Thời điểm lập báo cáo của xí nghiệp là ngày 31/12 hàng năm. Bộ phận Kế toán chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính, xí nghiệp phải nộp báo cáo cho tổng công ty đầu tư xuất nhập khẩu cà phê cao su nghệ an để thông báo về tình hình tài chính của xí nghiệp trong năm. Xí nghiệp sử dụng các BCTC đó là:
- Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01 – DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B03 – DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 – DN
- Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 – DN
* Tổ chức hệ thống tài khoản: Theo hệ thống tài khoản thống nhất ban hành kèm theo quyết định 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của bộ trưởng bộ tài chính.
* Hệ thống báo cáo nội bộ của của Xí nghiệp :
Báo cáo tài chính nội bộ được lập theo yêu cầu quản lý của nghành và của Xí nghiệp, báo cáo nội bộ bao gồm cả báo cáo định kỳ và báo cáo thường xuyên, số lượng báo cáo nội bộ phải lập nhiều hoặc ít tùy thuộc vào những yêu cầu quản lý nội bộ, yêu cầu cung cấp thông tin kế toán đặt ra. Các báo cáo nội bộ sử dụng ở Xí nghiệp đó là:
- Báo cáo hàng tồn kho,tài khoản - Báo cáo các khoản phải thu - Báo cáo các khoản phải trả
- Báo cáo tăng giảm tài sản cố định
- Tình hình xuất nhập khẩu các sản phẩm hàng hóa, máy móc thiết bị. - Báo cáo tăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu
- Báo cáo chi phí bán hàng - Báo cáo giá thành sản xuất - Báo cáo kết quả tiêu thụ
Các báo cáo này được gửi tới ban giám đốc của Xí nghiệp.
2.2 : Thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL tại xí nghiệp thu mua và chế biến cà phê cao su xuất khẩu.
2.2.1. Đặc điểm, phân loại, công tác quản lý, đánh giá NVL tại xí nghiệp:
2.2.1.1. Đặc điểm NVL tại xí nghiệp:
Vật liệu là một trong những yếu tố vật chất quan trọng nhất cho một quá trình sản xuất. Để tổ chức kế toán NVL tốt thì trước hết phải tìm hiểu rõ về đặc điểm NVL tại xí nghiệp đó.
Đặc điểm NVL của Xí nghiệp là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Trong quá trình sử dụng NVL không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và toàn bộ giá trị NVL được chuyển hết vào chi phí sản xuất trong kỳ.
Xét về mặt chi phí thì NVL chiếm 70% - 80% giá thành sản phẩm do đó chỉ cần một sự biến động nhỏ về NVL cũng làm cho giá thành sản phẩm biến động.Vì vậy xí nghiệp phải quản lý chặt chẽ NVL, để có thể giảm giá thành, tăng lợi nhuận.
2.2.1.2.Phân loại NVL tại Xí nghiệp
Xí nghiệp đã tiến hành phân loại NVL theo nội dung và tính chất của NVL đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Nhờ có sự phân loại này mà kế toán NVL có thể theo dõi tình hình biến động của từng thứ, loại NVL, do đó có thể cung cấp chính xác kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ NVL
NVL tại xí nghiệp được phân thành các loại chủ yếu sau:
- NVL chính bao gồm : Cà phê, Cao su. Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh thì sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm.
- NVL phụ bao gồm : Axít, NH3…được sử dụng trong sản xuất để làm tăng chất lượng, hoàn thiện sản phẩm.
- Nhiên liệu : Than cám, than kíplê, Dầu điezen, Củi… có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ công nghệ sản xuất, phương tiện vân tải, công tác quản lý…
- Vật liệu bao gói: Bao xác rắn, bao PE
- Phụ tùng thay thế như: đinh, ốc , vít… dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị phương tiện vận tải.
- Phế liệu thu hồi: là những vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất được thu hồi lại, có thể sử dụng hay bán ra ngoài.
Từ đặc điểm vật liệu của Xí nghiệp và cách phân loại vật liệu như trên đòi hỏi công tác quản lý vật liệu của công ty phải chặt chẽ ở tất cả các khâu từ việc thu mua đến việc sử dụng vật liệu phải đảm bảo về giá mua, chi phí thu mua cũng như xác định mức sử dụng vật tư cho mỗi loại sản phẩm. Chính vì vậy mà tổ chức kế toán vật liệu được thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo Xí nghiệp có những thông tin chính xác, kịp thời, về việc sử dụng vật liệu của
Xí nghiệp, về nguồn cung cấp, chất lượng, giá cả cũng như sử dụng vật liệu thay thế…Mặt khác quản lý chặt chẽ vật liệu thông qua việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm, giảm định mức tiêu hao…Để từ đó giảm chi phí vật liệu để giảm giá thành sản phẩm của Xí nghiệp.
