BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN L/C TRONG HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU
3.3.1Biện pháp về phía công ty
*Về mặt tổ chức:
Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng cần hoàn thiện bộ máy tổ chức của mình, xác định và phân công rõ các chức vụ, chức danh để công việc thanh toán có thể tiến hành thuận lợi hơn đảm bảo các nguyên tắc an toàn trong kinh doanh. Cụ thể như cần phải có riêng một bộ phận chuyên môn chịu trách nhiệm về khâu từ khi ký hợp đồng kinh doanh đến khi làm các thủ tục trong quá trình thanh toán với đối tác thông qua Ngân hàng nhằm đảm bảo cho hiệu quả của công việc đạt đến trình độ chuyên môn hoá từ đó sẽ đem lại kết quả cao hơn so với việc là bất kể nhân viên nào cũng có thể đảm nhận công việc thanh toán.
Mặt khác, Công ty cần sắp xếp lại đội ngũ cán bộ, công nhân viên chức, có kế hoạch đào tạo về các nghiệp vụ XNK, thanh toán quốc tế, kinh doanh ngoại tệ, tiếp thu những kiến thức mới về luật pháp, văn hoá tôn giáo của các nước khác.
Để xây dựng được đội ngũ cán bộ giỏi trong lĩnh vực kinh doanh XNK và thanh toán quốc tế thì một phương pháp đào tạo hiệu quả cao đó là có thể đưa các cán bộ nguồn của công ty ra nước ngoài học tập. Sống
trong một môi trường mà ở đó họ được tiếp xúc với những con người đầy kinh nghiệm trong chuyên môn, tinh thần làm việc cao, tác phong công nghiệp thì chắc chắn một điều là đội ngũ cán bộ của công ty sẽ tiếp thu và học tập được rất nhiều những kinh nghiệm quý báu từ đó sẽ góp phần giúp cho công ty giải quyết được các vấn đề phát sinh trong quá trình thanh toán quốc tế. Không những thế còn có thể tránh được những tranh chấp xảy ra trong quá trình thanh toán.
Đồng thời, Công ty Vật tư và XNK cũng cần phải trang bị cho bộ phận thanh toán quốc tế những phương tiện làm việc hiện đại trong công việc của mình như máy vi tính, máy fax...
*Về mặt nghiệp vụ:
Đây là giải pháp nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên trong công ty.
Con người- chủ thể của quá trình lao động,của mọi nguồn của cải vật chất, con người là nhân tố quyết định sự phát triển của xã hội. Vì vậy việc xây dựng một đội ngũ lao động có trình độ, giàu trí tuệ, am hiểu nghề nghiệp, có nhân cách, có tâm hồn, có đạo đức nghề nghiệp, là một điều hết sức cần thiết.
Để có được điều này, công ty phải có một chương trình đào tạo nâng cao nghiệp vụ của cán bộ toàn công ty nói chung và cán bộ thanh toán XNK nói riêng. Các quy định hướng dẫn, các chế độ ban hành để hiểu được cần phải có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ. Nếu cán bộ của công ty có trình độ về kỹ thuật nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm cao, biết vận dụng một loạt những ưu thế của công ty mình thì sẽ tạo ra một chất lượng dịch vụ cao, nâng cao được uy tín của công ty. Muốn vậy đội ngũ cán bộ thanh toán cần phải có những điều sau:
-Cần được theo học các khoá học về nghiệp vụ kinh doanh XNK. Cộng với kinh nghiệm làm việc thực tế của mình, các cán bộ cần trau dồi kiến thức, vận dụng sáng tạo, tìm hiểu và nắm rõ các điều luật liên quan như luật thương mại, luật bảo hiểm, luật kinh doanh XNK hàng hoá... để từ đó nếu có các phát sinh trong quá trình thanh toán thì biết cách xử lý kịp thời.
- Thêm vào đó các cán bộ này còn phải được đào tạo một cách chuyên sâu về nghiệp vụ thanh toán quốc tế và nghiệp vụ Ngân hàng để nâng cao uy tín của công ty trên thị trường.
- Giỏi chuyên môn nghiệp vụ là điều rất cần nhưng cũng cần phải giỏi cả về tin học như việc sử dụng các phần mềm máy vi tính để có thể truy cập được những thông tin bổ ích giúp cho việc nâng cao kiến thức, đồng thời việc học ngoại ngữ cũng không kém phần quan trọng, nếu có kiến thức ngoại ngữ thì có thể giúp công ty trong việc giao tiếp với các đối tác nước ngoài và hiểu được các văn bản bằng tiếng nước ngoài một cách đúng nghĩa.
- Điều không thể thiếu được là các cán bộ phòng thanh toán phải luôn tiếp cận với các dịch vụ mới của Ngân hàng, chủ động tiếp cận các văn bản, chính sách mới về thanh toán bằng L/C nói riêng và các hình thức thanh toán khác nói chung.
*Về số tiền ký quỹ:
Khi có yêu cầu mở L/C thì Ngân hàng nào cũng yêu cầu công ty phải ký quỹ một khoản tiền nhất định tuỳ theo sự quy định của Ngân hàng. Đối với Công ty Vật tư và XNK do có quan hệ tốt với các Ngân hàng nên tỷ lệ ký quỹ của Công ty thường là 10-15% giá trị của hợp đồng ngoại thương. Điều này là rất có lợ cho công ty vì vốn có thể được sử dụng một cách linh hoạt hơn, nhưng lại có nhiều rủi ro hơn cho Ngân hàng.
Nếu Ngân hàng yêu cầu công ty ký quỹ một khoản tiền cao hơn chẳng hạn từ 25-30% giá trị của hợp đồng thì Ngân hàng sẽ gặp ít rủi ro hơn trong quá trình thanh toán với trường hợp chẳng may công ty gặp sự cố mất khả năng thanh toán tạm thời. Lúc này thì trách nhiệm của Ngân hàng sẽ phần nào được giảm bớt. Trong trường hợp Công ty chỉ ký quỹ 10- 15% thì trách nhiệm của Ngân hàng trong quá trình thanh toán sẽ cao hơn, có nghĩa là việc thanh toán tiền cho bên xuất khẩu chắc chắn sẽ được Ngân hàng đảm bảo.
Hiện nay các Ngân hàng chấp nhận cho công ty ký quỹ cả bằng nội tệ và ngoại tệ, điều này giúp cho công ty chủ động hơn trong việc ký quỹ. Vì vậy công ty cần tạo một uy tín tốt đối với các Ngân hàng truyền thống của mình để có thể duy trì được tỷ lệ ký quỹ thấp như trên, đồng thời để tiện cho việc theo dõi của công ty thì công ty cũng nên đề nghị với Ngân hàng việc ký quỹ bằng các đồng ngoại tệ mạnh như USD, EURO,... theo xu hướng chung như hiện nay.
*Về quá trình mở L/C hoặc hưởnglợi L/C:
Khi Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng đóng vai trò là doanh nghiệp nhập khẩu thì trong quá trình yêu cầu Ngân hàng mở L/C cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Thời gian mở L/C phải phù hợp với hợp đồng ngoại thương để tránh sự ứ đọng về hàng hoá và đảm bảo hàng được chuyển đến kịp thời. Vì vậy cần cân nhắc thời gian từ lúc làm thủ tục để chuyển hàng đến khi hàng được chuyển vào kho của công ty sao cho hợp lý không để tình trạng khi chưa nhận được hàng mà thời hạn của L/C đã hết hạn, hoặc thời hạn của L/C qúa dài gây ảnh hưởng không tốt đến qúa trình giao nhận hàng và thanh toán tiền hàng.
- Mọi quy định về hàng hoá như số lượng, đơn giá, mẫu mã, quy cách phẩm chất... phải được đảm bảo chính xác như đã thoả thuận trong hợp đồng ngoại thương đã ký kết. Khi nhận hàng thì công ty phải kiểm tra cẩn thận tránh các tranh chấp xảy ra sau này.
-Trong quá trình thanh toán thì công ty cần chủ động thanh toán sau khi đã kiểm tra bộ chứng từ và thấy không có gì khúc mắc so với hợp đồng, sự chủ động này sẽ tạo ra cho công ty một uy tín làm ăn tốt với các bạn hàng của mình.
Trường hợp Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng đóng vai trò là doanh nghiệp xuất khẩu, có nghĩa là công ty được hưởng lợi từ L/C do đối tác nước ngoài mở, vì vậy công ty cần phải tiến hành kiểm tra một số nội dung sau:
- Nội dung của L/C xem có đúng với hợp đồng ngoại thương không - Giá trị của L/C có đúng không.
- Quy cách phẩm chất, số lượng, chủng loại,...có như đã thoả thuận không
- Giá cả của lô hàng đó có được thực hiện đúng không...
Nếu như các yếu tố trên được đảm bảo thì điều chắc chắn là doanh nghiệp sẽ thu được tiền. Nhưng doanh nghiệp cũng cần phải nhanh chóng hoàn tất bộ chứng từ để gửi tới Ngân hàng nhờ Ngân hàng thu hộ tiền khi đã hoàn tất thủ tục giao hàng.
*Một số biện pháp khác:
Công ty nên tiếp tục duy trì mối quan hệ truyền thống với các Ngân hàng như Ngân hàng Công thương-Hoàn Kiếm, Ngân hàng Ngoại thương, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, đồng thời tìm hiểu thêm các dịch vụ của các Ngân hàng khác để có thể có nhiều sự lựa chọn. Thường xuyên tổ chức các cuộc hội thảo nhằm trao đổi kinh nghiệm, góp ý
về những thiếu sót còn tồn tại. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra để có thể phát hiện những sai sót trong các nghiệp vụ thanh toán quốc tế nói chung và thanh toán bằng L/C nói riêng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});