Để sử dụng một hàm được thành thạo ta cần nắm được cú pháp và ý nghĩa của các hàm đó. Trong cách trình bày dưới đây, các thành phần được đặt giữa hai đầu cặp dấu "<" và đóng ">" là các thành phần bắt buộc phải có, các thành phần được đặt giữa hai đầu cặp dấu mở ngoặc vuông "[" và đóng ngoặc vuông"]" là các thành phần có thể có hoặc không
Công thức Các địa chỉ A1, C1, D2 được viền quanh
Hình 76. Nạp địa chỉ vào công thức
Hàm được nhập vào
Hình 77. Nhập hàm vào ô tính
1. Một số hàm xử lý dữ liệu số
a. Hàm SUM:
- Cú pháp: SUM(<biến 1>,[<biến 2>,...])
Trong đó, mỗi biến của hàm SUM có thể là các số, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm - Ý nghĩa: Tính tổng của các thành phần trong danh sách biến
VD: SUM(3,6,8,10): Cho kết quả là tổng của các giá trị 3,6,8,10 là 27
SUM(A1,A3,A5): Giả sử các ô A1,A3,A5 của trang tính có giá trị lần lượt là 10,20,30 thì hàm bên sẽ cho kết quả là 50
b. Hàm AVERAGE:
- Cú pháp: AVERAGE(<biến 1>, [<biến 2>, ...])
Trong đó, mỗi biến của hàm AVERAGE có thể là các số, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm
- Ý nghĩa: Tính trung bình cộng của các thành phần trong danh sách biến VD: AVERAGE(3,5,7): Cho kết quả là trung bình cộng của 3,5,7 là 5
AVERAGE(SUM(A1,A2),B5): Giả sử các ô A1,A2,B5 của trang tính có giá trị lần lượt là 5,6,7 thì hàm bên sẽ cho kết quả là trung bình cộng của hai giá trị là 11 và 7 là 9
c. Các hàm MIN và MAX:
- Cú pháp: MIN(<biến 1>, [<biến 2>, ...]) hoặc MAX(<biến 1>, [<biến 2>, ...]) Mỗi biến trong hàm MIN và MAX cũng tương tự như trong hai hàm trên - Ý nghĩa:
+ Hàm MIN: Cho kết quả là giá trị nhỏ nhất trong danh sách biến + Hàm MAX: Cho kết quả là giá tị lớn nhất trong danh sách biến VD: MAX(6,7,8+9): cho kết quả là 17
MIN (A6,SUM(B1,B2)): Giả sử giá trị của các ô A6, B1, B2 lần lượt là 4,6,8 thì kết quả của hàm này là 14
d. Hàm SQRT:
- Cú pháp: SQRT(<biến>)
Danh sách biến của hàm này chỉ có một thành phần, biến có thể là số, địa chỉ ô hay công thức, hàm có giá trị không âm
- Ý nghĩa: Tính căn bậc hai của gí trị biến VD: SQRT(9): Cho kết quả là 3
SQRT(A4): Giả sử ô tính A4 có giá trị là 16 thì kết quả của hàm này là 4
e. Hàm ABS:
- Cú pháp: ABS(<biến>)
Trong đó biến có thể là các số, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm - Ý nghĩa: Cho kết quả là giá trị tuyệt đối của giá trị biến
VD: ABS(-5): Cho kết quả là 5
ABS(SUM(A3,B2)): Giả sử ô A3,B2 có giá tị lần lượt là 5,-6, hàm bên sẽ cho kết quả là 1
f. Hàm ROUND:
- Cú pháp: ROUND(<biến>,<số>)
Trong đó: Biến có thể là các số, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm Số đứng phía sau biến trong cặp dấu "(" và ")" là một số nguyên
- Ý nghĩa: Làm tròn giá trị biến đến hàng được chỉ định trong số với quy ước như sau: Nếu số có giá trị dương thì làm tròn đến hàng trong phần phân, hàng phần chục ta dùng giá trị 1, hàng phần trăm ta dùng giá trị 2 ... Nếu số có giá trị âm thì làm tròn đến hàng trong phần nguyên, hàng đơn vị ta dùng số -1, hàng chục ta dùng số -2 ... Nếu dùng số 0 thì Excel măc định làm tròn đến hàng đơn vị
VD: ROUND(123456, -2): Cho kết quả là số 123460 ROUND(123.456,2): Cho kết quả là 123.46
g. Hàm INT:
- Cú pháp: INT(<biến>)
Trong đó: Biến có thể là các số, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm - Ý nghĩa: Cho kết quả là một số nguyên là phần nguyên của giá trị biến
VD: INT(45.67): Cho kết quả là 45
h. Hàm RANK:
- Cú pháp: RANK(<Số>,<Danh sách>,[GT số])
Trong đó: Danh sách là địa chỉ tuyệt đối của một khối bao gồm các ô chứa các số, GT số thường là số nguyên, Số phải là một giá trị trong Danh sách
- Ý nghĩa: Cho kết quả là vị thứ của số khi sắp xếp danh sách theo chiều tăng dần nếu GT số lớn hơn 0 hoặc theo chiều giảm dần nếu giá trị số bằng 0 hoặc không có mặt trong DS biến
VD: Giả sử các ô B2, C2, D2 lần lượt chứa các giá trị như sau: 3, 5, 6. Tại một ô bất kỳ ta đánh hàm: RANK(B2,$B$2:$D$2): Cho kết quả là 3
RANK(B2,$B$2:$D$2,1): Cho kết quả là 1
2. Một số hàm xử lý ký tự:
a. Hàm UPPER:
-Cú pháp: UPPER(<Biến>)
Trong đó biến có thể là dãy ký tự, địa chỉ của ô hoặc khối, các công thức hoặc hàm có giá trị kiểu ký tự. Hằng ký tự được đặt trong cặp dấu " và ". VD: "Lop Tin hoc"
- Ý nghĩa: Cho kết quả là dãy ký tự sau khi chuyển toàn bộ các ký tự về chữ hoa trong giá trị biến VD: UPPER("Nam Phi"): Cho kết quả là "NAM PHI"
b. Hàm LOWER:
- Cú pháp: LOWER(<biến>)
Biến trong hàm này tương tự như trong hàm UPPER
- Ý nghĩa: Cho kết quả là dãy ký tự sau khi chuyển toàn bộ các ký tự về chữ thường trong giá trị biến VD: LOWER("TIN HOC"): Cho kết quả là "tin hoc"
c. Hàm PROPER:
- Cú pháp: PROPER(<biến>)
Biến trong hàm nãy cũng tương tự như trong hai hàm trên
- Ý nghĩa: Cho kết quả là dãy ký tự sau khi chuyển toàn bộ các từ trong giá trị biến về dạng chữ hoa đầu từ
VD: PROPER("huynh thuc khang"): Cho kết quả là "Huỳnh Thúc Kháng"
d. Hàm LEFT, RIGHT:
- Cú pháp: LEFT(<biến>,<số>) RIGHT(<biến>,<số>)
Trong đó: Biến trong hai hàm này tương tự như hai hàm trên, số là một số nguyên dương - Ý nghĩa:
+ Hàm LEFT cho kết quả là một dãy ký tự bao gồm <số> ký tự được lấy từ phía bên trái của <biến> sang phải
+ Hàm RIGHT cho kết quả là một dãy ký tự bao gồm <số> ký tự được lấy từ phía bên phải của <biến> sang trái
VD: LEFT("Tin học",4): Cho kết quả là "Tin " RIGHT("Tin học",3): Cho kết quả là "học"
3. Hàm TODAY:
- Cú pháp: TODAY()
Trong hàm này danh sách biến rỗng
- Ý nghĩa: Cho kết quả là ngày tháng hiện hành trong máy
VD: Nếu ngày tháng hiện hành trong máy là ngày 10 tháng 06 năm 2008 thì hàm TODAY() sẽ cho giá trị là 10/06/2008
4. Hàm COUNT:
- Cú pháp: COUNT(<DS biến>)
