2.1.4.1.Đặc điểm tổ chức quy trỡnh kiểm toỏn
Trong số cỏc dịch vụ cụng ty cung cấp cho khỏch hàng, kiểm toỏn đặc biệt là kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh được xem là dịch vụ quan trọng nhất, quyết định sự phỏt triển của cụng ty. Mặc dự là một cụng ty nhỏ, mới thành lập chưa lõu nhưng cụng ty kiểm toỏn và tư vấn tài chớnh Việt nam đó thể hiện được phong cỏch làm việc chuyờn nghiệp, tạo được niềm tin cho khỏch hàng. Đú là nhờ sự đầu tư thớch đỏng của cụng ty cho việc đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toỏn.
Cỏc nhõn viờn của cụng ty đều là những người được đào tạo bài bản, cú hiểu biết đầy đủ về lĩnh vực kiểm toỏn và cú nhiều kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực này. Mỗi cuộc kiểm toỏn cụ thể luụn được hướng dẫn bởi một kiểm toỏn viờn cú hiểu biết sõu rộng về ngành nghề kinh doanh của khỏch hàng.
Trong tất cả cỏc cuộc kiểm toỏn, cỏc kiểm toỏn viờn được yờu cầu phải tuõn thủ đầy đủ cỏc chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, đảm bảo tớnh độc lập, khỏch quan và trung thực đồng thời tuõn thủ cỏc quy định về kỹ thuật nghiệp vụ trong chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam và quốc tế.
Hệ thống phương phỏp kỹ thuật kiểm toỏn của cụng ty Tài chớnh Việt Nam được xõy dựng một cỏch khoa học trờn cơ sở võn dụng chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam và chuẩn mực kiểm toỏn quốc tế. Phương phỏp kiểm toỏn của Tài chớnh Việt nam tập trung vào cỏc vấn đề cú mức rủi ro cao giỳp cỏc kiểm
toỏn viờn vừa tuõn thủ cỏc chuẩn mực kiểm toỏn vừa vận dụng linh hoạt vào từng cuộc kiểm toỏn cụ thể.
Quy trỡnh kiểm toỏn tại Cụng ty thường được thực hiện qua cỏc bước sau:
Biểu 3 : Quy trỡnh kiểm toỏn tại Cụng ty
Bước 1: Khảo sỏt và đỏnh giỏ khỏch hàng
Trước khi quyết định ký một hợp đồng Cụng ty cần tiến hành khảo sỏt, đỏnh giỏ để chấp nhận khỏch hàng. Đối với mỗi một khỏch hàng tiềm năng cụ thể cần thu thập thụng tin chi tiết hơn, càng nhiều càng tốt để cú căn cứ xỏc đỏng đỏnh giỏ chấp nhận khỏch hàng. Cỏc thụng tin cần thu thập trong giai đoạn này bao gồm: nhu cầu của khỏch hàng về dịch vụ kiểm toỏn (mục đớch mời kiểm toỏn, yờu cầu về dịch vụ cung cấp, bỏo cỏo…), cỏc thụng tin chung về khỏch hàng (lọai hỡnh doanh nghiệp, địa chỉ, hồ sơ phỏp lý, ngành nghề sản
Khảo sỏt và đỏnh giỏ khỏch hàng
Ký kết hợp đồng dịch vụ
Lập kế hoạch kiểm toỏn và thiết kế chương trỡnh kiểm toỏn
Thực hiện kế hoạch kiểm toỏn
Hoàn tất cụng việc kiểm toỏn, phỏt hành Bỏo cỏo kiểm toỏn, Thư quản lý
xuất kinh doanh chớnh…), cơ cấu tổ chức hoạt động (địa bàn hoạt động, cơ cấu tổ chức nhõn sự, cỏc bờn cú liờn quan), tỡnh hỡnh kinh doanh (mặt hàng cung cấp chớnh, đặc điểm hoạt động kinh doanh, đặc điểm sản phẩm, quy trỡnh sản xuất…), hệ thống kế toỏn…
Bước 2: Ký kết hợp đồng cung dịch vụ.
Sau khi chấp nhận khỏch hàng cũng như xỏc định mục đớch của khỏch hàng. Cụng ty sẽ ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ trong đú nờu rừ trỏch nhiệm phỏp lý của cỏc bờn, quyền và nghĩa vụ, giỏ phớ của dịch vụ cung cấp…
Bước 3: Lập kế hoạch và thiết kế chương trỡnh kiểm toỏn.
Đõy là giai đoạn cú ý nghĩa vụ cựng quan trọng quyết định chất lượng của cuộc kiểm toỏn. Trong giai đoạn này cỏc kiểm toỏn viờn phải thực hiện cụng việc đú là: Đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ, hệ thống kế toỏn của khỏch hàng. Thu thập hiểu biết và mụ tả chi tiết hệ thống kiểm soỏt nội bộ trờn giấy tờ làm việc của mỡnh từ đú đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ cú hiệu lực và hoạt động cú hiệu quả hay khụng .
Trờn cơ sở đú đoàn kiểm toỏn sẽ tiến hành lập kế hoạch kiểm toỏn chi tiết cho từng khoản mục, cỏc cụng việc cụ thể. Tiếp theo, kiểm toỏn viờn sẽ đỏnh giỏ ban đầu về rủi ro kiểm soỏt.
Thực hiện cỏc thử nghiệm kiểm soỏt.
Lập bảng đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ. - Xõy dựng kế hoạch kiểm toỏn :
• Lập kế hoạch kiểm toỏn chiến lược: Tại Cụng ty, kế hoạch kiểm toỏn chiến lược chỉ được lập cho cỏc cuộc kiểm toỏn lớn về quy mụ, tớnh phức tạp, địa bàn rộng hoạc kiểm toỏn Bỏo cỏo tài chớnh cho nhiều năm.
1- Tỡnh hỡnh kinh doanh của khỏch hàng
2- Xỏc định những vấn đề liờn quan đến Bỏo cỏo tài chớnh như chế độ kế toỏn, chuẩn mực kế toỏn ỏp dụng, yờu cầu về lập Bỏo cỏo tài chớnh và quyền hạn của cụng ty.
3- Xỏc định vựng rủi ro chủ yếu của doanh nghiệp và ảnh hưởng của nú tới Bỏo cỏo tài chớnh.
4- Đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ.
5- Xỏc định cỏc mục tiờu kiểm toỏn trọng tõm và phương phỏp tiếp cận kiểm toỏn.
6- Xỏc định nhu cầu về sự hợp tỏc của cỏc chuyờn gia. 7- Dự kiến nhúm trưởng và thời gian thực hiện.
8- Giỏm đốc Cụng ty duyệt và thụng bỏo kế hoạch chớến lược cho nhúm kiểm toỏn. Căn cứ kế hoạch chiến lược đó được phờ duyệt, trưởng nhúm kiểm toỏn lập kế hoạch kiểm toỏn tổng thể và chương trỡnh kiểm toỏn.
• Lập kế hoạch kiểm toỏn tổng thể.
Tại Cụng ty, hiện nay kế hoạch kiểm toỏn tổng thể được lập theo mẫu của Cụng ty. Bao gồm cỏc cụng việc chớnh:
1- Thụng tin về hoạt động của khỏch hàng và những thay đổi trong năm kiểm toỏn.
2- Cỏc điều khoản của hợp đồng cần nhấn mạnh.
3- Hiểu biết về hệ thống kế toỏn và hệ thống kiểm soỏt nội bộ.
4- Đỏnh giỏ rủi ro: Đỏnh giỏ rủi ro tiềm tàng , rủi ro kiểm soỏt ở mức độ cao, trung bỡnh, thấp và túm tắt, đỏnh giỏ kết quả của hệ thống kiểm soỏt nội bộ.
5- Xỏc định mức độ trọng yếu: Cỏc chỉ tiờu sau đõy dựng để xỏc định mức độ trọng yếu là: Lợi nhuận trước thuế, doanh thu, tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn, nợ ngắn hạn, tổng tài sản của năm kiểm toỏn và của năm trước
khi kiểm toỏn. Trong đú, kiểm toỏn viờn phải đưa ra lý do chọn mức độ trọng yếu là gỡ, xỏc định mức trọng yếu cho từng mục tiờu kiểm toỏn, khả năng cú những sai sút trọng yếu và cỏc sự kiện, nghiệp vụ phức tạp, cỏc ước tớnh kế toỏn cần chỳ trọng.
6- Phương phỏp kiểm toỏn đối với từng khoản mục.
7- Yờu cầu về nhõn sự: Là cỏc thành viờn tham gia cuộc kiểm toỏn, bao gồm: Phú giỏm đốc phụ trỏch, trưởng phũng triển khai, kiểm toỏn viờn và cỏc trợ lý tham gia trực tiếp.
8- Cỏc vấn đề khỏc (nếu cú).
9- Tổng hợp kế hoạch kiểm toỏn tổng thể: Trong phần này kiểm toỏn viờn sẽ tổng hợp lại rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soỏt, mức độ trọng yếu theo thứ tự đối với yếu tố hoặc khoản mục quan trọng và đưa ra phương phỏp, thủ tục kiểm toỏn.
Kết thỳc giai đọan lập kế hoạch kiểm toỏn tổng thể, kiểm toỏn viờn sẽ phõn loại chung về khỏch hàng là khỏch hàng rất quan trọng, quan trọng, hay bỡnh thường.
• Thiết kế chương trỡnh kiểm toỏn.
Hiện nay chương trỡnh kiểm toỏn của hầu hết cỏc cuộc kiểm toỏn mà cụng ty thực hiện đều thiết kế thành ba phần: Trắc nghiệm cụng việc, trắc nghiệm phõn tớch và trắc nghiệm trực tiếp cỏc số dư. Trong đú mỗi phần lại được chia nhỏ thành cỏc khoản mục trờn Bỏo cỏo tài chớnh.
Bước 4: Thực hiện kế hoạch kiểm toỏn.
Đõy là giai đoạn kiểm toỏn viờn trực tiếp sử dụng cỏc thủ tục kiểm toỏn ỏp dụng vào cỏc chương trỡnh kiểm toỏn đó được lập theo cỏc phần hành cụ thể. Cỏc thủ tục kiểm toỏn được Cụng ty ỏp dụng trong quy trỡnh kiểm toỏn là: thủ tục kiểm soỏt, thủ tục phõn tớch và cỏc thủ tục kiểm tra chi tiết. Trong đú,
chủ yếu sử dụng cỏc thủ tục kiểm tra chi tiết đẻ thiết lập cỏc bằng chứng và căn cứ cho cuộc kiểm toỏn.
Cụ thể :
Thực hiện thủ rục kiểm soỏt: rà soỏt tỡnh hỡnh kiểm soỏt nội bộ và rà soỏt đỏnh giỏ việc tuõn thủ phỏp luật.
Thực hiện cỏc thủ tục phõn tớch: xem xột tớnh độc lập và tin cậy của cỏc dữ liệu thụng tin tài chớnh, nghiệp vụ bằng cỏch sử dụng cỏc hệ số, tỷ suất tài chớnh, ước tớnh cỏc giỏ trị ước tớnh và giỏ trị ghi sổ, phỏt hiện và tỡm ra cỏc nguyờn nhõn chờnh lệch.
Thực hiện cỏc thủ tục kiểm tra chi tiết : tuỳ từng phần hành và khoản mục mà chọn mẫu kiểm tra hay kiểm tra toàn bộ, sử dụng phương phỏp kỹ thuật kiểm và cỏc biện phỏp xử lý .
Kết thỳc giai đoạn này là cụng việc đỏnh giỏ cỏc phỏt hiện, đưa ra cỏc bỳt toỏn điều chỉnh.
Bước 5:Phỏt hành Bỏo cỏo kiểm toỏn và Thư quản lý (nếu cú)
Thụng qua giai đoạn thực hiện kiểm toỏn, kiểm toỏn viờn phải tạo dựng được căn cứ thuyết phục và đầy đủ để đưa ra ý kiến hợp lý cho Bỏo cỏo kiểm toỏn. Giai đoạn này bao gồm cỏc cụng việc cuối cựng để đưa ra Bỏo cỏo kiểm toỏn như: soỏt xột hồ sơ, tổng kết kết quả cỏc cụng vịệc đó thực hiện được và xem xột cỏc vấn đề cú thể phỏt sinh sau cuộc kiểm toỏn, lập tài liệu soỏt xột ba cấp, gửi văn bản dự thảo cho khỏch hàng, họp đỏnh giỏ và thụng qua bản dự thảo và phỏt hành bỏo cỏo kiểm toỏn chớnh thức, cú thể lập thư quản lý nếu cần thiết.
2.1.4.2.Đặc điểm tổ chức hồ sơ kiểm toỏn
Trong cụng tỏc kiểm toỏn. Cỏc kiểm toỏn viờn cụng ty đó tiến hàng sắp xếp tài liệu, hồ sơ kiểm toỏn theo trỡnh tự thớch hợp, thuận tiện cho Cụng tỏc kiểm soỏt chất lượng cuộc kiểm toỏn.
Trong cỏch đỏnh tham chiếu, mỗi một phần hành kiểm toỏn bao gồm: Kết luận kiểm toỏn cho phần hành kiểm toỏn và tiếp sau đú là cỏc giấy tờ làm việc và bằng chứng kiểm toỏn mà kiểm toỏn viờn thu thập được.
Hồ sơ kiểm toỏn bao gồm tất cả cỏc tài liệu do kiểm toỏn viờn lập, thu thập, lưu trữ trong một cuộc kiểm toỏn. Hồ sơ kiểm toỏn là tài sản của cụng ty kiểm toỏn. Hồ sơ kiểm toỏn gồm 2 loại: hồ sơ kiểm toỏn chung và hồ sơ kiểm toỏn năm. Hồ sơ kiểm toỏn chung chứa đựng cỏc thụng tin chung về khỏch hàng liờn quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toỏn trong nhiều năm tài chớnh của một khỏch hàng. Hồ sơ kiểm toỏn năm là hồ sơ kiểm toỏn chứa đựng cỏc thụng tin về khỏch hàng chỉ liờn quan tới cuộc kiểm toỏn một năm tài chớnh. Hồ sơ kiểm toỏn tại cụng ty Tài chớnh Việt nam được lập rất khoa học, được lưu trữ bằng văn bản và trong mạng mỏy tớnh nội bộ của cụng ty.
Hồ sơ kiểm toỏn chung thường bao gồm: quyết định thành lập, giấy phộp hoạt động, giấy phộp kinh doanh, điều lệ doanh nghiệp, cỏc văn bản phỏp lý liờn quan đến hoạt động của doanh nghiệp như chớnh sỏch thuế, cỏc tài liệu liờn quan đến nhõn sự, thoả ước lao động, hợp đồng liờn doanh, liờn kết.
Cỏc bằng chứng kiểm toỏn thu thập được từ cuộc kiểm toỏn sẽ được lưu trữ trong hồ sơ kiểm toỏn. Hồ sơ kiểm toỏn là nơi lưu trữ cỏc thụng tin cần thiết liờn quan đến cuộc kiểm toỏn đủ làm cơ sở giỳp cho kiểm toỏn viờn hỡnh thành nờn ý kiến của kiểm toỏn viờn và minh chứng cho cuộc kiểm toỏn được thực hiện theo đỳng chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam. Tại c ụng ty, việc bảo quản hồ sơ kiểm toỏn được thực hiện một cỏch nhất quỏn, hợp lý và khoa học, điều này giỳp tiết kiệm được thời gian cụng sức cho Kiểm toỏn viờn. Quỏ trỡnh lập, bảo quản, lưu trữ hồ sơ kiểm toỏn sẽ được thự hiện theo quy định cụ thể của Cụng ty. Hồ sơ kiểm toỏn được Cụng ty lập và bảo quản khoa học
gồm tài liệu lưu trữ trong thư viện cụng ty và tài liệu lưu trữ trờn mạng mỏy tớnh nội bộ. Hồ sơ kiểm toỏn được chia thành Hồ sơ kiểm toỏn chung (hồ sơ thường trực) và Hồ sơ kiểm toỏn năm. Hồ sơ thường trực thường được lưu qua cỏc năm bao gồm cỏc thụng tin chung về khỏch hàng như giấy phộp thành lập, điều lệ cụng ty, cỏc tài liệu về thuế, nhõn sự, cỏc biờn bản họp hội đồng quản trị….Nếu năm sau cú sự thay đổi thỡ kiểm toỏn viờn sẽ tiến hành bổ xung tài liệu ghi chộp. Hồ sơ kiểm toỏn năm được lập cho mỗi năm tài chớnh bao gồm cỏc thụng tin về khỏch hàng trong một năm tài chớnh. Trong phần này kiểm toỏn viờn sẽ tiến hành sắp xếp giấy tờ làm việc vào đỳng phần hành theo quy định của Cụng ty. Sau khi hoàn thiện hồ sơ kiểm toỏn, chủ nhiệm kiểm toỏn, ban giỏm đốc cụng ty sẽ soỏt xột hồ sơ. Hồ sơ kiểm toỏn là tài sản của Cụng ty, thụng tin trong hồ sơ kiểm toỏn được giữ bớ mật, khỏch hàng chỉ được phộp sử dụng khi được sự đồng ý của Cụng ty.
