Ngoài việc quyết định sản xuất tập trung hay phi tập trung, các nhà quản lý còn phải xác định cấp bậc và mức độ ra quyết định trong tổ chức là tập trung hay phi tập trung. Quản lý tập trung (Centralized discision making) là quyết định được ban hành tập trung tại cấp cao nhất trong hệ thống quản lý và tại một điểm, thường là ở trụ sở chính. Phân cấp quản lý (decentralized discision making) là việc ra quyết định được thực hiện ở các cấp thấp hơn trong hệ thống quản lý, thường là ở các công ty lép vốn quốc tế (công ty bị một công ty nước ngoài khác có quá nửa số cổ phần kiểm soát). Tất nhiên là phân cấp ra quyết định tạo cho các công ty lép vốn quyền tự chủ lớn hơn trong việc quản lý các hoạt động của mình.
Các nhà quản lý ở công ty mẹ có can thiệp sâu vào việc ban hành quyết định quản lý của các công ty lép vốn quốc tế không? Họ nên can thiệp rất ít, có lẽ chỉ nên tham gia vào các quyết định quan trọng nhất. Tất nhiên, một số quyết định phải được phân cấp: nếu những người quản lý đứng đầu tự tham gia vào các quyết định thường ngày của mọi công ty lép vốn thì các công ty này có nguy cơ bị lấn át. Chẳng hạn, họ không thể trực tiếp ra quyết định thuê hay phân công người làm các công việc cụ thể tại mỗi cơ sở. Ngược lại, chiến lược phát triển tổng thể của công ty không thể giao cho các nhà quản lý của công ty lép vốn. Chỉ có các nhà quản lý cao nhất mới được xây dựng chiến lược phát triển tổng thể của công ty.
Khi nghiên cứu vấn đề tập trung quản lý và phân cấp quản lý trong việc ra quyết định, cần phải lưu ý hai vấn đề cơ bản sau đây
Một là: Hiếm khi các công ty tập trung hoàn toàn hay phân cấp tất cả việc ra quyết định. Họ chỉ lựa chọn cách thức có thể làm cho các quyết định của họ có hiệu lực cao nhất.
Hai là: Các công ty quốc tế có thể ra quyết định tập trung ở một khu vực thị trường nhất định trong khi phân cấp quyết định ở thị trường khác. Có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn này, như nhu cầu thay đổi sản phẩm và khả năng của các nhà quản lý tại mỗi địa điểm khác nhau.
a. Các lập luận ủng hộ cơ chế quản lý tập trung
Có bốn lập luận chính ủng hộ cơ chế quản lý tập trung:
Thứ nhất, quản ký tập trung tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp. Chẳng hạn mọt công ty có chi nhánh sản xuất bán thành phẩm tại Đài Loan và một chi nhánh lắp ráp tại Mexico. Hai chi nhánh này có thể cần phối hợp hoạt động với nhau để đảm bảo các quá trình sản xuất và lắp ráp diễn ra một cách suôn sẻ. Điều này có thể đạt được nếu các quyết định sản xuất - lắp ráp được đưa ra tại trụ sở chính của công ty.
Thứ hai, quản lý tập trung có thể giúp đảm bảo các quyết định đưa ra thích hợp với các mục tiêu của công ty. Khi các quyết định được phân cấp cho các cấp quản lý thấp hơn thì các cấp đó có thể ra những quyết định không phù hợp với mục tiêu của cấp quản lý cao nhất. Việc những quyết định quan trọng được tập trung ở cấp quản lý cao nhất sẽ giảm thiểu khả năng xảy ra tình trạng này.
Thứ ba, việc tập trung quyền lực và thẩm quyền cho một cá nhân hoặc một nhóm các nhà quản lý cấp cao nhất cho phép những người này có được công cụ để thực hiện những thay đổi chủ yếu cần thiết về cơ cấu tổ chức.
Thứ tư, quản lý tập trung có thể tránh được sự trùng lặp hoạt động khi các bộ phận khác nhau trong tổ chức tiến hành những công việc tương tự nhau. Ví dụ, nhiều công ty quốc tế tập trung các chức năng nghiên cứu và phát triển chỉ ở một hoặc hai địa điểm để đảm bảo rằng hoạt động này không bị trùng lặp. Tương tự, các họat động sản xuất cũng có thể được tập trung ở một số địa điểm quan trọng vì lý do như trên.
b. Các lập luận ủng hộ phân cấp quản lý
Có năm lập luận tán đồng cho việc phân cấp quản lý.
Thứ nhất, các nhà quản lý cấp cao có thể phải làm việc quá tải khi được trao thẩm quyền đưa ra tất cả các quyết định, và điều đó có thể dẫn đến những quyết định sai lầm. Sự phân cấp quản lý cho phép cấp quản lý cao nhất có thời gian để tập trung vào các vấn đề cốt yếu và ủy quyền cho các cấp quản lý thấp hơn xử lý những vấn đề thông thường.
Thứ hai, việc nghiên cứu động cơ của con người cũng thiên về tán đồng cho việc phân cấp quản lý. Các nhà khoa học hành vi từ lâu đã cho rằng con người sẽ làm việc tốt hơn nếu họ có được mức độ tự do cá nhân và mức độ kiểm soát đối với công việc cao hơn.
Thứ ba, việc phân cấp quản lý tạo ra mức độ linh hoạt cao hơn - cụ thể là sự phản ứng nhanh hơn đối với những biến động của môi trường, bởi vì các quyết định không nhất thiết lúc nào cũng phải được “đệ trình lên các cấp cao hơn”, trừ những trường hợp ngoại lệ.
Thứ tư, sự phân cấp quản lý có thể dẫn tới những quyết định tốt hơn vì chúng được đưa ra bởi những cá nhân có thông tin tốt hơn so với nhà quản lý ở cấp cao hơn.
Thứ năm, phân cấp quản lý có thể giúp tăng cường sự kiểm soát. Có thể sử dụng sự phân cấp quản lý để thiết lập những bộ phận nhỏ có tính độc lập tương đối trong phạm vi một tổ chức. Các nhà quản lý ở những đơn vị này phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về hoạt động của mình. Nếu trách nhiệm của họ đối vớí các quyết định đưa ra càng cao thì càng có ít lý do để họ có thể phủ nhận trách nhiệm của mình đối với hoạt động yếu kém của các dơn vị đó.
c. Mối quan hệ giữa chiến lược và cơ chế quản lý tập trung trong tổ chức kinh doanh quốc tế
Sự lựa chọn giữa quản lý tập trung và phân cấp quản lý không mang tính chất tuyệt đối. Thường thì một số quyết định nên được đưa ra ở cấp quản lý cao, còn những quyết định khác được giao cho các cấp khác thấp hơn tùy thuộc vào loại hình quyết định và chiến lược của công ty. Các quyết định liên quan đến chiến lược của công ty, các khoản chi tiêu tài chính chủ yếu, các mục tiêu tài chính, và những vấn đề tương tự khác thường do cấp quản lý cao nhất đưa ra. Tuy nhiên, các quyết định về hoạt động - chẳng hạn như các quyết định liên quan đến sản xuất, thị trường, nghiên cứu và phát triển, quản lý nguồn nhân lực, thì không nhất thiết cứ phải do cấp quản lý cao nhất đưa ra. Điều này còn tùy thuộc vào chiến lược quốc tế của công ty.
Hãy xem xét trường hợp các công ty đang theo đuổi chiến lược toàn cầu. Họ phải quyết định phân tán các hoạt động tạo giá trị trên toàn thế giới để tìm ra địa điểm thích hợp và phát huy kinh nghiệm hoạt động của mình. Cơ quan đầu não của công ty phải quyết định lựa chọn địa điểm để tiến hành các hoạt động nghiên cứu và phát triển, sản xuất, marketing.v.v. Ngoài ra, các hoạt động tạo ra giá trị phân tán trên khắp thế giới phải được phối hợp chặt chẽ với nhau. Tất cả những vấn đề này tạo nên áp lực buộc cấp quản lý cao nhất phải đưa ra một số quyết định về hoạt động.