2.2.1.3. Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Xí nghiệp:
Việc quản lý NVL là hết sức cần thiết và phải quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. Việc thu mua nguyên vật liệu được thực hiện dựa trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của Xí nghiệp, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm, từ kho Xí nghiệp lập kế hoạch thu mua theo từng tháng, quý, năm. Vật liệu thu mua phải đảm bảo đầy đủ về số lượng, chất lượng, chủng loại, nguồn cung cấp ổn định, đội ngũ nhân viên chuyên làm công tác thu mua.
Để thực hiện tốt kế hoạch thu mua, Xí nghiệp tổ chức bộ phận thu mua chịu trách nhiệm thu mua kịp thời phục vụ cho sản xuất. Giá cả NVL cũng rất được chú ý về mặt chi phí thu mua sao cho chi phí thu mua ít nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng, hạ thấp chi phí thu mua nhằm hạ giá thành sản phẩm. Đồng thời Xí nghiệp cũng tổ chức làm tôt công tác quản lý NVL thông qua hệ thống kho bãi nhằm tránh mất mát hư hỏng, giảm chất lượng NVL. Với lượng vốn có hạn Xí nghiệp thường dữ trữ NVL ở mức tối cần thiết.
Tóm lại, công tác quản lý nguyên vật liệu ở Xí nghiệp luôn đảm bảo phục vụ đầy đủ, kịp thời cho các yêu cầu sản xuất.
2.2.1.4. Đánh giá NVL
Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ biểu hiên giá trị NVL theo những tiêu thức nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Để đánh giá nguyên vật liệu được chính xác và thống nhất hàng ngày kế toán sử dụng giá thực tế để ghi sổ.
* Tính giá NVL nhập kho:
Giá thực tế NVL mua ngoài nhập kho là giá ghi trên hóa đơn (chưa thuế GTGT) cộng chi phí thực tế cộng các khoản thuế không được hoàn lại (nếu có) trừ các khoản giảm giá chiết khấu (nếu có)
Giá thực tế = Giá mua + Chi phí + Các loại thuế - Các khoản Mua ngoài nhập kho chưa thuế thu mua không hoàn lại giảm giá, ck - Đối với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành tự sản xuất.
- Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
Giá nhập = Giá thực tế + Chi phí gia công + Chi phí kho xuất kho chế biến vận chuyển
- Nhận vốn góp liên doanh bằng vật liệu: Giá vật liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh quy định
- Vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo thị trường do hội đồng giao nhận xác định.
- Phế liệu: giá thực tế là giá trị thu hồi tối thiểu
VD: + Ngày 10/1/2010, Xí nghiệp mua 3200 kg mũ cao su theo hóa đơn số 002303 ngày 8 tháng 1 năm 2010 của Nông trường Tây hiếu với đơn giá chưa thuế là 10500đ/kg, thuế GTGT 10%, chi phí thu mua bên bán chịu.
Ta có giá thực tế của mũ cao su nhập kho = 3200 × 10.500 = 33.600.000đ
* Tính giá NVL xuất kho:
- Đối với NVL xuất kho: Trị giá thực tế NVL xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này thì số vật liệu nào được nhập vào kho trước thì sẽ được xuất trước, lượng NVL xuất kho lần nhập nào thì sẽ được tính theo giá thực tế của lần nhập đó.
VD: Trong tháng 1 Xí nghiệp có các nghiệp vụ nhập, xuất kho cà phê, mũ cao su như sau:
Ngày 04/01/2010 nhập kho cà phê quả: 500 kg với đơn giá chưa thuế là 3000đ/kg, nhập kho 2050 kg mã cao su với đơn giá chưa thuế là 10500đ/kg. Ngày 05/01/2010, xuất kho 920 kg cà phê, 1520 kg mũ cao su.
Ngày 06/01/2010 nhập kho cà phê quả:1200 kg với đơn giá chưa thuế là 3500đ/kg
Ngày 08/01/2010, xuất kho 1200 kg cà phê.
Ngày 09/01/2010, nhập kho 3200 kg Mũ cao su với đơn giá chưa thuế là 10500đ/kg.
