IV. Đánh giá công tác lập kế hoạch của Cục 1 Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch của Cục
2. Đổi mới phương pháp lập kế hoạch
Phương pháp lập kế hoạch truyền thống hiện nay vẫn chủ yếu dựa trên cơ chế kiểm soát đầu vào hoặc quy trình. Có nghĩa là khi xây dựng một kế hoạch hoặc ban hành một chính sách, các cơ quan quản lý thiên về kiểm soát, theo dõi xem việc thực hiện kế hoạch, chính sách của các đơn vị có phù hợp với các quy định hiện hành hay không, khống chế các khoản chi tiêu cho các chính sách đó theo khoản mục chi (chi bao nhiêu, chế độ và chính sách chi tiêu…). Cách quản lý này khiến những người quản lý trở nên thụ động, không sáng tạo, ít quan tâm đến kết quả đầu ra. Cụ thể, trong phương thức kế hoạch này, vấn đề quan trọng không phải là khối lượng sản phẩm cung ứng cho xã hội là bao nhiêu, hiệu quả của hoạt động như thế nào mà cốt là “sử dụng hết
các nguồn lực”. Chính vì vậy mà chất lượng các hàng hóa, dịch vụ công được cung cấp không đáp ứng được nhu cầu của người dân. Điều đó đặt ra một yêu cầu phải chuyển từ quản lý theo đầu vào/qui trình sang một mô hình lập kế hoạch mới đó là quản lý theo kết quả.
Ví dụ mô hình lập kế hoạch truyền thống dựa trên đầu vào/quy trình cho một chương trình phát triển kinh tế xã hội: “nâng cao trình độ kỹ thuật trong nông nghiệp cho các hộ nông dân ở tỉnh ABC”
Nguồn lực Kế hoạch
- Nhân lực: 5 người
- Ngân sách cho công tác chỉ đạo điều hành: 300 triệu/năm
- Ngân sách cho thực hiện chương trình, dự án: 10 tỷ/năm
- Số hộ dân tham gia vào dự án: 1000 hộ
- Số buổi tập huấn: 1 buổi/tháng - Thời gian của dự án: 2 năm
Tổng chi phí 10,3 tỷ
- Phân công nhiệm vụ, lịch công tác - Chia bình quân ngân sách cho mỗi
hộ: 10 triệu/hộ
- Tập huấn vào ngày 20 hàng tháng - Dự án từ tháng 1/2010 đến tháng
1/2012 hoàn thành
Đánh giá kết quả
Hoàn thành các kế hoạch đã thành lập.
Với phương pháp lập kế hoạch truyền thống như trên, chúng ta chỉ để ý đến phương thức sử dụng nguồn lực, đồng thời với đó là kiểm soát quy trình thực hiện xem có đúng với kế hoạch đã được vạch ra hay không. Trong khi đó, kết quả của kế hoạch suy cho cùng chỉ là % hoàn thành kế hoạch. Không
rõ là kết quả đó đã phù hợp với mong muốn của xã hội hay chưa, kết quả có xứng đáng với những nguồn lực đã bỏ ra không.
Đổi lại, với phương pháp lập kế hoạch dựa trên mục tiêu thì bản kế hoạch có thể thay đổi như sau:
Mục tiêu Kế hoạch
- 1000 hộ nông dân được chuyển giao kỹ thuật
- Năng suất nông nghiệp tại các hộ chuyển giao tăng 10%
- 100% số người tham gia dự án cảm thấy dự án có hiệu quả
- Huy động vốn từ ngân sách 10,3 tỷ; huy động vốn từ thành phần kinh tế khác..
- Tổ chức tập huấn linh hoạt, tùy thời vụ để đem lại những hiểu biết phù hợp nhất, có điều tra sau khi thực hiện dự án…
- Dự án có thể kéo dài hoặc rút ngắn so với dự kiến, có thể thêm hay giảm biên chế…
Đánh giá kết quả
Hoàn thành các mục tiêu.
Như vậy, có thể thấy, phương pháp lập kế hoạch dựa trên mục tiêu đã có sự thay đổi rõ rệt ở nội dung của kế hoạch. Theo đó, kế hoạch không nhất thiết phải theo một khuôn khổ, trình tự nhất định mà có thể được sáng tạo, thay đổi. Điều quan trọng nhất của kế hoạch đó là đạt được mục tiêu đề ra. Với kế hoạch dựa trên kết quả như vậy, chúng ta có thể đảm bảo rằng, kế hoạch đặt ra sẽ đáp ứng được tốt nhất với mong muốn của người dân và đạt được hiệu lực và hiệu quả cao nhất. Để hoàn thành kế hoạch này, đòi hỏi người thực hiện kế hoạch phải năng động, sáng tạo, dám nghĩ dám làm để đưa ra những phương án hành động tốt nhất.
Tóm lại, cách lập kế hoạch và quản lý theo kết quả nhằm hướng hoạt động của khu vực công trở nên gần với cách thức của khu vực tư nhân. Lúc này, các nhà hoạch định chính sách sẽ không quá chú trọng đến việc đề ra những quy định chi tiets, chặt chẽ về đầu vào (như kinh phí, nguồn lực..) hay quy trình (cách thức triển khai) mà phải quan tâm đến kết quả đạt được sau kế hoạch, chính sách được thực hiện. Biểu hiện cụ thể của phương thức quản lý này là tính hiệu quả và hiệu lực đối với vấn đề ban hành và thực thi chính sách, vấn đề thiết lập và thực thi hệ thống luật pháp, cung cấp các dịch vụ công cần thiêt cho xã hội bằng nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước. Bằng cách đó, sẽ tăng tính linh hoạt, quyền tự chủ trong việc thực hiện kế hoạch, tăng tính tự chịu trách nhiệm của tổ chức coong. Mặt khác hướng hoạt động kiểm tra, giám sát vào việc xem kế hoạch có đạt được mục tiêu đề ra hay không và có cách nào để đạt mục tiêu những ít tốn kém hơn hay không.
Trong phương thức lập kế hoạch theo kết quả, vấn đề quan trọng nhất chính là đánh giá được mức độ thực hiện các kế hoạch, chính sách và đưa kết quả đó thành cơ sở để phân bổ ngân sách. Để có cơ sở cho việc phân tích, đánh giá, người ta xây dựng mô hình logic về chuỗi kết quả của kế hoạch đó. Chuỗi kết quả là sự hợp thành của các kết quả đạt được trong một khung thời gian cụ thể và gắn kết với nhau theo một mối quan hệ logic nhân-quả.
Trong đó:
- Đầu vào là những nguồn lực: tiền, nhân lực, vật lực mà đơn vị sử dụng để thực hiện các hoạt động và tự đó tạo ra kết quả. Ví dụ: vốn, kinh phí,
Nguồn lực đầu vào Các hoạt động Đầu ra Kết quả Tác động
nhân lực cho một dự án xây dựng trang trại ở một xã... là đầu vào của dự án đó. Quản lý theo đầu vào sẽ kiểm soát xem việc mua sắm các yếu tố đầu vào có đúng chế độ của nhà nước về chủng loại, chất lượng, số lượng.. hay không. - Các hoạt động: là quá trình sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra các sản phẩm cuối cùng ở đầu ra. Hoạt động theo ví dụ trên là toàn bộ quá trình sử dụng các yếu tố đầu vào để xây dựng trang trại. Quản lý theo quy trình sẽ chú trọng đến các vấn đề như tiến độ xây dựng, đảm bảo các quy định về xây dựng, giám sát, an toàn lao động…
- Đầu ra: là sản phẩm cụ thể của cơ quan, đơn vị tạo ra và cung cấp cho xã hội trong quá trình thực hiện kế hoạch. Đầu ra chính là phương tiện để kế hoạch đạt được mục tiêu đề ra. Trong ví dụ trên, trang trại sau khi được xây dựng xong chính là đầu ra. Quản lý theo đầu ra là việc đảm bảo rằng trang trại được xây dựng đúng thời gian, đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng.
- Kết quả: là tác động, ảnh hưởng tới cộng động (chủ ý hoặc không chủ ý) từ quá trình tạo ra đầu ra. Kết quả kế hoạch là cố gắng đạt được các mục tiêu thông qua đầu ra. Ví dụ như trên, đầu ra là trang trại sẽ đem đến kết quả là phát triển nông nghiệp của xã theo hướng hiện đại, quy mô, tăng năng suất lao động nông nghiệp.. Quản lý kết quả là việc đảm bảo mục tiêu của kế hoạch có đạt được hay không nếu như chúng ta có đầu ra. Hiện nay, việc đánh giá kết quả của một chính sách, công trình, dự án sau khi được thực hiện còn chưa được quan tâm đúng mức, dẫn tới việc khi báo cáo thì vẫn là hoàn thành kế hoạch, nhưng thực tế thì chương trình, dự án đó có thực sự đem lại hiệu quả không thì lại không được nhắc đến.
- Tác động: là những kết quả mang tính dài hạn đạt được nhờ việc đạt được những kết quả ở mục trên. Theo như ví dụ trên, kết quả của việc phát triển nông nghiệp theo hướng quy mô, hiện đại, tăng năng suất lao động sẽ là giảm số hộ nghèo, tăng an sinh xã hội…
trọng đến đầu vào hoặc hoạt động được triển khai để chuyển sang nghiên cứu các cấp kết quả (đầu ra, kết quả, tác động) của kế hoạch. Từ đó tạo ra được sự cởi mở, linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch. Đồng thời, các cơ quan theo dõi, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sẽ quan tâm hơn đến việc kế hoạch có đạt được mong muốn hay không – điều mà phương thức quản lý theo đầu vào thường không chú trọng.