Để hạch toán nguyên vật liệu sử dụng, có rất nhiều chứng từ kế toán được Công ty sử dụng, do đặc điểm Công ty sử dụng rất nhiều loại vật liệu cho nên đũi hỏi phải phản ỏnh, theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh xuất - nhập - tồn kho của từng loại nguyờn vật liệu. Thủ tục nhập xuất ở kho của Cụng ty được theo dừi rất chặt chẽ số hiện cú và tỡnh hỡnh biến động của từng thứ nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng và giá trị. Các chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý ban đầu để ghi sổ kế toán.
*) Đối với nguyên vật liệu mua ngoài
Hiện nay công ty đang sử dụng các chứng từ do Bộ tài chính quy định như: Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn mua hàng, Phiếu nhập kho, Biên bản nghiệm thu. Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu quản lý nguyờn vật liệu Cụng ty cũn sử dụng cỏc chứng từ
Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Đơn giá bình quân NVL Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ Số lợng NVL tồn đầu kỳ Số lợng NVL nhập trong kỳ = + +
như: Biên bản mở kiện, biên bản giao nhận vật tư, kế hoạch mua hang, giấy báo giá…
Phiếu nhập kho được lập thành 04 liên, lien gốc lưu tạI phũng vật tư, 01 liên thủ kho lưu để vào thẻ kho, hai lien gửI lên phũng kế toỏn (01 liờn kế toỏn dựng làm chứng từ nhập vào mỏy, 01 liờn kốm theo chứng từ thanh toỏn để trả tiền cho ngườI bán). Sau khi đó hoàn tất thủ tục nhập kho thỡ thanh toỏn tiền hàng cho ngườI bán.
VớI cơ chế mớI, sau khi mua nguyờn vật liệu về nhập kho thỡ việc vận chuyển hang do bờn bỏn hang chịu. Bờn bỏn cú trỏch nhiệm vận chuyển hang về tận kho của Cụng ty nờn đó làm giảm chi phớ thu mua.
Trong tháng 11/2005 Công ty đó mua dàn phơi Inox của Công ty cơ khí Hoàng Tiến – Hà NộI theo hóa đơn sau:
Biểu số: 02
HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số: 01GTK-3LL
Liên 2: Giao khách hàng GH/2005B
Ngày 16 tháng 11 năm 2005 00872756
Đơn vị khách hàng: Công ty Cơ khí Hoàng Tiến Địa chỉ: 20 Tôn Thất Tùng – Hà NộI
Số tài khoản: 04125600003021485 – Ngân hàng TMCP Quân độI Họ tên ngườI mua hàng: Anh Toàn
Tên đơn vị: Công ty May 10 – Phũng kinh doanh Địa chỉ: Gia Lâm – Hà NộI
Số tài khoản: ………. Hỡnh thức thanh toỏn: Tiền mặt Mó số thuế: 0100888195
STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1. Dàn phơi Inox Chiếc 08 230.000 1.840.000
Thuế suất GTGT:10% 184.000
Tổng cộng tiền thanh toán
2.024.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu không trăm hai mươi bốn ngàn đồng chẵn.
NGƯỜI MUA HÀNG NGƯỜI BÁN HÀNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
( Ký, ghi rừ họ tờn) ( Ký, ghi rừ họ tờn) ( Ký, ghi rừ họ tờn)
(Cần kiểm tra, đốI chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn)
Sau đó, thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu và chuyển hoá đơn, biên bản mở kiện, đồng thời ký nhận về số thực nhập, gửi lên Phòng Kho vận, từ đó Phòng Kho vận sẽ viết phiếu nhập kho
CÔNG TY MAY 10 Số 25/11 Mẫu số: 05- VT QĐ: Số 1141TC/ CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC BIÊN BẢN MỞ KIỆN
Khách hàng: Công ty cơ khí Hoàng Tiến
Vận đơn:………..
Tên hàng : Nguyên liệu
Tổng số kiện:…… Ngày về Công ty : 20/11/2005 SH Tên hàng ĐVT SL theo hoá đơn Thc nhận +/- Ghi chú 1 Dàn phơi Chiếc 08 08
Ngời lập biểu Chuyên gia kỹ thuật Phòng Kho vận
Biểu số: 03
CÔNG TY MAY 10 Mẫu số: 01- VT
QĐ: Số 1141TC/ CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC