CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU AVI
A. Quá trình thực hiện PTCV
Cán bộ phòng nhân sự cần tìm hiểu kỹ về PTCV qua sách, báo hoặc được đào tạo, huấn luyện hoặc Công ty sẽ thuê chuyên gia từ bên ngoài để tiến hành PTCV.
Từ thực trạng về công tác PTCV của Công ty được thực hiện chưa hoàn chỉnh, PTCV mới chỉ thực hiện đối với một số vị trí chủ chốt tại công ty. Còn rất nhiều vị trí chưa được phân tích, kết quả của PTCV chưa được sử dụng một cách có hiệu quả. Do đó trong quá trình thực tập tại công ty Tôi xin đưa ra một số giải pháp sau nhằm xây dựng một
chương trình PTCV tại Công ty Cổ Phần Cao su AVI . Tiến hành PTCV tại công ty nên thực hiện theo các bước sau:
1. Lập kế hoạch chuẩn bị cho công tác PTCV
1.1. Lựa chọn các công việc cần phân tích
Như đã nói ở trên, Công ty mới chỉ có Bản quy định chức năng, nhiệm vụ cho các trưởng, phó phòng, quản đốc phân xưởng, tổ trưởng các tổ sản xuất. Các Bản quy định chức năng, nhiệm vụ này được xây dựng một cách khá chung chung, chưa phân định cụ thể cho từng vị trí và thông tin chưa đầy đủ nên Công ty cần tiến hành PTCV đối với các công việc thuộc khối lao động gián tiến ở các phòng ban trong Công ty và đối với các vị trí công việc của công nhân sản xuất.
Những công việc đã được phân tích nhưng chưa hoàn chỉnh sẽ được xem xét sửa đổi, bổ sung một cách khoa học.
Những công việc chưa được phân tích sẽ được tiến hành phân tích lại từ đầu theo trình tự hợp lý, xây dựng trên căn cứ khoa học.
1.2. Xây dựng phiếu tổng hợp các chức danh công việc cần phân tích
Sau khi lựa chọn các công việc cần phân tích, người phân tích sẽ xây dựng phiếu tổng hợp các chức danh công việc cần phân tích. Phiếu này là một bảng gồm có 3 mục : phòng ban, chức danh công việc và mã số công việc
Mã số công việc là việc qui định cho mỗi công việc một mã số cụ thể để thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra từng vị trí công việc. Mã số công việc gồm mã phòng và số thứ tự từng công việc được quy định trong phòng đó, nó được viết dưới dạng: Mã phòng - Số thứ tự từng công việc trong phòng.
Ví dụ: Trưởng phòng TC - HC có mã số là: TCHC - 01
Trong đó: - TCHC là viết tắt của tên phòng: Tổ chức hành chính - 01 là số thứ tự của công việc ở phòng TCHC
Tương tự như vậy ta sẽ có mẫu phiếu tổng hợp các chức danh công việc tại Phòng tổ chức - hành chính như sau:
Biểu 7.1.III Bảng tổng hợp các vị trí công việc của Phòng TC - HC
Phòng / Ban Chức danh công việc Mã số
Phòng TCHC
Trưởng phòng TCHC TCHC - 01
Cán bộ nhân sự 1 TCHC - 02
Cán bộ nhân sự 2 TCHC - 03
Văn thư – lễ Tân TCHC - 04
Lái xe TCHC - 05
Vệ sinh – cấp dưỡng TCHC - 06
Công tác y tế TCHC - 07
Mỗi phòng ban, đơn vị trong công ty sẽ có bảng tổng hợp như vậy và cả Công ty sẽ có một Bảng tổng hợp chung về tất cả các vị trí công việc có trong Công ty.
Việc xây dựng phiếu tổng hợp chức danh công việc sẽ giúp cho việc quản lý, theo dõi các vị trí công việc trong công ty một cách tổng hợp, dễ dàng và thuận tiện hơn.
1.3. Thiết kế mẫu phiếu của bản PTCV.
Để PTCV thực sự trở thành công cụ cho các hoạt động QTNL thì các kết quả của PTCV cần phải được xây dựng một cách khoa học, cụ thể bao gồm đầy đủ 3 nội dung chính: - Bản mô tả công việc, yêu cầu công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Theo bản thân tôi các văn bản là kết quả của PTCV có thể thiết kế dưới dạng như sau: ( Trong đó 3 bản của PTCV sẽ được kết hợp thành bản phân tích công việc hoàn chỉnh. Không phân định thành 3 bản riêng biệt )
Biểu 8.1.III.Mẫu bản Phân tích công việc
CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU AVI
BẢN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Mã số:
Ngày xây dựng
I. THÔNG TIN CHUNG Chức danh
Đơn vị
Đơn vị Mức lương
Báo cáo trực tiếp cho:
1. 2. Người ủy nhiệm khi vắng mặt 1. 2. II. CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ
1. …..
