* Chức năng , Nhiệm vụ:
- Thu mua nguyên liệu cà phê, cao su của các nông trường và nhân dân trên địa bàn để chế biến thành sản phẩm, hàng hóa là cà phê cao su để công ty xuất khẩu theo kế hoạch sản xuất hàng năm được công ty giao.
- Dịch vụ gia công chế biến cà phê, cao su cho nhân dân (ngoài nông trường) và các đơn vị ngoài công ty có nhu cầu.
- Quản lý sử dụng có hiệu quả vốn, trang thiết bị máy móc do công ty giao nhằm thực hiện kế hoạch sản xuất đạt hiệu ích kinh tế cao về số lượng và chất lượng hàng hóa đáp ứng yêu cầu xuất khẩu và tiêu thụ nội địa đối với hai mặt hàng nói trên.
- Hoàn thành các chỉ tiêu trích nộp công ty.
- Đảm bảo đời sống vật chất tinh thần đối với cán bộ công nhân viên, bảo vệ môi sinh môi trường, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn xí nghiệp đóng trụ sở và nơi xưởng chế biến.
* Hình thức sở hữu vốn: Nhà Nước * Lĩnh vực kinh doanh: Nông nghiệp
* Ngành nghề kinh doanh: Sơ chế nông sản
2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất:
Hiện nay, đội ngũ cán bộ công nhân viên của xí nghiệp hơn 60 người. Nhiệm vụ chính của Xí nghiệp là sơ chế cà phê, cao su để xuất khẩu. Số vốn
kinh doanh hiện tại của Xí nghiệp là khoảng 6 tỷ đồng. Nguồn vốn kinh doanh của Xí nghiệp chủ yếu là do Tổng công ty Đầu Tư Xuất Nhập Khẩu Cà Phê Cao Su Nghệ An Cấp.
Bảng biểu 1: Một số chỉ tiêu thể hiện số lượng lao động của Xí nghiệp trong 2 năm gần đây:
STT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2008 Năm 2009
1 Đại học Người 8 9 2 Cao đẳng Người 10 12 3 Trung cấp Người 3 3 4 Tổng lao động Trong đó: - Trực tiếp - Quản lý Người 55 34 21 62 38 24
Với đặc điểm ngành nghề kinh doanh là sơ chế nông sản để đi xuất khẩu nên Xí nghiệp đã trang bị cho mình những thiết bị sản xuất hiện đại.
Các sản phẩm của xí nghiệp là nhân cà phê và kiện cao su. Việc thực hiện tổ chức được bố trí theo các phân xưởng có chức năng riêng biệt, quy trình công nghệ riêng biệt.
Tổ chức sản xuất của Xí nghiệp được chia làm 2 phân xưởng sản xuất đó là: - Xưởng chế biến cà phê: Chuyên dùng để sơ chế cà phê quả tươi thành các nhân cà phê để đem đi bán.
- Xưởng chế biến cao su: Chuyên dùng để sơ chê mũ cao su thành các kiện cao su để cung cấp cho thị trường.
* Quy trình công nghệ:
Quy trình công nghệ sản xuất bao gồm các giai đoạn:
- Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: Căn cứ vào lệnh xuất của phòng kinh doanh, phân xưởng sản xuất bắt đầu đưa ra các yếu tố liên quan trong quá trình sản xuất vào kế hoạch sản xuất. Tiếp đó, quản đốc phân xưởng có nhiệm vụ chuẩn bị đầy đủ các thủ tục liên quan đến sản xuất sản phẩm như phiếu lĩnh
vật tư, các loại vật tư được cân đo đong đếm đầy đủ và chính xác với sự giám sát của kỹ thuật viên các phân xưởng sản xuất.
- Giai đoạn sản xuất:
+ Đối với cà phê: Cà phê quả tươi được cho vào máy sát, lọc bỏ hết vỏ và tạp chất, sau đó đem ra phơi hoặc sấy tĩnh để được nhân cà phê khô. Tiếp đó đem nhân cà phê khô đi sấy động để nhân cà phê đạt đủ độ bóng. Cuối cùng, đem nhân cà phê đi phân loại để lựa chọn những loại tốt đem xuất khẩu, số còn lại đem bán nội tiêu trong nước.
