1. Khởi động thoát khỏi Excel:
Microsoft Excel và Microsoft Word là hai chương trình nằm trong bộ Microsoft Office do hãng Microsoft cung cấp do đó việc khởi động, lưu bảng tính và thoát khỏi Excel ta cũng thực hiện một trong những thao tác tương tự như khi sử dụng Word (Chú ý: Biểu tượng Word và Excel khác nhau). Hình sau đây là biểu tượng của phần mềm Excel.
2. Màn hình làm việc của Excel:
Vì các lý do vừa nêu ở trên mà màn hình làm việc của chương trình Word và Excel có nhiều điểm tương đồng giống nhau: Đều bao gồm thanh tiêu đề, thanh bảng chọn, thanh công cụ chuẩn, thanh công cụ định dạng, thanh công cụ vẽ. Tuy nhiên, do những đặc trưng riêng về chương trình bảng tính, màn hình làm việc của Excel có một số thay đổi so với màn hình làm việc của Word, đó là những thay đổi sau:
- Trên thanh bảng chọn của màn hình Excel, không có bảng chọn Table, thay vào đó là bảng chọn Data gồm các lệnh dùng để xử lý dữ liệu
- Ngoài các thanh vừa nêu ở trên màn hình Excel còn có thêm thanh công thức dùng để nhập hiển thị dữ liệu và các công thức trong ô tính, tạm gọi là thanh tên hàng và thanh tên cột chứa tên của các hàng và các cột trên trang tính, hộp tên ô để hiển thị tên ô đang được chọn
- Con trỏ văn bản trên màn hình làm việc của Excel không xuất hiện liên tục như trong Word. Nó chỉ xuất hiện trong quá tình nhập dữ liệu cho ô tính hoặc nháy đúp chuột vào ô tính
- Con trỏ chuột trong vùng làm việc của Excel không có hình chữ I mảnh như trong Word mà có hình dạng một dấu chữ thập trắng (hình 69)
- Trong màn hình Excel không có thước ngang và thước dọc
Như vậy, ta thấy các thành phần chính trên màn hình làm việc của Excel là bảng tính, cột, hàng, và ô. Có một số vấn đề ta cần nhận ra khi làm viêc với chương trình bảng tính Excel:
- Khi làm việc với các trang tính trong một bảng tính Excel, giao diện ta nhìn thấy hoàn toàn là các hàng, cột và ô là vị trí giao nhau giữa một hàng và một cột
- Tên của ô: Trên màn hình làm việc của Excel, ta nhìn thấy được thanh tên hàng và thanh tên cột dùng để chứa tên của các hàng và các cột trong một bảng tính Excel. Các cột được đánh số theo thứ tự bắt đầu từ A,
Hình 68. Biểu tượng Excel
Thanh tiêu đề Thanh bảng chọn
Thanh công cụ chuẩn Thanh công cụ định dạng Hộp tên ô Thanh tên hàng Vùng làm việc Thanh công cụ vẽ Nhãn trang tính Thanh công thức
Thanh tên cột Con trỏ chuột
Hình 69. Màn hình làm việc của Excel
B, ..., AA, ... đến IV, các hàng được đánh số theo thứ tự bắt đầu từ 1, 2, 3 ... Ô là vị trí giao nhau giữa một hàng và một cột nên tên của một ô sẽ bao gồm tên cột và hàng giao nhau đó. VD: Ô là vị trí giao nhau giữa cột B và hàng 3 sẽ có tên là B3.
- Trong một bảng tính có thể có nhiều trang tính. Để hiểu được vấn đề này, ta có thể liên tưởng đến hình ảnh một quyển vở, một quyển vở có thể chứa nhiều trang giấy, mỗi trang giấy là một trang tính, quyển vở chính là bảng tính. Mỗi trang tính được gán cho một nhãn như hình 69, nháy chuột tại vị trí nhãn, trang tính tương ứng sẽ được chọn và hiển thị trên màn hình. Ta có thể đổi tên nhãn một trang tính lại theo ý thích của mình bằng cách chọn trang tính đó -> Chọn Format -> Sheet -> Rename hoặc nháy chuột phải chọn Rename.
