511, 632 Báo cáo kế toán
2.2.1.1.Đặc điểm cơ bản của kinh doanh nhập khẩu tại Côngty Thương mại Tài chính Hải âu
2.2.1. Kế toán quá trình nhập khẩu hàng hoá
2.2.1.1. Đặc điểm cơ bản của kinh doanh nhập khẩu tại Công ty Thương mại Tài chính Hải âu Thương mại Tài chính Hải âu
Hoạt động nhập khẩu có vai trò quan trọng trong việc tăng cường khối lượng máy móc, hàng hoá tiêu dùng cho nền kinh tế góp phần kích thích phát triển kinh tế đất nước.
Một số đặc điểm cơ bản của hoạt động kinh doanh nhập khẩu tại Công ty Thương mại Tài chính Hải âu là:
-Thời gian lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu
Một trong những đặc điểm nổi bật của hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu đó là thời gian lưu chuyển bao giờ cũng dài hơn so với thời gian lưu chuyển hàng hoá trong hoạt động kinh doanh nội địa. Sở dĩ như vậy là vì lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu phải trải qua hai giai đoạn mua hàng hoá của nước ngoài và bán hàng hoá cho thị trường nội địa. Do đó, một hợp đồng bán hàng nhập khẩu chon khách hàng nội địa thường cần một khoảng thời gian dài hơn so vơi hợp đồng bán hàng nội địa có thể thực hiện hoàn tất.
-Hàng hoá kinh doanh nhập khẩu
Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là các loại xe tải, các loại máy móc chuyên phục vụ cho thi công các công trình xây dựng mà trong nước không có, chưa sản xuất được hoặc chưa đáp ứng nhu cầu cả về số lượng và chất lượng cho nhu cầu sử dụng trong nước.
-Thời điểm giao hàng và thời điểm thanh toán
Thời điểm nhập khẩu hàng hoá và thời điểm thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp nước ngoài thường không trùng nhau do sự thoả thuận giữa Công ty và nhà cung cấp nước ngoài, vào uy tín của Công ty đối với nhà cung cấp và tần suất giao dịch với nhà cung cấp.
-Hình thức kinh doanh nhập khẩu
Hình thức kinh doanh chủ yếu tại Công ty Thương mại Tài chính Hải âu là nhập khẩu trực tiếp. Đây là hình thức kinh doanh mà Công ty trực tiếp tham gia giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp nước ngoài, trực tiếp nhận hàng và thanh toán tiền hàng. Với phương thức kinh doanh nhập khẩu trực tiếp, Công ty tự cân đối vể tài chính, có quyền tìm kiếm nhà cung cấp, thoả thuận giá cả, lựa chọn phương thức thanh toán, xác định phạm vi kinh doanh phù hợp với chính sách quản lý nhập khẩu Nhà nước quy định.
Công ty cũng tiến hành thực hiện hoạt động nhận nhập khẩu uỷ thác nhưng do chưa khai thác được thế mạnh kinh doanh trong hoạt động này nên không phát sinh thường xuyên, trung bình mỗi năm chỉ thực hiện khoảng một hợp đồng uỷ thác.
Do đặc điểm kinh doanh nhập khẩu của Công ty, em chỉ tập trung vào nghiên cứu làm rõ về kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu theo hình thức nhập khẩu trực tiếp.
-Hình thức thanh toán quốc tế
Phương thức thanh toán là một trong những điều kiện quan trọng nhất của hợp đồng kinh doanh quốc tế. Phương thức thanh toán là toàn bộ quá trình, cách thức nhận và trả tiền hàng trong giao dịch mua
phương thức thanh toán quốc tế khác nhau, mỗi phương thức thanh toán có ưu, nhược điểm riêng. Do đó, hai bên xuất và nhập khẩu phải bàn bạc thống nhất, tuỳ theo đặc điểm, nhu cầu và mức độ tin cậy giữa các đối tác của từng thương vụ để lựa chọn phương thức thanh toán sao cho các bên cùng có lợi.
Hai phương thức thanh toán quốc tế cho hàng nhập khẩu được áp dụng nhiều tại Công ty Thương mại Tài chính Hải âu là phương thức thanh toán thư tín dụng không thể huỷ ngang và phương thức điện chuyển tiền.
+Thư tín dụng khồng thể huỷ ngang: là loại L/C sau khi mở thì ngân hàng mở L/C không được sửa đổi, bổ sung, hoặc huỷ bỏ trong thời gian hiệu lực của nó nếu không có sự thoả thuận của các bên tham gia. L/C không thể huỷ ngang là loại L/C được áp dụng phổ biến nhất trong thanh toán quốc tế.
Những nhà cung cấp nước ngoài mà Công ty mới giao dịch lần đầu hoặc ít giao dịch và giá trị hợp đồng lớn, không thể thương lượng áp dụng phương thức điện chuyển tiền thì phương thức thanh toán bằng thư tín dụng không thể huỷ ngang được áp dụng.
+Phương thức điện chuyển tiền có thủ tục nhanh gọn, cách thức thanh toán đơn giản nên Công ty thường thoả thuận chấp nhận thanh toán theo phương thức này với nhà cung cấp nước ngoài.
Do nhược điểm của phương thức điện chuyển tiền là bất lợi cho nhà xuất khẩu vì việc thanh toán hoàn toàn tuỳ thuộc vào thiện chí của nhà nhập khẩu nên khi ký kết hợp đồng, hình thức trả trước một phần hoặc toàn bộ tiền hàng thường được Công ty thoả thuận áp dụng. Phương thức thanh toán bằng điện chuyển tiền thường được Công ty thực hiện thông qua Ngân hàng Eximbank.
Phương thức điện chuyển tiền của Công ty sử dụng thường theo các cách sau:
*Trả toàn bộ tiền hàng trước khi nhà xuất khẩu giao hàng: Được áp dụng khi ký kết hợp đồng với các hàng lớn mà giá trị hợp đồng của Công ty so với nhà cung cấp đó là nhỏ hoặc Công ty giao dịch lần đầu, hoặc không thường xuyên, bắt buộc Công ty phải trả tiền trước mới giao hàng.
*Trả một phần tiền hàng, sau khi nhận được hàng thì thanh toán nốt: Số tiền trả trước là bao nhiêu tuỳ thuộc vào độ tin cậy của nhà cung cấp đối với Công ty.
*Trả toàn bộ tiền hàng ngay sau khi nhận được hàng: Công ty được hưởng điều này khi giao dịch ký kết với các hàng mà Công ty là người đại diện hoặc những hàng Công ty giao dịch thường xuyên như DONGFENG…
*Khi Công ty nhận được hàng, sau một thời gian mới thanh toán tiền hàng: Công ty có lợi thế này khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với một số hãng mà công ty làm đại diện và giao dịch thường xuyên nhưng chủ yếu là trong trường hợp hợp đồng được chia làm nhiều lần nhập thì Công ty không phải trả tiền ngay sau mỗi lần nhận hàng mà thanh toán theo định kỳ mà hai bên thoả thuận.
2.2.1.2. Trình tự và thủ tục nhập khẩu trực tiếp
Nguồn hàng phục vụ cho việc kinh doanh của Công ty Thương Mại Tài Chính Hải Âu chủ yếu là hàng nhập khẩu. Công ty thường nhập khẩu theo cách gom hàng, tức là nhập một lần cho nhiều hợp đồng kết hợp với nhu cầu hàng của Công ty. Vơi cách thức đó, Công
bán sẽ cạnh tranh hơn. Đối với những hợp đồng lớn, số lượng hàng của một hợp đồng nhiều thì Công ty sẽ tiến hành nhập khẩu theo từng hợp đồng.
Sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh, phòng xuất nhập khẩu và phòng kế toán tạo nên sự nhịp nhàng trong việc thực hiện một thương vụ nhập khẩu. Phòng kinh doanh tìm hiểu thị trường nước ngoài và nhu cầu của khách hàng trong nước, thu thập thông tin về các mặt hàng nhập khẩu để đề xuất các phương án kinh doanh nhập khẩu. Phòng xuất nhập khẩu thực hiện thoả thuận, ký kết hợp đồng với nhà cung cấp nước ngoài, thực hiện các thủ tục nhận hàng khi hàng về. Phòng kế toán theo dõi, hạchtoán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khi nhập hàng đến khi tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu đó.
Các phòng kinh doanh tiến hành nghiên cứu tình hình thị trường, thu thập những thông tin về hàng hoá, giá cả, chất lượng. Sau đó, phòng kinh doanh tìm kiếm khách hàng bằng cách gửi các báo giá hoặc catalog đến khách hàng có nhu cầu, tham gia đấu thầu cung cấp máy móc, thiết bị cho khách hàng. Khi khách hàng liên hệ để ký hợp đồng hoặc Công ty trúng thầu cung cấp máy móc, thiết bị thì phòng kinh doanh sẽ lập phương án kinh doanh trình lên ban giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách phê duyệt.
Sau khi phương án kinh doanh được phê duyệt, phòng kinh doanh sẽ lập “phiếu thông tin đặt hàng cho phòng kế toán” gửi cho phòng kế toán và phòng xuất nhập khẩu. Trên cơ sở đó, phòng xuất nhập khẩu sẽ tiến hành đàm phán, thoả thuận các điều khoản cần thiết và ký kết hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp nước ngoài. Hợp đồng được ký và gửi qua Fax.
Sau khi hợp đồng ngoại được ký kết, phòng xuất nhập khẩu chuyển bản hợp đồng chính cho phòng kế toán. Đối vơi những hợp đồng thoả thuận thanh toán bằng điện chuyển tiền trả trước thì kế toán thanh toán tiến hành các thủ tục chuyển tiền. Đối với những hợp đồng nhập khẩu có phương thức thanh toán L/C thì nhân viên kế toán tiến hàng các thủ tục mở L/C. Bộ hồ sơ mở L/C bao gồm: Công văn mở L/C; Đề nghị mở L/C; hai bản hợp đồng ngoại; một bản hợp đồng gốc có ký và đóng dấu giáp lai, một biên bản hợp đồng photo có dấu giáp lai và dấu treo; Giấy xác nhận mua bảo hiểm hàng hoá; Uỷ nhiệm chi. Sau khi nhà xuất khẩu nhận được L/C và chấp nhận các điều khoản trong đó hoặc nhận được giấy báo Có của Ngân hàng về số tiền chuyển trước thì nhà xuất khẩu tiến hành nghĩa vụ giao hàng. Trước khi giao hàng, bên bán lập 3 bộ chứng từ, gửi cho Công ty một bộ, ngân hàng mở L/C một bộ, bộ còn lại đi cùng hàng hoá. Bộ chứng từ người bán chuyển thường bao gồm: Hợp đồng thương mại; xác nhận thông báo bằng điện đã giao hàng; vận đơn; chứng từ bảo hiểm; giấy chứng nhận số lượng; giấy chứng nhận xuất xứ.
Nếu bộ chứng từ phù hợp với L/C thì ngân hàng mở L/C thông báo cho Công ty. Bộ chứng từ thanh toán được Công ty kiểm tra, đối chiếu với L/C, nếu thấy phù hợp thì Công ty chấp nhận và tiến hành thanh toán. Ngân hàng mở L/C trích tiền gửi của Công ty thanh toán cho nhà xuất khẩu đồng thời gửi giấy báo Nợ cho Công ty.
Khi nhận được giấy báo hàng về đến địa điểm giao hàng, nhân viên nhận hàng đem uỷ nhiệm của Công ty và bộ chứng từ đến địa điểm nhận hàng, kiểm nhận hàng, làm thủ tục hải quan, nếu nộp thuế ngay thì nhân viên nhận hàng nộp tiền và nhận Biên lai thu thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu. Hàng sẽ được Công ty thuê đơn vị
vận tải hoặc tự vận chuyển bằng xe của Công ty về thẳng kho Công ty.
Tất cả chứng từ liên quan đến nghiệp vụ nhập khẩu này được chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ hạchtoán tổng hợp, chi tiết.
2.2.1.3. Phương pháp tính giá nhập kho hàng hoá nhập khẩu
Phương pháp kế toán hàng tồn kho mà Công ty áp dụng là kê khai thường xuyên nên khi có nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá thì đều được ghi nhận hàng ngày.
Phương pháp tính giá nhập kho hàng nhập khẩu mà Công ty Thương mại Tài chính Hải âu áp dụng là theo giá CIF. Giá mua thực tế hàng nhập khẩu được các định như sau:
Trị giá mua thực Giá mua Thuế Chi phí
tế của hàng = hàng hoá + nhập + mua hàng
nhập khẩu (giá CIF) khẩu nhập khẩu
Thuế nhập Số lượng Giá tính thuế Thuế suất khẩu của = hàng hoá × của từng × thuế nhập
lô hàng nhập khẩu mặt hàng khẩu
2.2.1.4. Đặc điểm kế toán chi phí mua hàng hóa tại Công ty Thương mại Tài chính Hải Âu
Công ty sử dụng tài khoản TK1562- chi phí thu mua hàng hoá để tập hợp chi phí liên quan đến mua hàng hoá.
Chi phí mua hàng bao gồm: chi phí vận chuyển hàng từ cảng về kho Công ty, chi phí chứng từ, chi phí chuyển tiền, lệ phí hải quan, phí nhận hàng…
Đến cuối kỳ, kế toán tiến hành kết chuyển chi phí mua hàng sang tài khoản TK632- Giá vốn hàng bán. Công ty không tiến hành phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán ra trong kỳ theo quy định.
2.2.1.5. Trình tự hạch toán và ghi sổ nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Thương mại Tài chính Hải âu
2.2.1.5.1. Trình tự hạch toán
Khi hàng nhập khẩu về tới kho thì kế toán hạch toán vào tài khoản TK156. TK156 được chi tiết thành 2 tiểu khoản:
TK1561: Giá trị hàng mua. TK1562: Chi phí mua hàng.
Công ty sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán và khi phát sinh chênh lệch tỷ giá, nếu chênh lệch tăng thì ghi tăng TK515- doanh thu tài chính, chênh lệch giảm ghi tăng TK635-chi phí tài chính.
Trình tự hạchtoán nghiệp vụ nhập khẩu tại Công ty Thương mại Tài chính Hải âu được thể hiện qua sơ đồ sau: