Bảng biểu 2: Bảng phân tích tình hình tài sản và nguồn vốn của Xí Nghiệp
STT Chỉ
Tiêu
Năm 2008 Năm 2009 Chênh lệch
ST (đ) % ST (đ) % ST (đ) % Tài sản 7.013.789.069 100 7.345.788.695 100 331.999.626 4.73 I. II. TSNH TSDH 577.593.559 6.436.195.510 8.24 91.76 905.343.371 6.440.445.324 12.32 87.67 327.749.812 4.249.814 56.74 0.07 Nguồn vốn 7.013.789.069 100 7.345.788.695 100 331.999.626 4.73 I. II. Nợ phải trả Nguồn vốn CSH 6.365.419.793 648.369.276 90.76 9.24 6.615.970.329 729.818.366 91.06 9.94 250.550.536 81.449.090 3.94 12.56
( Nguồn cung cấp: Phòng Kế toán – Tài vụ )
- Tổng tài sản năm 2009 tăng so với năm 2008 là 331.999.626 ngàn đồng tương ứng với 4.73 %, chứng tỏ quy mô của xí nghiệp ngày càng được mở rộng. Sự tăng lên đó là do:
+ Tài sản ngắn hạn năm 2009 tăng so với năm 2008 là 327.749.812 đồng tương ứng với 56.74% do các khoản phải thu, hàng tồn kho và tài sản ngắn hạn khác đều tăng lên.
+ Tài sản dài hạn năm 2009 tăng so với năm 2008 rất ít là 4.249.814 đồng tương ứng với 0.07% chứng tỏ Xí nghiệp vẫn chưa chú trọng vào việc mua sắm thêm trang thiết bị để phục vụ sản xuất.
- Tổng nguồn vốn năm 2009 tăng so với năm 2008 là 331.999.626 đồng tương ứng với 4.73% do nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu tăng lên.
+ Nguồn vốn chủ sở hữu tăng lên 81.449.090 đồng tương ứng với 12.56%, nợ phải trả năm 2009 tăng so với năm 2008 là 250.550.536 đồng tương ứng với 3.94 % cho thấy vốn chủ sở hữu chiếm tỷ trọng ngày càng nhiều trong tổng
nguồn vốn. Điều đó cho biết mức độ độc lập về tài chính của Xí nghiệp ngày càng lớn.
2.1.4. Nội dung tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán: từ khâu lập số liệu ghi sổ kế toán đến khâu lập Báo cáo tài chính, lưu trữ chứng từ.. Các phân xưởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng, quản đốc phân xưởng ngoài việc điều hành quản lý sản xuất ở phân xưởng mình còn có nhiệm vụ thống kê ở phân xưởng về nguyên vật liệu, thành phẩm và lập bảng đề nghị thanh toán lương trên cơ sở số liệu thống kê được.
Phòng kế toán gồm có 5 người: 1 kế toán trưởng, 3 cán bộ kế toán và 1 thủ quỹ.
Sơ đồ 14: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp:
Với chức năng nhiệm vụ cụ thể như sau:
*Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán của xí nghiệp, phụ trách công tác kế toán chung trong toàn xí nghiệp, đảm bảo chức năng nhiệm vụ, yêu cầu quản lý và điều hành các hoạt động kinh tế tài chính, theo dõi trên sổ sách. Kiểm tra ký xác nhận các khoản chi phí thanh quyết toán về tài chính trước khi trình giám đốc phê duyệt, tổ chức và hướng dẫn các chế độ chính sách của nhà nước về công tác kế toán và chịu trách nhiệm với ban giám đốc.
Kế toán trưởng
Kế toán NVL,
* Kế toánNVL, CCDC: Thực hiện công tác kế toán tổng hợp (ghi sổ cái) theo dõi mảng kế toán tài chính, lập báo cáo kế toán và phải theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn NVL, CCDC.