+ Đối với cao su: Mũ cao su được đưa vào thùng, sau đó cho một lượng axit axetic vào để ngưng tụ, cán từng miếng nhỏ. Khi mũ cao su đã đông lại và đã được cán ra thì lấy ra để ráo nước rồi đưa vào máy sấy khô. Cuối cùng được sản phẩm mũ cốm.
- Giai đoạn kiểm nghiệm nhập kho thành phẩm: Đây là công đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất. Khi cà phê, cao su đã được qua sơ chế xong thì được chuyển qua tổ đóng gói, tổ kỹ thuật viên bắt đầu kiểm nghiệm thành phẩm. sau khi thành phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật và có phiếu kiểm nghiệm kèm theo thì mới được đóng gói. Đóng gói xong thì tổ thành phẩm lên kho cùng phiếu kiểm nghiệm và nhập vào kho của Xí Nghiệp.
Quy trình công nghệ của cà phê và mũ cao su được mô tả sơ lược qua sơ đồ như sau:
Sơ đồ 11: Quy trình công nghệ của cà phê
Sơ đồ 12: Quy trình công nghệ của cao su
2.1.2.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Thu Mua Xát Tươi Phơi hoặc sấy
tĩnh Sấy Động Phân loại Xuất Khẩu Bán trong nước Mũ Cao Su Ngưng tụ bằng axit axetic Máy cán Sấy Khô Sản phẩm Mũ cốm
Sơ đồ 13: Sơ đồ tổ chức bộ máy tại Xí Nghiệp
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:
* Ban GĐ: Ban GĐ gồm một GĐ và hai phó GĐ
GĐ là người đứng đầu của một Xí nghiệp, chỉ huy toàn bộ hoạt động của Xí nghiệp. Là người chịu mọi trách nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trên về pháp luật, về điều hành sản xuất kinh doanh.
Phó GĐ có nhiệm vụ giúp giám đốc điều hành Xí nghiệp theo sự phân công và ủy quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trước GĐ xí nghiệp và pháp luật về nhiệm vụ được phân công, ủy quyền.
* Phòng TCHC: giúp giám đốc trong việc quản lý nhân sự, tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện những nội quy, quy chế do Xí nghiệp đề ra. Giải quyết các khiếu nại, kiến nghị và đề ra các biện pháp khen thưởng, kỷ luật công nhân viên, phổ biến chính sách của cơ quan chủ quản và chính quyền, tổ chức hội họp, hoạt động đối nội, đối ngoại và bố trí đào tạo, bồi dưỡng công nhân viên của Xí nghiệp.
* Phòng kế toán – tài vụ: Phòng TCHC Xưởng Cà Phê Phòng Kế Toán – Tài Vụ Phòng Kế Hoạch - Kỹ Thuật Giám Đốc P. Giám Đốc Xưởng Cao Su
+ Chịu trách nhiệm trước giám đốc về quản lý và phát triển vốn cố định và vốn lưu động, đồng thời kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản trong Xí nghiệp.
+ Thực hiện chức năng thống kê kế toán, phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và các quy định kế toán tài chính của Xí nghiệp.
+ Kiểm tra giám sát tình hình tài chính, các khoản thu vhi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp với NSNN, thanh toán nợ của Xí nghiệp.
+ Theo dõi các nghiệp vụ về tiền lương, nhập xuất NVL, theo dõi việc quản lý nhân sự.
* Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật:
+ Giao nhiệm vụ cho từng phân xưởng sản xuất, đồng thời lên kế hoạch thu mua, kế hoạch sản xuất cho kỳ tiếp theo.
+ Mặt khác còn phải đưa ra các kế hoạch để đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin cần thiết để cân đối giữa vật tư, lao động với máy móc thiết bị…
+ Trên cơ sở kế hoạch đưa ra phải tính toán các phương án thực hiện phối hợp với các phân xưởng sản xuất. Đồng thời chịu mọi trách nhiệm về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm. Theo dõi quy trình công nghệ sản xuất, tham gia nghiên cứu cải tiến thiết bị công nghệp sản xuất.
* Phân xưởng cà phê: Là bộ phận chuyên trách trực tiếp sản xuất sản phẩm, đó là cà phê. Người đứng đầu là Quản đốc phân xưởng, trực tiếp quản lý và chỉ đạo thủ kho, các tổ sản xuất, tổ cơ khí sửa chữa. Bộ phận này có nhiệm vụ triển khai công việc sản xuất sản phẩm, đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, thời gian hoàn thành…
2.1.3. Đánh giá khái quát tình hình tài chính:
Bảng biểu 2: Bảng phân tích tình hình tài sản và nguồn vốn của Xí Nghiệp
STT Chỉ
Tiêu
Năm 2008 Năm 2009 Chênh lệch
ST (đ) % ST (đ) % ST (đ) % Tài sản 7.013.789.069 100 7.345.788.695 100 331.999.626 4.73 I. II. TSNH TSDH 577.593.559 6.436.195.510 8.24 91.76 905.343.371 6.440.445.324 12.32 87.67 327.749.812 4.249.814 56.74 0.07 Nguồn vốn 7.013.789.069 100 7.345.788.695 100 331.999.626 4.73 I. II. Nợ phải trả Nguồn vốn CSH 6.365.419.793 648.369.276 90.76 9.24 6.615.970.329 729.818.366 91.06 9.94 250.550.536 81.449.090 3.94 12.56
( Nguồn cung cấp: Phòng Kế toán – Tài vụ )
- Tổng tài sản năm 2009 tăng so với năm 2008 là 331.999.626 ngàn đồng tương ứng với 4.73 %, chứng tỏ quy mô của xí nghiệp ngày càng được mở rộng. Sự tăng lên đó là do:
+ Tài sản ngắn hạn năm 2009 tăng so với năm 2008 là 327.749.812 đồng tương ứng với 56.74% do các khoản phải thu, hàng tồn kho và tài sản ngắn hạn khác đều tăng lên.
+ Tài sản dài hạn năm 2009 tăng so với năm 2008 rất ít là 4.249.814 đồng tương ứng với 0.07% chứng tỏ Xí nghiệp vẫn chưa chú trọng vào việc mua sắm thêm trang thiết bị để phục vụ sản xuất.
- Tổng nguồn vốn năm 2009 tăng so với năm 2008 là 331.999.626 đồng tương ứng với 4.73% do nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu tăng lên.
+ Nguồn vốn chủ sở hữu tăng lên 81.449.090 đồng tương ứng với 12.56%, nợ phải trả năm 2009 tăng so với năm 2008 là 250.550.536 đồng tương ứng với 3.94 % cho thấy vốn chủ sở hữu chiếm tỷ trọng ngày càng nhiều trong tổng
nguồn vốn. Điều đó cho biết mức độ độc lập về tài chính của Xí nghiệp ngày càng lớn.
2.1.4. Nội dung tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán: từ khâu lập số liệu ghi sổ kế toán đến khâu lập Báo cáo tài chính, lưu trữ chứng từ.. Các phân xưởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng, quản đốc phân xưởng ngoài việc điều hành quản lý sản xuất ở phân xưởng mình còn có nhiệm vụ thống kê ở phân xưởng về nguyên vật liệu, thành phẩm và lập bảng đề nghị thanh toán lương trên cơ sở số liệu thống kê được.
Phòng kế toán gồm có 5 người: 1 kế toán trưởng, 3 cán bộ kế toán và 1 thủ quỹ.
Sơ đồ 14: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp:
Với chức năng nhiệm vụ cụ thể như sau:
*Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán của xí nghiệp, phụ trách công tác kế toán chung trong toàn xí nghiệp, đảm bảo chức năng nhiệm vụ, yêu cầu quản lý và điều hành các hoạt động kinh tế tài chính, theo dõi trên sổ sách. Kiểm tra ký xác nhận các khoản chi phí thanh quyết toán về tài chính trước khi trình giám đốc phê duyệt, tổ chức và hướng dẫn các chế độ chính sách của nhà nước về công tác kế toán và chịu trách nhiệm với ban giám đốc.
