- TK 6421 Chi phí quản lý doanh nghiệp
b. Phơng hớng hoàn thiện:
3.3 Các nội dung hoàn thiện kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Điện Lực Nghệ An
Điện Lực Nghệ An
Tiền lơng là một phần hành trong tổ chức kế toán tại doanh nghiệp kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng phải theo dõi phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định của nhà nớc.
Với ý nghĩa trên việc hoàn thiện công tác hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng luôn là mục tiêu hàng đầu cấp bách và cần thiết đối với tất cảc các doanh nghiệp. Trả lơng hợp lý, công bằng là động lực thúc đẩy, khuyến kích ngời lao động nhiệt tình hơn trong công việc.
Nội dung hoàn thiện:
*Vấn đề thứ nhất: Hoàn thiện công tác ghi sổ kế toán
Quá trình ghi chép sổ sách kế toán của Điện Lực Nghệ An. Đơn vị áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, là hình thức có mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán và phù hợp với qui mô của đơn vị. Song kế toán tiền lơng sẽ chỉ tập hợp các chứng từ vào cuối tháng nên khối l- ợng công việc sẽ dồn vào cuối tháng, việc kiểm tra đối chiếu số liệu vào cuối tháng càng nhiều nên việc cung cấp số liệu để lập báo cáo kế toán thờng bị chậm. Do vậy kế toán tiền lơng có thể tiến hành ghi vào các chứng từ ghi sổ theo định kỳ từ 5 đến 10 ngày một lần. Từ đó giúp cho việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc chính xác kịp thời, giảm đợc khối lợng ghi chép tính toán vào cuối tháng. Ngoài ra, đơn vị nên sử dụng thêm một số sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để nhằm giúp cho việc trả công cho ngời lao động đợc công bằng và hợp lý. Đây là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính đã tổng hợp trên các chứng từ ghi sổ theo thứ tự thời gian. Sổ này tuy có nhợc điểm là ghi trùng các nghiệp vụ nhng lại có tác dụng quan trọng trong việc đối chiếu số liệu ở các bảng chi tiết số phát sinh, từ đó có thể phát hiện ra sai sót trong quá trình kế toán.
Biểu 3.1 Đơn vị: Điện lực Nghệ An Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2006 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số
hiệu Ngày,tháng hiệuSố Ngày,tháng
1 2 3 4 5 6
Cộng Cộng luỹ kế quý
Ngày…. tháng… năm 2006
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu)
* Vấn đề thứ hai : Trích trớc tiền lơng công nhân nghỉ phép.
Điện lực Nghệ An không thực hiện trích trớc lơng nghỉ phép đối với ngời lao động dài hạn trong doanh nghiệp, mà nghỉ phép của công nhân viên thờng là phát sinh vào tháng nào thì hạch toán luôn vào tháng đó. Do đó chi phí này tuy không lớn lắm nhng nó cũng làm mất cân đối trong việc phân bổ chi phí lơng phép, do có tháng không phát sinh tiền lơng phép nhng có tháng lại phát sinh nhiều. Để khắc phục tình trạng này doanh nghiệp nên trích trớc tiền lơng nghỉ phép đối với số công nhân viên trong đơn vị và tuỳ theo số lợng công nhân viên có tiêu chuẩn nghỉ phép ở các xí nghiệp thành viên và ở bộ phận quản lý mà thực hiện việc tính toán trích trớc lơng nghỉ phép ở từng bộ phận cho phù hợp.
Mức trích trớc tiền lơng công nhân nghỉ phép =
Tiền lơng chính
Tỷ lệ trích trớc = Tổng số tiền lơng nghỉ phép kế hoạchTổng số tiền lơng chính kế hoạch của ngời lao động
Hàng tháng khi trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất kế toán ghi:
Nợ TK 1541 Có TK 335
Số tiền công nhân nghỉ phép thực tế phải trả là: Nợ TK 335
Có TK 334
* Vấn đề thứ ba: Kỳ thanh toán lơng cho công nhân viên
Hiện nay, việc trả lơng trong đơn vị đợc chia làm 2 kỳ: Tạm ứng vào ngày 20 hàng tháng và thanh toán khoảng từ ngày 12 đến 15 của tháng sau. Nh vậy khoảng cách từ lần ứng tháng này và thanh toán thàng trớc là quá gần trong khi đó giữa lần thanh toán tháng trớc với lần ứng tháng kế tiếp lại quá xa. Điều này đã làm ảnh hởng đến 1 phần nào đó cuộc sống của ngời lao động. Và điều này cũng làm ảnh hởng đến việc làm báo cáo tài chính của đơn vị đối với cơ quan quản lý cấp trên.
Để tiền lơng thực sự là đòn bẩy kinh tế nhằm kích thích ngời lao động hăng say biện pháp cụ thể nh sau:
- Vẫn thực hiện thanh toán lơng 2 lần trong tháng nhng khoảng cách giữa 2 lần ứng và thanh toán nên có khoảng cách phù hợp hơn. Tạm ứng vào khoảng ngày 20 hàng tháng và thanh toán vào ngày 5 của tháng sau.
- Thông thờng việc tính toán thanh toán lơng cho các đơn vị thờng phải chờ họp phơng thức hàng tháng để lấy số liệu tính toán. Nên kỳ lơng thờng có chậm hơn so với dự kiến. Vì vậy, Giám đốc Điện lực Nghệ An nên chỉ thị cho Phòng kinh doanh cung cấp số liệu cho Phòng Tổ chức lao động - Tiền lơng để phòng có thể lên kế hoạch thanh toán lơng sớm hơn mà không phải chờ đến kỳ họp ph- ơng thức.
Doanh nghiệp cần hoàn thiện quy chế trả lơng theo QĐ số 312/ĐL1/ĐNA ngày 25/1/2005 khi phân phối tiền lơng mềm(V2) phải tính theo thành tích xếp loại A,B,C,D cho cả cán bộ nhân viên ở các phòng ban . Cụ thể hàng tháng trớc khi thanh toán lơng, tất cả các đơn vị trong toàn Điện lực Nghệ An phải thực hiện xếp loại A,B,C,D cho từng CBCNV của mình đúng , chất lợng, chính xác. Các CBCNV xếp loại C, D phải đợc phân tích, nêu rõ nguyên nhân và hớng khắc phục. Nếu lặp lại hiện tợng trên nên đề nghị kỷ luật lao động .
* Vấn đề thứ năm : Chế độ thởng thi đua.
Để khuyến khích CBCNV trong đơn vị có nhiều đóng góp tích cực trong công việc. Điện lực Nghệ An cần thởng thêm cho nhng cá nhân xuất sắc trong công việc của mình trong từng quý, 6 tháng. Muốn vậy cuối quí các đơn vị trực thuộc Điện lực Nghệ An phải căn cứ vào kết quả bình xét hàng tháng bình xét, đề nghị lên Điện lực Nghệ An những thành viên đặc biệt xuất sắc trong quí để Giám đốc ra quyết định thởng động viên kịp thời. Đây là một đòn bẩy kích thích ngời lao động tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật t và còn phát minh nhiều sáng kiến, giúp thúc đẩy nhanh tiến độ công việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của đơn vị.
Tiền thởng này phải đợc qui định tỷ lệ một cách cụ thể rõ ràng, ổn định và phù hợp tránh tỷ lệ ngời lao động không thể đạt đợc hoặc quá thấp ngời lao động không cần cố gắng cũng đạt đợc.
Doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức tiền thởng phổ biến sau:
Thởng thờng xuyên dành cho những cá nhân ngời lao động hoặc tổ, đội, chi nhánh hoàn thành trớc kế hoạch công việc đợc giao đồng thời đảm bảo đợc yêu cầu về chất lợng công việc. Tiền thởng này đợc trích ra từ quỹ lơng của doanh nghiệp nhằm khuyến khích và thúc đẩy ngời lao động kịp thời.