* Kế toán TSCĐ và TGNH: Có nhiệm vụ ghi chép đầy đủ, chính xác tình hình nhập, xuất, tồn thành phẩm. Theo dõi tình hình biến động trong kỳ của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tình hình tăng giảm tài sản cố định.
* Kế toán thanh toán: Theo dõi chi tiết thanh toán với người bán, thanh toán lương, bảo hiểm cho công nhân viên. Đồng thời theo dõi tình hình trích lập và sử dụng các quỹ, tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt.
* Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt ở Xí nghiệp, căn cứ vào phiếu thu chi hàng ngày, kèm theo chứng từ gốc hợp lệ, cuối ngày thủ quỹ tiến hành đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán để lập báo cáo quỹ.
2.1.4.2. Tổ chức thực hiện các phần hành kế toán tại Xí nghiệp
* Đặc điểm chung:
- Chế độ kế toán mà xí nghiệp đang áp dụng là kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Xí nghiệp áp dụng đầy đủ các chuẩn mực kế toán hiện hành.
- Kỳ kế toán của xí nghiệp là năm, bắt đầu từ ngày 01/01, kết thúc là ngày 31/12 năm dương lịch
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng VN
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: ghi nhận theo giá gốc
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Xí nghiệp áp dụng phương pháp nhập trước, xuất trước
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ là theo nguyên giá.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ là khấu hao theo phương pháp đường thẳng - Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
2.1.4.3. Hình thức ghi sổ áp dụng tại Xí nghiệp
- Để phù hợp với đặc điểm sản xuất và kinh doanh, cũng như yêu cầu và trình độ quản lý, Xí nghiệp Chế Biến áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức chứng từ ghi sổ.
Đặc điểm cơ bản của hình thức kế toán này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại theo nội dung kinh tế phát sinh sau đó lập chứng từ ghi sổ. Với các chứng từ cần hạch toán chi tiết được ghi vào sổ kế toán chi tiết các chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt được ghi vào sổ quỹ.
- Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập kế toán ghi vào sổ cái tài khoản
- Cuối tháng căn cứ vào sổ cái kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
- sau khi đã kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết kế toán lập báo cáo kế toán theo quy định.
a. các loại sổ kế toán: - Chứng từ ghi sổ - Sổ cái - Sổ thẻ chi tiết - sổ dăng ký chứng từ ghi sổ b. Trình tự ghi chép:
Sơ đồ 15: Quy trình hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Từ chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ
Chứng từ ghi sổ Sổ thẻ kế toán chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh BCTC Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Đối chiếu Kiểm tra : Ghi theo tháng
2.1.4.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
Thời điểm lập báo cáo của xí nghiệp là ngày 31/12 hàng năm. Bộ phận Kế toán chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính, xí nghiệp phải nộp báo cáo cho tổng công ty đầu tư xuất nhập khẩu cà phê cao su nghệ an để thông báo về tình hình tài chính của xí nghiệp trong năm. Xí nghiệp sử dụng các BCTC đó là:
- Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01 – DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B03 – DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 – DN
- Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 – DN
* Tổ chức hệ thống tài khoản: Theo hệ thống tài khoản thống nhất ban hành kèm theo quyết định 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của bộ trưởng bộ tài chính.
* Hệ thống báo cáo nội bộ của của Xí nghiệp :
Báo cáo tài chính nội bộ được lập theo yêu cầu quản lý của nghành và của Xí nghiệp, báo cáo nội bộ bao gồm cả báo cáo định kỳ và báo cáo thường xuyên, số lượng báo cáo nội bộ phải lập nhiều hoặc ít tùy thuộc vào những yêu cầu quản lý nội bộ, yêu cầu cung cấp thông tin kế toán đặt ra. Các báo cáo nội bộ sử dụng ở Xí nghiệp đó là:
- Báo cáo hàng tồn kho,tài khoản - Báo cáo các khoản phải thu - Báo cáo các khoản phải trả
- Báo cáo tăng giảm tài sản cố định
- Tình hình xuất nhập khẩu các sản phẩm hàng hóa, máy móc thiết bị. - Báo cáo tăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu
- Báo cáo chi phí bán hàng - Báo cáo giá thành sản xuất - Báo cáo kết quả tiêu thụ
Các báo cáo này được gửi tới ban giám đốc của Xí nghiệp.
