2.2.3.1. Thủ tục nhập kho
Thủ tục nhập kho NLVL, CCDC ở Xí nghiệp đợc tiến hành nh sau:
* Căn cứ vào định mức NLVL, yêu cầu sử dụng CCDC cho từng lần sửa chữa, căn vào số lợng đợt sửa chữa, tình hình dự trữ NLVL, CCDC thực tế tại Xí nghiệp, phòng kế hoạch tiến hành ký kết các Hợp đồng kinh tế hoặc giao cho bộ
phận tiếp liệu của của Xí nghiệp đi mua theo kế hoạch đề ra. Bên cung cấp sẽ viết hoá đơn và giao một liên cho Xí nghiệp (liên 2).
* Khi NLVL, CCDC về đến kho, trớc khi nhập kho, thủ kho báo cáo với Ban kiểm nghiệm (Phó giám đốc, cán bộ kỹ thuật, trởng phòng vật t, kế toán vật t) để xác định phẩm chất, chủng loại, quy cách, số lợng vật liệu mua về và lập Biên bản kiểm nghiệm vật t.
* Căn cứ vào hoá đơn (đối chiếu với hợp đồng kinh tế), Biên bản kiểm nghiệm vật t, nhân viên thống kê phòng vật t tiến hành lập Phiếu nhập kho
nlvl, ccdc và làm thủ tục nhập kho. Thủ kho ghi số lợng thực nhập; ngày, thàng, năm nhập kho và cùng ngời nhập ký tên vào Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 2 liên: 1 liên lu ở nơi lập phiếu, 1 liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. Tại Xí nghiệp cứ 5 ngày một lần thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho nhân viên kế toán vật t ghi sổ kế toán.
* Trờng hợp ban kiểm nghiệm kiểm tra thấy số vật liệu mua về không đúng yêu cầu đã thoả thuận thì tiến hành lập biên bản và ghi rõ vào biên bản kiểm nghiệm. Số NLVL, CCDC này thủ kho không nhập chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo Xí nghiệp. (Trờng hợp này rất ít xảy ra ở Xí nghiệp).
Ví dụ: Trong tháng 1/2007 Xí nghệp cần phải mua thêm nguyên vật liệu đó là 10 van hãm, các chứng từ đợc tập hợp bao gồm: Hợp đồng mua bán, hoá đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho.
Cộng hoà x hội chủ nghĩa viêt namã
Độc lập -Tự do - Hạnh phúc
Hợp đồng mua bán
- Căn cứ vào nghị định số 17/ HĐBT ngày 16/01/1990 của Hội đồng bộ trởng quy định chi tiết thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế.
- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng cung cấp vật t của hai bên.
Hôm nay ngày 2/1/2007, tại Hà Nội chúng tôi gồm có:
Bên mua (Bên A): Xí nghiệp toa xe vinh
Đại diện: Ông Nguyễn Văn Tính Chức vụ: Phó giám đốc Điện thoại : 0383.853193 Fax: 0383.853193
Địa chỉ : Phờng Đông Vĩnh - Vinh - Nghệ An
Tài khoản : 10201.0000.38279 tại Ngân hàng Công thơng Nghệ An. Mã số thuế 2900523366
Bên bán (Bên B): CTY phát triển công nghệ vật liệu và dịch vụ thơng mại
Đại diện: Ông Trần Sách lý Chức vụ: Giám đốc Điện thoại: 04.7561698 Fax: 04.8733951
Địa chỉ : 56 Cầu diễn - Từ liêm -Hà Nội
Tài khoản : 421101.020363 Tại ngân hàng NN và PTNT Từ liêm - Hà nội Mã số thuế : 0100698469
Hai bên thống nhất thoả thuận ký hợp đồng với các điều khoản sau:
Điều 1: Chủng loại hàng hoá
Bên A bán cho bên B chủng loại hàng hoá với số lợng và giá cả nh sau:
TT Tên hàng hoá Đơn vị Số lợng Đơn giá (đ) Thuế VAT (đ) Thành tiền (đ) 1 Van hãm Cái 10 10.500.000 1.050.000 11.550.000
Điều 2: Quy cách, chất lợng hàng hoá Điều 3: Vận chuyển và thời hạn giao nhận. Điều 4: Giá cả và hình thức thanh toán
Hình thức thanh toán: chuyển khoản hoăc uỷ nhiệm chi
Thời hạn thanh toán: Bên A thanh toán cho bên B chậm nhất sau 10 ngày kể từ khi giao hàng, thanh toán theo giá trị hàng hoá ghi trong hoá đơn GTGT.