2. ….
III. ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC 1. Địa điểm làm việc 2. Chế độ làm việc
3. Trang thiết bị phục vụ công việc 4. Các điều kiện khác
IV. YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN 1. Trình độ học vấn
2. Trình độ chuyên môn
4. Trình độ tin học ( tùy từng vị trí ) 5. Kinh nghiệm 6. độ tuổi 7. Giới tính 8. Sức khỏe 9. Các yêu cầu khác
IV. TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 1 Tiêu chuẩn định lượng: …
2. Tiêu chuẩn định tính: …
2. Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin và thiết kế mẫu phiếu thu thập thông tin.
Để có được các thông tin cho việc PTCV và để thông tin thu thập được đa dạng, chính xác thì ta có thể lựa chọn các phương pháp sau để tiến hành thu thập thông tin:
2.1 Phương pháp sử dụng phiếu điểu tra
Mục đích: Cán bộ PTCV có thể sử dụng bảng hỏi để thu thập thông tin một cách rộng rãi, đồng loạt, tiết kiệm được thời gian. Trong cùng một lúc có thể phát bảng hỏi cho nhiều đối tượng và việc xử lý thông tin cũng sẽ dễ dàng hơn do các câu hỏi trong bảng hỏi thường được chuẩn hóa.
Đối tượng: Phương pháp bảng hỏi có thể sử dụng cho nhiều đối tượng cả lao động sản xuất và lao động gián tiếp ở khối phòng ban.
Bảng hỏi có thể được thiết kế theo mẫu ( Xem Phụ Lục 2)
Số lượng bảng hỏi được phát ra tùy vào mục đích cũng như đối tượng nghiên cứu, thời gian nghiên cứu. Tuy nhiên cẩn đảm bảo
số lượng bảng hỏi phát ra không quá ít, ít nhất phải đạt được 50% số lượng đối tượng nghiên cứu được điều tra có như vậy mới đảm bảo tính chính xác của thông tin.
Trong quá trình xây dựng bảng hỏi nên có sự trao đổi, tham khảo ý kiến của các cán bộ, trưởng phòng của các đơn vị có đối tượng nghiên cứu để đảm bảo nội dung bảng hỏi đầy đủ, chính xác phục vụ cho quá trình thu thập thông tin.
Bảng hỏi sau khi được xây dựng sẽ được photo ra làm nhiều bản, cán bộ PTCV đưa các bảng hỏi này cho trưởng phòng TCHC. Trưởng phòng TCHC chịu trách nhiệm trong việc phát các bảng hỏi cho người lãnh đạo các bộ phận và yêu cầu họ phối hợp, tạo điều kiện cho CB nghiên cứu PTCV trong việc thu thập các thông tin. Người lãnh đạo các bộ phận sẽ được các CB nghiên cứu PTCV hướng dẫn cách thức điền các thông tin, trả lời câu hỏi có trong bảng hỏi. Sau đó, những người lãnh đạo này sẽ có trách nhiệm phát bảng hỏi cho từng công nhân viên trong bộ phận mình và hướng dẫn họ trả lời các thông tin trong bảng hỏi.
2.2 Phỏng vấn
Sử dụng phương pháp này khi cán bộ PTCV thấy các thông tin thu được từ bảng hỏi chưa đầy đủ, không được chi tiết hoặc chưa rõ về câu trả lời của người lao động , cần phỏng vấn để làm rõ hơn. Phương pháp này sẽ cho phép thu thập thông tin một cách cụ thể chi tiết hơn, đồng thời đối với những câu hỏi trong bảng hỏi mà người lao động chưa rõ thì chuyên gia PTCV có thể thông qua cuộc phỏng vấn để giải thích thêm cho người lao động nhằm thu được những thông tin cần thiết.
Đối tượng được phỏng vấn ở đây là những người mà người thực hiện PTCV chưa hiểu rõ về công việc của họ, hoặc chưa thu thập
được những thông tin cần thiết về công việc, về người lao động để phục vụ cho công tác PTCV. Không cần thiết phải phỏng vấn tất cả người lao động.