3. Nhập dữ liệu:
Muốn nhập dữ liệu vào một ô nào trên trang tính, trước hết ta nháy chuột vào ô đó để chọn (kích hoạt) nó. Ta có thể dùng các phím mũi tên trên bàn phím để thay đổi việc chọn các ô theo chiều di chuyển của dấu mũi tên tương ứng. Việc nhập dữ liệu vào một ô cũng tương tự như việc nhập dữ liệu trong Word. Sau khi nhập dữ liệu vào một ô xong, nhấn phím Enter
• Chú ý: Tại một thời điểm chỉ được chọn (kích hoạt) và thực hiện việc nhập dữ liệu cho một ô duy nhất
trên trang tính
Bài 2: DỮ LIỆU TRÊN TRANG TÍNH
Chương trình bảng tính cho phép ta các khả năng để xử lý, thao tác với dữ liệu được lưu trong các ô tính. Việc xử lý trên mỗi kiểu dữ liệu khác nhau là khác nhau. Chính vì các lý do trên, trong bài này, ta sẽ cùng thảo luận về các kiểu dữ liệu thường được dùng trong Excel:
1. Dữ liệu kiểu số:
- Là dãy các số 0,1,2 .. 9. Ngoài ra còn có thêm các dấu cộng (+) để chỉ số dương, dấu (-) để chỉ số âm và dấu % để chỉ thể hiện dạng phần trăm, các dấu (,) hoặc (.) để ngăn cách phần nguyên và phần phân trong trường hợp số dạng thập phân
VD: 1500, 76.89, +567, 56% là các dữ liệu kiểu số
345a, 6789.y89, 234d% không phải là các dữ liệu kiểu số - Excel mặc định canh phải dữ liệu kiểu số trong ô tính - Các phép toán có thể thực hiện đối với dữ liệu kiểu số:
+ Các phép toán số học: cộng, trừ, nhân chia, phép lấy lũy thừa, phép lấy phần trăm + Các phép toán so sánh: Cho một trong hai kết quả là đúng sai. VD: 5>7 cho kết quả sai
- Trong truờng hợp dãy số dài hơn độ rộng của cột, số sẽ được chuyển về dạng thể hiện khoa học (sử dụng chữ E) để trở nên ngắn gọn hơn. VD: 2000000 = 2.106 -> Dạng thể hiện khoa học của số 2000000 là 2E+6. Nếu đã được chuyển qua dạng thể hiện khoa học rồi mà vẫn còn dài hơn độ rộng của cột thì dữ liệu trong ô tính không bị mất đi nhưng ta sẽ thấy xuất hiện dãy các ký hiệu ## trong ô tính, ta cần phải tăng thêm độ rộng của cột chứa ô đó để hiển thị hết các số
2. Dữ liệu kiểu ký tự:
- Dữ liệu kiểu ký tự là các chữ cái, chữ số, và các ký hiệu khác như *, /, &, # ... VD: Nguyễn Văn A, Quý 1, TP. Hồ Chí minh là các dữ liệu kiểu ký tự
- Excel mặc định canh trái dữ liệu kiểu ký tự
- Các phép toán thường thực hiện với dữ liệu kiểu ký tự:
+ Phép toán ghép hai dãy ký tự: Cho kết quả là dãy ký tự được nhập từ hai dãy ký tự ban đầu
+ Phép toán so sánh hai dãy ký tự: Sẽ bắt đầu so sánh hai ký tự đầu tiên, nếu hai ký tự đầu tiên giống nhau, căn cứ vào ký tự thứ hai để só sánh ... Kết quả thu được là một trong hai giá trị là đúng hoặc sai. VD: Quang Nam < Quang Ngai cho giá trị là đúng
* Chú ý: Xét trường hợp dùng 3 ký hiệu để biểu diễn cho STT của một trang tính nào đó, số thứ tự của người đầu tiên sẽ là 001. Nhưng khi ta nhập 001 vào ô tương ứng thì do các ký tự đều là các ký tự số nên Excel sẽ tự động bỏ di các số 0 và chỉ hiện thị là 1, vậy không thỏa mãn được yêu cầu của người dùng. Để xử lý được
Biểu diễn dữ liệu kiểu số
dạng bình thường Biểu diễn dữ liệu kiểu số thể hiện khoa học
Trường hợp ô tính không đủ rộng để thể hiện số
tình huống trên và các tình huống tương tự như vậy ta đặt dấu nháy đơn (') trước dãy số nhập vào. VD: '001. Khi đó dấu nháy đơn (') sẽ tự động mất đi và trong ô ta chỉ thấy dãy số nguyên vẹn như đã nhập vào ban đầu. VD: 001
3. Dữ liệu thời gian:
Dữ liệu thời gian là kiểu dữ liệu số đặc biệt gồm hai loại: Ngày tháng và thời gian, ta chỉ xét dữ liệu dạng ngày tháng. Mặc dù biểu diễn dạng ngày tháng nhưng Excel lại hiểu các dữ liệu dạng ngày tháng dưới dạng các số tự nhiên với quy ước ngày 1 tháng 1 năm 1900 ứng với số 1 và cứ sau mỗi ngày, số này tăng thêm một đơn vị.
