I. GIớI THIệU CHUNG Về CÔNG TY
Giám đốc Công ty
Giám đốc Công ty Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Phòng kinh doanh Phòng Tổ chức hành Phòng Tài chính kế Phòng Quản lý Kỹ thuật Hệ thống cửa hàng kinh doanh Gas Dầu mỡ nhờn Tổng kho xăng dầu Thượn g Lý Trạm vận tải xăng dầu Kho , trạm vận chuyể n và bán xăng dầu trên sông Hệ thống 28 cửa hàng bán lẻ Đội bảo vệ , cứu hoả
Chú thích Chú thích Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Trong quá trình xây dựng và phát triển công ty xăng dầu khu vực III từng bước trưởng thành, khẳng định mình trong cơ chế quản lý kinh tế mới. Bộ máy tổ chức của công ty gọn nhẹ, hoạt động đồng bộ,có hiệu quả cao đáp ứng được tình hình mới.
* Giám đốc công ty :
Là người chịu trách nhiệm chủ đạo điều hành mọi hoạt động của Công ty. Giám đốc là người đại diện cho mọi trách nhiệm, quyền lực của Công ty trước pháp luật, cơ quan quản lý Nhà nước.
* Phó giám đốc kinh doanh :
Là người trực tiếp giúp giám đốc về các hoạt động kinh doanh, tài chính, tin học của Công ty. Đôn đốc việc thực hiện các chế độ kiểm tra, các nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước, các chế độ báo cáo theo pháp lệnh kế toán thống kê.
* Phó giám đốc kỹ thuật :
Là người trực tiếp giúp giám đốc trong lĩnh vực kỹ thuật, công nghệ quản lý xăng dầu trong đầu tư xây dựng cơ bản, trong công tác đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật, ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào hoạt động kinh doanh theo mục tiêu hiện đại hoá.
* Phòng tổ chức hành chính:
Là phòng tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực quản lý lao động tiền lương, công tác tiếp nhận, điều động lao động hợp lý, xây dựng kế hoạch tiền lương, tiền thưởng, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho CBCNV nhằm đáp ứng cho công cuộc đổi mới của nền kinh tế. Xây dựng công tác thi đua, công tác quản trị hành chính và các chế độ, chính sách đối với người lao động.
* Phòng quản lý kỹ thuật :
Chịu trách nhiệm chỉ đạo và quản lý công tác kỹ thuật ngành hàng, công tác an toàn lao động, an toàn phòng cháy chữa cháy, đảm bảo cơ sở vật chất cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục (đảm bảo chất lượng xăng dầu nhập xuất, các thiết bị chuyên dùng, hệ thống công nghệ, bồn bể kho tàng, dụng cụ đo lường chất lượng hàng, hệ thống phòng cháy chữa cháy ... phải luôn luôn đảm bảo một cách tốt nhất ). Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất các lĩnh vực quy định tại chức năng nhiệm vụ của phòng .
* Phòng kinh doanh:
Chịu trách nhiệm tham mưu, chỉ đạo trong quá trình tổ chức kinh doanh xăng dầu và các mặt hàng khác từ khâu mua vào, bán ra. Trên cơ sở xác định nhu cầu sử dụng để cân đối đồng thời mở rộng mạng lưới kinh doanh phát triển khách hàng .
Tìm hiểu và nghiên cứu thị trường trên địa bàn được phân công, kết hợp với bộ phận giá của phòng kế toán để đề xuất giá mua vào, bán ra cho hợp lý và đạt hiệu quả cao nhất.
Tổ chức theo dõi các hợp đồng mua bán, tình hình kinh doanh, công tác điều động vận tải và thực hiện các chế độ báo cáo thống kê theo pháp lệnh .
* Phòng tài chính kế toán :
Là phòng tham mưu cho lãnh đạo về việc thu nhận, cung cấp và xử lý toàn bộ thông tin về tài sản, vật tư, tiền vốn , đôn đốc thu hồi công nợ và thu nộp ngân sách đầy đủ .
Ghi chép, phản ánh toàn bộ số tài sản hiện có của công ty, tình hình lưu chuyển và sử dụng vật tư, tiền vốn, kinh phí và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty .
Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành sản xuất, kinh doanh, trong việc phân tích hoạt động kinh tế .
Tổ chức toàn bộ công tác phù hợp với đặc điểm tính chất sản xuất kinh doanh của công ty.Xây dựng chương trình tiết kiệm và công tác quản lý tài chính có hiệu quả để đáp ứng yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý, trên cơ sở điều lệ kế toán nhà nước, các quy định hiện hành về hoạch toán của ngành.
Ngoài những phòng ban trên thì công ty còn có các kho, trạm, đội hệ thống các cửa hàng là cơ sở trực thuộc, nơi tiếp nhận thực hiện các công tác như :
Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch bảo vệ, bảo quản an toàn hàng hoá. Cấp hàng đúng đủ, đảm bảo chất lượng và kịp thời.
Xuất nhập chính xác, tìm mọi cách hạ thấp hao hụt định mức.
Thể hiện rõ nhiệm vụ, chức năng trên địa bàn, địa phận hoạt động của công ty.
