Phần mềm cho phép máy tính biểu diễn dữ liệu dưới dạng bảng và thực hiện tính toán với dữ liệu đó được gọi với tên chung là chương trình bảng tính như các chương trình sau: Excel của hãng Microsoft, Corel Quattro Pro của Corel, Lotus 1-2-3 của IBM ... Microsoft Excel là chương trình bảng tính được sử dụng nhiều nhất hiện nay
* Các chương trình bảng tính có một số đặc điểm chung cơ bản sau đây:
a) Giao diện: Màn hình làm việc của chương trình bảng tính là các trang tính có dạng bảng được chia
thành nhiều hàng, cột và ô. Dữ liệu được lưu trên các ô này
b) Dữ liệu: Chương trình bảng tính có khả năng xử lý nhiều kiểu dữ liệu khác nhau như: số, ký tự, ngày
tháng ...
c) Khả năng sử dụng công thức: Trong các chương trình bảng tính, ta có thể sử dụng các công thức để
tính toán
d) Khả năng trình bày: Các chương trình bảng tính còn hỗ trợ cho chúng ta rất nhiều khả năng để trình
bày bảng tính trở nên đẹp và sinh động hơn
e) Dễ dàng sửa đổi: Trong chương trình bảng tính, ta có thể dễ dàng sửa đổi , sao chép, di chuyển nội
dung của các ô, thêm, bớt, xóa hàng cột, ô
f) Khả năng sắp xếp và lọc dữ liệu: Chương trình bảng tính có khả năng sắp xếp và lọc các hàng, cột
một cách nhanh chóng
g) Tạo biểu đồ: Là một tính năng mở rộng của các chương trình bảng tính
Chương trình bảng tính Microsoft Excel là chương trình thông dụng và được sử dụng nhiều nhất hiện nay, do đó trong phần này, chúng ta sẽ cùng đi thảo luận về các tính năng và phương pháp thực hiện để sử dụng một cách tương đối thành thạo chương trình bảng tính Excel