TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
.3 TÌM VÀ THAY THẾ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
Tìm kiếm dữ liệu là tìm ô chứa dữ liệu giống với mẫu dữ liệu đã biết. Việc tìm kiếm này được phân biệt là tìm kiếm theo dữ liệu hiện ra trong ô (Value) hoặc tìm kiếm theo công thức tính toán (Formulas) có trong ô.
Cách thực hiện như sau
B1: Đánh dấu vùng dữ liệu tìm kiếm ( nên chọn là cột hoăc dòng). B2: Chọn menu Edit / Find ... hoặc gõ tổ hợp phím Ctrl F . B3: Trong cửa sổ Find
- gõ vào
Find what: nội dung cần tìm . - Chọn Look in:
Value hoặc Formulas - Nhấp chuột vào nút
Find Next
B4: Xem kết quả tìm
Nếu tìm thấy, Ô chứa đúng dữ liệu muốn tìm sẽ được đóng khung đậm, nếu đúng ô chứa dữ liệu cần tìm, gõ phím Esc để chấm dứt,
Nếu không đúng ô dữ liệu cần tìm, nhấp chuột nút Find Next để tìm các ô còn lại. Cuối vùng dữ liệu nếu vẫn không thấy, sẽ có một cửa sổ thông báo hiện ra
MS EXCEL không tìm thấy dữ liệu bạn yêu cầu tìm. Nếu bạn tin rằng dữ liệu đó có trong bảng tính này, hãy nhập lại và tìm lại
.3.2 Tìm và thay thế dữ liệu
Tìm và thay thế dữ liệu là tìm đúng mẫu dữ liệu và thay vào đó dữ liệu mới. Cách thực hiện như sau
B1: Đánh dấu vùng dữ liệu tìm kiếm ( nên chọn là cột hoăc dòng).
B3: Trong cửa sổ Replace - Gõ vào
Find what: nội dung cần tìm . Replace With: nội dung thay vào . - Chọn Search:
By Rows hoặc By column - Chọn cách tìm
+ Không chọn = tìm có chứa đúng mãu + Chọn
match case
(tìm đúng chữ in-thường) Find entire cells only
(tìm trong ô chỉ có đúng mẫu tìm)
- Nhấp chuột vào nút Find Next để kiểm tra dữ liệu tìm thấy xem có đúng mẫu muốn tìm không.
• Nếu không đúng nhấp chuột nút Find Next để tìm tiếp
• Nếu đúng nhấp chuột nút Replace để thay và nhấp chuột nút Find Next , để tìm tiếp
• Nếu chắc chắn các trường hợp tìm thấy là đúng, nhấp chuột nút Replace All . B4: Chấm dứt nhấn phím Esc .
.4 CHỌN LỌC DỮ LIỆU (DATA FILTER)