Hồ sơ kiểm toỏn của cụng ty Tài chớnh Việt Nam được sắp xếp rất khoa học, được đỏnh số cụ thể để tiện cho việc quản lý và sử dụng, cụ thể như sau: Tuỳ theo từng cụng ty khỏch hàng, hồ sơ kiểm toỏn cú thể thay đổi cho phự hợp, đảm bảo tớnh khoa học, chặt chẽ.
1.4.3.Đặc điểm tổ chức hệ thống kiểm soỏt chất lượng kiểm toỏn
Việc kiểm tra hoạt động kiểm toỏn đảm bảo cho cỏc cuộc kiểm toỏn và kiểm toỏn viờn thực hiện đỳng, đầy đủ cỏc quy trỡnh, thủ tục kiểm toỏn cần thiết nhằm đạt đựơc cỏc mục tiờu chung và cỏc mục tiờu cụ thể của một cuộc kiểm toỏn. Tại cụng ty đó xõy dựng được một quy trỡnh kiếm soỏt chất lượng hoạt động kiểm toỏn khỏ chặt chẽ với sự phõn cụng, phõn cấp rừ ràng cho từng cỏ nhõn chịu trỏch nhiệm soỏt xột
Thứ nhất về kiểm soỏt chất lượng chung cho toàn cụng ty. Để cú thể kiểm toỏn chất lượng chung cho toàn cụng ty và hoạt động kiểm soỏt này đạt
được hiệu quả cao, cụng ty đề ra cỏc chớnh sỏch, quy định yờu cầu bắt buộc thực hiện đối với toàn thể nhõn viờn Cụng ty như: Quy định về việc tuõn thủ cỏc chuẩn mực đạo đức của kiểm toỏn viờn về tớnh độc lập, năng lực chuyờn mụn.
Thứ hai về kiểm soỏt chất lượng đối với từng cuộc kiểm toỏn cụ thể. Cụng tỏc kiểm soỏt chất lượng hoạt động kiểm toỏn được thực hiện thụng qua việc xõy dựng một bảng hệ thống cõu hỏi tương ứng với từng giai đoạn của cuộc kiểm toỏn: Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toỏn, thực hiện kiểm toỏn, lập bỏo cỏo kiểm toỏn và phỏt hành thư quản lý.Việc kiểm soỏt chất lượng hoạt động kiểm toỏn được thực hiện trong tất cả cỏc giai đoạn một cuộc kiểm toỏn, Trưởng nhúm kiểm toỏn phải cú trỏch nhiệm phõn cụng cụng việc, quản lý và bao quỏt mọi cụng việc đồng thời cũng tiến hành rà soỏt lại kết quả làm việc hàng ngày của cỏc trợ lý kiểm toỏn. Chớnh những thủ tục kiểm soỏt trờn đó giỳp cụng ty sữa chữa những sai sút kịp thời, giảm thiểu tối đa những rủi ro kiểm toỏn trong quỏ trỡnh thực hiện.