Sắp xếp dữ liệu trong danh sách dữ liệu là thay đổi các hàng theo giá trị dữ liệu của các ô trong một hay nhiều cột với thứ tự tăng hay giảm dần. Thứ tự ngầm định của dữ liệu văn bản là thứ tự theo bảng chữ cái của tiếng Anh.
Để sắp xếp các hàng của danh sách theo dữ liệu trong một cột, thực hiện theo các bước sau: Chọn danh sách dữ liệu cần sắp xếp -> Chọn Data -> Sort: Xuất hiện hộp thoại Sort. Trên hộp thoại Sort được hiển thị sau đó thực hiện tiếp các thao tác được minh họa trên hình 94 dưới đây:
Chọn phông chữ và
cỡ chữ Chọn kiểu chữ
Căn chỉnh lề trong ô
Đường biên Màu nền Màu chữ
Hình 92. Thanh công cụ định dạng
1. Nhập dữ liệu cần tìm
2. Nhập FindNext để tìm kiếm
Hình 93. Hộp thoại Find and Replace
1. Chọn tên hàng tiêu đề cần sắp xếp
2. Chọn thứ tự sắp xếp3. Có sắp xếp hàng tiêu đề 3. Có sắp xếp hàng tiêu đề
* Thao tác nhanh:
Để thực hiện nhanh việc sắp xếp danh sách dữ liệu, có thể thực hiện: - Nháy chuột chọn một ô trong cột cần sắp xếp.
- Nháy nút Sort Ascending (tăng) hoặc Sort Descending (giảm), để sắp xếp các hàng của danh sách theo thứ tự tăng dần (hoặc theo thứ tự giảm dần) trong cột có ô được chọn.
Trong trường hợp danh sách chứa nhiều dữ liệu trùng nhau trong cột, có thể cần sắp xếp tiếp nhóm dữ liệu đó theo một cột khác. Ví dụ: Sau khi sắp xếp danh sách học sinh theo Nam/Nữ, trong từng nhóm có thể cần sắp xếp thêm theo ngày sinh.
Để thực hiện điều đó, sau khi chọn tiêu đề cột chính cần sắp xếp trong ô Sort by và thứ tự sắp xếp, cần chọn một tiêu đề cột khác trong ô Then by (và thứ tự sắp xếp) trước khi nháy OK trên hộp thoại Sort
Lưu ý: Trên hộp thoại Sort có hai ô Then by có thể chọn một ô tùy ý (hoặc chọn cả hai ô để sắp xếp
theo ba cột).
* Tạo thứ tự sắp xếp mới:
Ngầm định, chương trình bảng tính sắp xếp theo thứ tự tăng hay giảm của dữ liệu số và dữ liệu văn bản. Khi vần sắp xếp theo một thứ tự đặc biệt, ví dụ theo bảng chữ cái tiếng Việt hoặc theo thứ tự Thứ hai, Thứ ba, …, Thứ bảy, Chủ nhật, ta phải định nghĩa thứ tự đó trước khi sắp xếp.
Để định nghĩa một thứ tự sắp xếp, nháy ToolsOptions… và thực hiện tiếp các bước sau như trên hình
95
Sau khi đã định nghĩa, thứ tự này được lưu trong chương trình bảng tính để mỗi khi vần sắp xếp có thể sử dụng mà không phải tạo lại.
Các bước cần thực hiển để sắp xếp theo thứ tự tự tạo cũng tương tự như trên. Trước hết, sử dụng lệnh
DataSort… để hiển thị hộp thoại Sort. Sau đó nháy nút Options… và chọn danh sách cần sắp xếp trong
hộp thoại xuất hiện
Bài 8: LỌC DỮ LIỆU TỪ DANH SÁCH DỮ LIỆU 1. Danh sách dữ liệu:
Một bảng trên một trang tính được gọi là một danh sách dữ liệu, một danh sách dữ liệu bao gồm nhiều hàng, nhiều cột, nhiều ô. Hàng trên cùng thường dùng để chỉ tiêu đề cho dữ liệu của các cột, do đó được gọi là hàng tiêu đề. Dữ liệu trên cùng một hàng trong một danh sách dữ liệu thường thống nhất với nhau và thuộc về một đối tượng nào đó. Trên một trang tính có thể có nhiều danh sách dữ liệu
STT HO TÊN QUÊ NGÀY CẤP HS LUONG_C ỨNG TIỀN
4. Nháy OK
Hình 94. Hộp thoại Sort
1. Chọn trang Custom list
2. Nhập thứ tự sắp xếp tự tạo theo chiều tăng dần, mỗi thành phần đặt chiều tăng dần, mỗi thành phần đặt cách nhau bới một dấu cách hặc một lần xuống dòng
3. Nháy Add
4. Nháy OK
QUÁN SINH BẬC LƯƠNG TIỀN NHẬN 001 Nguyễn Văn A TIÊN KỲ 01/01/1991 GĐ 5.46 3003 500 2503 002 Trần Văn B TIÊN CHÂU 03/06/199 1 P.GĐ 4.56 2508 400 2108 003 Huỳnh Thị C TIÊN THỌ 05/07/199 1 NV 2.34 1287 300 987 004 Phan Thị D TIÊN LỘC 09/09/199 1 NV 2.34 1287 300 987 2. Lọc dữ liệu từ danh sách:
Tính năng lọc dữ liệu từ danh sách dữ liệu là một tính năng rất hay do Excel hỗ trợ, cho phép người dùng có thể lọc từ danh sách ra được những hàng thỏa mãn một số điều kiện nào đó
VD: Từ danh sách "Bảng điểm học sinh", lọc ra các học sinh có điểm trung bình bằng 8 Để sử dụng tính năng lọc dữ liệu từ danh sách dữ liệu, ta thực hiện như sau:
1. Chọn danh sách cần lọc dữ liệu
2. Chọn Data -> Filter -> AutoFilter: Chế độ AutoFilter được áp dụng cho tất cả các cột của danh sách,
các ô trên hàng tiêu đề đều xuất hiện các đấu mũi tên (hình 97). Để lọc dữ liệu dựa vào cột nào ta nháy chuột vào dấu mũi tên của ô đó và thực hiện việc chọn giá trị để lọc tương ứng
Sau khi có kết quả lọc theo giá trị trong một cột, ta có thể cùng kết quả đó để tiếp tục lọc theo giá trị của cột khác
Để quay trở về màn hình làm việc ta có thể thực hiện bằng cách sau: Chọn lại Data -> Filter ->
AutoFilter, Chọn Data -> Filter -> Show All để hiển thị lại toàn bộ danh sách và mà vẫn tiếp tục làm việc với AutoFilter
3. Sử dụng các tùy chọn Top 10 và Custom để lọc dữ liệu:
Trong muc trên ta thấy danh sách hiển thị mọi giá trị khác nhau của dữ liệu và chỉ có thể chọn một giá trị cụ thể làm tiêu chuẩn lọc. Trong nhiều trường hợp chúng ta cần lọc ra các hàng thỏa mãn nhiều tiêu chuẩn phức tạp hơn. VD: Lọc ra các học sinh có điểm môn toán lớn hơn 7. Để có các kết quả lọc thỏa mãn các tiêu chuẩn như thế cần sử dụng các lựa chọn Top 10 và Custom trên đầu danh sách