2.2 : Thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL tại xí nghiệp thu mua và chế biến cà phê cao su xuất khẩu.
2.2.1. Đặc điểm, phân loại, công tác quản lý, đánh giá NVL tại xí nghiệp:
2.2.1.1. Đặc điểm NVL tại xí nghiệp:
Vật liệu là một trong những yếu tố vật chất quan trọng nhất cho một quá trình sản xuất. Để tổ chức kế toán NVL tốt thì trước hết phải tìm hiểu rõ về đặc điểm NVL tại xí nghiệp đó.
Đặc điểm NVL của Xí nghiệp là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Trong quá trình sử dụng NVL không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và toàn bộ giá trị NVL được chuyển hết vào chi phí sản xuất trong kỳ.
Xét về mặt chi phí thì NVL chiếm 70% - 80% giá thành sản phẩm do đó chỉ cần một sự biến động nhỏ về NVL cũng làm cho giá thành sản phẩm biến động.Vì vậy xí nghiệp phải quản lý chặt chẽ NVL, để có thể giảm giá thành, tăng lợi nhuận.
2.2.1.2.Phân loại NVL tại Xí nghiệp
Xí nghiệp đã tiến hành phân loại NVL theo nội dung và tính chất của NVL đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Nhờ có sự phân loại này mà kế toán NVL có thể theo dõi tình hình biến động của từng thứ, loại NVL, do đó có thể cung cấp chính xác kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ NVL
NVL tại xí nghiệp được phân thành các loại chủ yếu sau:
- NVL chính bao gồm : Cà phê, Cao su. Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh thì sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm.
- NVL phụ bao gồm : Axít, NH3…được sử dụng trong sản xuất để làm tăng chất lượng, hoàn thiện sản phẩm.
- Nhiên liệu : Than cám, than kíplê, Dầu điezen, Củi… có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ công nghệ sản xuất, phương tiện vân tải, công tác quản lý…
- Vật liệu bao gói: Bao xác rắn, bao PE
- Phụ tùng thay thế như: đinh, ốc , vít… dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị phương tiện vận tải.
- Phế liệu thu hồi: là những vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất được thu hồi lại, có thể sử dụng hay bán ra ngoài.
Từ đặc điểm vật liệu của Xí nghiệp và cách phân loại vật liệu như trên đòi hỏi công tác quản lý vật liệu của công ty phải chặt chẽ ở tất cả các khâu từ việc thu mua đến việc sử dụng vật liệu phải đảm bảo về giá mua, chi phí thu mua cũng như xác định mức sử dụng vật tư cho mỗi loại sản phẩm. Chính vì vậy mà tổ chức kế toán vật liệu được thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo Xí nghiệp có những thông tin chính xác, kịp thời, về việc sử dụng vật liệu của
Xí nghiệp, về nguồn cung cấp, chất lượng, giá cả cũng như sử dụng vật liệu thay thế…Mặt khác quản lý chặt chẽ vật liệu thông qua việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm, giảm định mức tiêu hao…Để từ đó giảm chi phí vật liệu để giảm giá thành sản phẩm của Xí nghiệp.
2.2.1.3. Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Xí nghiệp:
Việc quản lý NVL là hết sức cần thiết và phải quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. Việc thu mua nguyên vật liệu được thực hiện dựa trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của Xí nghiệp, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm, từ kho Xí nghiệp lập kế hoạch thu mua theo từng tháng, quý, năm. Vật liệu thu mua phải đảm bảo đầy đủ về số lượng, chất lượng, chủng loại, nguồn cung cấp ổn định, đội ngũ nhân viên chuyên làm công tác thu mua.
