơng tác đối ngoại, bảo vệ nội bộ, thanh tra pháp chế.
- Ký kết các hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động và các loại hợp đồng khác . - Ký séc.
- Chủ tịch Hội đồng lương, Hội đồng thi đua khen thưởng, Hội đồng nhà đất, Hội đồng thanh lý tài sản.
Phĩ Giám đốc Cơng ty – ( Phụ Trách Kỹ Thuật).
- Phụ trách các cơng tác sau:
+ Cơng tác sửa chữa thường xuyên ( định kỳ , SC khẩn cấp ); + Cơng trình SXKD ngồi cơng ích lĩnh vực tín hiệu , điện; + Cơng tác kỹ thuật chung về thơng tin , tín hiệu , điện;
+ Cơng tác thực hiện đảm bảo an tồn chạy tầu , an tồn thiết bị , an tồn giao thơng Đường sắt;
+ Cơng tác khoa học cơng nghệ, đề tài khoa học kỹ thuật, sáng kiến. - Chủ tịch Hội đồng khoa học kỹ thuật, sáng kiến cải tiến.
- Trưởng Ban phịng chống lụt bão, cứu nạn. - Ký séc khi Giám đốc phân cơng.
- Thay mặt Giám đốc giải quyết cơng việc khi được Giám đốc phân cơng. Phĩ Giám đốc Cơng ty- ( Phụ trách Hành chính)
- Phụ trách các cơng tác sau:
+ Cơng tác hoạt động kinh doanh dịch vụ;
+ Cơng tác hành chính quản trị , thiết bị và dụng cụ văn phịng;
SVTH: Nguyễn Tài Phú – Lớp Đ08QBK1 Trang 38
Khĩa luận tốt nghiệp đại học Chương 2: Thực trạng Cơng tác TD ĐT&PTNNL
+ Cơng tác bảo vệ , an ninh , quốc phịng , phịng chống cháy nổ; + Cơng tác quản lý nhà đất , chính quy văn hố , văn hĩa và thể thao + Cơng tác duy trì và cải tiến HTQLCL ISO 9001: 2008;
+ Cơng tác giáo dục đào tạo ; cơng tác bảo hộ và an tồn lao động , bảo hiểm xã hội , y tế;
+ Cơng tác quản lý thiết bị , vật tư , vật liệu, kiểm kê hành năm . - Đại diện lãnh đạo HTQLCL của Cơng ty.
- Trưởng Ban vì sự tiến bộ của phụ nữ. - Ký séc khi Giám đốc phân cơng. . - Chủ tịch Hội đồng văn hố thể thao .
- Thay mặt Giám đốc giải quyết cơng việc khi được Giám đốc phân cơng.
b. Bộ phận tham mưu.
1. Phịng Hành chính - Tổng hợp
Chức năng
Phịng Hành chính – Tổng hợp là bộ phận tham mưu cho Giám đốc Cơng ty về : • Hành chánh quản trị văn phịng
• Văn thư lưu trữ, đánh máy • Quản lý trang thiết bị văn phịng
• Quản lý nhà cửa đất đai của Cơng ty, các khu tập thể, • Quản lý phương tiện vận tải
• Khen thưởng, kỷ luật, thi đua tuyên truyền văn thể, • Tổ chức khánh tiết,
• Hoạt động dịch vụ nhà khách, nghỉ dưỡng, điện thoại khu vực Sài Gịn • Các cơng tác khác cĩ liên quan
Nhiệm vụ
• Tham mưu cho Cơng ty và lập kế hoạch năm về chi phí hành chính, xây dựng định mức chi phí văn phịng phẩm, điện nước, điện thoại, nhiên liệu, phương tiện vận tải v.v…; giám sát, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch chi phí của cơ quan và các Trung tâm.
• Tổ chức quản lý điều hành cơng tác hành chính, văn thư lưu trữ :
SVTH: Nguyễn Tài Phú – Lớp Đ08QBK1 Trang 39
Khĩa luận tốt nghiệp đại học Chương 2: Thực trạng Cơng tác TD ĐT&PTNNL
- Tiếp nhận đăng ký, chuyển giao văn bản, tài liệu, fax. Theo dõi quá trình luân chuyển văn bản theo địa chỉ; kiểm tra thể thức văn bản, quản lý con dấu
- Lưu trữ, sắp xếp cơng văn tài liệu hồ sơ ngăn nắp, khoa học để phục vụ việc cập nhật và truy cập được nhanh chĩng, thuận tiện. Thực hiện việc lưu trữ văn thư, tài liệu theo đúng quy định, đảm bảo quy chế bảo mật
• Tổ chức, phục vụ tiếp khách các cuộc họp, hội nghị, đại hội của Cơng ty. Thực hiện và theo dõi chế độ thơng tin báo cáo cơng tác tháng, quý, năm. Thơng báo bằng văn bản kết luận hội nghị đến các đơn vị căn cứ thực hiện
• Hướng dẫn, theo dõi, đơn đốc, kiểm tra các đơn vị trong Cơng ty Thực hiện các nghiệp vụ hành chính quản trị. Tham mưu cải tiến thủ tục hành chính đảm bảo ngắn gọn, nhanh nhậy, kịp thời. Giao tiếp với khách đến làm việc cĩ thái độ lịch sự, nhã nhặn thực hiện “Văn minh hành chính”.
• Ký giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy đi tàu việc riêng, giấy giới thiệu thơng thường (phạm vi cơ quan cơng ty), ký các bản sao.
• Đánh máy và sao chụp các văn bản đã được lãnh đạo duyệt. Hồn thành các bản sao chụp đảm bảo trung thực, đúng số lượng, chất lượng rõ ràng. Cĩ trách nhiệm giữ bí mật các nội dung đánh máy, sao chụp, khơng để lộ thơng tin, các văn bản, số liệu, khơng cung cấp số liệu cho người khác (trừ khi cĩ lệnh của Giám đốc Cơng ty) • Theo dõi, quản lý nhà đất, các trang thiết bị, dụng cụ, tài sản, điện, nước của Cơng
ty, tham gia kiểm kê và báo cáo định kỳ theo chế độ quy định cơ quan Cơng ty; bảo vệ, giữ gìn vệ sinh mơi trường khu vực trụ sở Cơng ty.
• Quản lý và sử dụng các loại phương tiện, thường xuyên kiểm tra, duy tu bảo dưỡng, chuẩn bị xe ở trạng thái tốt sạch sẽ và đảm bảo an tồn, sẵn sàng phục vụ nhiệm vụ SXKD và sinh hoạt của Cán bộ CNVC Cơng ty.
• Theo dõi và thực hiện các cơng tác Thi đua – khen thưởng • Phối hợp với Cơng Đồn tổ chức các phong trào thi đua • Kiểm tra và đánh giá việc thực hiện Chính quy văn hĩa
• Theo dõi và thực hiện các cơng tác Thi đua – khen thưởng – kỷ luật – Chính quy văn hĩa
• Quản lý hoạt động cĩ hiệu quả dịch vụ nhà khách Sài Gịn, nhà nghỉ dưỡng Đà Lạt và dịch vụ điện thoại.
SVTH: Nguyễn Tài Phú – Lớp Đ08QBK1 Trang 40
Khĩa luận tốt nghiệp đại học Chương 2: Thực trạng Cơng tác TD ĐT&PTNNL
• Thực hiện các Nhiệm vụ do Pháp luật và các cấp cĩ thẩm quyền quy định.
• Các cơng tác khác do ban Giám đốc giao.
