Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chín, có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế…Với tư cách là công cụ quản lý, kinh tế tài chính kế toán là một lĩnh vực gắn liền các hoạt động kinh tế tài chính, đảm nhận hệ thống tổ chức thông tin có ích cho các quyết định kinh tế.Vì vậy kế toán có vai trò đặc
biệt quan trọng không chỉ với hoạt động tài chính nhà nước mà còn vô cùng cần thiết và quan trọng với hoạt động tài chính doanh nghiệp.
Sự chuyển đổi cơ chế quản lý thị trường đòi hỏi hạch toán kế toán cũng ngày càng phải đổi mới hoàn thiện. Kế toán NVL nằm trong hệ thống kế toán cũng không ngoại lệ, việc tổ chức nâng cao kế toán NVL chính là hoàn thiện công tác kế toán. Như đã biết, kế toán NVL rất quan trọng, nếu hạch toán NVL tốt sẽ đảm bảo cho việc cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra giám sát việc chấp hành định mức tiêu hao, dữ trữ NVL, ngăn ngừa hiện tượng mất mát, sử dụng lãng phí ở khâu sản xuất cũng như dữ trữ. Đồng thời giảm giá chi phí, hạ giá thành sản xuất, góp phần nâng cao sử dụng vốn lưu động…
3.2. Nhận xét chung về công tác tổ chức kế toán NVL ở Xí Nghiệp Chế Biến
Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán của Xí nghiệp, em đã có điều kiện tìm hiểu về công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng, em nhận thấy rằng: Tổ chức kế toán và bộ máy kế toán được Ban giám đốc Xí nghiệp rất quan tâm, thường xuyên chỉ đạo sâu sát, cán bộ kế toán của Xí nghiệp có năng lực và trình độ chuyên môn nghiệp vụ, hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tương đối đầy đủ. Các chứng từ ban đầu làm cơ sở để hạch toán kế toán phù hợp với chế độ quy định. Công tác kế toán nguyên vật liệu đã giúp cho lãnh đạo Xí nghiệp có phương hướng, biện pháp chỉ đạo sản xuất kinh doanh kịp thời, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm thông qua việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu ở Xí nghiệp. Đồng thời thông qua đó cung cấp những số liệu chính xác về tình hình nhập, xuất vật liệu, đối tượng sử dụng…phục vụ cho công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Nhận thức rõ được vai trò quan trọng của NVL đến quá trình sản xuất ra sản phẩm trong các doanh nghiệp, qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác quản lý NVL tại Xí Nghiệp Chế Biến, em nhận thấy Xí Nghiệp có nhiều ưu điểm trong việc tổ chức kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng song vẫn còn có một số vướng mắc, cụ thể:
3.2.1. Những mặt đạt được:
- Về công tác kế toán:
+ Việc vận dụng chế độ kế toán tại Xí nghiêp: Xí nghiệp luôn cập nhật những thay đổi trong chế độ kế toán để phù hợp với quy định hiện hành. Xí nghiệp luôn tổ chức cho cán bộ kế toán tham gia các lớp tập huấn để phổ biến những văn bản mới. Về áp dụng hình thức ghi sổ kế toán thì Xí nghiệp đã chọn hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ theo đúng chế độ quy định, phù hợp với điều kiện, đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh của mình.
+ Về sử dụng và tổ chức luân chuyển chứng từ: Xí nghiệp đã sử dụng hợp lý hệ thống chứng từ theo quy định hiện hành của bộ tài chính từ chứng từ nhập, xuất đến các chứng từ khác liên quan đến NVL. Quá trình luân chuyển chứng từ được tổ chức khoa học, đảm bảo việc nhập xuất vật liệu đầy đủ và kịp thời, giúp công tác quản lý nguyên vật liệu của Xí nghiệp có hiệu quả. + Xí nghiệp cũng đã sử dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, giúp cán bộ kế toán cập nhật thông tin chính xác, kịp thời,đầy đủ, tiết kiệm được thời gian và chi phí.
+ Bộ máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ, đội ngũ cán bộ nhân viên của phòng kế toán luôn phát huy được ý thức trách nhiệm của người cán bộ tài chính – kế toán.
- Về công tác quản lý NVL: Nhà máy tổ chức mô hình quản lý NVL thống nhất, tập trung khoa học hợp lý phù hợp với yêu cầu hiện nay thể hiện ở các khâu.
+ Khâu thu mua: Nhà máy có đội ngũ cán bộ vật tư, có trình độ chuyên môn hiểu biết về từng thứ NVL, nhà cung cấp, luôn đảm bảo cung cấp đầy đủ NVL cho sản xuất và phục vụ nhu cầu khác.
+ Khâu bảo quản: Nhà máy xây dựng kho tàng riêng, ở kho được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, bảo vệ NVL tốt, bố trí thủ kho có trình độ quản lý, hạch toán chính xác kịp thời.
+ Khâu sử dụng: Trên cơ sở định mức tiêu hao, phòng kế hoạch lên kế hoạch sử dụng vật tư xuất NVL cho các phân xưởng và tiến hành sử dụng đúng theo dự kiến định mức đề ra.