Kế toán trưởng
Kế toán NVL,
* Kế toánNVL, CCDC: Thực hiện công tác kế toán tổng hợp (ghi sổ cái) theo dõi mảng kế toán tài chính, lập báo cáo kế toán và phải theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn NVL, CCDC.
* Kế toán TSCĐ và TGNH: Có nhiệm vụ ghi chép đầy đủ, chính xác tình hình nhập, xuất, tồn thành phẩm. Theo dõi tình hình biến động trong kỳ của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tình hình tăng giảm tài sản cố định.
* Kế toán thanh toán: Theo dõi chi tiết thanh toán với người bán, thanh toán lương, bảo hiểm cho công nhân viên. Đồng thời theo dõi tình hình trích lập và sử dụng các quỹ, tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt.
* Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt ở Xí nghiệp, căn cứ vào phiếu thu chi hàng ngày, kèm theo chứng từ gốc hợp lệ, cuối ngày thủ quỹ tiến hành đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán để lập báo cáo quỹ.
2.1.4.2. Tổ chức thực hiện các phần hành kế toán tại Xí nghiệp
* Đặc điểm chung:
- Chế độ kế toán mà xí nghiệp đang áp dụng là kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Xí nghiệp áp dụng đầy đủ các chuẩn mực kế toán hiện hành.
- Kỳ kế toán của xí nghiệp là năm, bắt đầu từ ngày 01/01, kết thúc là ngày 31/12 năm dương lịch
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng VN
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: ghi nhận theo giá gốc
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Xí nghiệp áp dụng phương pháp nhập trước, xuất trước
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ là theo nguyên giá.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ là khấu hao theo phương pháp đường thẳng - Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
2.1.4.3. Hình thức ghi sổ áp dụng tại Xí nghiệp
- Để phù hợp với đặc điểm sản xuất và kinh doanh, cũng như yêu cầu và trình độ quản lý, Xí nghiệp Chế Biến áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức chứng từ ghi sổ.
Đặc điểm cơ bản của hình thức kế toán này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại theo nội dung kinh tế phát sinh sau đó lập chứng từ ghi sổ. Với các chứng từ cần hạch toán chi tiết được ghi vào sổ kế toán chi tiết các chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt được ghi vào sổ quỹ.
- Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập kế toán ghi vào sổ cái tài khoản
- Cuối tháng căn cứ vào sổ cái kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
- sau khi đã kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết kế toán lập báo cáo kế toán theo quy định.
a. các loại sổ kế toán: - Chứng từ ghi sổ - Sổ cái - Sổ thẻ chi tiết - sổ dăng ký chứng từ ghi sổ b. Trình tự ghi chép:
Sơ đồ 15: Quy trình hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Từ chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ
Chứng từ ghi sổ Sổ thẻ kế toán chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh BCTC Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Đối chiếu Kiểm tra : Ghi theo tháng
2.1.4.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
Thời điểm lập báo cáo của xí nghiệp là ngày 31/12 hàng năm. Bộ phận Kế toán chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính, xí nghiệp phải nộp báo cáo cho tổng công ty đầu tư xuất nhập khẩu cà phê cao su nghệ an để thông báo về tình hình tài chính của xí nghiệp trong năm. Xí nghiệp sử dụng các BCTC đó là:
- Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01 – DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B03 – DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 – DN
- Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 – DN
* Tổ chức hệ thống tài khoản: Theo hệ thống tài khoản thống nhất ban hành kèm theo quyết định 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của bộ trưởng bộ tài chính.
* Hệ thống báo cáo nội bộ của của Xí nghiệp :
Báo cáo tài chính nội bộ được lập theo yêu cầu quản lý của nghành và của Xí nghiệp, báo cáo nội bộ bao gồm cả báo cáo định kỳ và báo cáo thường xuyên, số lượng báo cáo nội bộ phải lập nhiều hoặc ít tùy thuộc vào những