Đại diện bên A Đại diện bên B
(ký tên, đóng dấu) (ký tên, đóng dấu)
Hoá đơn Giá trị gia tăng
Liên 2: Giao khách hàng
Mẫu số: 01GTKT-3LL
AA/2007B 0077973 Đơn vị bán hàng: Công ty phát triển công nghệ vật liệu và dịch vụ thơng mại Địa chỉ: 56 Cầu Diễn - Từ Liêm - Hà Nội
Số tài khoản: 421101.020363
Điện thoại: 04 7561698 MS: 0100698469 Họ tên ngời mua hàng: Phạm Văn Hng
Địa chỉ: Đờng Trần Bình Trọng - Vinh - Nghệ An Số tài khoản: 710A 00012
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 2900523366
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1 x 2
01 Van hãm ấn Độ Cái 10 10.500.000 105.000.000
Cộng tiền hàng: 105.000.000 Thuế suất GTGT 10%: Tiền thuế GTGT: 10.500.000
Cộng tiền thanh toán: 115.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mời lăm triệu năm trăm ngàn đồng
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
Đơn vị: XNTXV ĐC: Đ. Trần Bình Trọng
TP. Vinh - Nghệ An Biên bản kiểm nghiệm (Vật t, sản phẩm, hàng hoá)
Mẫu số: 03-VT Số: 12
Ngày 10 tháng 1 năm 2007
Căn cứ: Hoá đơn GTGT số 0077973 ngày 9 tháng 1 năm 2007 của Công ty phát triển công nghệ và dịch vụ thơng mại
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông /bà: Phạm Văn Kiên Chức vụ: Phó giám đốc - Trởng ban Ông/bà: Lê Văn Tiến Chức vụ: Trởng phòng vật t - ủy viên
Ông/bà: Nguyễn Thị Hoa Chức vụ: Kế toán trởng - ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại:
ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Đủ tiêu chuẩn quy định
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên)
Đơn vị: XNTXV ĐC: Đ. Trần Bình Trọng TP. Vinh - Nghệ An phiếu nhập kho Ngày 10 tháng1 năm 2007 Nợ TK 152: 105.000.000 Số 2 Nợ TK 133: 10.500.000 Có TK 112: 115.500.000 Họ và tên ngời giao hàng: PhạmVăn Hng
Theo Hoá đơn GTGT số 0077973 ngày 9 tháng 1 năm 2007 của Công ty phát triển công nghệ vật liệu và dịch vụ hơng mại
Nhập tại kho: Kho chị Minh
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t
Mã số ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Theo chứng từ
Thực nhập
1 Van hãm 1521H.02 Cái 10 10 10.500.000 105.000.000
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t
Đơn vị
Số lợng theo
Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lợng đúng quy cách Số lợng không đúng quy cách 1 Van hãm Cái 10 10 0
Cộng x x x x x 105.000.000
Tổng số tiền (viết băng chữ): Một trăm linh năm triệu đồng Số chứng từ kèm theo: 4
Nhập, ngày10 tháng 1năm 2007
Ngời lập phiếu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.3.2. Thủ tục xuất kho
Việc xuất kho NLVL, CCDC ở Xí nghiệp chủ yếu là dùng cho hoạt động sửa chữa toa xe, một số ít đợc dùng cho quản lý doanh nghiệp và xuất dùng chung trong phân xởng. Thủ tục xuất kho NLVL, CCDC về cơ bản là giống nhau, tuy nhiên căn cứ ban đầu để xuất kho là khác nhau. Đối với NLVL: Khi một toa xe vào sửa chữa, bộ phận sửa chữa tiến hành giải thể các chi tiết phụ tùng toa xe sau đó kỹ thuật viên giải thể tiến hành lập biên bản giải thể toa xe, trởng phòng kỹ thuật, phụ trách bộ phận sửa chữa ký vào biên bản.