Chuyên gia PTCV hướng dẫn, tập huấn cho quản lý trực tiếp tại các bộ phận về mục đích, cách thức tiến hành phỏng vấn, giới thiệu cách sử dụng mẫu phiếu phỏng vấn. Sau đó chuyên gia PTCV sẽ phối hợp cùng với những người quản lý ở từng bộ phận và trưởng phòng TCHC để cùng trao đổi trực tiếp, phỏng vấn người lao động tại từng bộ phận mà người quản lý phụ trách nhằm thu thập những thông tin còn thiếu hoặc không thu thập được từ bảng hỏi, đồng thời để xác minh lại tính chính xác của thông tin.
Các câu hỏi trong mẫu phiếu phỏng vấn không nhất thiết phải giống nhau. Tùy từng đối tượng cụ thể, người phỏng vấn dựa vào bảng điều tra đã điền các thông tin từ trước của người lao động để xác định xem những thông tin nào còn thiếu, còn chưa thu thập được hoặc còn có những nghi ngờ để đặt câu hỏi cho người được phỏng vấn và trong quá trình phỏng vấn nếu người lao động không rõ câu hỏi người phỏng vấn có thể giải thích cho họ hiểu rõ hơn.
Mẫu phiếu phỏng vấn có thể được thiết kế theo mẫu được trình bày cụ thể ở Phụ lục 3
3. Lựa chọn và đào tạo cán bộ PTCV
Vì trong Công ty đã có người nào học chuyên ngành QTNL là Trưởng phòng Tổ chức hành chính và cán bộ nhân sự nên nên có thể lựa chọn trưởng phòng và cán bộ hành chính là cán bộ PTCV cùng kết hợp với người quản lý trực tiếp tại các phòng ban để tiến hành PTCV.Tuy nhiên, nên mời chuyên gia PTCV để hướng
dẫn, đào tạo, tập huấn cho họ về nghiệp vụ để có kết quả PTCV một cách hiệu quả nhất.
Cán bộ PTCV sẽ tổ chức các cuộc họp hoặc hội thảo để trình bày cho họ về mục đích, ý nghĩa của việc tiến hành PTCV, tiến trình PTCV và hướng dẫn họ cách thu thập thông tin bằng bảng hỏi và phỏng vấn.
4. Xử lý thông tin thu thập được
Cán bộ PTCV hướng dẫn cho người quản lý trực tiếp các phòng cách viết các bản mô tả, bản yêu cầu và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng công việc trong phòng mình bằng cách dựa vào phiếu điều tra và phỏng vấn. Nhờ những thông tin thu được và dựa vào những kinh nghiệm cũng như sự hiểu biết của mình về các vị trí công việc trong đơn vị mình quản lý người quản lý ở các phòng ban sẽ viết bản phân tích công việc đối với từng vị trí công việc trong phòng.
Cán bộ PTCV sẽ trao đổi tham khảo ý kiến của các cán bộ liên quan, tổng hợp các kết quả phân tích của các quản lý trực tiếp để xây dựng hoàn thành bản thảo “Bản phân tích công việc“ cho từng công việc cụ thể.
5. Phê duyệt các văn bản PTCV
Sau khi bản thảo được xây dựng sẽ được đưa lên ban lãnh đạo xem xét và phê duyệt để trở thành 1 văn bản chính thức, có hiệu lực. Quá trình phê duyệt theo các bước như sau:
5.1. Lấy ý kiến đóng góp từ người quản lý trực tiếp
Sau khi xây dựng bản thảo “Bản phân tích công việc ”, Cán bộ PTCV sẽ đưa lại và lấy ý kiến đóng góp từ người quản lý trực tiếp các phòng cũng như người lao động làm việc tại vị trí đã phân
tích. Họ sẽ xem xét và người quản lý các phòng ban sẽ tổng hợp ý kiến của nhân viên trong phòng mình về bản phân tích công việc đã được xây dựng, cho biết những nội dung đã phù hợp, chưa phù hợp cần sửa đổi
Sau khoảng một tuần đưa các bản thảo đến từng phòng, Cán bộ PTCV tổ chức một cuộc họp. Trong cuộc họp, người quản lý ở các bộ phận sẽ trình bày các ý kiến của mình và của nhân viên trong phòng đối với các bản thảo PTCV. Cán bộ PTCV ghi lại các ý kiến đóng góp đó và thu lại các bản thảo.
Trên cơ sở các ý kiến đóng góp chuyên gia PTCV sửa lại các bản thảo một cách hoàn chỉnh nhất.