Ngày 10/01/2010 nhập kho cà phê quả:7050 kg với đơn giá chưa thuế là 3500đ/kg
Ngày 15/01/2010, xuất kho 7050 kg cà phê, 2980 kg mũ cao su. Chi phí thu mua do bên bán chịu.
Biểu 3: Bảng tính giá cà phê nhập kho:
Ngày tháng
Số liệu ghi trên hóa đơn Chi phí vận Đơn giá thực tế Giá thực tế nhập kho Số lượng (kg) Đơn giá (đ/kg) Thành tiền (đ) 04/01 500 3000 1.500.000 0 3000 1.500.000 06/01 1200 3500 4.200.000 0 3500 4.200.000 10/01 7050 3500 24.675.00 0 0 3500 24.675.000 Tổng 8750 30.375.00 0 30.375.000
Biểu 4: Bảng tính giá cà phê xuất kho:
Ngày tháng Diễn giải Số lượng (kg) Đơn giá (đ/kg) Thành tiền (đ) Tồn đầu tháng 420 2950 1.239.000 05/01 Xuất ngày 05/01 920 2950, 3000 2.739.000 08/01 Xuất ngày 08/01 1200 3500 4.200.000 15/01 Xuất ngày 15/01 7050 3500 24.675.000 Tổng số xuất 9170 32.853.000
Biểu 5: Bảng tính giá mũ cao su nhập kho:
Ngày tháng
Số liệu ghi trên hóa đơn Chi phí vận Đơn giá thực tế Giá thực tế nhập kho Số lượng (kg) Đơn giá (đ/kg) Thành tiền (đ) 04/01 2050 10500 21.525.00 0 0 10500 21.525.000 09/01 3200 10500 33.600.00 0 0 10500 33.600.000 Tổng 5250 55.125.00 0 55.125.000
Biểu 6: Bảng tính giá mũ cao su xuất kho:
Ngày tháng Diễn giải Số lượng (kg) Đơn giá (đ/kg) Thành tiền (đ) Tồn đầu tháng 520 10.000 5.200.000 05/01 Xuất ngày 05/01 1520 10.000, 10.500 15.700.000 15/01 Xuất ngày 15/01 2980 10500 31.290.000 Tổng số xuất 4500 46.990.000
2.2.2. Thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu: 2.2.2.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
* Chứng từ sử dụng: - Đơn đặt hàng - Hóa đơn GTGT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Phiếu nhập kho
Do đặc điểm vật liệu của Xí Nghiệp chủ yếu là mua ngoài nên mọi vật liệu sau khi mua về đến Xí nghiệp đều phải làm thủ tục kiểm nghiệm và nhập kho. Khi vật liệu chuyển về kho Xí nghiệp thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm
tra về chất lượng vật liệu, số lượng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua, tiến độ thực hiện hợp đồng kiểm nhận vật tư.
Ban kiểm nghiệm tiến hành kiẻm nghiệm vật tư, xem xét nội dung trên hóa đơn, nếu nội dung ghi trong hóa đơn đúng với hợp đồng đã ký kết thì lập biên bản kiểm nghiệm và đồng ý cho nhập số vật liệu đó. Phụ trách bộ phận mua hàng hoặc kế toán hàng tồn kho lập phiếu nhập kho, ghi số lượng nhập theo chứng từ vào phiếu. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên đối với vật tư mua ngoài, 3 liên đối với vật tư tự sản xuất. Thủ kho nhập hàng vào kho, ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho, ghi thẻ kho rồi chuyển chứng từ cho kế toán. Kế toán trưởng ký vào phiếu nhập kho, kế toán hàng tồn kho tiến hành phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền trên phiếu, ghi sổ kế toán.
