NHẬP DỮ LIỆU VÀO BẢNG TÍNH
.2 CÁCH NHẬP DỮ LIỆU VÀO BẢNG TÍNH
Muốn nhập dữ liệu vào bảng tính cho nhanh và chính xác, ta phải phân tích dữ liệu theo các mục sau:
o Phân chia dữ liệu thành các phần tử và tìm sự tương quan giữa các phần tử dữ
liệu theo cột, theo dòng.
o Phân biệt dữ liệu nào phải nhập và dữ liệu nào có được từ việc xử lý dữ liệu đã nhập.
o Phân loại các phần tử dữ liệu theo loại: Text, Number, Formula.
Ví dụ: Lập bảng điểm Kiểm tra môn Tiếng Anh bao gồm các cột điểm Nghe-Nói, Đọc- Hiểu, Tự Luận , Tổng Cộng Điểm của từng học sinh lớp 8A1.
loại dữ liệu nhập và xử lý
Dữ liệu nhập vào, bao gồm các cột STT, HỌ TÊN HS, NGHE-NÓI, ĐỌC HIỂU, TỰ LUẬN Dữ liệu phát sinh trong cột TỔNG CỘNG là dữ liệu có được từ xử lý các dữ liệu đã nhập
.2.2 Ô nhập liệu và cách di chuyển ô nhập liệu
)a Ô nhập liệu (input cell)
là ô có viền đậm bao quanh, tại vị trí ô đó ta có thể gỏ từ bàn phím vào nội dung dữ liệu.
nút kéo thả
)b Cách di chuyển ô nhập liệu:
gõ các phím sau tương ứng với hướng di chuyển Lên trên, Xuống dưới ..
Sang trái, sang phải .. .. ..
một ô
.Ctrl + .. .. .. ..
di chuyển ô nhập tới ô cuối cùng của bảng tính.
chỉ con trỏ chuột vào ô muốn nhập liệu và nhấp chuột: ô nhập liệu xuất hiện
.2.3 Nhập dữ liệu vào bảng tính
)a Nhập dữ liệu từ bàn phím
B1: dời ô nhập (input cell) đến vị trí muốn nhập. B2: gõ từ bàn phím nội dung cần nhập. B3: chấm dứt việc nhập liệu cho ô:
Ấn phím Enter hoặc Tab . hoặc để qua ô lân cận.
o Chỉ gõ đúng nội dung cần nhập, không gõ thêm phím trắng trước và sau dữ liệu nhập vào. Nếu gõ thêm phím trắng, dữ liệu bất kể loại nào sẽ trở thành dữ liệu text và có thể làm thay đổi một số tính chất của dữ liệu đó gây khó khăn trong việc xử lý dữ liệu sau này.
Ví dụ: " Tp. Hồ Chí Minh " Tp. Hồ Chí Minh
và là hai dữ liệu khác nhau trong xử lý tìm kiếm, so sánh, ...
vì số ký tự của > số ký tự của ( có thêm 1 khoảng trắng đầu và cuối)
o Dữ liệu nhập vào các cột sát nhau, không bỏ cột trống giữa các cột có dữ liệu. Nếu dữ liệu dài hơn độ rộng cột thì mở rộng cột hoặc chọn lại cỡ chữ hoặc chọn chế độ Wrap text.
)b Sửa dữ liệu trong ô
B1: dời ô nhập liệu tới ô muốn sửa dữ liệu.
B2: bắt đầu sửa dữ liệu: gõ phím F2 hoặc trỏ chuột vào ô nhấp đúp chuột. B3: chấm dứt sửa dữ liệu: gõ phím Enter .
o ..
.. .. .. Các phím mũi tên dời dấu nháy sang trái , phải , lên , xuốngtrong ô dữ liệu đang sửa.
o Nếu muốn thay thế toàn bộ nội dung dữ liệu có trong ô bằng dữ liệu mới: dời ô nhập liệu tới vị trí ô muốn thay đổi và nhập vào dữ liệu mới.
