lý để đáp ứng đợc yêu cầu của hạch toán và ngày càng hoàn thiện công tác kế toán NLVL, CCDC.
Từ những kiến thức em đã học tập, nghiên cứu kết hợp với thực tế của Xí nghiệp mà em đã tìm hiểu trong thời gian thực tập vừa qua, em xin đợc đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện kế toán NLVL, CCDC tại Xí nghiệp Toa xe Vinh.
3.2.2. Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cụ
3.2.2.1. Hoàn thiện công tác kế toán nói chung a. áp dụng kế toán máy
Khối lợng công tác kế toán của Xí nghiệp là tơng đối lớn, nhất là với đối với kế toán vật t nhng hiện nay Xí nghiệp vẫn dùng hình thức kế toán thủ công. Nh đã phân tích ở trên, Xí nghiệp cần phải áp dụng kế toán máy vào công việc kế toán. Cụ thể là Xí nghiệp tổ chức trang bị hệ thống máy vính, máy in cho phòng kế toán, đồng thời lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp nhất với đặc điểm của Xí nghiệp (có thể Xí nghiệp mua một phần mềm đã có sẵn, hoặc thuê viết phần mềm riêng cho mình) cũng nh trình độ của kế toán viên từ đó phát huy đợc tối đa hiệu
quả của việc áp dụng kế toán máy. Mặt khác Xí nghiệp cần tổ chức cho các nhân viên kế toán đi học về cách sử dụng kế toán máy.
Hiện nay, công tác kế toán có sự kiêm nhiệm, nếu Xí nghiệp sử dụng chơng trình kế toán máy thì khắc phục luôn đợc khó khăn nảy sinh từ sự kiêm nhiệm này còn nếu vẫn để hình thức kế toán thủ công thì Xí nghiệp phải bổ sung thêm nhân viên để đảm bao đợc yêu cầu đặt ra.
Nếu những việc làm này đợc quan tâm thì trong tơng lai công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NLVL, CCDC nói riêng sẽ đơn giản hơn nhiều, giảm bớt số lợng sổ sách ghi chép, tiết kiệm đợc lao động và một điều rất quan trọng là hạn chế đợc sai sót, cung cấp kịp thời thông tin cho quản lý.
b. Sổ sách kế toán
Xí nghiệp nên sử dụng mẫu sổ nhật ký chung và mẫu sổ cái dựa theo hớng dẫn cuả Bộ Tài chính và đặc điểm sản xuất thực tế của Xí nghiệp.
Sổ Nhật ký chung Năm
Ngày
tháng Chứng từ Diễn giải Đ ghi ã Số hiệu Số phát sinh
Số Hiệu Ngày tháng Nợ Có Số trang trớc Chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Cộng Ngày... tháng... năm...
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Sổ cái Năm
Tên TK: ………. Số hiệu:………...
Ngày
tháng Chứng từ Diễn giải Trang sổ nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh
Số Hiệu Ngày tháng Nợ Có Số trang trớc Chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Cộng Ngày... tháng... năm...
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Xí nghiệp nên mở thêm sổ nhât ký đặc biệt là sổ nhật ký mua hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua vật t, rồi từ đó vào sổ cái các tài khoản để giảm bớt khối lợng ghi sổ cái nh đã nói ở trên
Sổ nhật ký mua hàng Năm Ngày tháng Chứng từ Diễn giải
Tài khoản ghi nợ
Phải trả ngời bán (ghi có)
Số Ngày
tháng Hàng hóa Nguyên vật liệu
Tài khoản khác Số hiệu Số Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số trang trớc Chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Cộng Ngày... tháng... năm...
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 3.2.2.2. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
a. Phế liệu thu hồi
Xí nghiệp nên bổ sung thêm khoản mục phế liệu thu hồi trong cách phân loại của Xí nghiệp, các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sửa chữa hay thanh lý tài sản Xí nghiệp có thể sử dụng hay bán ra ngoài thì đợc xếp vào phế liệu. Điều này sẽ giúp Xí nghiệp quản lý tốt hơn NLVL của mình, từ đó góp phần giảm chi phí, hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho Xi nghiệp.
b. Thu mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ
Đối với các NLVL, CCDC phải mua của các nhà cung cấp có khoảng cách địa lý lớn, Xí nghiệp nên thực hiện ký kết các hợp đồng hoặc thơng lợng với các
công ty, nhà máy cung cấp vật t kết hợp vận chuyển NLVL, CCDC về tận nơi cho Xí nghiệp luôn để nhằm giảm giá mua vào của vật t, từ đó gópphần giảm chi phí.
