511, 632 Báo cáo kế toán
2.1.5.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Côngty Thương mại Tài chính Hải âu
chính Hải âu
2.1.5.1Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Cũng như các doanh nghiệp khác, bộ máy kế toán của Công ty Thương mại Tài chính Hải âu đóng vai trò rất quan trọng. Phòng kế toán chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ tài sản, tài chính của Công ty, lập Báo cáo tài chính theo định kỳ và kết hợp với các phòng ban khác tham mưu cho Giám đốc để hoạch định ra những chiến lược kinh doanh.
Về nhân sự, phòng kế toán bao gồm 01 Kế Toán Trưởng kiêm Trưởng Phòng Kế Toán, 01 Kế Toán Tổng Hợp, 04 Kế Toán chi tiết. Mỗi nhân viên trong Phòng Kế Toán phụ trách từng phần hành cụ thể, dưới sự phân công, quản lý của Trưởng Phòng và chịu trách nhiệm báo cáo trước Trưởng Phòng. Bộ máy kế toán được tổ chức theo kiểu
tập trung. Ngoài các nhân viên trong Phòng Kế toán, mỗi Chi nhánh và Văn phòng đại diện đều có Kế toán thống kê, định kỳ gửi báo cáo thống kê lên các Kế Toán Viên phụ trách từng phần hành liên quan để theo dõi và hạch toán. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng nhân viên kế toán tại Công ty như sau:
Kế Toán Trưởng kiêm Trưởng Phòng Kế Toán: là người trực tiếp quản lý hoạt động của Phòng Kế Toán và là trợ giúp, tham mưu đắc lực cho Giám đốc về lĩnh vực tài chính kế toán. Kế Toán Trưởng tổ chức, phân công công việc cho từng kế toán viên đảm bảo việc ghi chép kịp thời, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, khai thác và sử dụng mọi nguồn vốn của Công ty một cách hiệu quả với chi phí thấp. Kế Toán Trưởng cũng là người hướng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính và các quy định mới về chế độ kế toán tới các nhân viên trong công ty và thay mặt nhóm báo cáo và chịu trách nhiệm với Ban Giám Đốc về công việc của phòng.
Kế Toán Tổng Hợp: chịu sự quản lý trực tiếp của Kế Toán Trưởng, theo dõi chung hoạt động kế toán. Định kỳ, Kế Toán Tổng Hợp nhận báo các báo cáo chi tiết từ các Kế Toán Viên, kiểm tra và lập báo cáo tổng hợp về hoạt động tài chính của Công ty, đồng thời kiêm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ CNV trong công ty. Trong trường hợp Kế Toán Trưởng vắng mặt, Kế Toán Tổng Hợp có trách nhiệm điều hành công việc trong phòng theo sự uỷ quyền của Kế Toán Trưởng.
Kế toán ngân hàng: làm công tác giao dịch với các Ngân hàng, kho bạc Nhà Nước, lên Bảng Kê, vào Sổ TK112. Cuối tháng đối chiếu, xác nhận số dư với các Ngân hàng.
Kế toán tiền mặt và công nợ: có nhiệm vụ theo dõi tiền mặt, theo dõi và thu hồi công nợ với cả người mua và người bán. Kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ thủ tục trước khi thanh toán các khoản chi bằng tiền mặt. Lập Chứng từ, Bảng kê, vào Sổ chi tiết TK111, thường xuyên đối chiếu với Thủ quỹ. Hàng tháng cùng với Thủ quỹ, Kế toán tổng hợp, Phó phòng kế toán tổ chức kiểm kê quỹ, xác định số dư cuối tháng. Đồng thời theo dõi hạch toán tổng hợp và chi tiết TK131, TK331, định kỳ lập Báo cáo chi tiết số dư TK131, Tk331. Kế toán tiền mặt kết hợp cùng với Kế toán ngân hàng có trách nhiệm quan hệ vay vốn cho Công ty nhằm bổ xung nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh.
