I. Đặc điểm kinh tế – kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của xí
2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất.
Xí nghiệp sản xuất bao bì được tổ chức thành 3 phân xưởng đặt ở 3 địa điểm khác nhau:
- Phân xưởng I: Đặt tại Ba La - Phường Quang Trung - Thị xã Hà Đông với nhiệm vụ là nhận các bao ống PP từ phân xưởng III và phân xưởng II chuyển sang ,cùng với bao ống đã sản xuất ở phân xưởng mình tiến hành phức thành tấm phức ,tạo miệng ,cắt gấp và in bao bì rồi chuyển hết sang phân xưởng II.
- Phân xưởng II: Đặt tại Văn Mỗ - Hà Đơng với nhiệm vụ chính là :sau khi nhận bao bì từ phân xưởng I ,tiến hành các công đoạn xeo một bao ,lồng gấp ,may bao ,xăm bao và đóng gói thành phẩm.
- Phân xưởng III: Đặt tại Hồ Bình với nhiệm vụ chun kéo sợi và dệt bao ống PP.
Mặc dù được bố trí ở 3 nơi ,xong cả 3 phân xưởng đều kết hợp chặt chẽ với nhau để tạo ra sản phẩm cuối cùng ,quy trình chế tạo sản phẩm này được diễn ra đồng thời.
2.2. Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý.
Sau qúa trình nghiên cứu ,cải tiến bộ máy quản lý đến nay xí nghiệp đã tổ chức được một bộ máy hoạt động một cách khoa học ,hìnhthành các phịng ban chức năng ,các phân xưởng có sự phân cơng trách nhiệm ,nhiệm vụ một cách cụ thể rõ ràng.
Xí nghiệp sản xuất bao bì được tổ chức quản lý theo kiểu tham mưu trực tiếp của mình để giúp Giám đốc đưa ra quyết định quản lý phù hợp với đặc điểm ,nhiệm vụ và yêu cầu quản lý.
Đứng đầu bộ máy quản lý là Giám đốc xí nghiệp ,do Tổng giám đốc Tổng cơng ty xây dựng Sông Đà bổ nhiệm trên cơ sở đề nghị của Giám đốc công ty lắp vật tư vận tải Sơng đà 12 ,Giám đốc xí nghiệp là người chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý ,điều hành sản xuất kinh doanh của tồn xí nghiệp theo kế hoạch hàng tháng ,q năm ,do Giám đốc công ty xây lắp vật tư vận tải Sông Đà 12 giao cho.Đồng thời là người đại diiện cho xí nghiệp quyết định các vấn đề quan trọng ,chịu trách nhiệm về hiệu quả sản xuất kinh doanh ,về mọi hoạt động kinh doanh trước pháp luật ,trước Giám đốc công ty xây lắp vật tư vận tải Sông Đà 12 và Tổng Giám đốc Tổng công ty xây dựng Sông Đà.
Dưới Giám đốc là 2 phó Giám đốc kiêm quản đốc phân xưởng và 2 quản đốc tham mưu phối hợp với Giám đốc trong công việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ,trực tiếp chỉ đạo công tác sản xuất của phân xưởng mình.
Trong bộ máy quản lý của xí nghiệp cịn bao gồm 3 phòng ban chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc xí nghiệp và tham mưu cho Giám đốc ,đảm bảo việc quản lý kinh doanh được thơng suốt đó là :
-Phịng tổ chức hành chính :Giúp Giám đốc theo dõi nhân sự và các hợp đồng đã ký.
-Phịng tài chính kế tốn :Ghi chép ,theo dõi ,phản ánh và lập các báo cáo tài chính về sự vận động của vốn và tài sản trong tồn xí nghiệp ,hạch tốn kinh tế ,phân tích tình hình tài chính của xí nghiệp cùng với ban Giám đốc lập kế hoạch định mức dự tốn chi phí trong năm.
-Phịng kế hoạch, kỹ thuật : Lập kế hoạch, kỹ thuật hàng tháng, quý, năm, kiểm tra chất lượng vật tư sản phẩm.
3. Đặc điểm quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm:
Đặc điểm quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm là một trong những căn cứ quan trọng để xác định đối tượng tập hợp chi phí ,đối tượng giá thành và phương pháp tính giá thành.Nói cách khác ,đặc điểm quy trình cơng nghệ sản xuất là một nhân tố ảnh hưởng đến cơng tác kế tốn tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm ở xí nghiệp.
Với việc tổ chức các phân xưởng như trên thì ở xí nghiệp bao bì quy trình cơng nghệ là liên tục, khép kín.Mục đích sản xuất của xí nghiệp là tạo ra các vỏ bao bì xi măng ,phức nhựa PP, tráng giấy KRAFT trên cơ sở sử dụng các loại nhựa PP và giấy KRAFT.Xí nghiệp chỉ sản xuất một loại sản phẩm là bao tráng nhựa PP phục vụ chủ yếu cho các nhà máy xi măng,quy trình phức tạp kiểu chế biến liên tục qua các công đọan nhất định. Quy trình này được phản ánh rõ trên sơ đồ sau:
Giám đốc xí nghiệp PGĐ cơng nghệ cơ giới an PGĐ kiêm quản đốc phân Quản đốc phân xưởng 2 Quản đốc phân xưởng 3 Phòng tổ chức hành Phịng tài chính kế Phịng kế hoạch - kỹ
Quy trình cơng nghệ chế tạo vỏ bao xi măng
PX2
Như vậy quy trình cơng nghệ sản xuất vỏ bao xi măng của xí nghiệp vừa trải qua cơng đoạn chính như sau:
+ Kéo sợi (sử dụng máy ):Cả 3 phân xưởng đều có chức năng chế tạo ra bán thành phẩm là sợi PP từ hạt nhựa PP để dùng cho máy dệt bao ,ở cơng đoạn này có nhiều phế liệu thu hồi do rơi vãi ,do hỏng...
+Công đoạn dệt (sử dụng máy ): Công đoạn này tiếp theo công đoạn kéo sợi ,ở đây sợi PP sẽ được đưa vào dệt thành bao ống.Hoạt động này diễn ra ở cả 3 phân xưởng.
+Phức (sử dụng máy )Tất cả bao ống sau khi kiểm tra đạt chất lượng thì mới chuyển đến phân xưởng I.Vỏ bao sẽ được in aans theo mẫu để chế bản in của từng loại vỏ bao theo đơn đặt hàng của từng nhà máy xi măng.
+Xeo(sử dụng máy): Công đoạn xeo (hay cắt )Các ruột bao bằng giấy sẽ được lồng bằng máy theo đúng kích cỡ quy định của từng loại vỏ bao.
+Lồng gấp :Đây là công đoạn thủ công ,người công nhân sẽ dùng tay lồng một bao đã được cắt ở công đoạn trên với vỏ bao đã in ấn và gấp theo quy định.
+Xăm: sau khi đã được may và kiểm tra chất lượng máy sẽ tự động xăm từ 6 - 12 lỗ (tuỳ theo kích cỡ của từng loại bao).Đường kính 1mm ,bằng cách xăm để đảm bảo
Dệt bao ống (PX1,PX2,PX Phức Phế liệu thu hồi Cắt gấp In Xeo,lồn g gấp May Xăm Thành phẩm NVL (hạt nhựa) Kéo sợi (PX1,PX2,P
thơng khí tốt khi đóng xi măng.Đặc biệt trong cơng đoạn này việc kiểm tra chất lượng đòi hỏi hết sức khắt khe để khi nhà máy đóng xi măng sao cho bao chịu đựng được áp lực lớn.
Với quy trình cơng nghệ trên ,các cơng đoạn được tiến hành một cách liên tục ,nửa thành phẩm của phân xưởng này là nguyên liệu chế biến của phân xưởng sau.
II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn và cơng tác kế tốn tại xí nghiệp sản xuất bao bì : bì :
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn.
Xí nghiệp sản xuất bao bì là một xí nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ,sản xuất kinh doanh tại 3 điểm (tương ứng là 3 phân xưởng).Vì vậy,xí nghiệp tổ chức bộ máy theo hình thức kế tốn tập chung.Xí nghiệp có một phịng tài chính kế tốn thu nhận ,xử lý và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ cho cơng tác quản lý.Là nơi thu nhận tồn bộ chứng từ kế toán từ phân xưởng I,phân xưởng II,phân xưởng III chuyển lên thực hiện hạch toán kế toán ,ghi chép các nghiệp vụ phát sinh ,lập báo cáo tài chính cho tồn doanh nghiệp.Qua đó kiểm tra việc thực hiện kế hoạch ,giám đốc bằng tiền việc sử dụng vật tư ,lao động, tiền vốn và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
Bộ máy kế tốn của xí nghiệp được tổ chức như sau:
+Một kế tốn trưởng:Giúp giám đốc xí nghiệp chỉ đạo cơng tác hạch tốn kinh tế trong tồn xí nghiệp theo pháp lệnh thống kê của nhà nước và quy chế quản lý của công ty xây lắp -vật tư -vận tải -Sông Đà 12.
