II. Giải pháp để xây dựng quy trình phân tích công việc
1.Xây dựng quy trình phân tích công việc
1.1. Xác định công việc cần phân tích
Do trong Sở chưa có được các bản mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí công việc vì vậy nên tiến hành phân tích công việc đối với tất cả các vị trí công việc (trừ những vị trí công việc tương tự nhau về nhiệm vụ) tuy nhiên trong khuôn khổ bài viết tôi chỉ tiến hành phân tích công việc đối với các chức vụ
- Chuyên viên đào tạo
- Chuyên viên phụ trách vấn đề tiền lương - Chuyên viên phụ trách về khen thưởng…
1.2. Tiến hành lập bảng hỏi và phỏng vấn đối với từng nhân viên
Sau khi lựa chọn các công việc cần phân tích sẽ xây dựng một mẫu bảng hỏi phân tích công việc gửi đến tất cả các nhân viên, các câu hỏi phải dễ hiểu, tránh gây hiểu lầm. Và thiết kế các câu hỏi chuẩn bị phỏng vấn, phải tiến hành lựa chọn câu hỏi phỏng vấn phù hợp với tâm lý của từng nhân viên, tạo được tâm lý thân thiện và hợp tác trong trả lời.
- Công việc: tên công việc, chức danh, nhiệm vụ quyền hạn, chức năng của người nhân viên khi thực hiện công việc, phương pháp tiến hành công việc, các mối quan hệ trong khi thực hiện công việc … trong quá trình phân tích công việc.
- Yêu cầu đối với người thực hiện: đó là những yêu cầu về sự hiểu biết, trình độ giáo dục và đào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm, những yêu cầu về phẩm chất của nhân viên, các điều kiện khác cần có để tiến hành thực hiện công việc …
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc: đó là những tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, thời hạn hoàn thành, những tiêu chuẩn về hành vi, thái độ của nhân viên đê đánh giá sự hoàn thành công việc của cán bộ công chức viên chức trong Sở
- Các thông tin liên quan khác như điều kiện khí hậu , máy móc thiết bị cần có để có thể thực hiện công việc…
1.4. Xử lý thông tin
Các cán bộ phân tích công việc có thể trực tiếp hoặc kết hợp với các trưởng phó phòng ban là người giám sát trực tiếp công việc của cán bộ công chức viên chức trong Sở để xây dựng nên phần mô tả công việc và yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. Nhờ những thông tin thu thập được và dựa vào kinh nghiệm quản lý, các cán bộ phân tích công việc sẽ viết ra được các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho các vị trí, phản hồi thông tin đến người lao động, sửa đổi lại và viết bản chính trình lên Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính phê duyệt sau đó gửi lên cán bộ quản lý cấp cao hơn. Sau đó ứng dụng kết quả phân tích công việc vào thực tiễn quản lý tại Sở