Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này là mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều căn cứ vào chứng từ gốc để phân loại ghi vào các nhật ký- chứng từ để phân loại chứng từ theo thứ tự thời gian , cuối tháng căn cứ vào số liệu tổng hợp ở từng nhật ký chứng từ để lần lợt ghi vào sổ cái . Do nhật ký chứng từ vừa mang tính chất của sổ nhật ký, vừa mang tính chất của mỗi chứng từ ghi sổ nên gọi là nhật chứng từ .
- Trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ đã kết hợp giữa việc ghi sổ theo thứ tự thời gian với ghi sổ theo hệ thống kết hợp giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết , kết hợp giữa ghi chép hàng ngày với yêu cầu tổng hợp các chỉ tiêu báo cáo ngay trên một trang sổ .
- Các loại sổ kế toán dùng trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ bao gồm : + Nhật ký chứng từ
+ Bảng kê, bảng phân bổ + Sổ cái
+ Sổ chi tiết
Sổ nhật ký chứng từ là loại sổ kế toán đợc sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo số phát sinh bên Có của từng tài khoản kế toán có quan hệ đối ứng với bên Nợ của các tài khoản khác có liên quan . Sổ nhật chứng từ đợc xây dựng chủ yếu theo 2 mẫu sổ :
• Sổ nhật chứng từ xây dựng theo mẫu sổ kiểu nhiều cột sử dụng để ghi hàng ngày các hoạt động kinh tế tài chính theo số phát sinh bên Có của từng tài khoản kế toán có quan hệ đối ứng với bên Nợ của các tài khoản khác có liên quan . Trên sổ nhật chứng từ loại này có thể kết hợp ghi sổ kế toán tổng hợp và ghi sổ kế toán chi tiết trên cùng một trang sổ .
• Sổ nhật chứng từ xây dựng theo mẫu sổ kiểu bàn cờ đợc sử dụng để ghi vào cuối tháng cấc hoạt động kinh tế tài chính đã đợc hệ thống hoá theo số phát sinh bên Có nhiều tài khoản đối ứng với bên Nợ các tài khoản khác có liên quan .
Sổ nhật chứng từ mở hàng tháng , có loại chuyên dùng cho một tài khoản hoặc một số tài koản . Cuối tháng , cộng nhật ký – chứng từ, lấy số liệu ghi vào sổ cái .
- Sổ cái các tài khoản trong hình thức kế toán nhật ký – chứng từ đợc đóng thành quyển , mỗi tài khoản một trang theo dõi cả năm . Sổ cái ghi cụ thể số phát sinh bên Nợ của tài khoản đối ứng với bên Có của các tài khoản có liên quan .Còn số phát sinh bên Có của các tài khoản đợc ghi theo tổng số . Cơ sở để ghi vào sổ cái là các nhật ký chứng từ .
- Sổ chi tiết đợc mở khi mà các nhật ký chứng từ , các bảng kê không thể chi tiết cho các tài khoản để đáp ứng yêu cầu quản lý . Ví dụ : Trên nhật ký chứng từ không thể chi tiết cho từng tài sản cố định do đó phải có sổ chi tiết tài sản cố định . Tuy nhiên , số lợng sổ chi tiết trong hình thức kế toán nhật ký- chứng từ sẽ ít hơn số lợng sổ chi tiết trong hình thức kế toán nhật ký sổ cái và chứng từ ghi sổ .
+ Bảng kê đựơc xây dựng để theo dõi một số chỉ tiêu chi tiết mà không thể kết hợp theo dõi trên nhật ký – chứng từ . Thí dụ bảng kê tính thành thực tế vật liệu , bảng kê thanh toán với ngời mua .
+ Bảng phân bổ đối với chi phí sản xuất ( vật liệu , tiền lơng, khấu hao,..) thì phải lập các bảng phân bổ cuối tháng ,sử dụng số liệu ở các bảng phân bổ để ghi vào nhật chứng từ hoặc bảng kê phù hợp .
- Trình tự và phơng pháp ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký – chứng từ : + Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc , ghi vào nhật chứng từ có liên quan đối với nghiệp vụ kinh tế cần theo dõi chi tiết riêng thì ghi vào bảng kê trớc khi ghi vào nhật kí chứng từ. Các nghiệp vụ kinh tế cần phải phân bổ cần lập và ghi vào bảng phân bổ cuối tháng ghi vào nhật ký chứng từ . Riêng các nghiệp vụ về tiền mặt cần ghi vào sổ quĩ kiêm báo cáo quĩ làm căn cứ ghi vào nhật ký chứng từ.
+ Các nghiệp vụ cần ghi chi tiết nh : TSCĐ ,vật liệu , thành phẩm ...đợc ghi vào sổ hoặc thẻ chi tiết để đối chiếu với tài khoản cấp 1 trong sổ cái . Các trờng hợp khác đợc chi tiết ngay trong chứng từ hoặc bảng kê
+ Cuối tháng tiến hành đối chiếu giữa bảng kê và nhật ký chứng từ , giữa các nhật ký chứng từ có liên quan với nhau và căn cứ số liệu ở sổ cái , ở các nhật ký chứng từ , các bảng kê và các bảng chi tiết số phát sinh để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác .
sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ
Hình thức kế toán nhật ký chứng từ có u điểm lớn là giảm nhẹ khối lợng công việc ghi sổ kế toán do việc ghi theo quan hệ đối ứng ngay trên tờ sổ và kết hợp kế toán tổng hợp , kế toán chi tiết trên cùng trang sổ . Nhật chứng từ thay cả cho chứng từ ghi sổ và sổ đăng chứng từ ghi sổ , cho nên giảm ghi trùng lặp công việc ghi sổ kế toán đợc dàn đều trong tháng , việc đối chiếu số liệu đợc tiến hành ngay trên các sổ kế toán , việc lập báo cáo kế toán phải kịp thời .
Tuy nhiên hình thức kế toán này có những nhợc điểm sau : Chứng từ gốc , bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ kế toán chi tiết Sổ cái
Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác
Bảng chi tiết số phát sinh
+ Mẫu sổ phức tạp không thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính toán nhất là việc áp dụng máy tính vào công việc kế toán do kết hợp quá nhiều yêu cầu trong nhật ký chứng từ .
+ Đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ kế toán có trình độ chuyên môn t- ơng đối vững vàng và đồng đều , hình thức này hiện nay đã đợc cải tiến theo hớng đơn giản , nhng vẫn cha đợc dễ dàng khi sử dụng trong kế toán bằng máy vi tính và yêu cầu ngôn ngữ đơn giản .
Hình thức kế toán nhật ký chứng từ thờng áp dụng cho các đơn vị có quy mô lớn , đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao . Hình thức này không thích hợp với các đơn vị đã ứng dụng rộng rãi tin học trong kế toán .