2 CHƯƠNG :
2.2.2.2 Thanh toỏn bằng tiền mặt
KBNN trờn cơ sở thực hiện thụng tư số 33/2006/TT-BTC đó qui định rừ nội dung được phộp chi bằng tiền mặt và gắn kiểm soỏt chi NSNN với kiểm soỏt thanh toỏn bằng tiền mặt. Qua đú làm tăng hiệu quả cụng tỏc kiểm soỏt chi và thực hiện nguyờn tắc thanh toỏn, chi trả trực tiếp đến người cung cấp hàng hoỏ, dịch vụ theo Luật NSNN, hạn chế cấp tạm ứng qua khõu trung gian; mặt khỏc, gúp phần giảm tỷ trọng thanh toỏn khụng dựng tiền mặt của KBNN và nền kinh tế. Ngoài ra thụng qua việc quy định rừ nội dung chi bằng tiền mặt cũng đó tạo sự cụng khai, minh bạch và giỏm sỏt lẫn nhau đối với cả người kiểm soỏt (KBNN) và người được kiểm soỏt (đơn vị sử dụng NSNN).
Hiện nay, cỏc đơn vị giao dịch được phộp chi bằng tiền mặt cỏc khoản chi sau:
Cỏc khoản chi thanh toỏn cỏ nhõn như: tiền lương, tiền cụng, phụ cấp lương, học bổng học sinh, sinh viờn, tiền thưởng, phỳc lợi tập thể, chi cho cỏn bộ xó, thụn, bản đương chức, chi về cụng tỏc người cú cụng cỏch mạng và xó hội; chi trả bảo hiểm cho cỏc cỏ nhõn; cỏc khoản thanh toỏn khỏc cho cỏ nhõn. Chi xõy dựng cơ bản bằng tiền mặt bao gồm chi giải phúng mặt bằng trực tiếp cho dõn, chi mua sắm một số vật tư do nhõn dõn khai thỏc và cung ứng được chớnh quyền địa phương và chủ đầu tư chấp thuận; chi xõy dựng cỏc cụng trỡnh do dõn tự làm của xó, chi cho Ban quản lý cụng trỡnh,… Trường hợp nhà thầu cú mở tài khoản tiền gửi tại KBNN theo quy định của cấp cú thẩm quyền, đơn vị được thanh toỏn bằng tiền mặt đối với cỏc khoản chi lương, mua sắm vật tư và một số khoản chi nhỏ khỏc cú giỏ trị dưới 5 triệu đồng đối với một khoản chi.
Chi một số nhiệm vụ cho cỏc đơn vị thuộc Bộ Quốc phũng, Bộ Cụng an và Ban cơ yếu Chớnh phủ bao gồm: mật phớ, chi nuụi phạm nhõn và cỏc nhu cầu chi thường xuyờn bằng tiền mặt
Chi trả nợ dõn chỉ bao gồm cỏc khoản chi trả trỏi phiếu, cụng trỏi, cụng trỏi bỏn lẻ trong hệ thống kho bạc nhà nước cho cỏc cỏ nhõn, chi trả bằng tiền mặt đối với vàng bạc đỏ quý, tư trang tạm thu, tạm giữ cho nguyờn chủ.
Chi mua lương thực dự trữ chỉ bao gồm phần do cơ quan Dự trữ Quốc gia thu mua trực tiếp của dõn; khụng bao gồm phần mua qua cỏc Tổng cụng ty, cụng ty lương thực được thanh toỏn bằng chuyển khoản.
Cỏc khoản chi khỏc bằng tiền mặt khỏc của NSNN và chi từ tài khoản tiền gửi của cỏc đơn vị giao dịch cho cỏc đơn vị, cỏ nhõn khụng mở tài khoản tại KBNN
Định mức rỳt tiền mặt của cỏc đơn vị giao dịch tại Kho bạc Nhà nước trong một ngày (gồm một hoặc nhiều giao dịch):
Đối với KBNN tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cú định mức là 200 triệu đồng.
Đối với cỏc giao dịch thuộc KBNN huyện cú định mức là 100 triệu đồng. Tuy nhiờn đối với việc thanh toỏn tiền mua hàng húa, dịch vụ với cỏc đơn vị, tổ chức, cỏ nhõn khỏc cú tài khoản tiền gửi tại ngõn hàng hoặc KBNN, cỏc đơn vị giao dịch phải thanh toỏn bằng cỏc phương thức thanh toỏn khụng dựng tiền mặt trừ trường hợp thanh toỏn nhỏ cú giỏ trị khụng vượt quỏ 5 triệu đồng.
Cỏc đơn vị cú nhu cầu rỳt tiền mặt quỏ giới hạn trờn phải đăng ký bằng văn bản với KBNN nơi mở tài khoản trước 1 ngày về số lượng và thời điểm rỳt tiền.
Hệ thống KBNN thực hiện thống nhất quy trỡnh thu, chi tiền mặt như sau:
Quy trỡnh thu tiền mặt:
Thu tiền mặt tại trụ sở KBNN (Trung tõm KBNN):
Khỏch hàng Kế toỏn viờn Kế toỏn trưởng
Kiểm ngõn Mụ tả quy trỡnh: (4) (6) (1) (2) (2) (3)
(1) Khỏch hàng: Giao chứng từ nộp tiền (giấy nộp tiền vào tài khoản, giấy nộp tiền vào Ngõn sỏch Nhà nước bằng tiền mặt, biờn lai thu phạt, phiếu thu...) cho kế toỏn.
(2) Kế toỏn viờn: Kiểm tra tớnh hợp phỏp, hợp lệ của chứng từ. Sau đú nhập thụng tin chứng từ (số hiệu tài khoản, số tiền khỏch hàng phải nộp...) đồng thời ký trờn giấy chức danh “kế toỏn”, chưa ký kiểm soỏt chức danh “Kế toỏn trưởng” và chuyển chứng từ sang phũng (bộ phận) kho quĩ theo đường dõy nội bộ.
(3) Kiểm ngõn: Kiểm tra số tiền khỏch hàng phải nộp trờn chứng từ, sau đú thu tiền theo bảng kờ, ký và đúng dấu “Đó thu tiền” vào chứng từ và bảng kờ; đồng thời trả cho khỏch hàng 1 liờn chứng từ đó cú chữ ký của kế toỏn viờn, thủ quĩ và dấu “Đó thu tiền” từ cỏn bộ kiểm ngõn.
(4) Kế toỏn viờn: Nhận cỏc liờn chứng từ do kiểm ngõn chuyển trả theo đường dõy nội bộ và trỡnh Kế toỏn trưởng.
(5) Kế toỏn trưởng ký kiểm soỏt chứng từ
Quy trỡnh chi tiền mặt:
(1) Khỏch hàng -> (2) Kế toỏn ->(3) Kế toỏn trưởng, Giỏm đốc (hoặc người uỷ quyền) -> (4) Kế toỏn -> (5) Thủ quĩ -> (6) Khỏch hàng -> Kế toỏn
Mụ tả quy trỡnh:
(1) Khỏch hàng: Giao chứng từ cho kế toỏn (sộc lĩnh tiền mặt, giấy rỳt dự toỏn bằng tiền mặt...)
(2) Kế toỏn: Kiểm tra chứng từ, nhập thụng tin vào mỏy (chương trỡnh KTKB), ký vào chức danh “Kế toỏn”, trỡnh Kế toỏn trưởng và Giỏm đốc
(3) Kế toỏn trưởng, Giỏm đốc: Kế toỏn trưởng kiểm soỏt chứng từ trờn giấy và mỏy tớnh, nếu đỳng thỡ ký chức danh “Kế toỏn trưởng” và ký trờn mỏy tớnh; Giỏm đốc ký trờn giấy vào chức danh “Giỏm đốc”.
(4) Kế toỏn: Chuyển chứng từ cú đủ chữ ký kế toỏn, kế toỏn trưởng, Giỏm đốc cho cỏn bộ Kho quĩ theo đường dõy nội bộ.
(5) Thủ quĩ: Nhận và kiểm soỏt chứng từ (ngày thỏng, họ tờn, địa chỉ người lĩnh; số tiền bằng số, bằng chữ; Họ tờn người lĩnh tiền; số CMND, ngày thỏng năm cấp, nơi cấp CMND; Kiểm tra sự khớp đỳng giữa thụng tin trờn mỏy do Kế toỏn chuyển sang và số liệu trờn chứng từ; Lập bảng kờ phõn loại tiền; Nhập mỏy; Chi tiền cho khỏch hàng; Ký vào chức danh “Thủ quĩ” và đúng dấu “đó chi tiền” lờn bảng kờ và chứng từ chi.
(6) Khỏch hàng: Ký nhận vào cỏc liờn chứng từ chức danh “Người lĩnh tiền” và nhận tiền cựng 1 liờn chứng từ do Thủ quĩ trả.
Tỷ trọng và số lượng thanh toỏn bằng tiền mặt của ngõn sỏch nhà nước và cỏc đơn vị giao dịch qua Kho bạc Nhà nước vẫn cũn tương đối cao, gõy ảnh hưởng khụng nhỏ đến cụng tỏc quản lý, điều hành ngõn quĩ Kho bạc Nhà nước. Theo số liệu thống kờ thu chi tiền mặt qua hệ thống KBNN của một số năm gần đõy năm 2001 tổng số thu, chi tiền mặt qua Kho bạc Nhà nước là 119.830 tỷ đồng, bằng 15,16% tổng doanh số thanh toỏn qua Kho bạc Nhà nước; năm 2002 là 115.891 tỷ đồng, bằng 12,72% tổng doanh số thanh toỏn qua Kho bạc Nhà nước; năm 2003 là 136.277 tỷ đồng, bằng 12,38% tổng doanh số thanh toỏn qua Kho bạc Nhà nước; năm 2004 là 148.044 tỷ đồng, bằng 10,21% tổng doanh số thanh toỏn qua Kho bạc Nhà nước; năm 2005 là 175.631 tỷ đồng, bằng 9,81% tổng doanh số thanh toỏn qua Kho bạc Nhà nước. Riờng 9 thỏng đầu năm 2007, toàn hệ thống KBNN đó thu tiền mặt trờn 80.000 tỷ đồng trong đú số thuế, phớ nộp bằng tiền mặt chiếm khoảng 15-20%
tổng số thu NSNN; đồng thời cũn nhiều khoản chi vẫn được thực hiện theo phương thức thanh toỏn bằng tiền mặt như chi thanh toỏn cho cỏ nhõn (46,7%); chi an ninh, quốc phũng (19,1%); chi khỏc (25,8%) trờn tổng số chi tiền mặt. Tổng số thu, chi bằng tiền mặt luụn chiếm khoảng từ 10 – 15 % tổng doanh số thanh toỏn qua Kho bạc Nhà nước. Trong khi đú, khối lượng thu bằng tiền mặt của Kho bạc Nhà nước mới chỉ đỏp ứng được khoảng 50% tổng nhu cầu chi bằng tiền mặt (số thiếu cũn lại được rỳt từ ngõn hàng). Như vậy, KBNN thường xuyờn phai dự trữ một lượng tiền mặt đỏng kể tại kho. Theo thống kờ thỡ thường xuyờn cú khoảng 600 – 800 tỷ đồng tiền mặt nằm rải rỏc tại cỏc kho của đơn vị KBNN.
Hiện nay, để thực hiện việc thanh toỏn bằng tiền mặt tại Kho bạc Nhà nước thỡ KBNN phải nhận tiền từ ngõn hàng về để thanh toỏn chi trả cho cỏc đối tượng. Tất cả cỏc quỏ trỡnh này đều phải thực hiện kiểm đếm (giữa ngõn hàng và Kho bạc Nhà nước; giữa khỏch hàng và Kho bạc Nhà nước), nờn đó gõy khú khăn cho họat động Kho bạc Nhà nước khi cú phỏt sinh những khoản thu, chi tiền mặt lớn hoặc dồn vào một số thời điểm nhất định như đầu thỏng (thanh toỏn chi trả lương cho cỏn bộ,…) hoặc cuối thỏng (cỏc đối tượng thực hiện nghĩa vụ với ngõn sỏch nhà nước,…). Bờn cạnh đú, Kho bạc Nhà nước phải bỏ ra một lượng kinh phớ để đảm bảo an toàn tiền mặt (như xõy dựng kho, bảo vệ, hệ thống bỏo động, bỏo chỏy, xe chuyờn dựng,…); kinh phớ cho việc thanh toỏn bằng tiền mặt (như mua sắm mỏy đếm tiền, soi tiền giả,…); kinh phớ cho đội ngũ cỏn bộ kho quĩ.