Sơ đồ 16: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho
VD: Khi mua NVL, trình tự mua hàng được diễn ra như sau:
Nghiệp vụ nhập kho Ngườ i giao hàng Đề nghị Nhập kho Ban kiểm nhận Kiểm tra, lập biên bản KN Cán bộ cung ứng Lập phiếu nhập kho Thủ kho Kiểm nhận hàng Kế toán trưởn g Ký phiếu nhập kho Bảo quản và Lưu Kế toá n vật tư Ghi sổ
Biểu 7: Mẫu đơn mua hàng:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – tự do – hạnh phúc
ĐƠN ĐẶT HÀNG Kính gửi: Nông trường tây hiếu 1
Tên tôi là: Nguyễn Đức Hiếu
Địa chỉ: Bộ phận cung ứng vật tư thuộc Xí nghiệp Thu Mua Và Chế biến Cà Phê Cao Su Nghệ An, Xã Tây Hiếu – Thị Xã Thái Hòa
Điện thoại: 0383.811.670
Chúng tôi có nhu cầu mua nguyên vật liệu của Nông Trường như sau: Thời gian đặt hàng: 10h ngày 08/01/2010
Phương thức thanh toán: Thanh toán ngay bằng tiền mặt Hình thức vận chuyển: Tại chỗ
Thời gian giao hàng: 8h ngày 10 tháng 01 năm 2010
Địa chỉ giao hàng: Xí nghiệp Thu Mua Và Chế Biến Cà Phê Cao Su Xuất Khẩu, Xóm Hưng bắc, Xã Tây Hiếu, Thị Xã Thái Hòa, Nghệ An.
Người nhận hàng: Nguyễn Đức Hiếu Điện thoại cố định: 0383.811.670 Điện thoại di động: 0985.829.865 Sản phẩm đặt hàng:
Cà phê: 7050 kg Mũ cao su: 3200 kg
Xin cảm ơn và mong sự hồi đáp của Nông trường với chúng tôi. Người làm đơn: Nguyễn Đức Hiếu
Biểu 8: Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng:
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT-3LL NY/2008B Liên 2: Giao cho khách hàng số: 002303 Ngày …10..tháng…1..năm 2010
Đơn vị bán hàng: Nông Trường Tây Hiếu Địa chỉ: Hưng Lợi – Tây Hiếu – TX Thái Hòa Mã số thuế: 2800356235
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Đức Hiếu
Tên đơn vị: Xí nghiệp Thu Mua Và Chế Biến cà Phê Cao Su Nghệ An Địa chỉ: Xóm Hưng bắc, Xã Tây Hiếu, Thị Xã Thái Hòa, Nghệ An Hình thức thanh toán: …Tiền mặt…MST:0T0011T
Stt Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1× 2
1 Cà phê quả Kg 7050 3.500 24.675.000
2 Mũ cao su Kg 3200 10.500 33.600.000 Cộng tiền hàng: 58.275.000 Thuế suất GTGT 5%. Tiền thuế GTGT : 2.913.750 Tổng cộng thanh toán: 61.188.750 Số tiền viết bằng chữ: Sáu mươi một triệu một trăm tám tám nghìn bảy trăm năm mươi đồng
Người mua hàng Người bán hàng
Thủ trưởng đơn vị
Nguyễn Đức Hiếu Phan Thành Nam Trần Văn Trung
Biểu 09: Mẫu biên bản kiểm nghiệm:
Xí Nghiệp Chế Biến Mẫu số: 03-VT
Hưng Bắc-Tây Hiếu- Thái hòa (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006/ của Bộ trưởngBTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM NGUYÊN VẬT LIỆU
Ngày 10/01/2010
Căn cứ vào hóa đơn số 002303 ngày 10/01/2010 của Nông trường Tây Hiếu Ban kiểm nghiệm gồm:
Trần Bá Thông…Chức vụ:..Quản đốc phân xưởng cà phê…Trưởng ban Ông:Nguyễn Văn Quân…Chức vụ:…Bộ phận phụ trách vật tư…Ủy viên Ông: Phạm Hồng Đức… Chức vụ:…Thủ kho…Ủy viên
Đã kiểm nghiệm:
Stt Tên vật tư Mã số Đơn vị tính
Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất 1 Cà phê quả Kg 7050 7050 2 Mũ cao su Kg 3200 3200
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật liệu đã được kiểm tra nghiệm thu, phù hợp với yêu cầu của đơn mua hàng, được phép nhập kho đưa vào sử dụng.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
Nguyễn Văn Quân Phạm Hồng Đức Trần Bá Thông
Biểu 10: Phiếu nhập kho
Đơnvị: Xí Nghiệp Chế Biến Mẫu số:01-VT
Hưng Bắc - Tây Hiếu - Thái hòa (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006/ của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 10 tháng 01 năm 2010 Nợ TK: 152 Số 125 Có TK: 111 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thành Chung
Theo hóa đơn số: 002303 ngày 10 tháng 01 năm 2010 của Nông Trường Tây Hiếu.
Nhập tại kho: Xưởng cà phê Địa điểm: Tây Hiếu