2 Phịng Tổ chức chất lượng
Chức năng
Phịng Tổ chức - Lao động là bộ phận tham mưu cho Giám đốc Cơng ty về : • Cơng tác Tổ chức cán bộ - lao động,
• Các chính sách BHXH, BHYT,
• Cơng tác định mức lao động, tiền lương, tiền thưởng, • Cơng tác giáo dục đào tạo,
• Hệ thống Quản lý Chất lượng, • Cơng tác Bảo hộ lao động. • Cơng tác thanh tra, pháp chế, • Các cơng tác khác cĩ liên quan
Nhiệm vụ
• Tham mưu xây dựng quy hoạch, mơ hìh tổ chức sản xuất, kinh doanh của cơng ty. • Xây dựng mơ hình, phương án tổ chức: thành lập, tách nhập, giải thể, quy định chức năng, nhiệm vụ, Ngành nghề kinh doanh, con dấu).
• Xây dựng các văn bản về hoạt động tổ chức sản xuất ( Điều lệ, cơ chế, Quy chế, phân cấp lên quan đến hoạt động của Cơng ty. . . )
• Tham mưu về Cơng tác án bộ và lao động: xây dựng, tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, đáh giá nhận xét cán bộ, quản lý sử dụng, phân cơng cán bộ; hướng dẫn các quy định quản lý, phân cấp quản lý cán bộ trong Cơng ty.
• Thực hiện quy trình bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, luân chuyển, điều động, khen thưởng, kỷ luật, giải quyết chính sách đối với cán bộ ( giải quyết hoặc tham gia giải quyết khiếu nại tố cáo về cán bộ), lưu trữ hồ sơ, báo cáo về cơng tác cán bộ.
• Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định về tuyển dụng, ký kết, chấm dứt HĐLĐ, kỷ luật lao động; xây dựng các Tiêu chuẩn lao động, cơ cấu định biên lao động từng thời kỳ; kiểm tra phân tích, báo cáo kết quả thực hiện tuyển dụng, sử dụng lao động.
• Thực hiện các nghiệp vụ quản lý lao động và hồ sơ ( cập nhật, bổ sung lý lịch, quản lý hồ sơ, . . . ).
• Xây dựng và bổ sung các Định mức lao động, tiền lương.
SVTH: Nguyễn Tài Phú – Lớp Đ08QBK1 Trang 41
Khĩa luận tốt nghiệp đại học Chương 2: Thực trạng Cơng tác TD ĐT&PTNNL
• Xây dựng, trình cấp trên thẩm định quy chế lương; tham mưu tổ chức thực hiện thi nâng bậc, xét nâng lương hàng năm.
• Xây dựng kế hoạch tiền lương của Cơng ty, các đơn vị; Giao và theo dõi việc thực hiện Kế hoạch tiền lương ; Theo dõi và thống kê cơng tác tiền lương; giải qyết các khiếu nại, vướng mắc về chính sách tiền lương.
• Tham mưu triển khai thực hiện các chính sách về BHXH (chi trả kinh phí BHXH & BHYT, chế độ cho người lao đọng và các cấp liên quan theo quy định).
• Thực hiện các nghiệp vụ về Cơng tác BHXH & BHYT(tham mưu giải quyết các tồn đọng, vướng mắc, lập hồ sơ, phân tích đánh giá tình hình thục hiện theo quy định).
• Xây dựng các Kế hoạch, tổ chức kiểm tra, giám sát thực hiện về cơng tác An tồn Lao động, vệ sinh mơi trường và Bảo hộ lao động.
• Phối hợp tổ chức huấn luyện, hội thi và thực hiện các cơng tác khác về An tồn vệ sinh Lao động, Bảo hộ lao động, Phịng chống cháy nổ, Bảo vệ Quân sự, Thanh tra kiểm tra …thống kê báo cáo, đánh giá tình hình và đề xuất giải pháp bảo đảm ATLĐ, VSMT.
