6. Kết cấu đề tài
2.1.2.3. Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Với mô hình này, phòng Kế toán đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Kế toán trưởng và sự chỉ đạo của GĐ. Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ quản lý và thực hiện toàn bộ công tác tài chính, kế toán, thống kê trong toàn công ty nhằm thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho Ban GĐ và các cơ quan chức năng.
Phòng Kế toán của công ty gồm có 7 nhân sự: 1 kế toán trưởng, 1 phó phòng kế toán, 1 thủ quỹ và 4 kế toán viên.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty Xăng dầu Vĩnh Long
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán Công ty Xăng dầu Vĩnh Long) - Kế toán trưởng
Kế toán trưởng có nhiệm vụ giúp đỡ GĐ công ty quản lý và điều hành tổ chức tài chính kế toán toàn công ty, có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát, hướng dẫn, chỉ đạo cán bộ kế toán dưới quyền thực hiện tốt công tác kế toán được giao, đồng thời có trách nhiệm về các kết quả kế toán của công ty, có trách nhiệm lập sổ báo cáo với ban lãnh đạo, cơ quan thuế và Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam.
- Phó phòng kế toán (kế toán tổng hợp tình hình kinh doanh)
Kế toán trưởng (phụ trách tổng hợp) Phó phòng kế toán (phụ trách cửa hàng) Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán hàng hoá Kế toán tiền mặt – tiền gửi ngân hàng Thủ quỹ Kế toán công nợ
Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, bảo quản hồ sơ, sổ sách kế toán, tổng hợp tất cả số liệu của đơn vị kế toán cấp dưới và từ các cửa hàng cung cấp để lập thành các biểu bảng, các báo cáo tài chính trình lên cho Kế toán trưởng và GĐ duyệt.
- Kế toán TSCĐ - XDCB
Kế toán TSCĐ – XDCB được Kế toán trưởng chỉ đạo trực tiếp, mở các tài khoản và sổ sách liên quan để quản lý, hạch toán chi tiết tình hình sử dụng, khấu hao, sửa chửa tài sản cố định trong kỳ của công ty, lập kế hoạch khấu hao, phân bổ chi phí sửa chữa tài sản cố định trong kỳ, cuối kỳ phải báo cáo lên Kế toán trưởng bằng các biểu bảng theo dõi nguyên giá, sự tăng giảm giá trị và số lượng tài sản cố định của công ty cùng với sổ chi tiết tài sản cố định để đối chiếu, đồng thời kiểm kê thường xuyên tài sản cố định và báo cáo kết quả kiểm kê kịp thời để Kế toán trưởng và GĐ xử lý.
- Kế toán hàng hoá
Kế toán hàng hoá quản lý sổ sách, chứng từ về hàng hoá của công ty, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ có liên quan đến hàng hoá bằng các tài khoản, sổ sách, phương pháp hạch toán do Kế toán trưởng hướng dẫn. Kế toán hàng hoá lập các biểu bảng, báo cáo về tình hình quản lý hàng hóa của mình trình lên Kế toán trưởng vào cuối kỳ và chịu trách nhiệm trước Kế toán Trưởng về kết quả báo cáo đó.
- Kế toán tiền mặt – ngân hàng
Kế toán tiền mặt – ngân hàng chuyên mở tài khoản, ghi chép, theo dõi tình hình tăng giảm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của công ty, quản lý các nghiệp vụ xuất nhập tiền trong kỳ đồng thời chịu sự kiểm soát chặt chẽ từ Kế toán trưởng về thu, chi tiền trong kỳ. Cuối mỗi tháng, kế toán tiền mặt – ngân hàng phải báo cáo lên Kế toán trưởng bằng các bảng kê thu, chi, bảng tổng hợp chứng từ có liên quan đến tiền mặt trong kỳ.
- Thủ quỹ
Thủ quỹ lập các sổ, thẻ chi tiết về tài sản bằng tiền của công ty, làm nhiệm vụ chuyển tiền, kiểm tiền, xuất tiền khi có chứng từ, hoá đơn hợp lệ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm kê, đối chiếu thường xuyên lượng tiền trong kho với sổ
sách kế toán tiền mặt và báo cáo kết quả tăng, giảm lượng tiền trong kỳ cho Kế toán trưởng.
- Kế toán công nợ
Kế toán công nợ có nhiệm vụ mở sổ sách theo dõi, quản lý, hạch toán tình hình thanh toán giữa nội bộ công ty, giữa công ty với đối tác kinh doanh và Nhà nước. Đây là phần phức tạp và dễ gây thiếu sót nên bộ phận kế toán này hạch toán công nợ dưới sự chỉ đạo chặt chẽ của Kế toán trưởng và chịu trách nhiệm về số liệu đã cung cấp cho Kế toán trưởng.
Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty
- Công ty Xăng dầu Vĩnh Long áp dụng hình thức kế toán là chứng từ ghi sổ - Phương tiện hỗ trợ thực hiện công tác kế toán là máy tính và chương trình kế toán riêng do Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam quy định.
Trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức chứng từ ghi sổ Sơ đồ 2.4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ theo hình thức chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ quỹ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Ghi chú
: Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng. : Quan hệ đối chiếu
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Công ty Xăng dầu Vĩnh Long) Chế độ kế toán áp dụng