- Để nhập dữ liệu dạng ngày tháng, ta sử dụng một trong hai dấu nháy "/" hoặc dấu "-" làm dấu phân cách giữa ngày tháng và năm. VD: 25/06/1998 hoặc 25-06-1998
- Excel mặc định canh phải dữ liệu dạng ngày tháng trong ô tính
- Do được Excel hiểu là dữ liệu số nên ta có thể sử dụng tất cả các phép toán được trình bày trong dữ liệu kiểu số đối với dữ liệu kiểu ngày tháng
VD: 03/01/1900 - 01/01/1900 = 2
4. Dữ liệu kiểu lôgic:
- Chỉ gồm một trong hai giá trị là TRUE tương ứng với đúng và FALSE tương ứng với sai - Excel mặc định canh giữa dữ liệu kiểu lôgic
- Các phép toán có thể thực hiện đối với dữ liệu kiểu lôgic là các phép toán lôgic: AND, OR, NOT. Kết quả thực hiện và cách dùng các phép toán trên trong Excel cũng là giá trị lôgic và được thể hiện trong bảng sau (Trong bảng này ta dùng các ký hiệu T để thay thế cho giá trị TRUE, giá trị F để thay thế cho giá trị FALSE):
Phép toán AND Phép toán OR Phép toán NOT
GT1 GT2 AND(GT1,GT2) GT1 GT2 OR(GT1,GT2) GT NOT(GT)
T T T T T T T F
T F F T F T
F T F F T T F T
F F F F F F
Bài 3: LẬP CÔNG THỨC ĐỂ TÍNH TOÁN I. Sử dụng công thức:
Trong quá trình tính toán, ta thường sử dụng công thức
VD: Để tính trung bình cộng của hai số 9 và 7, ta sử dụng công thức sau: (9+7)/2
Khả năng tính toán với công thức là một tính năng ưu việt của chương trình bảng tính Excel, giúp ta có thể thực hiện các phép tính toán đối với dữ liệu trên các trang tính
Để tính toán với công thức trong Excel, ta nhập công thức cần tính vào một ô tính và phải chú ý là đặt dấu bằng trước công thức . Ô tính sẽ tự động hiển thị kết quả của công thức đạt được
Trong chương trình bảng tính, các ký hiệu sau đây được sử dụng làm các phép toán trong công thức:
Ký tự Ý nghĩa Ví dụ Kết quả ví dụ
Dữ liệu kiểu ký tự Kết quả khi nhập vào ô này dãy '001
Hình 71. Biểu diễn dữ liệu kiểu ký tự
Hình 72. Biểu diễn dữ liệu dạng ngày tháng
+ Phép cộng 8+9 17
- Phép trừ 1-3 -2
* Phép nhân 4*5 20
/ Phép chia 6/4 1.5
^ Phép lấy lũy thừa 3^2 9
% Phép lấy phần trăm 3% 0.03
Sau đây là thứ tự các bước cần thực hiện để nhập một công thức vào ô tính
Ở hình 74, ta đã nhập công thức vào ô có địa chỉ D3