• Xây dựng Kế hoạch duy trì và cải tiến HTQLCL của Cơng ty
• Tham mưu việc xây dựng Mục tiêu Chất lượng các cấp • Xây dựng Kế hoạch soạn thảo và cải tiến tài liệu HTQLCL
• Tổ chức các hoạt động Xem xét của lãnh đạo, đánh giá và nghiệm thu, . . • Theo dõi và báo cáo việc thực hiện duy trì và cải tiến HTQLCL
• Xây dựng Chương trình đào tạo hàng năm • Tổ chức các khĩa đào tạo
• Tổ chức Kiểm tra trình độ nghề nghiệp (kể cả Luật lệ định kỳ, An tồn lao động…) • Tham mưu xử lý các vụ việc vi phạm kỷ luật lao động, theo quy định NQLĐ và pháp luật hiện hành.
• Thực hiện các Nhiệm vụ do Pháp luật và các cấp cĩ thẩm quyền quy định. • Các cơng tác khác do Ban Giám đốc giao
3. Phịng Kỹ thuật – Thiết kế
Chức năng
Phịng Kỹ thuật - Thiết kế là bộ phận tham mưu cho Giám đốc Cơng ty về : • Đảm bảo an tồn chạy tàu và nâng cao chất lượng thiết bị TTTH - Đ
• Cơng tác kỹ thuật Thơng tin tín hiệu-Điện và khai thác Điện thoại Điện báo,
SVTH: Nguyễn Tài Phú – Lớp Đ08QBK1 Trang 42
Khĩa luận tốt nghiệp đại học Chương 2: Thực trạng Cơng tác TD ĐT&PTNNL
• Cơng tác thiết kế và Giám sát các Cơng trình
• Khoa học kỹ thuật cơng nghệ, cải tiến sáng kiến hợp lý hĩa • Đầu tư thiết bị mới phục vụ sản xuất kinh doanh
• Các cơng tác khác cĩ liên quan
Nhiệm vụ
• Chỉ đạo, giám sát các Trung tâm TTTH-Đ thực hiện cơng tác quản lý kỹ thuật, duy tu, sửa chữa thiết bị TTTH-Đ, đề xuất Chương trình kỹ thuật của Cơng ty.
• Thực hiện các chế độ kiểm tra, giám sát để kịp thời phát hiện, xác định rõ nguyên nhân, chỉ đạo xử lý nhanh những tồn tại của thiết bị TTTH-Đ và đề xuất các biện pháp phịng ngừa trở ngại cĩ hiệu quả.
• Theo dõi, phân tích tình hình hoạt động và trở ngại thiết bị TTTH-Đ hàng ngày, tháng, quý, chỉ đạo giải quyết kịp thời trở ngại đảm bảo an tồn chạy tàu.
• Chủ trì nghiên cứu để trên cơ sở các QTQP, quy định… của Ngành xây dựng các tiêu chuẩn, quy định, quy trình, hướng dẫn… phù hợp với thực tế của Cơng ty.
• Phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện của các chức danh cĩ liên quan đến cơng tác phục vụ chạy tàu về QTQP, quy định, hướng dẫn… do cấp trên, Cơng ty ban hành. • Khảo sát, thiết kế các cơng trình về TTTH-Đ được giao và phối hợp với các đơn vị liên quan để trình duyệt cấp trên.
• Chỉ đạo, giám sát các đơn vị thi cơng cơng trình đảm bảo chất lượng, tiến độ, an tồn thi cơng và an tồn chạy tàu.
• Tham gia nghiệm thu chất lượng sản phẩm sửa chữa thường xuyên kết cấu hạ tầng TTTH ĐS của các Trung tâm và các cơng trình sửa chữa, xây dựng hệ thống thiết bị TTTH- Đ.
• Thường trực ban phịng chống bão lũ của Cơng ty, xây dựng phương án phịng chống bão lũ hàng năm, hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra cơng tác phịng chống bão lũ của các đơn vị.
• Chủ trì cơng tác nghiên cứu, ứng dụng cơng nghệ mới, sáng kiến cải tiến kỹ thuật, hợp lý hĩa sản xuất, thường trực hội đồng xét duyệt khen thưởng sáng kiến cải tiến, hợp lý hĩa sản xuất.
