Mỗi ô tính trong trang tính Excel có thể chứa một trong hai thành phần sau: Dữ liệu hoặc công thức. Việc sao chép hay di chuyển dữ liệu và công thức có những đặc điểm tương đối khác nhau.
1. Sao chép, di chuyển dữ liệu:
Để sao chép, di chuyển dữ liệu trong ô tính, ta thực hiện lần lượt các thao tác sau đây:
1. Chọn đối tượng cần thao tác
2. Chọn Edit -> Copy hoặc nháy chuột phải chọn copy hoặc nháy chuột vào nút lệnh copy trên thanh
công cụ chuẩn hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C nếu muốn sao chép. Chọn Edit -> Cut hoặc nháy chuột vào nút lệnh Cut trên thanh công cụ chuẩn hoặc nháy chuột phải chọn Cut hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X nếu muốn di chuyển.
4. Chọn Edit -> Paste hoặc nháy chuột phải chọn Paste hoặc nháy chuột vào nút lệnh Paste trên thanh
công cụ chuẩn hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V
Đối tượng cần thao tác trong trường hợp này có thể là ô hoặc khối:
- Nếu đối tượng cần sao chép hay di chuyển là một khối và đối tượng đến là một ô thì toàn bộ khối sẽ được sao chép hay di chuyển đến một khối mới có ô ở góc trên bên trái là ô vừa chọn để đặt dữ liệu đến
- Nếu đối tượng cần sao chép hay di chuyển là một ô và đối tượng đến là một khối thì toàn bộ ô trong khối sẽ có dữ liệu giống như dữ liệu trong ô nguồn
2. Sao chép, di chuyển công thức:
a. Địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối, địa chỉ hỗn hợp:
- Địa chỉ tương đối của một ô là địa chỉ có dạng: <Tên cột><Tên hàng>. VD: A3 là địa chỉ tương đối của ô là vị trí giao nhau giữa hàng A và cột 3.
- Địa chỉ tuyệt đối của một ô tính cũng bao gồm hai thành phần tương tự như địa chỉ tương đối nhưng phía trước mỗi thành phần có thêm dấu $. VD: $B$3 là địa chỉ tuyệt đối của ô là vị trí giao nhau giữa cột B và hàng 3
- Địa chỉ hỗn hợp: Trong mỗi địa chỉ hỗn hợp sẽ có một thành phần có dấu $ phía trước và thành phần còn lại không có dấu $. VD: B$2, $D6
Các thao tác dùng để thực hiện việc sao chép hay di chuyển công thức từ ô này đến ô khác trên bảng tính Excel cũng tương tự như các thao tác sao chép hay di chuyển dữ liệu ở trên
b. Di chuyển: Khi di chuyển công thức từ ô này đến ô khác trên trang tính, công thức không bị thay đổi do đó giá trị của ô nguồn và ô đích bằng nhau
c. Sao chép:
Việc sao chép một công thức từ ô này đến ô khác trong Excel tuân thủ theo các quy tắc sau đây: