Điều phối thực hiện dự án là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian. Giai đoạn này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình từng công việc và toàn bộ dự án, trên cơ sở đó bố trí vốn, nhân lực và thiết bị phù hợp.
Một trong những ph−ơng tiện cơ bản trong điều phối dự án là sơ đồ ngang đ−ợc xây dựng trên sơ đồ mạng. Chủ nhiệm dự án phải đảm bảo việc tất cả các thành viên ban dự án hiểu đ−ợc thời gian đóng góp của họ và mối quan hệ qua lại giữa các công việc trong dự án với công việc ngoài dự án.
Mục đích của công tác tổ chức có thể đ−ợc xác định nh− sau: - Tạo lập đ−ợc quan hệ hợp tác;
- Phân định rõ ràng vai trò và nhiệm vụ cho những ng−ời tham gia vào dự án;
- Truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.
Các khía cạnh của mục đích tổ chức có thể làm nảy sinh một số vấn đề sau: - Thiếu sự hợp tác sẽ buộc chủ nhiệm dự án phải cân nhắc mỗi khi có quyết định đ−a ra rằng mọi ng−ời liên quan có tuân theo một cách tổ chức hay không?...
- Nếu không có sự phân định rõ ràng vai trò và nhiệm vụ sẽ dẫn đến sự chồng chéo hoặc bỏ ngỏ công việc, thiếu các nguồn lực cần thiết khi thực hiện nhiệm vụ;
- Trách nhiệm là ở chỗ ng−ời đ−ợc giao nhiệm vụ phải biết cách hoàn thành công việc một cách tốt nhất trong mối quan hệ đồng bộ với hệ thống kế hoạch dự án. Chủ nhiệm dự án và lãnh đạo các cấp trong tổ chức phải lập ra một sơ đồ trách nhiệm tùy theo phạm vi quản lý, trong đó chỉ ra một cách rõ ràng các công việc và giai đoạn của dự án mà mỗi thành viên phải chịu trách nhiệm;
- Truyền đạt thông tin có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện đúng theo tiến độ dự án. Chủ nhiệm dự án muốn truyền đạt thông tin một cách có hiệu quả phải đảm bảo việc lập thông tin rõ ràng, xác định và xây dựng các kênh truyền tin; cung cấp thông tin đầy đủ tin cậy cho đúng đối t−ợng và thời điểm, kiểm soát đ−ợc các luồng thông tin.
1.3.3.3. Kiểm soát
Kiểm soát đ−ợc hiểu là một quá trình hoạt động và là một hệ thống. Kiểm soát dự án bao gồm một loạt hành động và công việc đ−ợc thực hiện theo một quy trình nhất định, đồng bộ từ ý t−ởng đầu t−, qua thực hiện cho đến khi dự án đ−ợc vận hành đi vào hoạt động. Việc lập báo cáo trong tiến trình thực hiện đối với dự án kéo dài khoảng vài ba năm là hàng tuần hoặc 2 tuần một lần. Mục tiêu của báo cáo là nhằm cung cấp thông tin đầy đủ cho
chủ nhiệm dự án, nâng cao hiệu quả quản lý. Nền tảng tổng thể của quá trình kiểm soát là sự so sánh tiến độ và chi phí giữa kế hoạch và thực tế để khi cần sẽ tiến hành các hành động điều chỉnh, đảm bảo cho dự án đi theo đúng quỹ đạo đã vạch sẵn để đạt đ−ợc mục tiêu.
Trong quá trình quản lý dự án đồng thời với công tác kiểm soát, công tác giám sát cũng đóng vai trò rất quan trọng. Giám sát là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết các v−ớng mắc trong quá trình thực hiện, nghiệm thu đ−a dự án vào sử dụng. Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ cũng đ−ợc thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị cho giai đoạn sau.