c Hồ sơ, thủ tụ
2.3.2 Quy trình thanh toán bằng L/C hàng hoá XNK của Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng
Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng
2.3.2.1 Nguyên tắc giao dịch trong thanh toán bằng L/C của các Ngân hàng với Công ty.
Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng thương thực hiện nghiệp vụ thanh toán bằng L/C qua 3 Ngân hàng là Ngân hàng Công Thương-Hoàn Kiếm, Ngân hàng Ngoại thương và Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn. Công ty và các Ngân hàng trên đều thống nhất với nhau các nguyên tắc sau:
- Mở rộng nghiệp vụ kinh doanh đối ngoại và thanh toán quốc tế trên cơ sở đảm bảo lợi ích quốc gia, lợi ích của Công ty và lợi ích của Ngân hàng.
-Thực hiện việc thanh toán theo chế độ quy định, đồng thời phù hợp với các thông lệ quốc tế do phòng thương mại quốc tế ban hành như: Các quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ ấn bản số 600(UCP 600)...
2.3.2.2 Nội dung giấy yêu cầu mở thư tín dụng
Giấy yêu cầu mở thư tín dụng bao gồm những nội dung sau: *Loại thư tín dụng
*Ngân hàng thông báo *Thời hạn giá trị
*Người yêu cầu mở thư tín dụng(L/C) *Người hưởng lợi
*Số tiền trên L/C
*Những chứng từ cần xuất trình khi thanh toán
Dưới đây là một minh hoạ cụ thể một mẫu giấy yêu cầu mở L/C(xem phụ lục):
2.3.2.3 Nội dung cụ thể của thư tín dụng
Số hiệu của thư tín dụng:Tất cả các L/C đều có số hiệu riêng. Cụ thể trên mẫu thư tín dụng trên thì số hiệu của L/C là 009020601 ILC 0009
Địa điểm và ngày mở thư tín dụng: Thư tín dụng được mở vào ngày 02/04/2004 và được mở tại Ngân hàng Công thương- Hoàn Kiếm- Hà Nội
Loại thư tín dụng: Đây là nội dung quan trọng có tác dụng điều khiển tính chất, nghiệp vụ, quyền lợi của các bên liên quan
Cụ thể trên đây là loại thư tín dụng không huỷ ngang có thể chuyển nhượng được(Irrevocable, trasferable L/C)
Tên và địa chỉ của các bên liên quan đến L/C: Trong L/C tất cả các thành viên có liên quan tới giao dịch như:
-Người xin mở L/C: Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng -Người thụ hưởng L/C(người hưởng lợi): Chukyo Jukico.,ltd
-Ngân hàng: Các Ngân hàng tham gia trong L/C bao gồm có Ngân hàng mở L/C là Ngân hàng Công thương- Hoàn Kiếm, Ngân hàng thông báo là Ngân hàng phục vụ doanh nghiệp của Nhật Bản.
Số tiền của thư tín dụng: Trên thư tín dụng trên thì số tiền được ghi bằng cả chữ và số, cụ thể là 2 triệu JPY(hai triệu yên chẵn)
Thời hạn hiệu lực của thư tín dụng: Đó là thời hạn mà Ngân hàng Công thương Việt Nam cam kết trả tiền cho người xuất khẩu của Nhật Bản ngày 02/4/2007
Thời hạn giao hàng: Đó là ngày mà sau đó ít nhất 3 ngày khi mà L/C có hiệu lực
Các nội dung về hàng hoá: Đây là những điều khoản mà cả 2 bên cùng phải thoả thuận như: Tên hàng (KOMATSU), số lượng (01), trọng lượng, giá cả (JPY 2,000,000), quy cách phẩm chất, bao bì, mẫu mã... một cách chi tiết.
Các nội dung về vận tải, vận chuyển và các điều kiện giao hàng(CIF Haiphong),nơi nhận tại cảng Hải Phòng, còn nơi giao hàng tại cảng của Nhật Bản.
Các điều kiện khác: Chữ ký của Ngân hàng Công thương Việt Nam, sự cam kết trả tiền của Ngân hàng Công thương Việt Nam.