1.2 Thông tin phản hồi từ lãnh đạo cấp cao
Sau khi sửa xong bản thảo “Phiếu mô tả công việc “ lần thứ nhất, Cán bộ PTCV tổ chức cuộc họp lần thứ 2 với sự có mặt của Ban lãnh đạo và người quản lý trực tiếp tại các phòng. Trong cuộc họp, quản lý trực tiếp tại các bộ phận và Giám đốc nhận xét về các bản thảo. Cán bộ PTCV dựa vào những nhận xét đó để sửa lại bản thảo lần thứ 2.
5.3 Phê duyệt bởi lãnh đạo cấp cao
Bản thảo “Phiếu mô tả công việc “ được sửa lần cuối sẽ được trưởng phòng TCHC ký duyệt và trình lên Giám đốc Công ty để phê duyệt trở thành 1 văn bản chính thức và đưa vào sử dụng trong các hoạt động quản trị nhân sự tại Công ty.
Mỗi Phiếu mô tả công việc được lập thành 2 bản. Một bản gửi đến các phòng có liên quan, một bản lưu giữ ở phòng TCHC để xem xét và cập nhật định kỳ.
Phòng TCHC chịu trách nhiệm lưu giữ và quản lý các “ Bản phân tích công việc” . Theo định kỳ có thể là Ba năm một lần hoặc tùy vào tình hình thực tế của Công ty, trưởng phòng TCHC sẽ xem xét lại các Bản phân tích công việc đó. Nếu có sự thay đổi gì về công việc, trưởng phòng TCHC kết hợp cùng với quản lý các bộ phận để bổ sung, cập nhật thêm những thông tin mới có liên quan đến công việc vào các bản phân tích công việc cũ. Những nội dung nào không còn phù hợp nữa thì bỏ đi. Thêm vào nội dung mới để phù hợp với nội dung công việc mới. Nếu có sự thay đổi quá nhiều thì tiến hành PTCV lại công việc đó để đáp ứng nhu cầu thực tế.
B. KẾT QUẢ CỦA QUÁ TRÌNH HOÀN THIỆN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Kết quả của quả trình phân tích công việc là việc xây dựng lên các Bản phân tích công việc một cách hoàn chỉnh, chính xác và khoa học. Sau đây là một số ví dụ về kết quả của PTCV, đó là các bản Phân tích công việc của 3 vị trí công việc trong công ty.
1. Bản Phân tích công việc cho vị trí Trưởng Phòng Tổ chức – Hành chính
Biểu 9.1.B.III. Bản Phân tích Công việc của vị trí Trưởng phòng TC-HC
CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU AVI
Ngày xây dựng:
I. THÔNG TIN CHUNG
Chức danh: Trưởng Phòng
Đơn vị:
Đơn vị: Phòng Tổ chức – Hành chính
Mức lương: Thỏa thuận
Báo cáo trực tiếp cho: 1. Giám đốc Công ty Người ủy nhiệm khi vắng mặt 1. Cán bộ nhân sự2. Cán bộ hành chính II. CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ
1. Điều hành và quản lý chung các công việc hàng ngày của Phòng Hành chính Nhân sự bao gồm các lĩnh vực tuyển dụng, quản lý và điều động nhân sự, đào tạo, lao động tiền lương, chế độ chính sách, các bảo hiểm cho người lao động, công tác hành chính văn phòng, công tác bảo vệ trật tự, an ninh quốc phòng…vv
2. Tư vấn, tham mưu Ban Giám đốc, Trưởng các phòng, ban, xưởng về các vấn đề tổ chức, quản lý nhân sự, lao động tiền lương, chế độ chính sách và công tác hành chính…vv
3. Tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp trong việc hoạch định chiến lược phát triển nguồn nhân lực, xây dựng kế hoạch sử dụng nhân sự từng thời kỳ của Xí nghiệp.
4. Giao việc, hướng dẫn, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc, kiểm tra các nhân viên trong phòng hoàn tất các công việc một cách khoa học, hiệu quả và đúng tiến độ. Khuyến khích và tạo điều kiện cho nhân viên của mình phát triển chuyên môn nghiệp vụ.
5. Chỉ đạo thực hiện việc phân tích đánh giá kết quả thực hiện công việc và năng lực của CBCNV Xí nghiệp theo định kỳ để báo cáo Giám đốc Xí nghiệp.
6. Tham gia các Hội đồng: Phỏng vấn tuyển dụng lao động, Xét nâng bậc