Công ty xăng dầu khu vực III có đội ngũ CBCNV có trình độ, năng lực, hầu hết các CBCNV làm việc tại văn phòng công ty đều có trình độ Đại học, đạt 90% trong tổng số 50 CNVC. Tổng số CBCNV của công ty là 607 người được phân chia ở các trạm, cửa hàng trực thuộc .
II. ĐặC ĐIểM HOạT ĐộNG BáN HàNG CủA CÔNG TY XĂNG DầU KHU VựC III
_HảI PHòNG
1. Đặc điểm mặt hàng kinh doanh: Mặt
hàng kinh doanh chính của công ty là các thương phẩm của dầu mỡ, được nhập từ nước ngoài, chia thành 15 loại hàng trong 4 nhóm chính như sau:
* Nhóm nhiên liệu chính : Xăng máy bay các loại, xăng ôtô các loại, nhiên liệu phản lực, dầu hoả, Diezel các loại và Mazut.
* Nhóm dầu nhờn, mỡ máy, phụ gia: Gồm dầu nhờn các loại, mỡ máy các loại, nhóm phụ gia xăng dầu.
* Nhóm dung môi, nhựa đường, hoá chất: Gồm dung môi các loại, nhựa đường, hoá chất.
* Nhóm Gas ( hơi đốt) và các thiết bị sử dụng gas: Gồm Gas butan các loại, bếp gas, các thiết bị sử dụng gas khác .
Mỗi loại hàng này lại gồm nhiều chủng loại, ví dụ : nhóm xăng ôtô có xăng A90, A92 ( Mosgas92) dùng cho xe máy, ôtô có tốc độ lớn nhỏ khác nhau, hoặc nhóm dầu nhờn có tới 12 nhóm con như: Dầu nhờn động cơ, dầu nhờn truyền động, dầu nhờn công nghiệp, dầu thuỷ lực... Việc phân loại các nhóm này chủ yếu dựa vào các tính năng tác dụng và chỉ tiêu lý hoá của từng loại xăng dầu. Hiện nay chỉ riêng mặt hàng xăng dầu công ty đang kinh doanh cũng gồm trên 500 mặt hàng, song lượng hàng bán ra chủ yếu vẫn là các loại xăng dầu thuộc nhóm nhiên liệu chính.
Xăng dầu là mặt hàng có ảnh hưởng lớn tới nền kinh tế quốc dân, hay nói cách khác nó mang tính chiến lược, quan trọng và cần thiết cho hoạt động của tất cả các ngành kinh tế và ngày càng trở nên không thể thiếu được. Do đó mặt hàng này hiện nay do Nhà nước độc quyền quản lý, giá trần do Nhà nước quy định, không được bán cao hơn. Xăng dầu là loại hàng có tính chất đặc biệt: có thể hoá lỏng, dễ bốc cháy, dễ bay hơi, hao hụt lớn, độc hại,là hợp chất hoá học nên dễ gây ra ô nhiễm môi trường sinh thái( Ps, S ...). Nên khi tiếp xúc, vận chuyển, bảo quản, cấp phát phải tuân theo các nguyên tắc riêng, sử dụng phương tiện vận
chuyển hiện đại chuyên dụng, đồng thời phải có đầy đủ các trang thiết bị để phòng ngừa cháy nổ, độc hại ảnh hưởng đén tính mạng con người và cơ sở vật chất.
Ngoài các mặt hàng truyền thống trên, công ty còn kinh doanh một số loại hàng chuyên ngành như: Bể chứa, cột bơm xăng dầu, các dụng cụ liên quan đến việc mua bán xăng dầu tuy nhiên số lượng và doanh số của các loại này chiếm tỷ trọng không lớn.
Bên cạnh việc tổ chức kinh doanh hàng hoá, công ty cũng chú trọng tới việc tổ chức sản xuất phụ, kinh doanh dịch vụ. Hoạt động sản xuất phụ gồm: Thu mua các loại xăng dầu (kể cả dầu thải); tái sinh pha chế, xử lý các loại dầu nhờn kém phẩm chất; sản xuất, gia công cơ khí các sản phẩm chuyên ngành như van, bể chứa, phuy, can,... Hoạt động kinh doanh dịch vụ bao gồm : Dịch vụ vận tải xăng dầu, giữ hộ xăng dầu, dịch vụ hướng dẫn, tư vấn sử dụng các loại xăng dầu, lắp đặt các trang thiết bị, bể chứa xăng dầu, kiểm tra dung tích xe ôtô, dịch vụ rửa xe, thay dầu máy, bơm mỡ ôtô, xe máy theo yêu cầu của khách hàng. Những hoạt động sản xuất, dịch vụ như vậy đã có tác dụng hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh chính và giải quyết công ăn việc làm cho một số lao động.
Tóm lại, các mặt hàng kinh doanh của Công ty đều là mặt hàng có tính chất đăc biệt và có điều kiện. Do đó, việc bảo quản, tiếp xúc, vận chuyển, mua bán có tính nguyên tắc và chuyên ngành để tránh hao hụt và đảm bảo chất lượng, an toàn trong quá trình kinh doanh. Đồng thời Công ty luôn chú trọng kinh doanh mặt hàng chính và mở rộng, đa dạng hoá các mặt hàng phụ để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.