- Về tổ chức kế toán chi tiết NVL
+ Các thủ tục nhập – xuất kho được thực hiện tương đối chặt chẽ, các chứng từ được thiết lập đầy đủ, quy trình luân chuyển hợp lý, thuận lợi cho việc xuất kho và ghi chép kế toán.
+ Giá NVL nhập kho được xác định theo giá thực tế, giá xuất kho được tính theo đơn giá nhập trước xuất trước đã tuân thủ nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành.
+ Hàng tồn kho của công ty được bảo quản trong điều kiện hiện đại và khoa học, thuận tiện cho việc nhập xuất kho và kiểm tra.
+ Công ty đã sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, từ đó giúp cho việc ghi chép đơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra và phát hiện sai sót.
- Về hạch toán tổng hợp NVL:
Công ty đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán NVL, phương pháp này phù hợp với tình hình biến động rất thường xuyên của vật tư, cung cấp những thông tin chính xác về NVL.
Tóm lại, có được kết quả trên là do sự cố gắng của tập thể cán bộ nhân viên kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Cùng với sự phát triển của Xí nghiệp, công tác kế toán tại phòng Kế toán - Tài vụ ngày càng được hoàn thiện và đổi mới để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp.
3.2.1. Hạn chế còn tồn tại:
* Về công tác kế toán NVL:
Bên cạnh những ưu điểm thì Xí nghiệp còn có một số hạn chế cần thiết cải tiến và hoàn thiện. Em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoan thiên hơn đối với Xí nghiệp:
- Về hệ thống tài khoản sử dụng:
Nhìn chung xí nghiệp đã sử dụng đúng các tài khoản kế toán do chế độ kế toán hiện hành quy định, song chưa thể hiện tính linh hoạt trong việc sử dụng các TK về NVL. Đó là xí nghiệp chưa mở các TK cấp 3, cấp 4 để thuận tiện cho việc theo dõi từng loại, từng nhóm, từng thứ NVL.
- Về phân loại NVL:
Khối lượng NVL sử dụng ở xí nghiệp là rất lớn bao gồm nhiều loại, mỗi loại đều có những tính chất công dụng, quy cách khác nhau. Do đó việc phân loại NVL một cách khoa học là rất cần thiết. Tuy nhiên xí nghiệp chưa đạt được hiệu quả như yêu cầu, đó là xí nghiệp chưa lập sổ danh điểm vật tư để sắp sếp các loại vật liệu, dẫn đến khó khăn trong công tác quản lý và công tác kế toán.
- Đối với việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Tại Xí nghiệp việc sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất có chủng loại rất phong phú và đa dạng. Thêm vào đó giá cả thị trường luôn biến động nhưng hiện tại Xí nghiệp không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Xí nghiệp không hạch toán TK 151 - "Hàng đang đi đường" nên chưa phản ánh chính xác tình hình biến động của số lượng NVL trong kỳ.
- Hiện nay, trình độ khoa học ngày càng phát triển, việc áp dụng công nghệ thông tin ngày càng nhiều song việc áp dụng công nghệ thông tin ở Xí nghiệp vẫn còn hạn chế. Đó là, Xí nghiệp vẫn chưa áp dụng phần mềm kế toán máy vào công tác kế toán, việc vào sổ sách của kế toán chủ yếu được làm thủ công. Do đó việc cung cấp báo cáo số liệu có lúc bị hạn chế.
* Về công tác kế toán
- Hiện nay phòng kế toán của xí nghiệp đã trang bị được 2 máy vi tính và một máy in, việc trang bị cho phòng kế toán còn hạn chế.
- Các nhân viên kế toán còn phải kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán, tuy có ưu điểm là thu gọn bộ máy kế toán, nhưng lại có nhược điểm là khó khăn
trong việc thực hiện các chế độ chính sách kế toán và không đảm bảo được tính chuyên môn hóa trong lao động, có thể giảm hiệu quả công việc.
3.3. Một số giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Thu Mua Và Chế Biến Cà Phê Cao Su Xuất Khẩu
3.3.1. Yêu cầu của việc hoàn thiện:
Kế toán trong doanh nghiệp nói chung mà cụ thể ở đây là kế toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực của doanh nghiệp trong quản lý sản xuất kinh doanh nói chung nên đòi hỏi nó phải luôn hướng tới sự hoàn thiện. Tuy nhiên công việc kế toán lại thay đổi thường xuyên, liên tục tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong từng giai đoạn và theo những chính sách chế độ quản lý kinh tế tài chính mới của nhà nước. Chính vì thế mà quá trình tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp phải đáp ứng được những yêu cầu sau:
- Yêu cầu tuân thủ chế độ kế toán của Nhà nước và áp dụng chế độ kế toán một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm của đơn vị, khả năng và trình độ của đội ngũ kế toán. Yều cầu này đòi hỏi các doanh nghiệp trong công tác hoàn thiện phải biết vận dụng chế độ kế toán vào đơn vị của mình một cách mềm dẻo, sáng tạo và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. Tuy nhiên, vẫn phải tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, không tùy tiện áp dụng một số kỹ thuật của các nước khác vào đơn vị khi Nhà nước chưa cho phép. - Tôn trọng nguyên tắc, chế độ, chuẩn mực kế toán. Đây là yêu cầu bắt buộc, là cơ sở, nền tảng cho việc quản lý, điều hành thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp khác nhau có thể áp dụng những hình thức, phương pháp kế toán khác nhau nhưng vẫn phải đảm bảo tuân thủ đúng chế độ, chuẩn mực kế toán của Nhà nước. Đó chính là hành lang pháp lý của công tác kế toán tạo ra khả năng so sánh, đối chiếu được và thuận tiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo, đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán.