Ngược lại, phản ứng của môi trường địa phương tới hoạt động của công ty sẽ buộc công ty phải thực hiện phân cấp quản lý đối với các chi nhánh ở nước ngoài. Vì vậy, trong một công ty đa quốc gia cổ điển, các chi nhánh nước ngoài có quyền độc lập trong việc đưa ra hầu hết các quyết định về sản xuất và marketing. Các công ty quốc tế có xu hướng duy trì sự kiểm soát tập trung đối với những vấn đề chủ yếu và phân cấp quản lý cho các chi nhánh nước ngoài về những vấn đề khác. Thông thường, việc kiểm soát các hoạt động nghiên cứu và phát triển, marketing
được tập trung trong nước, còn các quyết định kinh doanh được dành cho các chi nhánh nước ngoài. Công ty Microsoft tập trung những hoạt động phát triển sản phẩm (là lĩnh vực thể hiện năng lực đặc biệt của công ty) tại trụ sở chính ở Redmond, Washington, và thực hiện phân cấp quản lý đối với các quyết định kinh doanh cho các chi nhánh nước ngoài. Vì vậy trong khi các sản phẩm được phát triển trong nước thì những người phụ trách các chi nhánh nước ngoài có quyền tự chủ rất lớn trong việc hoạch định các chiến lược để đưa những sản phẩm đó ra thị trường.
Đối với các công ty xuyên quốc gia thì vấn đề trở nên phức tạp hơn. Sự cần thiết phải khai thác tính kinh tế theo địa điểm và lợi ích của đường cong kinh nghiệm đòi hỏi phải duy trì mức độ kiểm soát tập trung nhất định đối với các trung tâm sản xuất toàn cầu (tương tự như trường hợp các công ty toàn cầu). Tuy nhiên, yêu cầu về sự phản ứng nhanh đối với tình hình cụ thể của địa phương đòi hỏi phải có sự phân cấp quản lý đối với nhiều quyết định kinh doanh, đặc biệt là các quyết định về marketing đối với các chi nhánh nước ngoài. Vì vậy, trong các công ty xuyên quốc gia, một số quyết định kinh doanh được tập trung, còn một số quyết định khác đựơc phân cấp. Hơn nữa, quá trình học hỏi toàn cầu dựa trên việc chuyển giao kĩ năng đa chiều giữa các chi nhánh với nhau, và giữa các chi nhánh với trung tâm đầu não của công ty, là đặc trưng cơ bản của công ty theo đuổi chiến lược đa quốc gia. Thuật ngữ quá trình học hỏi toàn cầu được dùng để chỉ ra khả năng của các chi nhánh nước ngoài thuộc một công ty đa quốc gia có mức độ độc lập khá cao trong việc phát triển các kĩ năng và năng lực đặc biệt riêng của mình. Chỉ khi đó các chi nhánh này mới có thể tác động tích cực đến các bộ phận khác trong công ty. Mức độ phân cấp quản lý cao là cần thiết nếu các chi nhánh được quyền tự do phát triển kĩ năng và năng lực đặc biệt riêng của mình. Việc theo đuổi một chiến lược xuyên quốc gia cũng đòi hỏi phải có sự phân cấp quản lý cao vì lý do tương tự như vậy.
d. Khi nào nên tập trung?
Ra quyết định tập trung sẽ giúp cho việc kết hợp các hoạt động của các công ty lép vốn quốc tế được thuận lợi. Vấn đề này cực kì quan trọng đối với các công ty hoạt động trong nhiều ngành, nhiều sản phẩm hoặc ở nhiều thị tường quốc tế. Nó cũng trở nên quan trọng khi đầu ra của một công ty lép vốn này là đầu vào của một công ty lép vốn khác. Trong những trường hợp như vậy, việc phối hợp các hoạt động từ một vị trí cấp cao duy nhất là có hiệu quả cao hơn cả. Nếu tất cả các công ty lép vốn sử dụng đầu vào sản xuất là giống nhau thì vấn đề mua hàng nên tập trung lại. Ví dụ, một công ty sản xuất tủ và bàn bằng thép sẽ cần nhiều thép dạng tấm, nhưng trung tâm sẽ mua được thép tấm với giá bán buôn rẻ hơn nhiều so với giá của các công ty lép vốn tự đàm phán. Do đó, mỗi công ty lép vốn có thể hưởng lợi từ việc mua thép tấm với chi phí thấp hơn ở thị trường trung tâm so với giá ngoài thị trường tự do.
Một số công ty lại duy trì sự kiểm soát mạnh mẽ của trung tâm đối với các nguồn lực tài chính bằng việc chuyển tất cả lợi nhuận của công ty lép vốn về công ty mẹ để phân phối lại cho các công ty bị lép vốn trực thuộc. Cách này làm giảm khả năng thực hiện các dự án đầu tư nhiều hứa hẹn của các công ty lép vốn tại các địa điểm khác nếu không có nguồn tài trợ. Các công ty khác tập trung vào việc hoạch định chính sách nhằm thúc đẩyvăn hóa tổ chức toàn cầu đơn nhất. Chính sách này làm cho tất cả các công ty lép vốn tuân theo các qui định của công ty một cách giống nhau. Điều đó cũng có lợi khi công ty chuyển các nhà quản lý từ một địa điểm này tới mọt địa điểm khác. Nếu như chính sách là nhất quán thì việc chuyển đổi sẽ tiến hành thuận lợi hơn cho cả các nhà quản lý và những người dưới quyền.
e. Khi nào nên phân cấp quản lý?
Phân cấp ra quýêt định sẽ có lợi khi môi trường kinh doanh quốc gia thay đổi nhanh chóng làm tăng thêm sức ép từ các địa phương. Bởi vì các nhà quản lý của các công ty lép vốn thường liên hệ chặt chẽ hơn với nền văn hóa, chính trị, luật pháp và kinh tế địa phương, nên các quyết định phân cấp có thể tạo ra các sản phẩm thích hợp hơn với nhu cầu và sở thích của người tiêu dung bản địa. Các nhà quản lý địa phương có thể dễ nhận thấy sự thay đổi của môi trường hơn các nhà quản lý tại trụ sở. Ngay cả nhà quản lý trung tâm nhận thấy sự thay đổi này, họ có thể nhận thông báo các sự kiện ở địa phương qua trung gian. Sự phản ứng chậm chạp và các sự kiện được giải thích sai có thể dẫn đến đơn hàng bị mất, sản xuất bị đình đốn và cạnh tranh yếu đi. Tương tự như vậy, phân cấp ra quyết định có thể tiết kiệm được tiền bạc bởi vì các nhà quản lý có thể ra các quyết định đúng đắn mà không cần đi vòng quanh thế giới để tìm kiếm thực tiễn.
f. Ảnh hưởng của việc phân cấp đến vấn đề tham gia quản lý và trách nhiệm quản lý
Sự phân cấp quản lý cũng có thể thúc đẩy việc thực hiện tham gia quản lý. Tinh thần của công nhân có thể sẽ cao hơn nếu các nhà quản lý công ty lép vốn và người dưới quyền cùng tham gia vòa việc ra quyết định. Khi giao cho các công ty lép vốn ra quyết định có liên quan đến chiến lược quốc gia, bao gồm các quyết định sản xuất, quảng cáo, phân phối và định giá, có thể sẽ tạo ra những ràng buộc lớn hơn từ phía các nhà quản lý và công nhân. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phân cấp quản lý thường làm tăng thêm trách nhiệm của cá nhân đối với các quyết định kinh doanh. Khi các nhà quản lý địa phương được thưởng hoặc bị trừng phạt do các quyết định của họ thì họ có thể tập trung đầu tư nhiều hơn vào việc ra quyết định và thực hiện chúng. Ngược lại, nếu các nhà quản lý địa phương không phải làm gì mà chỉ thực thi các chính sách từ trên đưa xuống, thì họ có thể qui việc thực hiện tồi là do quyết định không thích hợp với môi trường của địa phương. Khi mà nhà quản lý phải chịu trách nhiệm về các quyết định của mình thì họ sẽ nghiên cứu sâu sắc, tranh luận và quan tâm tới tất cả mọi ý kiến. Kết quả là quyết định thường tốt hơn và sự thực hiện nó cũng nhanh hơn.
Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các nhà quản lý phải tìm câu trả lời cho những vấn đề then chốt. Chẳng hạn, biện pháp liên kết các bộ phận của công ty với nhau có hiệu quả nhất là gì? Ai sẽ phối hợp hoạt động của các bộ phận khác nhau để từng bước thực hiện được chiến lược tổng thể của công ty? Các thông tin được xử lý và chuyển đến các nhà quản lý như thế nào? Khi nào