Căn cứ vào biên bản giải thể toa xe, nhân viên thống kê vật t lập phiếu lĩnh vật t, phiếu lĩnh vật t có chữ ký của phụ trách cung tiêu (trởng phòng vật t), ngời nhận vật t, thủ kho, kế toán trởng, thủ trởng đơn vị. Phiếu lĩnh vật t đợc lập xong, thủ kho tiến hành xuất vật liệu cho đơn vị sử dụng, ghi số lợng thực xuất vào phiếu. Sau đó thủ kho tiến hành vào thẻ kho và chuyển phiếu lĩnh vật t cho kế toán vật t để đối chiếu, ghi sổ (tại Xí nghiệp cứ 5 ngày một lần toàn bộ phiếu lĩnh vật t mới đợc chuyển cho kế toán vật t). Phiếu lĩnh vật t đợc lập làm 3 liên, liên một lu ở phòng vật t, liên 2 thủ kho dùng để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật t, liên 3 giao cho bộ phận sử dụng
Đối với CCDC: Căn cứ vào khối lợng sửa chữa thực tế, tình hình sử dụng CCDC do quản đốc phân xởng báo lên, phòng vật t cùng phòng kế hoạch lập kế
hoạch cấp CCDC sau đó trình lên giám đốc ký duyệt. Căn cứ vào kế hoạch cấp, nhân viên thống kê lập phiếu lĩnh vật t. Các thủ tục tiến hành sau tơng tự nh khi xuất NLVL.
Ví dụ: Trong tháng 1/2007 Xí nghiệp toa xe Vinh nhận sửa chữalớn 5 toa xe, thủ tục xuất kho vật t dùng cho sửa chữa nh sau:
Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt namã
Độc lập - Tự do - hạnh phúc
Biên bản giải thể toa xe
Loại và số toa xe: 431101, 813265, 170423, 541236, 214354. Tu trình: Sửa chữa lớn
Ngày vào xởng: 7/1/2007
Ngày ra xởng:
TRạng thái h hỏng và biện pháp sửa chữa
TT Nội dung Trạng tháI h hỏng Biện pháp sửa chữa
1 Đầu trục 1056 2 giờ toa xe quá hạn độ SCL
Hàn 2 giờ + tiện
2 Van hãm 10 cái hỏng không còn sử dụng đợc
Thay thế mới hoàn toàn
3 Đầu trục 1589 Đang còn sử dụng đợc Lau chùi, bôi trơn
4 Đầu trục 1541 Nứt nhiều điểm Thay trục xe 431075
Vinh, ngày 7 tháng 1 năm2007
Phụ trách bộ phận Phòng kỹ thuật KTV giải thể
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Phiếu lĩnh vật t
Ngày 8 tháng 1 năm 2007
Tên đơn vị lĩnh: Phân xởng sửa chữa.
Lý do lĩnh: Sửa chữa lớn các loại toa 431101, 813265, 1704423, 541236, 214354, 541236, 214354
Lĩnh tại kho: Kho chị Minh Mã vật
t
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t
Số lợng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Xin lĩnh Thực phát 1521H02 22 Van hãm 10 10 10.300.000 103.000.000 00 Cộng x x x 103.000.000 00 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Một trăm linh ba triệu đồng.
Phụ trách cung tiêu Thủ kho Ngời nhận Kế toán trởng Phụ trách đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.4. Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
Để hạch toán chi tiết NLVL, CCDC Xí nghiệp toa xe Vinh sử dụng phơng pháp thẻ song song.
Theo phơng pháp này ở kho theo dõi về mặt số lợng còn ở phòng kế toán theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị. Nhiệm vụ cụ thể nh sau:
* Tại kho: Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu lĩnh vật t, thủ kho ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho từng loại NLVL, CCDC vào thẻ kho về mặt số lợng. Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ NLVL, CCDC, mỗi phiếu nhập kho, lĩnh vật t đợc ghi một dòng vào thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho. Cứ 5 ngày một lần thủ kho chuyển phiếu nhập kho, phiếu lĩnh vật t cho kế toán. Cuối tháng thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lợng.
* Tại phòng kế toán: Tại phòng kế toán kế toán mở sổ chi tiết vật t. Cứ 5
kế toán vật t ghi đơn giá hạch toán vào và tính ra số tiền. Kế toán tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết vật t theo từng danh điểm vật t, tính toán số NLVL, CCDC tồn cuối kỳ, lập bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn NLVL, CCDC.