Chế độ thởng đột xuất định kỳ, phần thởng này nằm trong kế hoạch khen thởng của doanh nghiệp, đợc áp dụng một cách linh hoạt trong các trờng hợp cá nhân lao động xuất sắc. Thởng dới hình thức này sẽ làm cho ngời lao động thấy rằng mình đợc quan tâm và đó chính là động lực rất lớn để ngời lao động cố gắng hơn.
Mặt khác, để giúp cho công việc kế toán đợc thuận tiện khi hạch toán tiền thởng, Doanh nghiệp nên có bảng thanh toán tiền thởng xác nhận số tiền thởng cho ngời lao động làm cơ sở tính thu nhập cho ngời lao động và ghi sổ kế toán theo mẫu biểu sau :
Biểu 3.2 Mẫu bảng nh sau: Đơn vị……. Mẫu số: 05 – LĐTL Bộ phận……. Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính
Bảng thanh toán tiền thởng
Tháng…..năm…… Nợ:.……… Có:………. Số TT Họ và tên lơngBậc Mức thởng Ghi chú Xếp loại thởng Số tiền nhậnKý A B C 1 2 3 D
Cộng x x x
Ngày……tháng……năm…..
Kế toán thanh toán Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
* Vấn đề thứ sáu : Bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán lao động tiền lơng cần bố trí gọn nhẹ không rờm rà, quan hệ giữa kế toán đối với các nhân viên kinh tế ở các chi nhánh, tổ, đội, PX phải nhịp nhàng để không ảnh hởng đến tiến độ lập báo cáo tài chính hàng tháng của đơn vị.
Cụ thể : Hiện nay, mô hình kế toán máy đang rất phát triển và các phần mềm kế toán đa dạng đợc ứng dụng khá phổ biến ở các doanh nghiệp. Các phần mềm kế toán cùng với khoa học kỹ thuật phát triển hiện đại ngày nay đã hỗ trợ tích cực trong quá trình hạch toán kế toán giúp cho việc cập nhật số liệu và cung cấp thông tin một cách chính xác và nhanh nhất. Do đó, đơn vị có thể xem xét và ứng dụng một mô hình phần mềm kế toán phù hợp hơn để nâng cao hiệu quả công việc giảm bớt khối lợng công việc cho phòng kế toán. Tuy nhiên, việc tổ chức công tác kế toán trên phơng pháp kế toán máy đặt ra những yêu cầu mới đòi hỏi phải có những thay đổi cơ bản trong tổ chức công tác kế toán so với kế toán thủ công về lập và luân chuyển chứng từ và hàng loạt các vấn đề khác có liên quan. Trong điều kiện đơn vị hiện nay phải luôn chú trọng đến việc bồi d- ỡng cán bộ phòng kế toán trong việc nâng cao và cập nhật các thông tin liên quan đến phần hành của mình. Đơn vị nên mời các chuyên gia trong lĩnh vực kế toán máy để tìm hiểu và nâng cao trình độ cho đội ngũ kế toán trong giai đoạn áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác quản lý này.
Các đơn vị trực thuộc Điện lực Nghệ an cần bố trí mỗi đơn vị 1 nhân viên kinh tế có đủ trình độ, nghiệp vụ, khả năng trong công việc đợc giao (số nhân viên này hạn chế luân chuyển đi các đơn vị khác). Hàng tháng quy định thời gian nộp báo cáo cụ thể, đơn vị nào nộp chậm phải nhắc nhở, góp ý để trong
công tác báo cáo nhịp nhàng đồng bộ hơn, giúp cho phòng kế toán có số liệu tổng hợp kịp thời, báo cáo đúng tiến độ.
* Vấn đề thứ bảy: Phơng hớng nâng cao hiệu quả sử dụng lao động.
Xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị tình hình phát triển kinh tế và xây dựng cơ sở hạ tầng, đồng thời căn cứ vào mục tiêu trong thời gian tới của đơn vị, để không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng lao động:
- Thực hiện tốt công tác tổ chức quản lý nguồn nhân lực:
+ Tinh giảm biên chế, sắp xếp lại bộ máy quản lý, dây chuyền sản xuất và đội ngũ CNVC một cách hợp lý để kinh doanh có hiệu quả.
+ Tiếp tục hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Điện lực để ngày càng phù hợp hơn với sự phát triển của doanh nghiệp trong giai đoạn cổ phần hóa. Để thực hiện tốt vấn đề này, phòng Tổ chức lao động tham mu cho Ban giám đốc quản lý và sử dụng lao động một cách hiệu quả nhất. Tăng cờng cán bộ có năng lực chuyên môn xuống phụ trách các chi nhánh vùng sâu, vùng xa và có chế độ khen thởng, đề bạt hợp lý.
+ Đối với công tác tổ chức:
Tiếp tục cải cách hành chính để củng cố và hoàn thiện hơn cơ chế quản lý ở Điện lực cũng nh các chi nhánh. Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ và các mối quan hệ công việc của từng cá nhân từng bộ phận.
Xây dựng môi trờng làm việc cởi mở, hoà đồng tạo mối quan hệ làm việc mang tính dân chủ cao trong đơn vị.
Bố trí sắp xếp hợp lý từng ngời đảm nhận từng công việc hợp lý với khả năng chuyên môn của họ. Đồng thời có kế hoạch chủ động trong công tác đào tạo, tuyển thêm những cán bộ nhân viên có năng lực, có trình độ đáp ứng yêu cầu công việc trong thời đại mới.
+ Đối với cán bộ lãnh đạo, quản lý:
Mỗi cán bộ quản lý các cấp trong đơn vị phải tự mình học hỏi để có thể thay đổi cách nhìn nhận, t duy để không ngừng nâng cao năng lực trình độ và để nâng tầm quản lý cao hơn nhằm đáp ứng kịp thời xu hớng phát triển của xã hội nói chung và sự phát triển của đơn vị nói riêng.
Phải xây dựng chiến lợc con ngời sao cho phù hợp với xu thế phát triển, đồng thời phải chuẩn hoá các chức danh cán bộ theo tiêu chuẩn nhất định. Từ đó xây dựng kế hoạch kinh phí cho công tác đào tạo, bồi dỡng đảm bảo đúng đối tợng, không để dàn trải một cách không có hiệu quả.
- Tổ chức và quản lý tốt quá trình sản xuất kinh doanh:
Tổ chức và quản lý tốt hoạt động sản xuất kinh doanh đợc coi là một giải pháp quyết định để đạt đợc hiệu quả sản xuất kinh doanh cao nhất. Tổ chức quản lý tốt quá trình sản xuất kinh doanh tức là đảm báo quá trình đó đợc tiến hành một cách thông suốt, ăn khớp nhịp nhàng giữa các khâu, các bộ phận. Việc bố trí nhân lực và máy móc thiết bị ở các đơn vị sản xuất phải phù hợp với trình độ quản lý, địa bàn hoạt động và định mức lao động, tránh sự lãng phí con ngời và thiết bị ở đơn vị này nhng lại thiếu ở đơn vị khác.
Cụ thể đối với từng chi nhánh khi đã có định biên cụ thể về con ngời và thiết bị thì phải đảm bảo biên chế đủ con ngời theo định biên. Tránh trờng hợp đơn vị ở xa, ở miền núi thì thiếu lao động còn đơn vị gần, ở đồng bằng lại thừa lao động. Nên tổ chức đào tạo nghiệp vụ giao tiếp khách hàng cho số công nhân kinh doanh thờng xuyên phải tiếp xúc với khách hàng dùng điện, dùng viễn thông điện lực. Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh phải xuất phát từ khách hàng và hớng tới khách hàng.
+ Biện pháp và chính sách phân phối thu nhập cho ngời lao động:
Chính sách phân phối thu nhập cho ngời lao động công bằng và thoả đáng sẽ là động lực thúc đẩy làm cho năng suất lao động tăng lên và từ đó hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị cũng tăng theo. Vì vậy, các nhà hoạch định phải thiết lập một chế độ lơng thởng hợp lý, có chính sách đãi ngộ thích hợp đảm bảo vừa khuyến khích đợc ngời lao dộng vừa đảm bảo hiệu quả cho đơn vị.