2.1.3.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán và mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Xí nghiệp toa xe Vinh tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, nghĩa là toàn bộ công việc kế toán đợc thực hiện tại một phòng (phòng tài chính - kế toán) với một bộ máy nhân sự bao gồm 7 ngời: 1 trởng phòng tài chính kế toán, 1 phó phòng tài chính kế toán, 4 kế toán viên và một thủ quỹ, các kế toán phần hành không chuyên môn hoá sâu theo từng phần hành mà có sự kiêm nhiệm. Bộ máy kế toán của Xí nghiệp nh sau:
Sơ đồ 09: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Trưởng phòng TC-KT Phó phòng TC-KT Kế toán VBT, TL - BH Kế toán vật tư Kế toán tài sản cố định Kế toán công nợ Thủ quỹ
Chức năng, nhiệm vụ của từng cán bộ, nhân viên trong phòng nh sau: * Kế toán trởng: (Trởng phòng tài chính kế toán).
Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm cao nhất trong phòng kế toán với chức năng: tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra công tác kế toán của Xí nghiệp, là ngời tham mu, giúp việc cho ban giám đốc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính.
* Phó phòng tài chính kế toán: Phụ trách kế toán tổng hợp và kế toán chi
phí, giá thành; tham mưu, giúp việc cho kế toán trởng.
- Với vị trí là kế toán chi phí, giá thành: Xác định đúng đắn đối tợng kế toán chi phí dịch vụ sửa chữa, lựa chọn phơng pháp tập hợp chi phí phù hợp, tham mu cho lãnh đạo Xí nghiệp về vấn đề chi phí, giá thành...
- Với vị trí là kế toán tổng hợp: Thực hiện công tác kế toán cuối kỳ, cụ thể là: Kiểm tra, xét duyệt, kiểm soát toàn bộ chứng từ. Lập Sổ cái tổng hợp, Báo cáo chi tiết, tổng hợp gửi Công ty Vận tải hàng hoá Đờng sắt và các ban ngành khác theo định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất,...
* Kế toán vốn bằng tiền, tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
- Với vị trí kế toán vốn bằng tiền: Phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của các loại tiền (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển).
- Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng: Phản ánh chính xác thời gian, chất lợng, số lợng lao động. Tính đúng, đủ, thanh toán kịp thời tiền lơng và các khoản trích theo lơng cho cán bộ, công nhân viên trong Xí nghiệp.
* Kế toán vật t: Đánh giá, phân loại vật liệu, công cụ, dụng cụ đúng nguyên
tắc, quy định của Xí nghiệp. Ghi chép, phản ánh kịp thời giá trị hiện có và tình hình luân chuyển của các loại, nhóm vật t...
* Kế toán tài sản cố định: Quản lý tài sản cố định theo từng tài sản riêng
biệt theo quy định thống nhất của Nhà nớc và Xí nghiệp toa xe Vinh. Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác chỉ tiêu liên quan đến tài sản cố định nh: Nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại và tình hình biến động tăng, giảm của TSCĐ trong một chu kỳ hoạt động của Xí nghiệp. Tham gia lập kế hoạch sửa chữa
tài sản cố định và ghi chép, phản ánh kịp thời chi phí về sửa chữa tài sản cố định. Tham gia kiểm kê tài sản cố định, phân tích tình hình sử dụng tài sản cố định để t vấn cho nhà quản lý.
* Kế toán công nợ:Theo dõi các khoản công nợ, bao gồm nợ phải trả, phải
thanh toán cho các đối tợng và các khoản nợ phải thu. Lập các sổ sách liên quan đến công nợ, tiến hành các thủ tục, biện pháp thúc đẩy việc thanh toán...
* Thủ quỹ: Trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi đã đợc kế toán trởng, giám
đốc ký duyệt sẽ nhận tiền vào quỹ hoặc xuất tiền ra chi, có nhiệm vụ quản lý quỹ, thực hiện bảo quản, kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu với kế toán.
2.1.3.2. Một số vấn đề liên quan đến chính sách kế toán của Xí nghiệp
* Chế độ kế toán mà Xí nghiệp áp dụng là theo Quyết định 15/2006/ QĐ -BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trởng Bộ Tài chính.
* Đơn vị tiền tệ đợc sử dụng để ghi chép là đồng Việt Nam (VNĐ).
* Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. * Kỳ kế toán đợc quy định là 1 tháng.
* Tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
* Hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
* Hình thức sổ kế toán mà Xí nghiệp sử dụng là hình thức Sổ nhật ký chung. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung và sổ thẻ chi tiết.
Sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên nhật ký chung để ghi vào sổ cái tài khoản. Từ các sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết.
Cuối quý, năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh và tiến hành kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết để phát hiện kịp thời sai sót từ đó lấy số liệu để lập Báo cáo tài chính gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lu chuyển tiền tệ.
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Xí nghiệp Toa xe Vinh:
2.2.1. Đặc điểm, phân loại và công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Xí nghiệp toa xe Vinh:
2.2.1.1. Đặc điểm
a. Đặc điểm nguyên liệu, vật liệu:
Là một Xí nghiệp thành viên của Công ty Vận tải hàng hoá Đờng sắt, Xí nghiệp toa xe Vinh có chức năng là chuyên sửa chữa, niên tu, đại tu, nâng cấp, hoán cải các loại toa xe hàng, toa xe khách. Do đó nlvl của Xí nghiệp rất phong phú và đa dạng về chủng loại. Có những loại mang tính đặc thù của ngành nh: hệ thống hãm, chạy toa xe, thành, thùng, bệ toa xe... nhng cũng có những loại NLVL đợc sử dụng trong nhiều ngành khác nh: sắt, thép, nhôm,... Có những vật liệu chiếm tỷ trọng lớn, thờng xuyên sử dụng nh: Trục, đầu đấm, van, ổ bi của toa xe..., có những loại chiếm tỷ trọng nhỏ nhng rất đa dạng nh: Zoăng cao su, bu lon, vít, nhôm lá, thép tròn, nhôm, thép chữ U, I, L, dây cu roa..., có những loại có giá trị lớn nh: Giá chuyển hớng (110 triệuđồng/ cái), trục bánh (30 triệu đồng/cái), van (5 - 10 triệu đồng/cái),... có loại lại có giá trị rất nhỏ nh dao tiện, mũi dao tiện, bu lon (1500 - 2000 đồng/cái),... Đơn vị tính cũng rất phức tạp nh cái (bu lon), bộ (phụ tùng van xe), tấm (kính cố định), cuộn (dây thiếc hàn), kg (tôn), lít (dầu)...
Nguyên liệu vật liệu của Xí nghiệp chủ yếu do mua ngoài trong đó có loại phải nhập từ nớc ngoài mới bảo đảm yêu cầu kỹ thuật nh: Vật t phụ tùng của toa xe khách, toa xe hàng phải nhập của Rumani, ấn Độ, ngoài ra của toa xe hàng còn phải nhập thêm của Trung Quốc. Nhng Xí nghiệp không thực hiện mua bán trực tiếp với các Công ty nớc ngoài mà tiến hành đăng ký với ngành, sau đó mua trực tiếp qua Công ty chuyên cung cấp phụ tùng của ngành.
Trong tổng chi phí sản xuất cấu thành lên giá thành sửa chữa của Xí nghiệp thì chi phí nguyên liệu, vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn đặc biệt là nguyên liệu, vật liệu chính. Vì vậy khi có sự biến động nhỏ về chi phí nguyên liệu, vật liệu thì sẽ làm cho tổng chi phí trong giá thành sửa chữa có sự biến đổi theo.
Do đặc điểm hoạt động của Xí nghiệp là sửa chữa nên CCDC của Xí nghiệp không phong phú, đa dạng nh NLVL mà chỉ bao gồm một số loại nhất định cùng với NLVL phục vụ cho việc sửa chữa mang tính đặc thù của ngành nh Đồng hồ đo nhiệt ổ bi, quạt công nghiệp, ky, kít nâng toa xe... và một số thiết bị văn phòng.
Công cụ, dụng cụ của Xí nghiệp đợc nhập về là do mua ngoài hoàn toàn, việc xuất CCDC chủ yếu là phục vụ cho việc sửa chữa, một phần là cho hoạt động quản lý doanh nghiệp.
Giá trị của các loại CCDC ở Xí nghiệp nhìn chung là không lớn lắm nh: Quạt công nghiệp (1.050.000 đồng/cái), bồn nớc lọc inox (1.900.000 đồng/cái), máy mài BOX 180 Đức (2.300.000 đồng/cái),... Tuy nhiên có loại có giá trị tơng đối lớn nh: Máy phát điện, máy ảnh Sony (8.172.728 đồng/cái).