- Yêu cầu thống nhất: Đây là một yêu cầu rất quan trọng giúp cho Nhà nước có thể quản lý được tình hình sản xuất kinh doanh của tất cả các nghành, các đơn vị, các thành phần kinh tế. Tính thống nhất ở đây đòi hỏi trong công tác kế toán phải thống nhất trên nhiều mặt.
- Yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác và yêu cầu tiết kiệm hiệu quả. Đây là một trong những yêu cầu có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc đưa ra các quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp bởi vì nó cung cấp thông tin đầy đủ chính xác, kịp thời thì công tác kế toán mới giúp cho bộ máy lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh. Từ đó đem lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp và tiết kiệm chi phí cho công tác quản lý cũng như cho quá trình sản xuất.
3.3.2. Kiến nghị đóng góp:
Trong nền kinh tế thị trường, hạch toán giữ một vai trò quan trọng, là một bộ phận trong hệ thống công cụ quản lý kiểm soát các hoạt đọng kinh tế…
Đối với các doanh nghiệp thì kế toán là công cụ quan trọng để quản lý vốn tài sản và hoạt động sản xuất kinh doanh của chính các doanh nghiệp. Thông qua việc cung cấp số liệu chính xác, tin cậy của từng nghành, từng lĩnh vực làm cơ sở để nhà nước điều hành vĩ mô nền kinh tế. Chính vì vậy việc đổi mới không ngừng hoàn thiện công tác kế toán, đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện nay là một vấn dề cần được quan tâm.
Qua quá trình nghiên cứu công tác kế toán tại Xí nghiệp em nhận thấy rằng công tác kế toán tại Xí nghiệp có những ưu điểm nhất định phù hợp với công tác kế toán của Xí nghiệp. Tuy nhiên do những nguyên nhân chủ quan và khách quan mà công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp còn có những tồn tại (những hạn chế) như đã nêu trên cần được khắc phục và hoàn thiện hơn.
Với tư cách là một sinh viên thực tập tại Xí nghiệp, em xin mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tại Xí nghiệp, cụ thể là:
* Về công tác kế toán NVL:
- Xây dựng hệ thống danh điểm vật tư hoàn chỉnh và thống nhất
Đối với một xí nghiệp mà sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau thì việc lập sổ danh điểm vật liệu thống nhất, hợp lý giữa kho và phòng kế toán (cũng như ở các phòng liên quan) là việc làm cần thiết. Có sổ danh điểm vật tư sẽ giúp cho việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ được tốt, hạch toán kế toán sẽ chính xác tạo điều kiện thuận lợi cho việc vi tính hóa kế toán vật liệu, góp phần giảm bớt khối lượng công việc hạch toán, xử lý vật liệu nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ yêu cầu quản lý, chỉ đạo sản xuất kinh doanh.
Việc lập sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa phòng ban chức năng quản lý để đảm bảo tính khoa học, hợp lý phục vụ yêu cầu quản lý của công ty, đặc biệt là thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính.
Mẫu sổ danh điểm vật liệu như sau: Biểu 23: Sổ danh điểm vật liệu
Loại nguyên vật liệu chính: TK 1521 Ký hiệu Tên nhãn hiệu, quy
cách vật liệu Đơn vị Định mức dữ Ghi chú Nhóm Danh điểm vật liệu 1521.01 Mũ cao su 1521.01.01 Mũ nước kg 1521.01.02 Mũ tạp kg 1521.02 Cà phê 1521.02.01 Cà phê chìm chín kg 1521.01.02 Cà phê xanh già kg
Mở sổ danh điểm vật liệu phải có sự nghiên cứu của phòng kế toán, phòng kế hoạch sản xuất sau đó trình lên cơ quan chủ quản biết để thống nhất quản lý và sử dụng trong toàn Xí nghiệp.
- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Vì khoản dự phòng giamr giá hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng đối với Xí nghiệp thể hiện ở các phương diện sau:
+ Phương diện kinh tế: Nhờ các TK dự phòng giảm giá hàng tồn kho, bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh đúng hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho trong doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính. + Phương diện tài chính: Thực chất các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho là một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lưu động.
+ Phương diện thuế khóa: Dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm lợi nhuận kế toán và làm phát sinh khoản chênh lệch tạm thời được khấu trừ để tính giá trị tài sản thuế thu nhập hoãn lại (TK 243).