2.3.2.4 Các bước tiến hành:
Đó là các bước tiến hành trong quá trình bắt đầu từ khi có nhu cầu về ký hợp đồng thương mạihàng hoá sau đó các bên tiến hành lựa chọn phương pháp thanh toán bằng L/C. Công ty có thể đóng cả vai trò là người
xuất khẩu cũng như người nhập khẩu tham gia vào quan hệ thanh toán. Trong trường hợp này ta xét trên khía cạnh công ty là doanh nghiệp nhập khẩu và trong quy trình thanh toán bằng L/C thì Ngân hàng Công thương Việt Nam đóng vai trò là Ngân hàng mở L/C, thay mặt Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng trả tiền cho doanh nghiệp xuất khẩu ở nước ngoài . Toàn bộ quy trình thanh toán được diễn ra như sau:
Bước1: Khi công ty có nhu cầu về nhập khẩu một mặt hàng nào đó nhằm phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh trong nước hoặc cho nhu cầu của khách hàng và đã được sự phê duyệt của ban giám đốc thì bộ phận thuộc phòng kinh doanh sẽ tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương với đối tác của mình và thoả thuận sẽ thanh toán bằng hình thức L/C, sau đó sẽ lên kế hoạch lập phương án kinh doanh. Trong phương án kinh doanh phải nói rõ về mặt hàng cần nhập khẩu và xác định được các đối tượng thuộc đầu vào và đầu ra cho mặt hàng đó. Sau đó bộ phận kinh doanh này sẽ làm đơn yêu cầu Ngân hàng mở L/C cho người xuất khẩu ở nước ngoài hưởng. Nội dung cụ thể của L/C được Công ty và Ngân hàng Công thương Việt Nam lập ra dựa trên các điều khoản trên hợp đồng ngoại thương đã được ký kết giữa công ty và đối tác của mình.
Bước 2: Khi Ngân hàng đã đồng ý mở L/C thì Ngân hàng sẽ gửi một bản cho doanh nghiệp xuất khẩu thông qua Ngân hàng phục vụ doanh nghiệp này. Doanh nghiệp xuất khẩu sau khi xem xét các điều khoản trên L/C xem có đúng với những nội dung mà hai bên đã ký kết hay không, nếu không có gì cần phải sửa đổi thì doanh nghiệp xuất khẩu sẽ đồng ý ký chấp nhận vào bộ chứng từ và hoàn tất thủ tục giao hàng.
Trong quá trình mở L/C thì Ngân hàng sẽ yêu cầu Công ty Vật tư và XNK ký quỹ một số tiền thông thường là bằng 10% tổng giá trị của lô hàng nhập khẩu. Có hai hình thức kỹ quỹ mà Ngân hàng thường áp dụng
đối với công ty đó là: Nếu như công ty làm đơn vay thì thường Ngân hàng cấp vốn cho công ty một thời gian ngắn là 3 tháng và công ty phải làm đơn nhận nợ sau đó công ty phải hoàn trả lại cho Ngân hàng đúng số tiền như đã được thoả thuận. Trường hợp Công ty mở L/C trên tài khoản tự có của mình thì thông thường trong các hợp đồng nhập khẩu số tiền thường vượt quá số dư nợ trên tài khoản của công ty và trong trường hợp này Ngân hàng cũng cho công ty vay dưới hình thức nhận nợ trên tài khoản tự có của công ty, đây chính là một hình thức Ngân hàng tài trợ thanh toán cho lô hàng nhập khẩu của công ty.
Thường Ngân hàng thường thu phí của Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng là 0,03% trên tổng giá trị của lô hàng nhập khẩu. Cũng có khi Ngân hàng áp dụng mức phí là 25 USD cho phí mở L/C và 5 USD cho phí thanh toán.
Khi đi nhận hàng thì Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng phải xuất trình các hoá đơn như:
- Hoá đơn thương mại( Commercial Invoice)
- Vận tải đơn(Transport document): Tuỳ theo phương thức vận chuyển mà có thể có những loại vận tải như:
+ Vận đơn đường biển(Ocean Bill of Lading-B/L) (nếu có) + Vận đơn hàng không(Airway Bill of Lading) (nếu có) +Vận đơn đường ô tô(Truck Bill of Lading) (nếu có) - Giấy chứng nhận bảo hiểm(Insurance Certificate)
- Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hoá(Certificate of quality) - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá(Certìicate of origin)
- Giấy chứng nhận kiểm dịch hàng hoá(Certificte of heath) (nếu có) - Bảng kê chi tiết đóng gói hàng hoá(Packing list)
Bước 3: Khi doanh nghiệp xuất khẩu đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng thì xuất trình bộ chứng từ đòi tiền lên Ngân hàng phục vụ mình để đòi tiền. Nếu trong quá trình giao nhận hàng mà không gặp khó khăn gì về phía Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng thì Ngân hàng Công thương Việt Nam sẽ tiến hành trả tiền cho doanh nghiệp xuất khẩu ở nước ngoài thay cho Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng sau đó thì Ngân hàng và Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng sẽ tiến hành thanh toán với nhau theo các điều khoản đã ký giữa Ngân hàng và công ty.
2.3.2.5 Quyền hạn và trách nhiệm của các bên tham gia thanh toán trong L/C
Trong tất cả các phương thức thanh toán quốc tế thì phương thức nào cũng có những ưu điểm và nhược điểm riêng, nếu công ty và đối tác của mình biết lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp với tình hình kinh doanh của đơn vị mình thì sẽ đem lại hiệu quả cao nhất cho công ty. Có thể nói phương thức thanh toán bằng L/C là phương thức thanh toán phức tạp hơn cả nhưng lại được coi là chặt chẽ nhất bởi vì nó có khả năng đảm bảo cao nhất đối vớilợi ích của các bên liên quan, dù chi phí để thực hiện nó có lơn hơn và thủ tục có phần phức tạp hơn so với các phương thức thanh toán khác nhưng nó lại luôn đảm bảo được khả năng nhận được hàng cũng như khả năng đượ thanh toán và hạn chế được nhiều rủi ro trong quan hệ thanh toán hàng hoá XNK. Các bên tham gia thanh toán trong L/C đều có các quyền và nghiã vụ như sau:
- Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng với tư cách là nhà nhập khẩu: Khi hợp đồng đã được ký kết và hai bên thoả thuận thanh toán bằng L/C thì việc công ty phải mở L/C là điều kiện đầu tiên để ràng buộc người bán thực hiện đúng hợp đồng. Công ty phải căn cứ vào các nội dung đã ký trong hợp đồng để làm đơn yêu cầu Ngân hàng phục vụ mình mở L/C,
đồng thời công ty sẽ nhận được hàng đúng với yêu cầu của hợp đồng và đáp ứng được đầy đủ các điều khoản mà các bên đã thoả thuận. Công ty có quyền từ chối thanh toán một phần hay toàn bộ số tiền trên L/C cho Ngân hàng nếu Ngân hàng trả tiền sai với các điều khoản đã được ký trên L/C.
- Đối vơí doanh nghiệp nước ngoài (DNXK): Chỉ giao hàng khi đã biết DNNK đã mở thư tín dụng và các điều khoản trên thư tín dụng đó hoàn toàn phù hợp với lợi ích của các bên. DNXK có nghĩa vụ kiểm tra các nội dung trên L/C, nếu có điều gì không rõ ràng, không phù hợp với các yêu cầu của hợp đồng ngoại thương thì có thể yêu cầu DNNK sửa đổi lại hoặc bổ sung cho phù hợp. Nội dung sửa đổi phải được Ngân hàng phát hành L/C xác nhận thì mới có hiệu lực thanh toán. Khi giao hàng thì DNXK phải lập đầy đủ các hoá đơn, chứng từ theo yêu cầu của L/C và xuất trình cho Ngân hàng thông báo(phục vụ mình) trong thời hạn hiệu lực của L/C.
- Ngân hàng phát hành L/C( Ngân hàng Công thương Việt Nam ): Căn cứ vào đơn yêu cầu mở thư tín dụng của Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng để mở L/C cho công ty và thong báo việc mở L/C cho DNXK ở nước ngoài biết. Ngân hàng này chịu trách nhiệm kiểm tra các chứng từ do DNXK ở nước ngoài xuất trình và nếu không có gì cần sửa đổi thì Ngân hàng sẽ tiến hành trả tiền thay cho Công ty Vật tư và XNK sau đó thì thu lại tiền từ công ty và cộng cả phí như đã thoả thuận.
