máy.
Hiện nay, cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, công tác tổ chức kế toán nói chung và kế toán tiền lơng nói riêng đã có nhiều thay đổi. Các phần mềm kế toán và máy vi tính đợc ứng dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp. Tổ chức kế toán trên máy kèm theo nó là sự tiến bộ không ngừng của khoa học công nghệ thông tin tạo điều kiện thuận lợi và hỗ trợ tích cực trong công tác hạch toán kế toán. Song yêu cầu của thông tin kế toán cung cấp là trung thực, khách quan, chính xác, đầy đủ, kịp thời và dễ hiểu, do đó các DN khi ứng dụng máy vi tính phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản nh phải đảm bảo mối quan hệ đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Thứ hai, chơng trình phải có sự liên kết đầy đủ giữa các phần hành kế toán, đảm bảo tính đồng bộ và hoàn chỉnh quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phải đảm bảo thuận tiện cho việc nhập dữ liệu hay sửa đổi chữa sổ kế toán. Đồng thời, các DN phải tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ, vừa tinh thông nghiệp vụ, vừa sử dụng thành thạo máy vi tính, tổ chức gọn nhẹ, đơn giản bộ máy kế toán sắp xếp phù hợp với công việc.
Vấn đề quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính đó là mã hoá các đối tợng quản lý theo ngôn ngữ của máy. Máy vi tính là một công cụ hiện đại, ứng dụng đợc trong hầu hết các lĩnh vực tuy nhiên máy vi tính chỉ xử lý đợc các thông tin theo các chơng trình đã đợc định sẵn phần mềm một cách máy móc theo các lệnh nhập vào. Chính vì vậy mà mọi đối tợng khi đa vào quản lý trong máy đều phải đợc đặt mã. Mã hoá các đối tợng quản lý cần đợc chuẩn hoá và hoàn thiện trong thời gian dài, tuỳ theo yêu cầu của mỗi doanh nghiệp mà cách
mã hoá các đối tợng quản lý có sự khác biệt. Có thể mã hoá một chơng trình theo nhiều nguyên tắc khác nhau nh dùng bộ chữ cái để mã hoá, dùng bộ số đếm để mã hoá hoặc kết hợp cả bộ chữ cái và bộ số đếm.
Trong kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng, việc mã hoá đợc tiến hành cho đối tợng theo các danh mục nh danh mục công nhân viên, danh mục tài khoản, danh mục chứng từ, danh mục thanh toán, danh mục phân bổ kết chuyển... Trong danh mục công nhân viên có thể mã hoá theo từng bộ phận, từng đặc điểm phòng ban. Trong từng bộ phận có thể mã hoá theo các tên viết tắt tuỳ theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Căn cứ vào chơng trình kế toán đã đợc lập sẵn và các đối tợng đã đợc mã hoá, kế toán tiền lơng sẽ tiến hành nhập số liệu, thông tin vào máy một cách chính xác theo một trình tự nhất định. Máy sẽ tự động tính toán, phân bổ và kết chuyển theo các bút toán và công thức đã đợc lập sẵn một cách chi tiết.
Tóm lại, trong thực tế hiện nay các doanh nghiệp hầu hết đều muốn áp dụng máy vi tính vào công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng. Tuy nhiên, để làm đợc công việc đó, các doanh nghiệp phải hết sức chú trọng đến các vấn đề nh đào tạo đội ngũ cán bộ, xây dựng hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán phù hợp và thích ứng khi áp dụng trên máy vi tính, xây dựng hệ thống sổ kế toán, nghiên cứu tổ chức xây dựng lại bộ máy kế toán trong điều kiện mới. ứng dụng máy vi tính là điều kiện để doanh nghiệp hiện đại hoá bộ máy kế toán một cách nhanh nhất, từ đó giúp cho DN sử dụng thông tin kế toán cung cấp một cách hiệu qủa để không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, chắp
cánh cho các doanh nghiệp tiến bớc vững chắc trong nền kinh tế thị trờng, thực sự bớc vào kỷ nguyên của khoa học công nghệ thông tin.
ch
ơng II