Kế Toán TSCĐ, hàng hoá: có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động tăng giảm TSCĐ, hàng hoá của Công ty. Cuối ký tiến hành lập bảng kê phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn của hàng hoá vật tư và thường xuyên đối soát với thủ kho.
Thủ quỹ kiêm Kế toán thuế: có nhiệm vụ bảo quản tiền mặt, kiểm tra các chứng từ hợp lệ, hợp pháp thì tiến hành xuất nhập tiền cho các khoản thu chi, thường xuyên đối chiếu số dư với kế toán tiền mặt, tham gia kiểm kê hàng tháng. Đồng thời có nhiệm vụ lưu giữ, hạch toán các chứng từ, hoá đơn liên quan đến phần hành thuế, chuẩn bị các báo cáo và hoá đơn về thuế khi cơ quan thuế hay ngân hàng yêu cầu, giữ liên lạc với cơ quan thuế, thường xuyên báo cáo với Kế toán trưởng các nghiệp vụ về thuế phát sinh.
Ngoài ra, mỗi Chi nhánh và Văn phòng đại diện đều có Kế toán thống kê, định kỳ gửi báo cáo thống kê lên các kế toán viên phụ trách từng phần hành liên quan để theo dõi và hạch toán.
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Thương mại tài chính Hải âu
2.1.5.2.Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại Công ty
2.1.5.2.1Đặc điểm chung trong việc vận dụng chế độ kế toán
+Kỳ kế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng:
-Kỳ kế toán năm (bắt đầu từ ngày 01/01 hàng năm và kết thúc ngày 31/12 của năm đó).
-Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: là Việt Nam Đồng (VND).
+Phương pháp tính thuế: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
+Nguyên tắc ghi nhận một số khoản mục:
*Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền:
Kế Toán Trưởng kiêm Trưởng Phòng Kế Toán Kế Toán Tổng Hợp Kế Toán Ngân Hàng Kế Toán tiền mặt và công nợ Kế toán TSCĐ, vật tư hàng hoá Thủ quỹ kiêm Kế toán thuế
Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển đổi theo tỷ giá tại ngày phát sinh nghiệp vụ do ngân hàng công bố. Số dư các khoản mục có gốc ngoại tệ cuối kỳ được quy đổi theo tỷ giá tại ngày cuối kỳ. *Nguyên tắc ghi nhận Hàng tồn kho:
Hàng tồn kho được xác định theo số lượng và đơn giá trên sổ kế toán và thẻ kho. Hàng tồn kho được xác định theo phương pháp thực tế đích danh và được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
*Nguyên tắc ghi nhận và tính khấu hao TSCĐ:
Tài sản cố định được thể hiện theo nguyên giá trừ đi giá trị hao mòn luỹ kế, phương pháp khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính. Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định số 15/2006-QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 và các chuẩn mực kế toán, kiểm toán do Bộ Tài Chính ban hành. Việc áp dụng chế độ kế toán này rất thuận tiện cho việc thực hiện vì dễ làm, dễ hiểu, minh bạch, công khai, dễ kiểm tra, kiểm soát với cách sắp xếp tài khoản, Bảng cân đối kế toán, thông tin do kế toán cung cấp cho phép đánh giá được tình hình tài chính của công ty tại mọi thời điểm. Cụ thể như sau:
2.1.5.2.2. Đặc điểm hệ thống chứng từ tại Công ty
Theo đó, tại Công ty hiện nay đang sử dụng những loại chứng từ sạu:
Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu nghỉ hưởng BHXH…
Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho, Biên bản kiểm kê.
Chứng từ về bán hàng: Hoá đơn GTGT, Hợp đồng kinh tế.
Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Biên lai thu tiền, Giấy đi đường, Cước vận chuyển, Bảng kiểm kê quỹ…
Chứng từ về TSCĐ: Hợp đồng cung cấp thiết bị, Biên bản bàn giao thiết bị, Biên bản bàn giao TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ.
2.1.5.2.3. Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán
Công ty là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, vì thế các tài khoản sử dụng là các tài khoản dung cho phương pháp này.
Phục vụ cho hoạt động mua hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK156: Hàng hoá
TK156 được chi tiết thành hai tài khoản cấp hai: TK1561: Giá trị hàng mua chưa thuế
TK1562: Chi phí mua hàng
TK133: (chi tiết TK1331, 13312): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ TK111, 112, 331: Tài khoản phản ánh thanh toán
Phục vụ cho hoạt động bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau: Tk511: Doanh thu hàng bán
TK531: Hàng bán bị trả lại
Công ty không sử dụng chính sách chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán. Vì vậy không có TK521, TK532.
TK3331: Thuế GTGT đầu ra
TK111, 112, 131: Thanh toán tiền hàng TK632: Giá vốn hàng bán
TK635: Chiết khấu thanh toán
Phục vụ cho hạch toán các khoản chi phát sinh trrong quá trình bán hàng và quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK641: Chi phí bán hàng
TK642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Phục vụ nghiệp vụ kết chuyển xác định kết quả kinh doanh, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
TK911: Xác định kết quả kinh doanh TK421: Lợi nhuận chưa phân phối Ngoài ra còn có các tài khoản sau:
TK141, 142, 211, 214, 242, 333, 334, 338, 411,711, 811, 821…
Công ty không sử dụng các tài khoản phản ánh dự phòng phải thu khó đòi TK139 và TK159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Nhìn chung hệ thống tài khoản của công ty là khá đầy đủ, phản ánh cụ thể các hoạt động kinh doanh và đáp ứng được yêu cầu quản lý của Công ty.
2.1.5.2.4.Đặc điểm hệ thống sổ kế toán
Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức sổ Nhật Ký Chứng Từ. Theo hình thức này thì các loại sổ sách mà Công ty đang sử dụng là: Sổ kế toán tổng hợp: Sổ Cái các tài khoản, Báo cáo kế toán.
Sổ chi tiết: Sổ chi tiết tiền mặt, Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, thẻ kho, Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa, Sổ theo dõi chi tiết hàng hoá, Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, Sổ chi tiết công nợ, Sổ chi tiết giá vốn, Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn, Sổ chi tiết bán hàng, Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng…Nhật ký chứng từ, Bảng kê.
Trình tự ghi sổ kế toán:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký-Chứng từ hoặc Bảng kê, Sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký- Chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật ký-Chứng từ với các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký-Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ liên quan. Cuối tháng, cộng sổ, thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký- Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập
Trình tự ghi sổ của Công ty được khái quát như sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Thương mại Tài chính Hải âu
2.1.5.2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo
Báo cáo nội bộ:
Mỗi nhân viên kế toán được giao nhiệm vụ lập các báo cáo về phần hành kế toán mà mình phụ trách một cách thường xuyên theo yêu cầu của Giám đốc. Các báo cáo này giúp cho Giám đốc nắm được tình hình tài chính, tình hình thực hiện hợp đồng và đánh giá kết quả làm việc của các nhân viên các bộ phận.
-Báo cáo quỹ tiền mặt hàng ngày
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ
Báo Cáo Tài Chính
Bảng kê Nhật ký chứng từ
Sổ Cái Bảng tổng
hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết
-Báo cáo phát sinh tiền gửi hàng tuần -Báo cáo Nhập-xuất-tồn hàng tháng -Báo cáo công nợ hàng tháng
Báo cáo tài chính:
Sau khi kết thúc năm tài chính, kế toán lập Báo Cáo Tài Chính theo quy định của pháp luật và nộp cho cơ quan thuế trước ngày 1/4 hàng năm, các báo cáo tài chính thường gồm:
-Bảng cân đối kế toán
-Báo cáo kết quả kinh doanh
-Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước -Thuyết minh báo cáo tài chính
Các báo cáo tài chính này được sử dụng để tính toán các chỉ tiêu tài chính và đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong năm vừa qua và là nguồn thông tin để cơ quan thuế thực hiện kiểm tra và quyết toán thuế.