- Ngân hàng thông báo ở nước ngoài: Ngân hàng này phải kiểm tra tính chân thật bề ngoài của L/C và thông báo cho DNXK biết, đồng thời có nghĩa vụ kiểm tra đối chiếu bộ chứng từ với L/C để gửi tới Ngân hàng phát hành L/C để đòi tiền hộ DNXK. Ngân hàng thông báo được trả một khoản phí gọi là phí thông báo L/C. Nếu có sai sót của L/C cũng như của bộ
chứng từ thanh toán thì Ngân hàng thông báo hoàn toàn không chịu trách nhiệm.
Hệ quả: Trong quá trình mở L/C các Ngân hàng thường bắt các công ty phải ký quỹ theo một tỷ lệ nhất định dựa trên giá trị của hợp đồng. Mức ký quỹ này thường dựa vào uy tín của khách hàng, độ rủi ro của thương vụ làm ăn, khả năng cạnh tranh với các Ngân hàng khác...
Trên thực tế thì Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng là một công ty làm ăn rất có hiệu quả và là khách hàng truyền thống rất có uy tín đối với các Ngân hàng như: Ngân hàng Công thương- Hoàn Kiếm- Hà Nội, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, nên mức kỹ quỹ của công ty thường được xác định là 10-15%. Đây là mức ký quỹ thấp hơn so với các công ty khác và một số Ngân hàng khác. Mức ký quỹ thấp này rất có lợi cho công ty vì như vậy công ty sẽ không bị ứ đọng vốn, công ty có thể sử dụng vốn của mình cho các hoạt động kinh doanh khác. Điều đáng kể đến là Ngân hàng có thể chấp nhận khoản ký quỹ của công ty bằng cả nội tệ và ngoại tệ, từ đó làm cho các khoản vốn bằng tiền của công ty linh hoạt hơn. Với mức ký quỹ 10-15% cũng có nghĩa là Ngân hàng sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro hơn, đặc biệt là những hợp đồng có giá trị lớn. Như vậy công ty đã có được rất nhiều thuận lợi.
Trong quá trình nghiên cứu về phương thức thanh toán bằng L/C tại Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng thì một vấn đề đặt ra ở đây là khi công ty tiến hành xuất khẩu, thì quá trình công ty giao hàng đến khi hoàn thành bộ chứng từ để đòi tiền từ người nhập khẩu, trong quá trình này việc hoàn thành bộ chứng từ thường xảy ra các sai sót về các nội dung và điều kiện giao nhận, lỗi chính tả, sai sót hoặc thiếu trong bộ chứng từ và gây khó khăn cho việc thanh toán tiền của công ty, mặt khác khi công ty
tiến hành nhập khẩu tức là công ty mở L/C tại Ngân hàng Công thương- Hoàn Kiếm, các thủ tục từ lúc yêu cầu mở thư tín dụng đến quá trình nhận hàng cũng diễn ra phức tạp vì người xuất khẩu và người nhập khẩu có một khoảng cách rất xa về mặt địa lý nên thông tin về tình hình tài chính cũng như về uy tín là không thể nắm bắt hết được. Chính vì vậy Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng thường nhờ Ngân hàng Công thương- Hoàn Kiếm, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam và Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn tư vấn cả về thủ tục, chứng từ, nghiệp vụ, đến thông tin về bạn hàng của mình và cách thức để mở L/C sao cho tránh được tối đa các sai sót có thể xảy ra. Bằng nghiệp vụ, kinh nghiệm cũng như chuyên môn của mình là thanh toán quốc tế, Ngân hàng có thể có lúc vừa làm Ngân hàng mở L/C cho công ty này vừa đồng thời là Ngân hàng thông báo L/C cho một công ty khác nên khả năng tư vấn, hướng dẫn cho công ty lập được bản yêu cầu phát hành thư tín dụng và các thủ tục khác một cách chính xác, chặt chẽ hoặc kịp thời đưa ra những sửa đổi bổ sung nếu cần thiết. Hiện nay bộ phận tư vấn cho khách hàng của các Ngân hàng này đã có nhưng hoạt động chưa được đồng bộ và chưa khai thác được hết các dịch vụ tư vấn cho các công ty XNK trong nước.
Mặt khác, để phòng tránh những rủi ro có thể gặp phải trong quá trình xuất khẩu hàng hoá của mình Công ty Vật tư và XNK thường ký hợp đồng với các bạn hàng cũng chỉ chấp nhận những L/C trả ngay để thời gian thanh toán ngắn có thể giảm đến mức tối thiểu những rủi ro có thể xảy ra cho công ty.