Để thực hiện tốt kế hoạch thu mua, Xí nghiệp tổ chức bộ phận thu mua chịu trách nhiệm thu mua kịp thời phục vụ cho sản xuất. Giá cả NVL cũng rất được chú ý về mặt chi phí thu mua sao cho chi phí thu mua ít nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng, hạ thấp chi phí thu mua nhằm hạ giá thành sản phẩm. Đồng thời Xí nghiệp cũng tổ chức làm tôt công tác quản lý NVL thông qua hệ thống kho bãi nhằm tránh mất mát hư hỏng, giảm chất lượng NVL. Với lượng vốn có hạn Xí nghiệp thường dữ trữ NVL ở mức tối cần thiết.
Tóm lại, công tác quản lý nguyên vật liệu ở Xí nghiệp luôn đảm bảo phục vụ đầy đủ, kịp thời cho các yêu cầu sản xuất.
2.2.1.4. Đánh giá NVL
Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ biểu hiên giá trị NVL theo những tiêu thức nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Để đánh giá nguyên vật liệu được chính xác và thống nhất hàng ngày kế toán sử dụng giá thực tế để ghi sổ.
* Tính giá NVL nhập kho:
Giá thực tế NVL mua ngoài nhập kho là giá ghi trên hóa đơn (chưa thuế GTGT) cộng chi phí thực tế cộng các khoản thuế không được hoàn lại (nếu có) trừ các khoản giảm giá chiết khấu (nếu có)
Giá thực tế = Giá mua + Chi phí + Các loại thuế - Các khoản Mua ngoài nhập kho chưa thuế thu mua không hoàn lại giảm giá, ck - Đối với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành tự sản xuất.
- Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
Giá nhập = Giá thực tế + Chi phí gia công + Chi phí kho xuất kho chế biến vận chuyển
- Nhận vốn góp liên doanh bằng vật liệu: Giá vật liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh quy định
- Vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo thị trường do hội đồng giao nhận xác định.
- Phế liệu: giá thực tế là giá trị thu hồi tối thiểu
VD: + Ngày 10/1/2010, Xí nghiệp mua 3200 kg mũ cao su theo hóa đơn số 002303 ngày 8 tháng 1 năm 2010 của Nông trường Tây hiếu với đơn giá chưa thuế là 10500đ/kg, thuế GTGT 10%, chi phí thu mua bên bán chịu.
Ta có giá thực tế của mũ cao su nhập kho = 3200 × 10.500 = 33.600.000đ
* Tính giá NVL xuất kho:
- Đối với NVL xuất kho: Trị giá thực tế NVL xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này thì số vật liệu nào được nhập vào kho trước thì sẽ được xuất trước, lượng NVL xuất kho lần nhập nào thì sẽ được tính theo giá thực tế của lần nhập đó.
VD: Trong tháng 1 Xí nghiệp có các nghiệp vụ nhập, xuất kho cà phê, mũ cao su như sau:
Ngày 04/01/2010 nhập kho cà phê quả: 500 kg với đơn giá chưa thuế là 3000đ/kg, nhập kho 2050 kg mã cao su với đơn giá chưa thuế là 10500đ/kg. Ngày 05/01/2010, xuất kho 920 kg cà phê, 1520 kg mũ cao su.
Ngày 06/01/2010 nhập kho cà phê quả:1200 kg với đơn giá chưa thuế là 3500đ/kg
Ngày 08/01/2010, xuất kho 1200 kg cà phê.
Ngày 09/01/2010, nhập kho 3200 kg Mũ cao su với đơn giá chưa thuế là 10500đ/kg.
Ngày 10/01/2010 nhập kho cà phê quả:7050 kg với đơn giá chưa thuế là 3500đ/kg
Ngày 15/01/2010, xuất kho 7050 kg cà phê, 2980 kg mũ cao su.