• Chỉ đạo các đơn vị điều tra tình trạng thiết bị TTTH-Đ để đề xuất các biện pháp, chủ trương kỹ thuật đưa vào kế hoạch sản xuất hàng năm, hàng quý.
SVTH: Nguyễn Tài Phú – Lớp Đ08QBK1 Trang 43
Khĩa luận tốt nghiệp đại học Chương 2: Thực trạng Cơng tác TD ĐT&PTNNL
• Tham mưu cho Giám đốc Cơng ty các thủ tục đưa thiết bị vào khai thác hoặc đình chỉ hoạt động khi phát hiện nguy cơ mất an tồn chạy tàu hoặc an tồn lao động.
• Tham gia tổ chức thi nâng bậc hàng năm cho cơng nhân, đề xuất các lớp học nghiệp vụ cho cán bộ, cơng nhân.
• Đề xuất Cơng ty khen thưởng hoặc kỷ luật đối với các đơn vị và cá nhân về cơng tác quản lý bảo trì, sửa chữa hệ thống TTTH-Đ và đảm bảo ATCT.
• Chỉ đạo Đội Bảo dưỡng - Cứu chữa thực hiện các nhiệm vụ được giao và tiến hành nghiệm thu định kỳ rơ le.
• Thực hiện các Nhiệm vụ do Pháp luật và các cấp cĩ thẩm quyền quy định. Các cơng tác khác do Ban Giám đốc giao
4. Phịng Kế hoạch - Kinh doanh
Chức năng
Phịng Kế hoạch - Kinh doanh là bộ phận tham mưu cho Giám đốc Cơng ty về :
• Cơng tác xây dựng, chỉ đạo thực hiện và kiểm tra thực hiện các kế hoạch và nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh của Cơng ty.
• Xây dựng các định mức tiêu hao vật tư duy tu thiết bị TTTH-Điện, phương tiện dụng cụ sản xuất máy cơng cụ ....
• Mua sắm, cung ứng vật tư chủ yếu, chuyên ngành, thiết bị, phụ tùng linh kiện trên cơ sở định mức theo kỳ kế hoạch đã được duyệt.
• Thực hiện các Thủ tục Cơng trình SCKC, thủ tục ban đầu các cơng trình SCL, kinh doanh ngồi cơng ích.
• Theo dõi, tham mưu hoạt động dịch vụ, Thương mại tồn Cơng ty. • Các cơng tác khác cĩ liên quan
Nhiệm vụ:
• Lập, bảo vệ, trình duyệt dự tốn cơng trình SCTX định kỳ CSHT ĐS hàng năm với Tổng Cơng ty ĐS Việt Nam. Phối hợp với các đơn vị cĩ tư cách pháp nhận lập và trình duyệt các cơng trình kiến trúc. Lập báo cáo đầu tư và trình duyệt mua sắm thiết bị thuộc nguồn vốn KHCB, Đầu tư phát triển. Lập và trình duyệt phương án tác nghiệp SCTX định kỳ CSHT ĐS hàng quý (trên cơ sở tổng hợp các phương án tác nghiệp của các Trung tâm), cơng trình duy tu tập trung với Phân ban Quản lý CSHT ĐS Khu vực 3.
SVTH: Nguyễn Tài Phú – Lớp Đ08QBK1 Trang 44
Khĩa luận tốt nghiệp đại học Chương 2: Thực trạng Cơng tác TD ĐT&PTNNL
• Quan hệ với các đơn vị trong và ngồi ngành để biết kế hoạch hàng năm về các cơng trình SCL, cơng trình thuộc ngân sách Nhà nước, các dự án liên quan đến ngành ĐS, tìm kiếm các cơng trình ngồi phù hợp với khả năng nguồn lực hiện cĩ của Cơng ty.