- Số vận đơn (B/L No)
3.1.3. Tìm vị trí hàng hóa, đối chiếu lệnh giao hàng:
Đối với hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển thì nhân viên giao nhận phải mang lệnh giao hàng cho Hải quan giám sát đối chiếu và xuống điều độ kho, bãi để xác định vị
trí hàng hóa của mình. Xác định ví trí hàng hóa để liên hệ với Hải quan kiểm hóa xuống kiểm tra hàng hóa tránh mất thời gian. Hàng nhập khẩu bằng đường biển có hai loại hàng nguyên container và hàng lẻ, mỗi loại có cách lấy hàng khác nhau.
Đối với hàng nguyên container.
Khi container dỡ ra khỏi tàu sẽ được chuyển vào bãi trung tâm. Tại bộ phận điều độ cảng sẽ đặt một máy tính để nhân viên giao nhân dò tìm cont của mình. Trước tiên nhân viên giao nhận sẽ đánh số container, và các mã lệnh khác để biết xem container của mình đã vào bãi chưa.
Hàng nguyên container có hai cách lấy hàng là hàng giao thẳng và hàng rút ruột. • Đối với hàng giao thẳng
Nếu là hàng giao thẳng thì hãng tàu sẽ đóng dấu giao thẳng lên lệnh giao hàng. Cùng với thủ tục mở tờ khai nhân viên giao nhận sẽ làm các thủ tục sau đây:
Đem lệnh giao hàng đối chiếu ở Hải quan giám sát bãi và giữ lại lệnh đó để nộp cho Hải quan cổng khi thanh lý hàng. Đem một lệnh giao hàng vào thương vụ cảng để nộp tiền điều động công nhân chuyển container ra bãi kiểm hóa và in phiếu giao nhận container (phiếu EIR). Phòng thương vụ sẽ giữ lại lệnh này và giao cho nhân viên giao nhận gồm 4 liên như sau:
+ Liên trắng: phòng điều độ cảng giữ + Liên vàng: bảo vệ cổng giữ
+ Liên hồng: chủ hàng giữ + Liên xanh: Hải quan cổng giữ.
Photo một lệnh giao hàng cho bộ phận chuyển container từ bãi trung tâm ra bãi kiểm hóa. Phòng điều độ sẽ phân công xe nâng mang cont ra bãi kiểm hóa.
Đem một lệnh xuống phòng điều độ tại bãi rút hàng nhờ đóng dấu cắt seal kiểm hóa, điều độ cảng sẽ giữ lại liên giao container màu trắng. Sau dó in phiếu cắt seal rồi đưa cho bộ phận cắt seal để họ cắt seal (hàng miễn kiểm không làm bước này)
Nếu là hàng rút ruột thì hãng tàu sẽ đóng dấu rút ruột lên lệnh giao hàng. Cùng với việc mở tờ khai nhân viên giao nhận sẽ làm những việc sau đây:
Đem một lệnh giao hàng xuống đối chiếu ở hải quan giám sát bãi và giữ lại lệnh đó giao cho Hải quan cổng lúc thanh lý.
Đem một lệnh giao hàng vào thương vụ cảng đóng phí chuyển container ra bãi kiểm hóa và đóng phí rút ruột, thương vụ sẽ đóng dấu đã đóng tiền lên lệnh này và ghi số hóa đơn đã thu tiền lên lệnh này.
Photo một lệnh giao hàng đưa cho bộ phận chuyển container từ bãi trung tâm ra bãi kiểm hóa. Phòng điều độ cảng sẽ phân công xe nâng đưa hàng ra bãi kiểm hóa.
Sau đó đem lệnh đã được phòng thương vụ đóng dấu xuống phòng điều độ bãi rút hàng đóng dấu cắt seal. Sau đó in phiếu cắt seal rồi đưa cho công nhân cắt seal (hàng miễn kiểm không làm bước này)
Sau khi đã hòan thành thủ tục Hải quan thì cho xe vào rút hàng. Khi rút hàng xong đội trưởng đội bốc xếp sẽ xác nhận tình trạng container bên trong và xác nhận thực tế lên lệnh giao hàng. Sau đó điều độ cảng sẽ in phiếu rút hàng gồm 4 liên (trắng, vàng, hồng, xanh) và ghi đầy đủ các chi tiết về container, số xe nhận hàng, thời gian bắt đầu và kết thúc rút hàng, số hàng thực tế được rút, nhân viên giao nhận. Điều độ cảng giữ lại liên màu trắng và giao cho chủ hàng 3 liên còn lại để sử dụng như sau:
+ Liên màu vàng: bảo vệ cổng giữ + Liên màu hồng: chủ hàng giữ + Liên màu xanh: Hải quan cổng giữ Đối với hàng lẻ.
Khi container dỡ ra khỏi tàu, hàng của các doanh nghiệp sẽ được bốc dỡ và xếp vào kho. Nhân viên giao nhân đem lệnh giao hàng xuống kho để hỏi thủ kho xem hàng đã vào kho chưa và xác định vị trí hàng. Thủ tục Hải quan hàng lẻ của các cảng có hai cách thông quan khác nhau.
Nét đặc trưng của cách này là có thể đối chiếu lệnh và in phiếu xuất kho bất kỳ lúc nào mà không cần có tờ khai.
Trong thời gian theo dõi quá trình luôn chuyển tờ khai, nhân viên giao nhận có thể tranh thủ đi đối chiếu lệnh, tìm vị trí lô hàng và in phiếu xuất kho.
Đầu tiên đem lệnh giao hàng xuống kho tìm vị trí lô hàng để chuẩn bị nếu hàng bị kiểm hóa (nếu tờ khai luồng đỏ).
Đem một lệnh giao hàng xuống thương vụ để in phiếu xuất kho, phòng thương vụ sẽ giữ lại một lệnh giao hàng và in phiếu xuất kho bao gồm 4 liên (trắng , vàng, hồng, xanh), nhân viên giao nhận đại diện doanh nghiệp ký lên phiếu xuất kho, sau đó phòng thương vụ giữ lại liên màu trắng. Ba liên còn lại giao cho chủ hàng để đi lấy hàng và thanh lý như sau:
- Đối với cảng Vict
+ Liên màu xanh: Hải quan cổng giữ. + Liên màu vàng: bảo vệ cổng giữ. + Liên màu hồng: chủ hàng giữ. - Đối với Tân cảng:
+ Liên màu xanh: Hải quan cổng giữ. + Liên màu vàng: bảo vệ cổng giữ. + Liên màu hồng: Thủ kho giữ.
Đem một lệnh giao hàng cho Hải quan đối chiếu, nhập máy và ký lên lệnh giao hàng này.
Khi nhận lại tờ khai, đem lệnh giao hàng đã đối chiếu, tờ khai và phiếu xuất kho trình cho Hải quan kho. Tại đây Hải quan sẽ xem xét, vào sổ và ký xác nhận lên phiếu xuất kho.
Tiếp theo sẽ thông báo cho bộ phận bốc xếp kho, đưa hai phiếu màu hồng và màu vàng cho bộ phận này để phân bổ người xếp hàng lên xe. Sau khi hàng đã được xếp dỡ và đưa lên xe, trưởng bộ phận này sẽ kiểm tra số xe, số kiện hàng được bốc lên xe. Sau
đó ghi nhận lại toàn bộ tình trạng của hàng, số xe, số kiện lên hai phiếu này và nhân viên giao nhận sẽ ký lên hai phiếu này. Nếu là Tân Cảng thì chủ kho sẽ giữ lại phiếu màu hồng
Cách 2: Dùng cho cảng Cát Lái.
Nét đặc trưng của cảng này là chỉ được in phiếu xuất kho khi có tờ khai. Do đó nhân viên giao nhận sẽ phải chờ thủ tục luân chuyển của tờ khai hoàn chỉnh, nhận
lại tờ khai xong mới xuống kho làm thủ tục lấy hàng.
Đầu tiên cầm bộ lệnh xuống kho nhờ Hải quan kho xác định vị trí lô hàng bằng máy tính để chuẩn bị việc kiểm hóa (nếu hàng miễn kiểm thì không cần bước này).
Sau khi làm xong thủ tục Hải quan, đem bộ tờ khai Hải quan trả cho chủ hàng lưu và lệnh giao hàng xuống cho hải quan đối chiếu, nhập máy, ký lên lệnh giao hàng và Hải quan ở đây giữ lại tờ khai này.
Đem lệnh giao hàng đã ký qua phòng in phiếu xuất kho gồm 5 liên: - Một liên màu trắng bộ phận in phiếu xuất kho giữ. - Một liên màu hồng: Hải quan cổng giữ.
- Một liên màu vàng: bảo vệ cổng giữ.
- Hai liên màu xanh: thủ kho giữ 1 liên, chủ hàng giữ một liên.
Đem phiếu xuất kho qua thủ kho đối chiếu để lấy hàng, khi đã nhận đủ hàng, trưởng bộ phận này sẽ ghi số xe số kiện hàng được bốc lên xe. Sau đó ghi nhận lại toàn bộ tình trạng hàng hóa, số xe, số kiện lên 4 phiếu này (1 vàng, 1 hồng và 2 xanh). Nhân viên giao nhận ký lên phiếu xuất kho, thủ kho cũng ký nhận vào phiếu này và giữ lại phiếu màu xanh.
Đem phiếu xuất kho cho Hải quan kho ký lên liên màu hồng và lấy lại tờ khai.