Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa và tổng hợp số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định. Như vậy, hình thức kế toán thực chất là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ kiểm tra, đối chiếu giữa các loại sổ kế toán, trình tự và phương pháp ghi chép cũng như việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán.
Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ, thể lệ kế toán của nhà nước, căn cứ vào quy mô đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ của các kế toán cũng như điều kiện, phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà lựa chọn vận dụng hình thức kế toán và tổ chức hình thức sổ kế toán nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Trong các doanh nghiệp sản xuất thường sử dụng các hình thức kế toán sau:
a. Hình thức nhật ký sổ cái:
Sử dụng làm sổ tổng hợp duy nhất để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và hệ thống..
b. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
- Đặc điểm: là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trong các chứng từ sẽ được tổng hợp phân loại lập các chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng các chứng từ ghi sổ để vào sổ cái các tài khoản.
- các loại sổ sử dụng: bao gồm: Sổ chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản.
- Chứng từ ghi sổ được đánh số liệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và có chứng từ gốc đính kèm theo phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Sơ đồ 9: Sơ đồ trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Đối chiếu Kiểm tra : Ghi theo tháng
c. Hình thức kế toán nhật ký chung:
Sử dụng sổ này để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài sản, sau đó sử dụng số liệu ở sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái của các tài khoản có liên quan.
d. Hình thức nhật ký chứng từ:
chứng từ gốc
Sổ quỹ
bảng tổng hợp
chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh
Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được phản ánh ở các chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào các sổ nhật ký chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu sổ nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái các tài khoản.
1.8. Kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng máy vi tính * Đặc trưng: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong 4 hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải được in đầy đủ sổ kế toán BCTC theo quy định.
* Nội dung:
- Tổ chức mã hóa: Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý. Thông thường trong kế toán NVL những đối tượng sau cần được mã hóa:
+ Danh mục tài khoản + Danh mục chứng từ
+ Danh mục vật tư, sản phẩm, hàng hóa + Danh mục nhà cung cấp
- Khai báo, cài đặt: Sau khi đã mã hóa cho các đối tượng, doanh nghiệp phải khai báo, cài đặt thông tin đặc thù liên quan đến các đối tượng này.
- Chứng từ kế toán: Nội dung tổ chức chứng từ kế toán bao gồm: + Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy + Tổ chức luân chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ
- Hệ thống TK kế toán: Trong phần mềm kế toán thường cài hệ thống tài khoản cấp 1 và cấp 2 dựa trên hệ thống TK kế toán do Bộ tài chính ban hành. Doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp mình mà xây dựng hệ thống TK chi tiết cấp 3, cấp 4 theo các đối tượng quản lý đã được mã hóa chi tiết. Tùy theo phương pháp kế toán kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ mà ta có hệ thống TK tương ứng.
- Trình tự kế toán:
+ Khi nhập và xuất kho phải chỉ rõ tên kho bảo quản, đó là cơ sở để kiểm tra số lượng tồn kho của từng loại vật liệu. Với các nghiệp vụ nhập kho cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí thu mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho. Chi phí thu mua cần phân bổ cho từng vật liệu nhập kho để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho.
+ Đối với những nghiệp vụ xuất kho vật liệu thì chương trình tự động tính
giá vốn xuất kho theo phương pháp mà doanh nghiệp đã chọn.
* Các loại sổ:
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi tay. * Áp dụng: Hình thức kế toán máy có thể áp dụng với bất kỳ loại doanh nghiệp theo bất kỳ hình thức ghi sổ nào. Hình thức này tiết kiệm thời gian, công sức và tránh sai sót hơn hình thức kế toán thủ công rất nhiều.
* Quy trình ghi sổ:
Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
: Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ vật tư Bảng tổng hợp chứng từ vật tư cùng loại Phần mềm kế toán (nhập các chứng từ theo các phân hệ cụ thể) Sổ tổng hợp Sổ chi tiết
Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP THU MUA VÀ CHẾ BIẾN CÀ PHÊ CAO SU
XUẤT KHẨU
2.1. Đặc điểm tình hình chung của Xí Nghiệp Thu Mua Và Chế Biến Cà Phê Cao Su Xuất Khẩu Phê Cao Su Xuất Khẩu
2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển:
Tên Công Ty: Xí Nghiệp Thu Mua Và Chế Biến Cà Phê Cao Su Xuất Khẩu Tên viết tắt: Xí Nghiệp chế biến
Điện thoại: 0383.881.334 Fax: 0383.881.334
Địa chỉ: Xã Tây Hiếu – Thị Xã Thái Hòa – Nghệ An Mã Số thuế: 2900352548
Vốn điều lệ : 1 tỷ đồng
Tên Giám Đốc: Ông Trần Ngọc Kháng
Tiền thân của Xí Nghiệp Thu Mua Và Chế Biến Cà Phê Cao Su Xuất Khẩu chỉ là một xưởng chế biến trực thuộc Nông Trường Tây Hiếu 1. Khi đó Xí nghiệp chưa phải là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập. Qua nhiều biến đổi, cùng với sự chung sức của toàn bộ công nhân viên trong xưởng thì năm 1998 Xưởng chế biến được tách ra và đổi tên thành Xí Nghiệp Thu Mua Và Chế Biến Cà Phê Cao Su Xuất Khẩu.