-Tổ chức cơng tác kế tốn phù hợp với u cầu quản lý sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.Định kỳ lập các kế hoạch tài chính, kế hoạch vốn lưu động,lo vốn và công tác thu hồi vốn.
-Làm các báo cáo hàng tháng ,quý,năm trình Giám đốc xí nghiệp và kế tốn trưởng Công ty xây lắp -vật tư-vận tải Sông Đà 12.
+ Một kế tốn tổng hợp có nhiệm vụ: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ, hoá đơn cập nhật vào máy vi tính vào sổ nhật ký chung ,sổ cái các tài khoản liên quan,cuối tháng lập các báo cáo tài chính trình kế tốn trưởng.
+Một nhân viên kế toán phân xưởng I, một nhân viên kế toán phân xưởng II, một nhân viên kế tốn phân xưởng III đều có nhiệm vụ chung là tính lương tháng cho phân xưởng mình ,ngồi ra cịn làm nhiệm vụ :
-Kiểm tra ,ghi chép, phân loại các phiếu nhập kho, xuất kho vật tư, thành phẩm lên các bảng kê ,vào mã vật tư,cuối tháng làm báo cáo vật tư thừa thiếu cho kế toán trưởng và Giám đốc xí nghiệp.
-Hàng tháng cùng bộ phận OTK (bộ phận kiểm tra) tiến hành kiểm tra khối lượng sản phẩm dở dang ở từng bộ phận ,từng tổ thuộc phân xưởng mình sau đó gửi lên cho kế tốn tổng hợp.
+Một thủ quỹ:Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt hàng tháng ,cuối tháng tính ra tổng số tồn quỹ gửi cho kế tốn trưởng.
Nhìn chung ,mỗi bộ phận ,mỗi thành phần kế tốn tuy có nhiệm vụ riêng song chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong phạm vi,chức năng, quyền hạn của mình dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế tốn trưởng đảm bảo sự chun mơn hoá của cán bộ kế tốn ,đồng thời phù hợp với trình độ của từng nhân viên.Có thể khái qt bộ máy kế tốn của xí nghiệp theo sơ đồ sau:
Sơ đồ bộ máy kế tốn của xí nghiệp
Kế toán PX3 Thủ quỹ Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán PX2 Kế toán PX1
1.1. Hình thức kế tốn
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và yêu cầu hạch toán kinh tế của đơn vị.Hiện nay xí nghiệp áp dụng hình thức kế tốn nhật kí chung với hệ thống sổ sách ,tài khoản sử dụng tương đối phù hợp theo đúng chế độ nhà nước ban hành. Việc áp dụng hình thức kế tốn này phù hợp với trình độ quản lý ở xí nghiệp ,đơn giản ,thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính phục vụ cơng tác kế tốn.Cùng với hình thức kế tốn ,xí nghiệp áp dụng phương pháp đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.Kỳ hạch toán theo tháng phù hợp với kì báo cáo và xí nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Tồn bộ qui trình hạch tốn ,xử lí chứng từ ,cung cấp thông tin kinh tế ,được thực hiện trên máy vi tính theo hình thức nhật kí chung được thể hiện qua sơ đồ sau:
sơ đồ lUân chuyển chứng từ theo hình thức nhật kí chung
: Ghi cuối tháng. : Ghi hàng ngày. : Đối chiếu.
1.2. Tổ chức cơng tác kế tốn trên máy vi tính.
Các đơn vị Tổng cơng nói chung và Xí nghiệp sản xuất bao bì nói riêng được trang bị bằng máy vi tính đã cài đặt chương trình phần mềm kế tốn SAS ( Sơng Đa
Chứng từ gốc Bảng chi tiết SPS Sổ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ cái tài khoản Bảng cân đối SPS Báo cáo kế toán BC quỹ hàng
Accounting System ) do trung tâm Unesco phát triển công nghệ thông tin và Tổng công ty xây dựng Sông Đà phối hợp thực hiện.
Xí nghiệp sản xuất bao bì đã mở một hệ thống tài khoản phù hợp và thuận tiện cho công tác hạch toán. Phần mềm kế toán SAS chỉ cho phép mở các tài khoản do Bộ tài Chính ban hành ( các tài khoản này do những người có mật khẩu hệ thống khai báo, người sử dụng không thể sửa đổi).
Cơng tác kế tốn tập hợp chi phí sản xuất và tínhgiá thành sản phẩm tại Xí nghiệp sản xuất bao bì được kế tốn thực hiện trên máy vi tính theo các bước sau:
- Việc tập hợp chi phí sản xuất hồn tồn do máy tự động tính tốn, sàng lọc và tập hợp trêncác tài khoản chi phí từ những dữ liệu ban đầu do kế tốn tổng hợp tại xí nghiệp cập nhật.
- Căn cứ vào kết quả kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang cuối tháng theo đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, kế tốn cập nhật khối lượng sản phẩm dở dang cuối tháng và số lượng thành phẩm.
- Máy tự động sử lý thông tin, kết chuyển chi phí sản xuất sang tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
- Căn cứ vào số lượng thành phẩm hồn thành, kế tốn sẽ tính được giá thành sản xuất của một vỏ bao xi măng.
2. Tổ chức cơng tác kế tốn tại xí nghiệp sản xuất bao bì :
2.1. Chính sách kế tốn áp dụng tại xí nghiệp
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ như sau :
* Kế tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp ( theo phương pháp kê khai thường
xuyên )
Chi phí nguyên vật liệu trực tiép trong doanh nghiêp sản xuất gồm giá trị nguyên vật liệu sử dụng phục vụ trực tiếp cho sản xuất giá thực tế . Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phản ánh trên TK 621
- Trong kỳ nếu xuất kho vật tư kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi : Nợ TK 621 : Trị giá nguyên vật liệu xuất dùng
- Cuối kỳ kế toán căn cứ và số phát sinh bên nợ và sổ cái TK 621, phản ánh trị giá vật liệu xuất dùng kế tốn ghi :
Nợ TK 154
Có Tk 621: Trị giá NVL tồn kho
Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp sang TK 154 để tính giá thành sản phẩm . * Kế tốn chi phí nhân cơng trực tiếp ( theo phương pháp kê khai thường xuyên )
Chi phí nhân cơng trực tiếp trong doanh nghiệp sản xuất bao gồm : Tiền lương phải trả công nhân trực tiếp sản xuất
- Tính tiền lương phải trả cơng nhân trực tiếp sản xuất kế toán ghi : Nợ TK 622
Có TK 334 : Tiền lương phải trả cho công nhân viên
Căn cứ vào tiền lương cơ bản ,tiền lương thực tế trên bảng thanh tốn lương kế tốn tính ra số tiền trích BHXH, BHYT, KPCĐ, kế tốn ghi
Nợ TK 622
Có TK 3382, 3383, 3384 :
- Cuối kỳ kết chuyển chi phí nhân cơng trực tiếp sang TK 154 để tính giá thành sản phẩm kế tốn ghi .
Nợ TK 154
Có TK 622 : Chi phí nhân cơng trực tiếp
* Kế tốn chi phí sản xuất chung ( theo phương pháp kê khai thường xuyên)
- Kế tốn chi phí sản xuất chung bao gồm
Chi phí vật liệu , cơng cụ , dụng cụ Chi phí nhân viên phân xưởng Chi phí dịch vụ mua ngồi Chi phí KHTSCĐ
- Căn cứ vào việc tính tiền lương cho nhân viên phân xưởng kế tốn ghi: - Nợ TK 6271: Chi phí nhân viên phân xưởng
Có TK 334,338: Tính lương, BHXH, phải trả cho cơng nhân SX, nhân viên PX. - Căn cứ vào phiếu xuất kho khi có nghiệp vụ phát sinh kế tốn ghi
Có TK154: Kết chuyển chi phí SXC
Căn cứ vào sổ tính khấu hao TSCĐ kế tốn ghi : Nợ TK 627, 111, 331
*Kế tốn chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (theo phương pháp kê khai thường xuyên)
Kế tốn chi phí sản xuất kinh doanh dở dang bao gồm toàn bộ chi phí phát sinh trong tháng :
Căn cứ vào số phát sinh bên nợ TK 621 máy tự động kết chuyển vào sổ cái TK 154 Nợ TK 154:
Có TK 621 : kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Căn cứ vào số phát sinh bên nợ TK 622 máy tự động kết chuyển vào sổ cái TK 154 Nợ TK 154:
Có TK 622: Kết chuyển chi phí nhân cơng trực tiếp
Căn cứ vào số phát sinh bên nợ TK 627 máy tự động kết chuyển vào sổ cái TK 154 Nợ TK 154:
Có TK 627( 6271,7174,717 : Kết chuyển chi phí sản xuất chung
Hệ thống tài khoản của công ty sử dụng để hạch tốn chi phí và tính giá thành sản phẩm chủ yếu là các TK 621, TK 622,TK 627, TK 154, và các tài khoản liên quan khác. Các tài khoản được mở cho từng phân xưởng việc ghi chép thực hiện theo chế độ hiện