.2.4 Di dời – Sao chép dữ liệu
)a Đánh dấu chọn các ô
B1: Chọn ô trên cùng của góc trái vùng sẽ đánh dấu chọn.
B2: Trỏ chuột vào ô chọn, kéo thả chuột hết các ô thuộc vùng muốn đánh dấu chọn. Giữ phím Shift. và gõ phím mở rộng hết các ô thuộc vùng muốn đánh dấu chọn. Vùng A1:E5 là vùng đánh dấu chọn )b Di dời dữ liệu
B1: đánh dấu chọn các ô muốn di chuyển.
B3: dời ô nhập liệu tới ô đầu tiên của vùng trống, nơi muốn dời dữ liệu đến. B4: ấn phím Ctrl V hoặc nhấp chuột vào nút
)c Sao chép dữ liệu
B1: đánh dấu chọn các ô có dữ liệu muốn sao chép. B2: chép dữ liệu vào bộ nhớ (clipboard)
ấn Ctrl C.
Nhấp chuột
vào nút Trỏ chuột vào vùng
đã đánh dấu chọn
và nhấp nút phải chuột chọn menu Copy
B3: dời ô nhập liệu tới ô trên cùng của góc trái vùng trống, nơi muốn sao chép dữ liệu vào. B4: dán dữ liệu từ bộ nhớ vào vị trí đã chọn trong bảng tính
ấn Ctrl V.
Nhấp chuột
vào nút Trỏ chuột vào vùng trống
và nhấp nút phải chuột chọn menu Paste o Khi nhấp nút chuộ t phải, short men u hiện ra, nếu chọn
mục Past e Spe cial ...., một cửa sổ Past e Spec ial hiện ra và có thể lựa chọn cách sao chép đặc biệt: All Chép y hệt
Formulas Chỉ chép các công thức tính toán Values Chỉ chép kết quả của các công thức Formats Chỉ chép các định dạng
Operation: cách sao chép thực hiện thêm các phép tính giữa dữ liệu số đã chép vào bộ nhớ (clipboard) với dữ liệu số có tại vị trí ô chọn .
+ (add), - (subtract), * (multiply), / (divide) cho các ô dữ liệu loại số
.2.5 Xóa – Hủy dữ liệu
)a Xóa dữ liệu có trong ô
Dữ liệu trong ô sẽ bị xóa trống, nhưng vị trí ô đó trong bảng tính sẽ không bị xóa bỏ B1: đánh dấu chọn các ô có dữ liệu muốn xóa.
B2: gõ Delete.
All Xóa hết nội dung & định dạng
Formats Xóa đinh dạng của ô (không xóa nội dung) Contents Xóa nội dung (không xóa định dạng)
Comments Xóa ghi chú của ô (không xóa định dạng, nội dung)
o Nếu ở B2, đánh thanh phím trắng (Space bar), dữ liệu trong ô chọn sẽ bị xóa và thay bằng khoảng trắng (lúc này trong ô có chứa dữ liệu là khoảng trắng của phím vừa gỏ).
)b Hủy ô , cột, dòng trong bảng tính
Ô, cột, dòng được chọn bị hủy bỏ khỏi bảng tính và ô, cột dòng lân cận sẽ nhảy tới chiếm chỗ .
B1: đánh dấu chọn ô, cột, dòng có dữ liệu muốn xóa
B2: nhấp chuột chọn menu Edit \ Delete...
Shift cells left Hủy ô chọn và các ô bên trái sẽ tràn qua Shift cells Hủy ô chọn và các ô bên dưới sẽ dâng lên
Entire row Hủy nguyên 1 dòng có chứa ô chọn, dòng dưới dâng lên Entire column Hủy nguyên 1 cột có chứa ô chọn, cột phải tràn qua
o Việc hủy bỏ ô, cột, dòng sẽ làm các công thức tính toán liên quan tới các địa chỉ ô bị thay đổi.
o Nếu thao tác sai: xóa lầm cột, dòng, ô có thể phục hồi ngay bằng cách ấn một trong các tổ hợp phím: Alt.
Backspace hoặc Ctrl. Z.
.3 NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô