II. Phân tích thực trạng công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty bánh kẹo Hải Hà:
2. Công tác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu ở Công ty bánh kẹo Hải Hà
Hải Hà
Công ty bánh kẹo Hải Hà là đơn vị sản xuất các mặt hàng thực phẩm cho nên đặc điểm nguyên vật liệu đa vào sản xuất rất khó bảo quản, dễ h hỏng hoặc kém phẩm chất, chủng loại nguyên vật liệu lại đa dạng, khối lợng lớn nên kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu đợc tiến hành liên tục là một vấn đề rất quan trọng trong việc đảm bảo tiến độ sản xuất ra phải cung ứng kịp thời cho thị trờng.
Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu do Phòng kinh doanh đảm nhận, nó có chức năng làm các kế hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch điều độ sản xuất và chỉ đạo thực hiện kế hoạch cung ứng vật t sản xuất, ký kết các hợp đồng, thực hiện và theo dõi hợp đồng thu mua vật t. Phòng kinh doanh lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho từng khối lợng sản phẩm hàng tháng căn cứ vào định mức tiêu hao vật t, sản lợng sản phẩm kỳ kế hoạch, lợng phế phẩm thu hồi đợc trong tháng trớc, lợng phế phẩm thu hồi đợc trong tháng trớc, lợng phế phẩm
phát sinh cho phép ... đồng thời còn căn cứ vào khả năng về vốn sẽ đa ra nhu cầu nguyên vật liệu và xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất. Sau khi lập kế hoạch, Công ty phải tìm nguồn tài trợ cho việc mua sắm, một phần do nhà nớc và một phần Công ty tự lo tìm nguồn vốn.
Việc xác định nhà cung ứng có ý nghĩa tích cực trong việc sản xuất, xem xét vấn đề giá cả, chất lợng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng. Công ty xác định cho mỗi loại nguyên vật liệu từ hai đến ba ngời cung ứng, tham khảo giá và các yêu cầu khác nhau lựa chọn sao cho chi phí thấp, có lợi nhất. Công ty sẽ chủ động tìm nguồn cung ứng thích hợp và ký kết hợp đồng với các Công ty trên. hằng năm, Công ty sản xuất một khối lợng lớn bánh kẹo do vậy nhu cầu tiêu dùng cao về đờng, sữa, bột mì, bột gạo, tinh dầu, gluco, nha ... trong khi đó thị tr- ờng trong nớc mới chỉ cung cấp một số nguyên vật liệu nh đờng, sữa, bột gạo, n- ớc hoa quả, bao bì, giấy nhãn các loại ... chủ yếu từ các Công ty đờng Quãng Ngãi, Công ty đờng Lam Sơn, Công ty sữa Việt Nam. Đây là những Công ty cung cấp thờng xuyên nguyên vật liệu cho Công ty với chất lợng đảm bảo và giá cả hợp lý. Một số nguyên vật liệu phải nhập ngoại nh bột mì, bơ, hơng liệu, phẩm màu, túi nhãn cao cấp từ các nớc Singapore, Malaixia, Thái Lan, Hồng Kông ... và chịu sự biến động của thị trờng thế giới, tỷ giá hối đoái thờng xuyên thay đổi đã gây ra nhiều khó khăn trong việc cung ứng nguyên vật liệu làm ảnh hởng tới hiệu quả kinh doanh, ví dụ nh nhập khẩu Công ty phải trả tiền trớc nhng hàng lại về chậm 1-3 tháng trong thời gian đó vốn của Công ty bị ứ đọng, chất lợng của nguyên vật liệu không bảo đảm. Công ty có chính sách thởng đối với những cá nhân, tổ chức nào tìm đợc nguồn cung ứng mới, ổn định, giá rẻ, chất lợng cao để khuyến khích họ. Do đặc điểm của nguyên vật liệu dễ h hỏng nên công ty đã có những tính toán kỹ lỡng trong dự trữ nguyên vật liệu (các nguyên vật liệu thờng có thời gian dự trữ từ 1-3 tháng) để vừa đảm bảo chất lợng vừa đảm bảo đúng tiến độ sản xuất.
Trong việc thực hiện tiến độ mua, phải xác định khối lợng mua và theo hình thức kết hợp mua theo từng trờng hợp (khi phát sinh nhu cầu cần phải mua ngay) giúp cho Công ty giảm đợc khối lợng dự trữ. Để xác định đợc khối lợng mua, Công ty cần căn cứ vào năng suất sản xuất ra loại sản phẩm trong mỗi ngày, khối lợng tiêu thụ sản phẩm đó trên thị trờng.
Việc Công ty phải mua hầu hết các loại nguyên vật liệu có một số bất lợi đó là Công ty ở vào thế bị động, phụ thuộc vào các nhà cung cấp và có thể bị ép
giá, do vậy Công ty đã tính toán mua sắm nguyên vật liệu luôn có một lợng dự trữ nhất định đảm bảo cho sản xuất đợc tiến hành một cách liên tục không bị gián đoạn phòng khi có sự biến động từ phía ngời cung ứng, mặt khác cố gắng tìm nguồn hàng với chất lợng cao mà giá thành hạ để tăng hiệu quả, tăng cờng nghiên cứu sử dụng nguyên vật liệu thay thế để giảm bớt chi phí sản xuất mà chất lợng vẫn đảm bảo.
Biểu 10: Nguồn cung ứng nguyên vật liệu cho Công ty bánh kẹo Hải Hà (đơn vị: kg)
Nguyên vật liệu Khối lợng Nguồn cung ứng Đờng loại 1 809.813,694 Công ty đờng Lam Sơn
539.875,796 Công ty đờng Quãng Ngãi Gluco 1 1.085.961,250 Công ty đờng Lam Sơn Gluco 2 629.342,090 Công ty đờng Quãng Ngãi Bột mì 498.665 Đan Mạch
Bơ cao cấp 7.539,278 Pháp
Short 264.629,33 Công ty sữa Việt Nam Sữa 128.522,638 Công ty sữa Việt Nam Axit chanh 6.361,59 Công ty đờng Lam Sơn Nhãn gói gối cao cấp Malaixia
Nhãn gói xoắn cao cấp Thái Lan
Dầu bơ 26.620,196 Công ty sữa Việt Nam
Cơm dừa 29.728,519 Tổng công ty rau quả Việt Nam Ngô, cốm, chanh, ... Tổng công ty rau quả Việt Nam
Hiện nay, Công ty đã có kế hoạch nghiên cứu sử dụng nsguyên vật liệu thay thế cho những nguyên vật liệu quý hiếm, đắt tiền phải nhập ngoại nhằm giảm bớt những chi phí mà chất lợng vẫn đảm bảo nh dùng váng sữa thay thế cho sữa, tuy không thay thế hoàn toàn nhng chất lợng vẫn đảm bảo, giá thành hạ.