2.2.1.2. Phân loại nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
Nguyên liệu, vật liệu của Xí nghiệp bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau về công dụng, phẩm chất, chất lợng Để phục vụ có hiệu quả cho yêu cầu quản lý… và hạch toán nói chung cũng nh quản lý, hạch toán NLVL, CCDC nói riêng, kế toán vật t tiến hành phân loại NLVL, CCDC theo những tiêu thức nhất định.
a. Phân loại nguyên liệu, vật liệu
Mỗi loại vật liệu có nội dung kinh tế và chức năng trong hoạt động SXKD, tính chất lý hoá khác nhau. Do đó để quản lý tốt vật liệu bảo đảm phục vụ cho sản xuất, Xí nghiệp thực hiện phân chia vật liệu thành các loại khác nhau. Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nội dung kính tế và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, toàn bộ vật liệu của Xí nghiệp đợc chia thành các loại sau:
* Vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu của Xí nghiệp, là cơ sở vật
chất chính, không thể thiếu trong một hoat động sửa chữa của Xí nghiệp nh: sắt, thép, chi tiết, phụ tùng dùng để thay thế và sửa chữa toa xe.
* Vật liệu phụ: Không phải là đối tợng lao động chính trong hoạt động sửa
sữa của Xí nghiệp, nhng nó có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sửa chữa, tạo điều kiện, đảm bảo công nghệ, kỹ thuật cho quá trình sửa chữa, giúp cho việc sửa chữa đợc tiến hành bình thờng bao gồm: sơn, mỡ, khí oxy, axetylen...
* Nhiên liệu: Cung cấp nhiệt lợng cho sửa chữa toa xe, gồm: Xăng, dầu, than
rèn...
* Phụ tùng thay thế gồm: Các chi tiết, phụ tùng dùng để thay thế, sửa chữa
các máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải, CCDC sản xuất trong Xí nghiệp nh: Xăm, lốp, hộp số, hệ thống đèn,... của ô tô chuyên vận tải, zoăng, dây cu roa của máy tiện, máy phay, máy bào,...
* Vật liệu khác: Bao gồm các dụng cụ đồ điện nh công tắc đèn, đèn chiếu ở
các phân xởng sửa chữa,..., dây hàn, thuốc hàn, que hàn, ky điện..., các loại tạp phẩm nh giấy, bút, mực...
Trong nguyên vật liệu chính của Xí nghiệp gồm: sắt, thép, các chi tiết, phụ tùng để thay thế, sửa chữa toa xe rất đa dạng và phong phú, mặt khác do tính chất đặc thù về kỹ thuật nên Xí nghiệp đẵ tiến hành chia chúng thành các nhóm để tiện cho việc sử dụng và quản lý nh sau:
* Đối với các chi tiết, phụ tùng toa xe: Đợc chia thành các nhóm sau:
+ ở hệ thống hãm: Bao gồm ống hãm, van hãm, guốc hãm, khoá chủ quản, rắc co,...
+ ở hệ thống chạy: Bao gồm trục bánh, thân bánh, mâm bánh, bầu dầu, ổ bi, lò xo các loại, giá chuyển hớng,...
+ ở hệ thống thùng, thành: Bao gồm xà dọc chính, xà dọc giữa, cạnh, đầu... + ở hệ thống bệ: Bao gồm cột thành xe, máng xả đá, đầu đấm,...
* Đối với sắt: Bao gồm sắt U, I, tròn các loại,... từ 6 đến 45. * Đối với thép : Bao gồm thép U, I, V các loại,...
b. Phân loại công cụ, dụng cụ
Do đặc điểm Sxkd của Xí nghiệp mà CCDC đợc phân loại theo tiêu thức phơng pháp phân bổ, bao gồm các loại sau:
* CCDC thuộc loại phân bổ 1 lần: Ca lê, mỏ lết, búa, khay, thùng, xô, chậu (dùng để đựng xăng, dầu, các chi tiết, phụ tùng bị loại...)...
* CCDC thuộc loại phân bổ 2 lần: Máy phát điện, ky, kít (dùng để nâng toa xe), đồng hồ đo nhiệt, áp suất, các máy móc nhỏ (máy bơm hơi, rà van),... Các thiết bị văn phòng nh: phụ kiện máy tính, điều hoà, bàn làm việc bằng thép,...
2.2.1.3. Công tác quản lý chung về nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ
Nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí SXKD nhất là đối với một đơn vị chuyên sửa chữa toa xe thì tỷ trọng ấy lại càng lớn. ý thức đợc vấn đề đó nên Xí nghiệp đã tổ chức quản lý NLVL, CCDC từ khâu thu mua, dự trữ cho đến sử dụng để từ đó tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Xí nghiệp.