Xí Nghiệp Thu Mua Và Chế Biến Cà Phê Cao Su Xuất Khẩu là Xí nghiệp trực thuộc công ty Đầu Tư Xuất Nhập Khẩu Cà Phê Cao Su Nghệ An, được thành lập vào năm 1998, theo quyết định số 487QĐ – TCCB/NN của Giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn.
Xí Nghiệp Thu Mua Và Chế Biến Cà Phê Cao Su Xuất Khẩu là một trong những xí nghiệp chế biến lớn trong tỉnh. Từ ngày thành lập Xí nghiệp đã cung cấp cho nghành công nghiệp trong và ngoài nước rất nhiều các sản phẩm về cà phê cao su đã qua sơ chế.
Để có được vị trí như ngày hôm nay, Xí nghiệp đã trải qua một quá trình hình thành và phát triển đầy khó khăn cùng với sự nỗ lực hết mình của cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Qua nhiều biến đổi, cán bộ công nhân viên của xí nghiệp đã phấn đấu hết mình và xí nghiệp dần phát triển, làm ăn có lãi, đời sống cán bộ công nhân viên tăng lên. Xí nghiệp Thu Mua Và Chế Biến Cà Phê Cao Su Xuất Khẩu có đủ tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, sử dụng con dấu riêng theo quy định của nhà nước.
2.1.2. Đặc điểm hoạt động và cơ cấu tổ chức bộ máy
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh* Chức năng , Nhiệm vụ: * Chức năng , Nhiệm vụ:
- Thu mua nguyên liệu cà phê, cao su của các nông trường và nhân dân trên địa bàn để chế biến thành sản phẩm, hàng hóa là cà phê cao su để công ty xuất khẩu theo kế hoạch sản xuất hàng năm được công ty giao.
- Dịch vụ gia công chế biến cà phê, cao su cho nhân dân (ngoài nông trường) và các đơn vị ngoài công ty có nhu cầu.
- Quản lý sử dụng có hiệu quả vốn, trang thiết bị máy móc do công ty giao nhằm thực hiện kế hoạch sản xuất đạt hiệu ích kinh tế cao về số lượng và chất lượng hàng hóa đáp ứng yêu cầu xuất khẩu và tiêu thụ nội địa đối với hai mặt hàng nói trên.
- Hoàn thành các chỉ tiêu trích nộp công ty.
- Đảm bảo đời sống vật chất tinh thần đối với cán bộ công nhân viên, bảo vệ
môi sinh môi trường, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn xí nghiệp đóng trụ sở
và nơi xưởng chế biến.
* Hình thức sở hữu vốn: Nhà Nước * Lĩnh vực kinh doanh: Nông nghiệp
* Ngành nghề kinh doanh: Sơ chế nông sản
2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất:
Hiện nay, đội ngũ cán bộ công nhân viên của xí nghiệp hơn 60 người. Nhiệm vụ chính của Xí nghiệp là sơ chế cà phê, cao su để xuất khẩu. Số vốn
kinh doanh hiện tại của Xí nghiệp là khoảng 6 tỷ đồng. Nguồn vốn kinh doanh của Xí nghiệp chủ yếu là do Tổng công ty Đầu Tư Xuất Nhập Khẩu Cà Phê Cao Su Nghệ An Cấp.
Bảng biểu 1: Một số chỉ tiêu thể hiện số lượng lao động của Xí nghiệp trong 2 năm gần đây:
STT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2008 Năm 2009
1 Đại học Người 8 9 2 Cao đẳng Người 10 12 3 Trung cấp Người 3 3 4 Tổng lao động Trong đó: - Trực tiếp - Quản lý Người 55 34 21 62 38 24
Với đặc điểm ngành nghề kinh doanh là sơ chế nông sản để đi xuất khẩu nên Xí nghiệp đã trang bị cho mình những thiết bị sản xuất hiện đại.
Các sản phẩm của xí nghiệp là nhân cà phê và kiện cao su. Việc thực hiện tổ chức được bố trí theo các phân xưởng có chức năng riêng biệt, quy trình công nghệ riêng biệt.
Tổ chức sản xuất của Xí nghiệp được chia làm 2 phân xưởng sản xuất đó là: - Xưởng chế biến cà phê: Chuyên dùng để sơ chế cà phê quả tươi thành các nhân cà phê để đem đi bán.
- Xưởng chế biến cao su: Chuyên dùng để sơ chê mũ cao su thành các kiện cao su để cung cấp cho thị trường.
* Quy trình công nghệ:
Quy trình công nghệ sản xuất bao gồm các giai đoạn:
- Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: Căn cứ vào lệnh xuất của phòng kinh doanh, phân xưởng sản xuất bắt đầu đưa ra các yếu tố liên quan trong quá trình sản xuất vào kế hoạch sản xuất. Tiếp đó, quản đốc phân xưởng có nhiệm vụ chuẩn bị đầy đủ các thủ tục liên quan đến sản xuất sản phẩm như phiếu lĩnh
vật tư, các loại vật tư được cân đo đong đếm đầy đủ và chính xác với sự giám sát của kỹ thuật viên các phân xưởng sản xuất.
- Giai đoạn sản xuất:
+ Đối với cà phê: Cà phê quả tươi được cho vào máy sát, lọc bỏ hết vỏ và tạp chất, sau đó đem ra phơi hoặc sấy tĩnh để được nhân cà phê khô. Tiếp đó đem nhân cà phê khô đi sấy động để nhân cà phê đạt đủ độ bóng. Cuối cùng, đem nhân cà phê đi phân loại để lựa chọn những loại tốt đem xuất khẩu, số còn lại đem bán nội tiêu trong nước.
+ Đối với cao su: Mũ cao su được đưa vào thùng, sau đó cho một lượng axit axetic vào để ngưng tụ, cán từng miếng nhỏ. Khi mũ cao su đã đông lại và đã được cán ra thì lấy ra để ráo nước rồi đưa vào máy sấy khô. Cuối cùng được sản phẩm mũ cốm.
- Giai đoạn kiểm nghiệm nhập kho thành phẩm: Đây là công đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất. Khi cà phê, cao su đã được qua sơ chế xong thì được chuyển qua tổ đóng gói, tổ kỹ thuật viên bắt đầu kiểm nghiệm thành phẩm. sau khi thành phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật và có phiếu kiểm nghiệm kèm theo thì mới được đóng gói. Đóng gói xong thì tổ thành phẩm lên kho cùng phiếu kiểm nghiệm và nhập vào kho của Xí Nghiệp.
Quy trình công nghệ của cà phê và mũ cao su được mô tả sơ lược qua sơ đồ như sau:
Sơ đồ 11: Quy trình công nghệ của cà phê
Sơ đồ 12: Quy trình công nghệ của cao su
2.1.2.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Thu Mua Xát Tươi Phơi hoặc sấy
tĩnh Sấy Động Phân loại Xuất Khẩu Bán trong nước Mũ Cao Su Ngưng tụ bằng axit axetic Máy cán Sấy Khô Sản phẩm Mũ cốm
Sơ đồ 13: Sơ đồ tổ chức bộ máy tại Xí Nghiệp
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:
* Ban GĐ: Ban GĐ gồm một GĐ và hai phó GĐ
GĐ là người đứng đầu của một Xí nghiệp, chỉ huy toàn bộ hoạt động của Xí nghiệp. Là người chịu mọi trách nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trên về pháp luật, về điều hành sản xuất kinh doanh.
Phó GĐ có nhiệm vụ giúp giám đốc điều hành Xí nghiệp theo sự phân công và ủy quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trước GĐ xí nghiệp và pháp luật về nhiệm vụ được phân công, ủy quyền.
* Phòng TCHC: giúp giám đốc trong việc quản lý nhân sự, tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện những nội quy, quy chế do Xí nghiệp đề ra. Giải quyết các khiếu nại, kiến nghị và đề ra các biện pháp khen thưởng, kỷ luật công nhân viên, phổ biến chính sách của cơ quan chủ quản và chính quyền, tổ chức hội họp, hoạt động đối nội, đối ngoại và bố trí đào tạo, bồi dưỡng công nhân viên của Xí nghiệp.
* Phòng kế toán – tài vụ: Phòng TCHC Xưởng Cà Phê Phòng Kế Toán – Tài Vụ Phòng Kế Hoạch - Kỹ Thuật Giám Đốc P. Giám Đốc Xưởng Cao Su
+ Chịu trách nhiệm trước giám đốc về quản lý và phát triển vốn cố định và vốn lưu động, đồng thời kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản trong Xí nghiệp.
+ Thực hiện chức năng thống kê kế toán, phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và các quy định kế toán tài chính của Xí nghiệp.
+ Kiểm tra giám sát tình hình tài chính, các khoản thu vhi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp với NSNN, thanh toán nợ của Xí nghiệp.
+ Theo dõi các nghiệp vụ về tiền lương, nhập xuất NVL, theo dõi việc quản lý nhân sự.
* Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật:
+ Giao nhiệm vụ cho từng phân xưởng sản xuất, đồng thời lên kế hoạch thu mua, kế hoạch sản xuất cho kỳ tiếp theo.
+ Mặt khác còn phải đưa ra các kế hoạch để đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin cần thiết để cân đối giữa vật tư, lao động với máy móc thiết