c. Vật liệu vợt định mức
Việc vật liệu vợt định mức vẫn đợc tính vào chi phí nguyên vật liệu làm tăng giá thành là do Xí nghiệp quản lý cha tốt, không quy đợc trách nhiệm về số nguyên vật liệu vợt định mức là do ai. Vì vậy để khắc phục đợc tình trạng này Xí nghiệp một mặt đa ra những biện pháp quản lý quá trình sửa chữa cũng nh theo dõi, giám sát chặt chẽ việc sử dụng NLVL ở phân xởng, một mặt thực hiện chế độ quy trách nhiệm, gắn trách nhiệm quản lý và sử dụng cho từng bộ phận, cá nhân, khuyến khích các sáng kiến nhằm sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu.
d. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Nh đã phân tích ở trên thì thực tế việc nhập kho NLVL ở còn cha đúng với quy định ở một số trờng hợp, Xí nghiệp cần xây dựng một quy chế cụ thể, quy rõ trách nhiệm cho từng phòng ban, cá nhân từ khâu thu mua, bảo quản đến sử dụng nguyên vật liệu. Dù nhập với giá trị ít hay nhiều, mua của khách hàng quen hay mua ở thị trờng tự do thì vẫn phải tiến hành thủ tục nhập kho đúng theo quy định trừ một số trờng hợp nhập kho vật liệu với giá trị rất nhỏ nhằm phục vụ cho công tác quản lý nh mua chổi quét, bút bi, băng dính thì có thể nhập theo thủ tục đơn… giản. Việc nhập kho theo đúng thủ tục là quy định sẽ hạn chế đợc hậu quả không đáng có xảy ra, đồng thời nâng cao trách nhiệm của cán bộ tiếp liệu, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu kém phẩm chất để có biện pháp xử lý kịp thời.
e. Về hạch toán NLVL, CCDC trong trờng hợp hàng về hoá đơn cha về
Trờng hợp hàng về, hoá đơn cha về thì Xí nghiệp vẫn nên tiến hành thủ tục nhập kho bình thờng và lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ "hàng cha có hoá đơn", những NLVL, CCDC này nên đợc xắp xếp riêng.
Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng, nếu cuối tháng vẫn cha có hoá đơn về thì ghi sổ theo giá tạm tính nh sau:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Ghi tăng giá trị NLVL nhập kho Nợ TK153 (chi tiết từng loại): Ghi tăng giá trị CCDC nhập kho
Có TK 331: Ghi tăng số tiền phải trả theo giá tạm tính
Sang tháng, khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách sau:
Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán th- ờng.
Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) và bằng bút toán thờng nếu (giá thực tế > giá tạm tính)
Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bừng bút toán đúng nh bình thờng.
f. Về việc hạch toán giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng
Việc Xí nghiệp hạch toán giá trị CCDC xuất dùng vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là không hợp lý mặc dù việc ghi nhận nh vậy có thể giúp Xí nghiệp đơn giản hơn trong việc ghi sổ kế toán. Xí nghiệp cần phải ghi nhận giá trị CCDC xuất dùng cho các hoạt ở phân xởng vào tài khoản 627 " chi phí sản xuất chung", cụ thể tài khoản chi tiết là 6273 "chi phí công cụ, dụng cụ"
g. Lập dự phòng giảm giá nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ
Hiện nay Xí nghiệp cha lập dự phòng giảm giá NLVL, CCDC. Để đảm bảo nguyên tắc "thận trọng" trong kinh doanh, mặt khác để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất Xí nghiệp cần phải thực hiện việc lập dự phòng giảm giá NLVL, CCDC.
h. Về kiểm kê nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ
Xí nghiệp cha thực hiện kiểm kê NLVL, CCDC. Xí nghiệp cần phải thực hiện kiểm kê bởi đó là một trong những biện pháp hiệu hữu hiệu để quản lý tài sản của Xí nghiệp nói chung và quản lý NLVL, CCDC nói riêng. Thông qua kiểm kê, doanh nghiệp nắm đợc hiện trạng của NLVL, CCDC cả về số lợng và chất lợng; ngăn ngừa, phát hiện những hiện tợng tham ô, lãng phí và có biện pháp quản lý tốt hơn để đảm bảo an toàn cho NLVL, CCDC của Xí nghiệp.