Phơng pháp lập bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật t nh sau: Tồn đầu kỳ: Căn cứ vào số liệu tồn cuối kỳ của tháng trớc.
Nhập trong kỳ: Căn cứ vào phiếu nhập kho trong tháng của từng thứ vật t Xuất trong kỳ : Căn cứ vào phiếu lĩnh vật t trong tháng.
Ví dụ:
Thẻ kho
Ngày lập thẻ: 7/1/2007 Tờ số: 1
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t: Van hãm Đơn vị tính: Cái
Mã số:1521H.02
Ngày Chứng từ Diễn giải Số lợng Chữ ký
Của kế Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D 1 2 3 4 Tồn đầu tháng 5 07/1 1 Nhập của Cty KDVT- TH 12 17
08/1 15 Xuất sửa chữa lớn 10 7
10/1 2 Nhập của Cty PTCN- DVTM 10 17 15/1 3 Nhập của Cty KDVT- TH 20 37
18/1 16 Xuất sửa chữa lớn 26 11
25/1 17 Xuất sửa chữa lớn 10 1
Cộng 42 46 x
Thủ kho Kế toán trởng Phụ trách đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Xí nghiệp Toa xe Vinh
Vinh - Nghệ An Sổ chi tiết vật liệu
Tháng 1 năm 2007 Tài khoản: 152
Tên, quy cách, phẩm chất vật liệu: Van hãm Đơn vị tính: Cái Mã: 1521H.02
Chứng từ Diễn giải Tài khoản
đối ứng
Đơn giá Nhập Xuất Tồn
SH NT Số lợng Thành tiền Số lợng Thành tiền Số lợng Thành tiền
1. Số d đầu tháng 1/2007 x 10.300.000 x x x x 5 51.500.000
2. Số phát sinh trong tháng
1 7/1 Nhập kho van hãm 331 10.300.000 12 123.600.000 17 175.100.000
15 8/1 Xuất cho sửa chữa toa xe 621 10.300.000 10 103.000.000 7 72.100.000
2 10/1 Nhập kho van hãm 112 10.500.000 10 105.000.000 17 177.100.000
3 15/1 Nhập kho van hãm 331 10.200.000 20 204.000.000 37 381.100.000
16 18/1 Xuất cho sửa chữa toa xe 621 10.300.000 26 267.800.000 11 113.300.000
17 25/1 Xuất cho sửa chữa toa xe 621 10.300.000 10 103.000.000 1 10.300.000
Cộng phát sinh trong tháng x x 42 432.600.000 46 473.800.000 x x
3. Số d cuối tháng x x x x x x 1 10.300.000
Ngày 31 tháng 1 năm 2007
Ngời lập sổ Kế toán trởng
Xí nghiệp Toa xe Vinh
Vinh - Nghệ An Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho NLVL
Tháng 1 năm 2007
Tên vật t ĐVT Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng
Số lợng Thành tiền Số lợng Thành tiền Số lợng Thành tiền Số lợng Thành tiền
Van hãm cái 5 51.500.000 42 432.600.000 46 473.800.000 1 10.300.000
ắc cốt chuyển cái 3 271.761 27 2.177.805 28 2.286.262 2 163.304
Vòng đệm f12-f16 cái 2 482.000 2000 450.000 788 177.313 1.214 273.169
Khoá nớc 23*27 cái 31 1.265.017 13 530.491 18 734.526
Vòi ruminê f27 cái 14 167.552 9 107.712 5 59.840
Ruminê inox cái 5 199.240 1 39.848 4 159.392
ắc lỡi móc cái 9 394.632 3 172.023 12 566.655 Êcu đồng M8 cái 141 141.000 141 141.000 Êcu M12 cái 44 14.652 500 140.000 252 71.640 292 83.012 Bánh xe cửa f50 cái 20 240.000 1 12.000 19 228.000 Bánh xe cửa f90 cái 27 85.050 27 85.050 … … … … … … … … … … Cộng: x x 2.264.232.571 x 1.870.244.927 x 3.840.524.136 x 293.953.362 Ngày 31 tháng 1 năm 2007 Ngời lập sổ Kế toán trởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)