TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
.1 KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH EXCEL
Nhận biết được các mối quan hệ giữa các thành phần của dữ liệu, đặc tính biến đổi và yêu cầu xử lý dữ liệu.
Kỹ năng thêm, bớt các ô, cột, dòng chứa dữ liệu..
KIẾN THỨC ĐẠT ĐƯỢC
Biết và tổ chức vùng dữ liệu trên bảng tính Nhận biết qui trình sắp xếp, chọn lọc dữ liệu. NHANH LÊN !!!
Bạn được yêu cầu sử dụng bảng tính để xử lý dữ liệu cho một công việc của lớp học. Dữ liệu có được từ nhiều nguồn (giấy, mạng máy tính, ...) khác nhau bao gồm nhiều loại (chữ, số, ảnh, âm thanh,...) khác nhau. Có những dữ liệu phải nhập vào máy tính từ bàn phím và cũng có dữ liệu có được từ xử lý. Xong vấn đề là phải làm sao để phân lập được dữ liệu nào là cần, là phải nhập vào máy và dữ liệu nào sẽ có được dễ dàng do máy tính xử lý .... . Tổ chức dữ liệu là phương cách giúp bạn thưc hiện nhanh, chính xác việc nhập và xử lý dữ liệu.
.1 KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH EXCEL
.1.1 Vùng dữ liệu (data range)
Vùng dữ liệu là vùng bao gồm tất cả các ô có chứa dữ liệu. Vùng này được xác đinh từ ô A1 tới ô cuối cùng có chứa dữ liệu (= n cột x m dòng)
Ví dụ: Ô A1 chứa dữ liệu DAU, ô H2000 chứa dữ liệu CHOT. Vùng dữ liệu trên bảng tính được xác định là A1:H2000.
o Nếu dữ liệu thực chứa trong vùng A1:G30 (≅ 210 ô), di chuyển ô nhập liệu tới ô H2000 và nhập vào một phím trắng, lúc này Excel xem vùng dữ liệu sẽ là A1:H2000
(≅16.000 ô). Tập tin bảng tính khí lưu trữ sẽ tăng dung lượng . Trong trường hợp này, nên xóa các dòng cột trống lân cận vùng chứa dữ liệu thực cho tới ô chứa dữ liệu cuối cùng (≅ xóa cột H, xóa từ dòng 31 đến dòng 2000)
o Muốn tìm giới hạn cuối của vùng dữ liệu, ta ấn phím Ctrl End , ô nhập liệu sẽ nhảy tới vị trí ô cuối cùng của vùng dữ liệu (thí dụ ô H2000).
.1.2 Quan hệ giữa các ô chứa dữ liệu
)a Địa chỉ ô
Địa chỉ ô là cách xác đinh vị trí của một ô với tất cả các ô khác trong bảng tính. MS Excel, qui định tên cột số dòng
o địa chỉ của một ô là H9
o địa chỉ của một vùng là A1:C2 (có 3 cột x 2 dòng
≅ 6 ô)
o Địa chỉ tương đối là địa chỉ khi xử lý (thêm ô, sao chép, di dời, ...) có thể tự động thay đổi.
Ví dụ:
A B C công thức Khi sao chép công thức trong ô C1 cho ô C2, MS Excel sẽ tự động tính toán để thay đổi địa chỉ.
1 3 2 6 =A1*B1
2 5 2.5 12.5 =A2*B2
o Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ mà MS Excel khi xử lý không làm thay đổi địa chỉ. Địa chỉ tuyệt đối được qui định thêm dấu $ vào trước tên cột, số dòng. Dấu $ đứng trước cột thì địa chỉ cột cố định, đứng trước dòng thì địa chỉ dòng cố định.
Ví dụ:
A B C công thức Khi sao chép công thức trong ô C1 cho ô C2, MS Excel không thay đổi địa chỉ tuyệt đối.
1 3 2 6 =$A$1*B1 2 5 2.5 7.5 ==$A$1*B2
)b Quan hệ luận lý, quan hệ công thức
o Quan hệ luận lý: là quanhệ giữa các ô chứa dữ liệu căn cứ vào bản chất của dữ liệu.
o Quan hệ công thức: là quan hệ giữa các ô dữ liệu do yêu cầu xử lý tạo ra .
Ví dụ: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
A B C - Quan hệ luận lý: A2 và B2
vì ngày sinh là thuộc tính của An
- Quan hệ công thức: B2, C2, B3 vì ô C2 chứa công thức =b3-b2
1 Họ Tên Ngày sinh Tuổi
2 Nguyễn văn An 12/12/1900 100 3 Tp.HCM, 12/12/2000
.1.3 Cấu trúc dữ liệu kiểu danh sách
Tổ chức dữ liệu theo dạng danh sách (list) sẽ giúp cho việc nhập dữ liệu, quản lý dữ liệu, phân tích dữ liệu sẽ trở nên dễ dàng. Cấu trúc dữ liệu theo dạng danh sách trong bảng tính thường phải đáp ứng các yêu cầu như sau:
o Mỗi cột có tên cột.
o Không ẩn dấu các cột hoặc dòng.
o Mỗi bảng tính chỉ nên có 1 danh sách.
o Các dữ liệu phụ trợ nếu có cho dữ liệu danh sách nên đặt ở vùng cuối cùng của vùng danh sách (xếp theo bậc thang) và cách biệt với các dữ liệu danh sách tối thiểu bởi 1 cột trống và 1 dòng trống.
Ví dụ ↓ Cột (Field)
A B C D E F G
1 MADONVI TEN SO TIEN NGAY dòng chứa tên cột
← Dòng (record ≅ mẫu tin)
2 001 AN 1,000 1/1/04
3 002 BA 3,500 1/12/04
4 003 CA 11,000 1/22/04
100 cấu trúc dữ liệu dạng danh sách MADONVI TEN DON VI
101 OO1 VAN PHONG
102 OO2 XUONG 1
dữ liệu phụ trợ
.1.4 Loại dữ liệu trong tổ chức dữ liệu kiểu danh sách
o Dữ liệu bất biến (value): là các loại dữ liệu số, chữ được nhập vào.
o Dữ liệu khả biến (formula): là các lọai dữ liệu sinh ra và thay đổi theo các dữ liệu bất biến .
Ví dụ
dữ liệu khả biến
dữ liệu có do công thức tính tóan =D11*E11
10 ĐƠN GIÁ SỐ LƯỢNG THÀNH TIỀN
11 1,000 220 220,000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Dữ liệu bất biến
.2 SẮP XẾP DỮ LIỆU DANH SÁCH (DATA SORT)