Trong đó DS biến là các thành phần có gí trị số
- Ý nghĩa: Cho kết quả là số lượng các thành phần trong DS biến VD: COUNT(3,4,7): Cho kết quả là 3
5. Các hàm điều kiện:
- Cú pháp: IF(<Điều kiện>,<GT khi đúng>,<GT khi sai>)
Trong đó: Điều kiện là một biểu thức logic, chỉ nhận một trong hai giá trị là đúng hoặc sai GT khi đúng, GT khi sai là các giá trị thuộc các kiểu dữ liệu đã trình bày, giá trị kiểu ký tự phải được đặt giữa cặp dấu " và "
- Ý nghĩa: Khi điều kiện đúng cho kết quả là GT khi đúng, ngược lại cho kết quả là GT khi sai VD: IF(5>7,"Tin hoc","Tin hoc A"): Cho kết quả là Tin học A
* Chú ý: các hàm IF có thể lồng nhau
VD: Giả sử ô A3 có giá trị là 7, tại ô B2 ta sử dụng hàm IF như sau:
IF(A3>=8,"Gioi",IF(A3>=6.5,"Kha",IF(A3>=5,"Trung binh","Yeu))): Cho kết quả là Kha
b. Hàm SUMIF:
- Cú pháp: SUMIF(<Khối điều kiện>,<Điều kiện>,<Khối tính tổng>)
Trong đó: Khối điều kiện và Khối tính tổng là hai khối tương thích nhau (bao gồm các ô tương thích với nhau), thông thường hai khối này thường có chỉ số hàng giống nhau nhưng nằm trên các cột khác nhau. VD: Khối A3:A5 tương thích với khối C3:C5. Trong đó (tạm dùng dấu ↔ để chỉ sự tương thích giữa các ô): A3 ↔
C3, A4 ↔ C4, A5 ↔ C5.
Điều kiện có thể là một giá trị hoặc một biểu thức lôgic, ngoại trừ giá trị số tất cả các trường hợp còn lại phải được đặt giữa cặp dấu mở nháy kép " và đóng nháy kép "
- Ý nghĩa: Khi gọi hàm SUMIF, Excel sẽ đi kiểm tra việc thoả mãn điều kiện của các ô trong <Khối điều kiện>, nếu ô nào thoả mãn Excel sẽ lấy tổng của ô tương thích với ô đó trong <Khối lấy tổng> và cho kết quả là tổng thu được
VD: Giả sử các ô có địa chỉ A1,A2,A3,D1,D2,D3 lần lượt chứa các giá trị như sau: 3,5,7,1,2,3. Nếu gọi hàm: =SUMIF(A1:A3,">=5",D1:D3) ta sẽ được kết quả là 5
c. Hàm COUNTIF:
- Cú pháp: COUNTIF(<Khối điều kiện>,<Điều kiện>)
Trong đó: Khối dđều kiện là một khối trong Excel, Điều kiện cũng tương tự như hàm SUMIF - Ý nghĩa: Cho kết quả là số lượng các ô trong Khối điều kiện thoả mãn Điều kiện
VD: Giả sử các ô B2,B3,B4,B5 lần lượt chứa các giá trị sau: 5,6,7,6. Tại một ô bất kỳ ta dùng hàm COUNTIF(B2:B5,6) thì sẽ được kết quả là 2
Bài 5: THAO TÁC VỚI DỮ LIỆU TRÊN TRANG TÍNH I. Xóa, sửa nội dung ô tính:
Khi lập trang tính, việc nhập dữ liệu vào các ô tính không thể tránh khỏi nhầm lẫn hay sai soát. Với chương trình bảng tính, có thể sử dụng các công cụ biên tập để thực hiện các chỉnh sửa cần thiết mà không cần tạo lại toàn bộ trang tính
Để xóa, sửa nội dung ô tính, ta thực hiện lần lượt các thao tác sau: - Chọn ô tính cần thao tác
- Nếu muốn xóa dữ liệu ta nhấn phím Delete. Nếu muốn sửa dữ liệu trên ô, ta đánh lại dữ liệu mới, dữ liệu cũ trong ô tính sẽ tự mất đi hoặc nháy chuột một lần nữa vào ô tính vừa chọn và thực hiện các chỉnh sửa cần thiết
- Sau khi thực hiện xong, nhấn phím Enter