Xí nghiệp có mối liên hệ với một số nhà cung cấp nh: Công ty kinh doanh vật t tổng hợp, Công ty cổ phần xuất, nhập khẩu vật t, thiết bị Đờng sắt, Công ty Cổ phần khí công nghiệp Nghệ an, công ty Cổ phần xây lắp cơ khí và cầu đờng. Họ sẽ trở thành những nhà cung cấp NLVL, CCDC chủ yếu, thờng xuyên ổn định cho Xí nghiệp. Mặt khác, do tính đặc thù của NLVL, CCDC của Xí nghiệp nhất là các loại vật liệu chính nói chung là giá cả ít khi có sự biến động lớn nên việc quản lý giá cả nguyên vât liệu, CCDC không phải là một vấn đề phức tạp. Ngoài những bạn hàng lâu năm, thờng xuyên, Xí nghiệp còn có quan hệ mua bán với các bạn hàng khác. Thông thờng những lô hàng lớn Xí nghiệp tổ chức ký kết các Hợp đồng kinh tế mua NLVL, CCDC với các nhà máy, các Công ty. Còn đối với các lô hàng nhỏ không đòi hỏi chất lợng và số lợng vật liệu nhiều mà lại có sẵn trên thị trờng thì Xí nghiệp sẽ mua ngoài thị trờng tự do.
Khi vật liệu, CCDC về nhập kho thì tiến hành lập ban kiểm nghiệm gồm: Phó giám đốc, trởng phòng vật t, chuyên viên kỹ thuật. Ban kiểm nghiệm có trách nhiệm kiểm tra vật t có đạt quy cách, chất lợng, các thông số đề ra không, kết quả kiểm tra sẽ đợc phản ánh qua Biên bản kiểm nghiệm.
Do đặc tính lý, hoá phức tạp của các loại VL, CCDC của Xí nghiệp nên công tác bảo quản là một vấn đề cần phải chú ý. Hiện Xí nghiệp có hai hệ thống kho để bảo quản VL, CCDC bao gồm: Kho ngoài trời và kho trong nhà. Kho ngoài trời đ- ợc xây dựng theo kiểu các lán dùng để sắt, thép là chủ yếu. Kho trong nhà do chị
Minh làm thủ kho là một dãy nhà ba tầng dùng để các loại vật liệu còn lại, bao gồm: Vật t, phụ tùng toa xe dễ bị ôxy hoá, đòi hỏi độ chính xác cao, các loại nhiên liệu. Tầng một để các loại vật t, phụ tùng nặng nh đầu đấm, máng xả đá, gỗ... Tầng hai để các loại vật liệu nhẹ nh lò xo, bu lon... Tầng ba để các loại tạp phẩm khác nh đồ điện, ốc vít,... Để công tác bảo quản, quản lý vật liệu, CCDC, chống thất thoát, hao hụt... không đáng có xảy ra, Xí nghiệp có nội quy quy định về việc vào, ra, nhập, xuất vật t ở kho, các quy định về an toàn, phòng chống cháy, nổ..., về trách nhiệm của những đối tợng liên quan.
Việc dự trữ NLVL, CCDC ở Xí nghiệp là không nhiều về cả thời gian cũng nh số lợng, chẳng hạn nh sơn dự trữ trong khoảng 10 - 20 ngày; sắt, thép đặc chủng trong vòng 60-90 ngày; sắt, thép dùng thờng xuyên khoảng 10 ngày...Việc quy định thời gian dự trữ nh thế này giúp cho Xí nghiệp tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn, giúp cho việc sử dụng vốn linh hoạt hơn. Sở dĩ Xí nghiệp dự trữ không nhiều nhng vẫn giữ đợc ổn định, đáp ứng đủ nhu cầu vật liệu cho quá trình sửa chữa, không làm gián đoạn quá trình sửa chữa là do Xí nghiệp có một số nhà cung cấp cố định nh đã nói ở trên.
Ngoài ra để đảm bảo thuận tiện, hiệu quả trong việc quản lý vật t cũng nh hạch toán kế toán, Xí nghiệp đã tiến hành mã hoá vật liệu. Cách mã dựa trên cơ sở cách phân loại vật t. Việc mã hoá vật t của Xí nghiệp nh sau:
Mã hoá Tên vật t Vật liệu chính Vật liệu phụ Nhiên liệu Phụ tùng thay thế Vật liệu khác 1521 1522 1523 1524 1528 * Hệ thống hãm 1521H - ống hãm 1521H.01 - Van hãm 1521H.02 ... * Hệ thống chạy 1521C